Архивный фонд Российской Федерации. 5

Архивный фонд Российской Федерации

 Архивный фонд Российской  Федерации

 

ВВЕДЕНИЕ

 

         Для своей  курсовой работы я выбрала  тему «Архивный фонд Российской  Федерации».  Ее актуальность  состоит в том, что изучение  истории архивного дела позволяет  проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещения и утраты материалов, т.е. формирование «архивного наследия», его состав, размещение, организацию.

 

         Государственная  архивная служба России является неотъемлемой частью государственной системы, с одной стороны, с другой она играет роль гаранта в хранении и приумножении культурно-исторического достояния народа. В эпоху кардинальных государственных преобразований, стремительно меняющегося законодательства архивы приобретают особую политическую, экономическую, культурную и социальную значимость, поскольку осуществляют хранение исторического опыта, являются залогом социальной защиты граждан, соблюдения их прав и свобод.

 

         На рубеже ХХ-ХХI вв. в России резко возрос общественный интерес к архивам и архивным документам. Использование ранее закрытой информации, хранящейся в документальном массиве архивов, положило начало процессу переосмысления устоявшихся оценок тех или иных исторических фактов, событий, деятельности известных личностей. Для получения целостной, всесторонней и всеобъемлющей картины деятельности государственной архивной службы России на этапе ее зарождения необходимыми являются, на мой взгляд, изучение и анализ опыта архивного строительства в стране.

 

Предметом курсовой работы является весь Архивный фонд Российской Федерации.

 

Задачами данной работы являются:

 

-  изучение литературы по  данной теме;

 

     - рассмотрение состава,  классификации и распределения  документов в архиве;

 

     - изучение организации  работы по комплектованию государственных  архивных документов;

 

     -  выяснение того, как обеспечивается сохранность  документов;

 

     -  рассмотрение государственного  учета документов АФ.

 

В связи с востребованностью  данной темы (Архивный фонд Российской федерации), она была освещена во многих научных исследованиях, таких, как учебники «Архивоведение» Алексеевой Е.В.,  «формирование Архивного фонда Российской Федерации» Банасюкевича В.Д., «Архив организации» Дорониной Л.А. и т.д.

 

 

1 СОСТАВ, КЛАССИФИКАЦИЯ И КОМПЛЕКТОВАНИЕ  ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА

 

1.1   Состав и структура  документов в архиве

 

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

 

Характеристика состава документов АФ РФ выглядит так:

 

- группы документов, образовавшихся  в деятельности учреждений, организаций,  предприятий, существующих и существовавших на территории, входившей в состав СССР, — высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража, прокуратуры; воинских учреждений, частей, учебных заведений и других организаций армии, флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики; науки и культуры: профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозного культа за период до отделения церкви от государства;

 

- документы отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся  или находившихся за границей;

 

- национализированные Советским  государством документы частных,  сословных и других корпоративных архивов;

 

- документы личного происхождения,  поступившие в собственность  государства (частные архивы и  документальные коллекции советских  и дореволюционных государственных,  общественных деятелей, ученых, деятелей  культуры, искусства, новаторов и  передовиков производства, коллекционеров, переданные в госархивы по актам дарения, завещаниям или на другом законном основании);

 

- поступившие в собственность  государства, в том числе из-за  рубежа, документальные памятники  истории и культуры (летописи, рукописные  книги, рисунки и т.п.).

 

Отнесение документов к составу  Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. Решение вопросов о включении  в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

 

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их документов запрещается.

 

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, системности и целостности путём комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей. При отнесении документов к составу Архивного фонда РФ учитывается также фактор степени полноты сохранности фонда.

 

Критерии, то есть признаки, на основании  которых определяется ценность документов, не является категорией устойчивой, они  могут изменяться под влиянием различного рода факторов, например развития госаппарата, процессов документирования, количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает, на смену им появляются другие.

 

К федеральной собственности относятся  архивные документы:

 

- хранящиеся в федеральных государственных  архивах, федеральных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договора хранения без передачи их в собственность);

 

- федеральных органов государственной  власти, иных государственных органов  Российской Федерации, в том  числе органов прокуратуры Российской  Федерации, Центральной избирательной  комиссии Российской Федерации,  Счетной палаты Российской Федерации,  Центрального банка Российской Федерации (Банка России);

 

- бывших неприятельских государств, перемещенные в Союз ССР в  результате Второй мировой войны  и находящиеся на территории  Российской Федерации, если иное  не предусмотрено законодательством  Российской Федерации о перемещенных культурных ценностях;

 

- отнесенные к федеральной собственности  федеральными законами.

 

К собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

 

- хранящиеся в государственных  архивах субъекта Российской  Федерации, музеях и библиотеках субъекта Российской Федерации (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);

 

- государственных органов и  организаций субъекта Российской  Федерации.

 

К муниципальной собственности  относятся архивные документы:

 

- органов местного самоуправления  и муниципальных организаций;

 

- хранящиеся в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках  (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы  на основании договора хранения без передачи их в собственность).

 

К частной собственности относятся  архивные документы:

 

- организаций, действующих на  территории Российской Федерации  и не являющихся государственными  или муниципальными, в том числе  общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;

 

- созданные гражданами или законно  приобретенные ими. Эти документы могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военоначальников, писателей, художников, новаторов и т.д. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

 

Передача права собственности  другим лицам на архивные фонды и  архивные документы федеральных  государственных архивов и центров  хранения документации, а также архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, осуществляется по постановлению правительства РФ по представлению Федерального архивного агентства.

 

Архивные документы, находящиеся  в государственной или муниципальной  собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих  привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами.

 

Документы архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной  собственности, могут отчуждаться  или переходить от одного лица к  другому в порядке правопреемства или иным способом. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук.

 

Ведение архивного дела возлагается  на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного  дела – Федеральное архивное агентство  России, ее органы и учреждения.

 

Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере  архивного дела.

 

В систему Федерального архивного агентства России входят:

 

- государственные органы управления  архивным делом республик в  составе РФ, краев, областей, автономных  областей и округов, городов,  районов; 

 

-  архивные учреждения: федеральные  государственные архивы и центры  хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе РФ, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономных областей и округов, городов, районов. 

 

Государственными архивами с постоянным составом документов являются: Государственный архив Российской федерации, Российский государственный архив древних актов, Российский государственный исторический архив , Российский государственный военно-исторический архив, Российский государственный архив военно-морского флота, Российский государственный архив экономики, Российский государственный архив литературы и искусства, Российский государственный военный архив, Российский государственный исторический архив Дальнего Востока, Российский государственный научно-технический архив с филиалом в Москве, Российский государственный архив фотодокументов, Российский государственный архив кинофотодокументов с филиалом в г. Владимир, Центр хранения современной документации, Центр хранения документов молодежных организаций, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центр хранения страхового фонда;

 

- научно-исследовательские учреждения  и другие организации и предприятия,  обеспечивающие ее деятельность.

 

Таким образом, Федеральный закон  «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы.

 

1.2 Классификация документов архивного  фонда РФ

 

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

 

-   классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения  документов по классам с целью  отражения отношений между ними  и составления классификационной  схемы; 

 

-   классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

 

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

 

Классификация документов - необходимое  условие для проведения работ  по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

 

         Классификация  документов Архивного фонда РФ  включает в себя три ступени  (этапа) с учётом уровней объектов  классификации. Классификация осуществляется  в пределах:

 

-         архивного фонда в целом;

 

-         государственного  архива;

 

-         архивного  фонда. 

 

Классификация документов Архивного  фонда РФ строится на основе следующих  признаков:

 

-         по формам  собственности - документы классифицируются  на документы федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной собственности;

 

- по историческим периодам - в  современных российских государственных  архивах исторически сложилось  деление всех документов Архивного  фонда РФ на документы периода  до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные   и  советские).   Документами   советской  эпохи  считаются

 

документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших  в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду. Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок;

 

- по видам носителей информации, способам и технике закрепления  информации - По видам, способам и технике закрепления информации. С учётом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов. Например, специализированными архивами являются Российский государственный архив кинофотодокументов, Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга, Центральный архив аудиовизуальной документации Москвы, хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий. Фотодокументы Архивного фонда Российской Федерации активно используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий и др.

 

-         по срокам  хранения - документы Архивного фонда  Российской Федерации, находящиеся  в государственной собственности, хранятся: постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук и временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

 

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

 

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной  собственности, хранятся:

 

- постоянно - в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках;

 

- временно - в органах местного  самоуправления, муниципальных организациях  и создаваемых ими архивах  в течение установленных сроков.

 

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

 

Установлены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»):

 

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

 

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

 

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

 

- для включенных в установленном  порядке в состав Архивного  фонда Российской Федерации отдельных  видов архивных документов:

 

Принадлежность документов к определённым отраслям государственной и общественной деятельности. Это признак применяется для организации крупных комплексов документов, обособляемых в виде самостоятельных архивов.

 

Таким образом, классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

 

1.3 Организация работы по комплектованию  государственных архивных документов

 

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

 

Источниками комплектования архива выступают  также организации и граждане, в процессе деятельности которых  образуются документы Архивного  фонда Российской Федерации.

 

Негосударственные организации, а  также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора. Негосударственные  организации, временно хранящие документы  Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации.

 

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

 

-  для организаций - функционально-целевого  назначения организации (для группы  организаций, выполняющих аналогичные  функции, используется форма выборочного  приема); полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

 

-  для граждан - вклад гражданина  в развитие науки, культуры  и других областей деятельности; его роль в качестве участника,  очевидца выдающихся событий  в жизни общества; родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность; типичность его архивных документов для эпохи; состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

 

Списки  источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

 

Архив ведет  список организаций - источников комплектования по установленной форме.

 

Список  граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности  передачи их архивных документов в архив.

 

В архиве, принимающем  на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся  самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической  документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

 

Проекты списков  источников комплектования федеральных  государственных архивов после  рассмотрения их на экспертно-проверочной  комиссии архива представляется на согласование Центральной экспертно-проверочной  комиссии специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела; государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов - на согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; организаций Российской академии наук.

 

Решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере  архивного дела, ЭПК уполномоченного  органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК Архива Российской академии наук о согласовании списка источников комплектования архива является основанием для его утверждения руководством соответствующего архива или органом местного самоуправления, Президиумом Российской академии наук.

 

Справки, экспертные заключения о включении организаций  и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также  о форме приема архивных документов на хранение и представляются:

 

-  федеральными  государственными архивами - на рассмотрение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела (решение об исключении организации из списка источников комплектования федерального государственного архива в случае ее ликвидации принимается ЭПК федерального государственного архива);

 

государственными  архивами субъектов Российской Федерации  и муниципальными архивами - на рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации  в сфере архивного дела;

 

- организациями  Российской академии наук - на  рассмотрение ЭПК Архива Российской  академии наук.

 

Уточнение и переутверждение списков  источников комплектования архивов  проводится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация государственного органа, органа местного самоуправления, организации; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора); решение ЦЭПК специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и ЭПК Архива Российской академии наук о передаче организации в список источников комплектования другого архива. Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

 

Архив ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию - источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

 

Архив совместно с источниками  комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

 

Архив принимает участие в проверках  соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

 

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования.

 

В этих целях архив оказывает  указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе  на договорной основе: