Архивный фонд РФ

Содержание:

Введение ………………………………………………………………… 2

1. Архивный фонд РФ: организация документов по архивам …………. 6
1. Организация документов по формам собственности …………… 7
2. Организация документов по видам носителей, способам

        и технике закрепления информации ……………………………… 9

3. Формы хранения документов ……………………………………… 10
2. Организация документов в архивах……………………………………. 12
3. Использование архивных документов ………………………………… 20
1. Направления и цели использования архивных документов ….. 21
2. Формы использования документов архива …………………….. 24
3. Запрос как основная форма использования архивных документов 25
4. Условия выдачи подлинных документов гражданам для защиты

     их законных  прав и интересов …………………………………… 30

5. Инициативное информирование архивом юридических лиц:

     технология работы ………………………………………………… 30

6. Предоставление архивных документов пользователям

     в государственном  и ведомственном архивах …………………… 32

7. Выдача дел во временное пользование …………………………… 33

Заключение ……………………………………………………………... 35

Введение

С древних времен человечеству приходилось решать проблему хранения информации - накопленных  многими поколениями знаний, культурных, технических, научных и прочих ценностей. Решение проблемы тесно связывалось  с применением технологий хранения, учета, разграничения доступа, создания новых единиц хранения, новых знаний на основе уже имеющихся и т. д.

Сложно судить насколько была эффективна та или  иная технология. С одной стороны, теорему Пифагора или закон Архимеда никто заново не «открывает». Они  сохранились благодаря решению проблемы создания новых знаний на основе использования старых. С другой стороны, ученых до сих пор поражает научная точность древних теорий, которые изложены на глиняных табличках, папирусах и прочих «носителях информации» тех времен. Проблемы физического хранения и надежности «носителей» в этом случае решены прекрасно. Через тысячелетия их извлекают при раскопках и читают! Но, к сожалению, решение проблем учета, доступа и создания новых знаний (на основе имеющихся) отсутствует. Знания были «утеряны», и некоторые законы приходилось «открывать вновь».

Страшными по своей  сути словами «мертвая цивилизация» мы называем те народы прошлого, ключ к  пониманию письменности и культуры которых утрачен, язык которых утратил  живое звучание и тоже стал мертвым. Как индивидуум не может существовать без памяти о своем прошлом, так и общество в целом не может существовать без социальной памяти, воплощенной в архивных документах. Поэтому такой важной является задача сохранения историко-культурного наследия народов России, частью которого является Архивный фонд Российской Федерации – совокупность всех архивных документов страны.

Все аспекты  создания и работы архивов изучает  специальная дисциплина – архивоведение. Наука об архивах в нашей стране существует около двухсот лет.

В настоящее  время под архивоведением понимают комплексную научную дисциплину, изучающую историю, теорию, современную  организацию архивного дела как  отрасли управления, архивные технологии, архивное право и другие направления, связанные с архивными документами.

Цель написания данной работы дать представление о том, насколько интересной, ответственной  и важной является работа архивиста, показать некоторые из аспектов работы архива и подробно описать технологии организации и использования архивных документов, которые складывались в нашей стране веками.

Большой интерес для изучения данной работы представляет цикл статей преподавателей РГГУ Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., и Осичкиной Г.А., опубликованные в информационно-практических журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» (статьи «…….», «…..», «….»).  Эти публикации посвящены  общим проблемам сферы делопроизводства и архивного дела, всесторонне раскрывающий различные аспекты работы архива организации любой формы собственности, а также взаимодействие служб документационного обеспечения управления организации и архива. Аспекты эти чрезвычайно многообразны и очень интересны.

Статьи «архивоведческого цикла» рассчитаны на широкий круг читателей. Авторы попытались изложить материал в привлекательной и доступной форме, избежать следования сухому языку ведомственных инструкций. Статьи предназначены, прежде всего, для практиков, не обязательно имеющих специальное образование в области архивного дела, и написаны с учетом опыта преподавательской деятельности авторов.

Откуда же берутся архивы? Одни возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых  неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации.

В деятельности государственных и  негосударственных организаций, частных  лиц создается огромное количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны. Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд российской Федерации.

Согласно Основам законодательства, Архивный фонд Российской Федерации  представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Сложная и ответственная работа по распределению документов между  архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

Организация документов Архивного  фонда страны осуществляется на трех уровнях: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

Доступ к документам архивного фонда РФ, являющегося  частью национального и культурного  достояния регламентирован федеральным  законодательством. Закон возлагает  ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста. С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.

Архив вправе защищать авторские права  на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат  обществу в целом. Незнание правды о  прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. 

1. Архивный фонд РФ: организация документов по архивам 

Организация документов на уровне Архивного фонда РФ, лежит  в основе построения сети государственных  хранилищ.

Сеть государственных  хранилищ образуют все федеральные  архивы, архивы субъектов Федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонда. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки.

Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне архивного фонда страны.

Современными признаками организации документов Архивного  фонда Российской Федерации являются:

1. Организация документов  по формам собственности:

• Документы государственной части Архивного фонда Российской  Федерации полежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.
• Документы, входящие в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющиеся государственной собственностью субъекта Российской Федерации, а также федеральной собственностью, хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.
• Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.ч. депозитарное хранение при заинтересованности архивов в документах и наличии свободных площадей.

2. Организация документов по  видам носителей, способам и  технике закрепления информации:

• Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.
• Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.

1.1. Организация документов по формам собственности

Организация документов по формам собственности лежит в  основе разделения всех документов Архивного  фонда Российской Федерации на государственную  и негосударственную части.

1. Государственную часть  составляют:

• архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
• архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующих на территории РФ;
• архивные документы отечественных государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;
• архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
• архивные фонды или архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
• архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждениях Федеральной архивной службы России;
• архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа;
• копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов на законных основаниях поступившие в собственность государства.

2. Негосударственную  часть составляют архивные фонды  и архивные документы, находящиеся в собственности:

• государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;
• негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
• физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

1.2. Организация документов  по видам носителей, способам  и технике закрепления информации

Второй признак организации  документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации – Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано, во-первых, необходимостью  особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Первыми хранилищами  специальной документации можно  считать созданное в 1797 г. депо карт и военно-топографическое депо (1812 г.), комплектовавшиеся военно-топографическими материалами. С появлением фотографии и кино стали откладываться комплексы аудиовизуальных документов, для хранения которых в 1926 г. был создан Центральный кинофотоархив, а в 1932 г. – Центральный архив звуковых записей, которые в 1934 г. были объединены в Центральный фонофотокиноархив. В 1967 г. были созданы Центральный архив звукозаписи и Центральный архив научно-технической документации СССР. В настоящее время накопление значительного массива машиночитаемых документов на машинных и оптических носителях ставит перед архивистами проблему создания специальных центров для их хранения.

1.3. Формы хранения документов

Существует три формы  хранения документов:

Постоянное хранение – вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях.

Временное хранение – хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами. Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение (это архивы с переменным составом документов). Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данной организации. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение – хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением – договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.

Сроки и условия временного и депозитарного хранения должны быть установлены специальным соглашением  между Федеральной архивной службой  и ведомствами.

  Таким образом, организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций. При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

2. Организация документов в архивах

Распределением документов Архивного фонда российской Федерации  по сети государственных и негосударственных архивов не завершается процесс их организации. Он продолжается и в архивных учреждениях, где  рассматривается как второй уровень организации документов. В архивах документы организуются по историческим и/или логическим связанным совокупностям – архивным фондам и архивным коллекциям.

В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом  Петра I в 1720 г. и применялось в Московском архиве Министерства юстиции и Лефортовском архиве.

Пофондовая классификация  документов в пределах архива прочно вошла в практику отечественных архивистов и являлась на протяжении ХХ столетия основным принципом их организации. Пересистематизация дел внутри фонда допускается в исключительных случаях, когда прежняя систематизация безвозвратно утрачена вследствие образования россыпи. Расформирование дел в государственном архиве, как бы не грамотно они не были сформированы в делопроизводстве учреждения, не допускается почти никогда. Это обязывает работников службы делопроизводства и ведомственного архива особенно внимательно относиться к организации документов по фондам.

Архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

Под совокупностью документов, исторически связанных между  собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. При этом его сотрудники вовсе не ставили своей задачей создать архивный фонд – просто любая управленческая деятельность редко обходится без документирования. Таким образом, создание фонда – естественный и неизбежный результат работы организации.

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, подразумевается  комплекс документов, специально созданный  архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом  документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда  документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией.

Фондообразователь –  это юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образовался  документальный фонд.

Признаками фондообразователя  являются: его организационная обособленность – наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности; самостоятельного баланса; расчетного счета в банке; штатного расписания, печати, собственных бланков; для физического лица – наличие документов, создаваемых и/или собираемых в процессе его жизни и деятельности.

Вместе с тем самостоятельное  структурное подразделение также  может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.

Однако в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации представительства и филиалы учреждений и организаций не являются юридическими лицами и следовательно, не могут быть самостоятельными фондообразователями.

В зависимости от фондообразователя  и особенностей организации документов выделяют следующие разновидности архивного фонда:

• архивный фонд организации;
• архивный фонд личного происхождения;
• объединенный архивный фонд.

Архивным фондом организации  называется архивный фонд, состоящий  из документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица.

Архивным фондом личного  происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенный архивный фонд – это  архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более юридических, физических лиц, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

Объединенный архивный фонд, как  правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками образования объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.; для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи (см. Приложение № 1).

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, различного происхождения  и объединенных по одному или нескольким признакам (см. Приложение № 2).

Распределение документов по архивных фондам и архивным коллекциям называется фондированием.

Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ архивных фондов.

Сотрудники делопроизводственный сферы занимаются фондированием, формируют дела на основе номенклатуры дел, в процессе экспертизы ценности документов и при подготовке документов к сдаче в ведомственный архив.

В ведомственном архиве фондирование проводится в случае определения  фондовой принадлежности и при передаче дел в государственный архив; образовании коллекций, объединенных архивных фондов и фондов личного происхождения; описании документов или переработке описей.

Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Ознакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на него. Определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.

Следует ознакомиться с основными  категориями документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.) В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей.

По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках. Далее в исторической справке следует изложить сведения по истории фонда. Следует выяснить, когда поступил фонд в архив, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования.

К исторической справке необходимо приложить список источников и литературы, использованных при написании справки.

Большая часть работы по фондированию ложится на плечи работников делопроизводственной сферы. Готовя дела к сдаче в архив, они должны определить их фондовую принадлежность. Как правило, документы учреждений передаются в архив уже обработанными по описи.

Если в архиве приходится проводить  большой объем работы по определению фондовой принадлежности дел, значит образовался значительный массив россыпи – материалов из разных фондов, разрозненных и, как правило, неописанных. Образование россыпи вызывается чрезвычайными обстоятельствами, например: стихийные бедствия и пожары; военные действия вследствие социальных потрясений, переворотов; реорганизация государственного аппарата, органов власти и управления.

Например, в истории российского  архивного дела образование больших  массивов россыпи в государственных  архивах было вызвано такими событиями как пожар Москвы 1812 года, гражданская и Великая отечественная войны, реформы государственного аппарата 60-70 годов XIX века и 90-х XX века, штурм Белого дома в октябре 1993 года и др. Однако и в жизни одного учреждения могут случиться не столь глобальные, но неприятные события: пожар, затопление архива, переезд, в ходе которых может образоваться большое количество россыпи.

Фондовая принадлежность всегда устанавливается  на основе непосредственного изучения документов.

Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела. Там указывается официально принятое полное, а в скобках – сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурного подразделения, в деятельности которого возникли документы.

Если этих сведений нет на обложке  или они вызывают сомнение, а также  если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления  обычно подразделяются на три группы:

• входящие документы;
• внутренние документы;
• исходящие документы.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователеем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, содержанию документа, резолюциям, пометкам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в содержании, а также по подписям должностных лиц.

Фоновая принадлежность копий (отпусков) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть отражено в  бланке, указано рядом с подписью должностного лица в конце документа, а также по содержанию документов и делопроизводственным пометам.