Архив предпиятия

Раздел 1. Организация повседневной деятельности архива предприятия

1.1 Общие вопросы организации повседневной деятельности архива предприятия

Временное хранение дел предприятия организуется и осуществляется обычно в его архиве. Если предприятие было подвергнуто процедуре реорганизации, вместе с делами, образовавшимися в процессе его работы, на временном хранении архива хранятся дела предприятия - предшественника.

Временное хранение дел может быть, и организовано и вне предприятия.

Архивы в качестве других мест временного хранения дел предприятия:

                    центральные архивы федеральных органов власти;

                    центральные отраслевые архивы;

                    совместные архивы.

Таким образом, дела предприятия, по согласованию с соответствующими архивными организациями, могут временно храниться за пределами предприятия, которое должно быть предварительно включено в список источников комплектования соответствующего архивного учреждения. Для временного хранения документов состав которых обусловлен способом фиксации информации и типом носителя, на предприятии могут создаваться специализированные архивы на правах структурного подразделения либо структурного подразделения в составе архива предприятия.

Особенности организации временного хранения дел предприятия в архивных учреждениях за пределами предприятия.

1.2 Место архива в организационной структуре предприятии, ее особенности

Архив предприятия может функционировать на правах:

                    Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

                    Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

                    отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;

                    отдел хранения научно-технической документации;

                    отдел хранения документации на электронных носителях;

                    отдел комплектования;

                    отдел учета;

                    отдел организационно-методического обеспечения;

                    администрация архива.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

                                       комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;

                                       учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;

                                       создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;

                                       подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

1.3 Управление повседневной деятельностью архива предприятия

Управление повседневной деятельностью архива предприятия предполагает оперативное информирование его работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов РФ и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия.

К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива.

1.4 Основные направления повседневной деятельности архива предприятия

К работе по планированию и отчетности в архиве предприятия привлекаются начальники структурных подразделений, а руководит ею заведующий архивом.

Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива предприятия ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.

Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.

Проект плана обсуждается руководством архива предприятия, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем предприятия.

Планирование работы структурных подразделений архива предприятия осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал.

Индивидуальным планированием занимаются работники архива предприятия по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения.

Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства предприятия.

Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом.

Отчеты о работе структурных подразделений архива предприятия составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются основные показатели труда работников структурных подразделений. В целях привлечения внебюджетных средств архив предприятия вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций.

Прием-передача дел архива предприятия производятся при смене руководителя архива предприятия или реорганизации предприятия.

При смене руководителя прием-передача дел состоящих на хранении, оформляется актом. Одновременно производится прием-передача справочного аппарата к ним, а также помещений, инвентаря, оборудования и иных материальных ценностей архива предприятия.

Порядок приема-передачи дел состоящих на хранении архива предприятия, при реорганизации предприятия определяется организационно-распорядительным документом, в соответствии с которым осуществляется реорганизация. В этом случае в состав органа, осуществляющего руководство реорганизацией, должен быть включен представитель соответствующего архивного органа.

1.5 Организация ее род деятельности, время организации, форма собственности, численность работников, задачи

Милиция в РФ - система государственных органов исполнительной власти, призванных защищать жизнь, здоровье, права и свободы граждан, собственность, интересы общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств. Милиция входит в систему Министерства внутренних дел РФ.

Задачами милиции являются: обеспечение безопасности и личности; предупреждение и пересечение преступлений и административных правонарушений; выявление и раскрытие преступлений; охрана общественного порядка и обеспечение общественной безопасности; защита частной, государственной, муниципальной и иных форм собственности; оказание помощи физическим и юридическим лицам в защите их прав и законных интересов.

Обязанности милиции:

                    предотвращать и пересекать преступления и административные правонарушения;

                    оказывать помощь гражданам, пострадавшим от преступлений, административных правонарушений и несчастных случаев;

                    принимать и регистрировать заявления, сообщения и иную поступающую информацию о преступлениях, административных правонарушениях и событиях, угрожающих личной или общественной безопасности, своевременно принимать меры, предусмотренные законодательством;

                    выявлять и раскрывать преступления;

                    возбуждать уголовные дела, производить дознание и осуществлять неотложные следственные действия;

                    обеспечивать правопорядок на улицах, площадях, в парках, на транспортных магистралях, вокзалах, в аэропортах и других общественных местах.

1.6 Структура организации, функции структурных подразделений организации

Милиция в РФ подразделяется на криминальную милицию и милицию общественной безопасности (МОБ).

Криминальная милиция.

Основными задачами криминальной милиции являются выявление, предупреждение, пересечение и раскрытие преступлений, по делам о которых производство предварительного следствия обязательно, организация и осуществление розыска лиц, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда. Криминальная милиция оказывает содействие МОБ в исполнении возложенных на нее обязанностей. Криминальная милиция является органом дознания.

Милиция общественной безопасности (МОБ).

Основными задачами МОБ являются обеспечение безопасности личности, общественной безопасности, охрана собственности, общественного порядка, розыск отдельных категорий лиц, установление места нахождения которых отнесено к компетенции милиции общественной безопасности.

МОБ оказывает содействие криминальной милиции в исполнении возложенных на нее обязанностей. МОБ является органом дознания.

ОВД по Кировскому району г. Кемерово подразделяется:

1 КРИМИНАЛЬНАЯ МИЛИЦИЯ:

1.1 Отел уголовного розыска

2 МИЛИЦИЯ ОБЩЕСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ:

2.1 отдельный батальон патрульно-постовой службы

2.2 отделение по борьбе с преступлениями на потребительском рынке

2.3 отдел дознания

2.4 отдел участковых уполномоченных милиции

2.5 отделение по делам несовершеннолетних

2.6 отделение охраны общественного порядка

2.7 группа по исполнению административного законодательства

2.8 отделение государственной инспекции по безопасности дорожного движения

3 ШТАБ:

3.1 дежурная часть

4 ОТДЕЛЕНИЕ КАДРОВ

5 ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО ТЫЛОВОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ

5. 1 отделение охраны обеспечения и обслуживания (ООО и О)

5.2 бухгалтерия

5.3 связь

5.4 группа делопроизводства и режима

6 СЛЕДСТВЕННЫЙ ОТДЕЛ при ОВД по Кировскому району

1.7 Положение об архиве организации

Положение об архиве организации разрабатывается на основе примерных положений об архиве, утвержденных Росархивом. В положении определяются задачи и функции архива, его права и ответственность, организация деятельности архива и состав хранящихся в нем документов. Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Росархива, после чего утверждается руководителем предприятия.

Положения о структурных подразделениях архива предприятия разрабатываются на основе положения об архиве, примерных положений о структурных подразделениях архива, утвержденных Росархивом. В положении о подразделении архива предприятия определяются задачи и функции подразделения, его права и ответственность, организация деятельности. После согласования с заинтересованными сторонами положения о структурных подразделениях утверждаются руководителем архива предприятия.

ПРИМЕР: Положение об архиве.

Открытое Акционерное Общество УТВЕРЖДАЮ

«София» Директор ООО «София»

___________ А.А.Иванов

ПОЛОЖЕНИЕ «10» января 2000г.

10.01.2000 № 3

г. Кемерово

Об архиве

1. Общие положения

1.1. Документы образующие Архивный Фонд РФ, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение временно хранятся на предприятии.

1.2. С целью своевременного приема от структурных подразделений документальных материалов, подлежащих временному хранению, надежного обеспечения учета, сохранности, а также надлежащей подготовки документов к передаче на постоянное хранение на предприятии создается архив.

1.3. Архив является структурным подразделением предприятия.

1.5. Предприятие обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

2. Задачи и функции архива

2.1. Основными задачами архива предприятия являются:

2.1.1. Комплектование документов.

2.1.2. Учет и обеспечение сохранности документов в течение всего срока их временного хранения.

2.1.3. Создание и поддерживание в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, стоящим на временном хранении.

2.2.Основными функциями архива предприятия являются:

2.2.1.Ведение списка источников комплектования.

2.2.2. Прием документов на временное хранение.

2.2.3. Учет документов, принятых на временное хранение.

2.2.4. Размещение документов в хранилищах и средствах хранения, обеспечивающее их сохранность.

2.2.5. Осуществление информационно-справочного обслуживания пользователей.

2.2.6. Проведение экспертизы ценности документов, в том числе при подготовке к передаче на постоянное хранение.

2.2.7. Проверка правильности формирования и оформления дел в источниках комплектования.

2.2.8. Организация работы по составлению (пересоставлению) номенклатуры дел предприятия.

2.2.9. Участие в разработке нормативно-методических документов по ведению архивной работы на предприятии.

3. Права архива

3.1. Контролировать соблюдение правил работы с документами в источниках комплектования

3.2. Запрашивать у источников комплектования необходимые для работы сведения, в том числе в документированной форме.

3.3. Участвовать в мероприятиях, проводимых Росархивом, органами управления архивным делом, затрагивающих работу архива.

4. Ответственность архива

4.1. Архив предприятии несет ответственность за:

4.1.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, состоящих на временном хранении.

4.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документальных материалов.

4.1.3. Необоснованный отказ в приеме на временное хранение документальных материалов.

4.1.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, состоящим на временном хранении.

Зав. архивом _______________________ Е.И. Ершова

1.8 Организация работы архива предприятия, его краткая характеристика

Распорядок работы архива.

Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления.

Положение о архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.

Лицо, назначенное ответственным за архив предприятия, проходит инструктаж, а в необходимых случаях и стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На основе отраслевых нормативно-методических документов архив организации разрабатывает конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению. Подготовленные архивом проекты нормативно-методические документы до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, предоставляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.

Учет труда в архиве ведется в табеле учета рабочего времени и в дневниках учета труда.

Архив проводит проверки состояния хранения документов и их организаций в делопроизводстве структурных подразделений не реже одного раза в год, как правило, перед передачей дел в архив.

Архив для привлечения внебюджетных средств имеет право в установленном порядке выполнить платные работы и услуги, которые осуществляются без ущерба для реализации его основных функций.

1.9 Должностные инструкции работников архива, условия труда, организация рабочих мест, использование работниками архива офисной и вычислительной техники в работе с документами

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы). Рассмотрим подробнее общее положение для главного специалиста:

                  главный специалист относится к категориям муниципальных служащих администрации;

                  главный специалист отдела подчиняется непосредственно заведующему отделом;

К должности главного специалиста предъявляются следующие квалификационные требования:

                  образование - высшее профессиональное;

                  минимальный стаж работы на данных должностях не менее 1 года или

                  стаж по специальности не менее 2-х лет.

Главный специалист отдела обязан знать:

                  основы делопроизводства;

                  правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

                  правила пользования на компьютерной, вычислительной, множитель

                  ной техникой.

2. Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. Перечислю функции главного специалиста, которые, на мой взгляд самые важные:

                  учёт, создание и усовершенствование научно-справочного аппарата к архивным фондам отдела;

                  комплектование отдела документами;

                  обеспечение сохранности документов архивного фонда города, хранящихся в отделе;

                  работа с организациями-источниками комплектования.

3. Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых

действий: руководит, подготавливает, утверждает, рассматривает, выполняет.

Рассмотрим, что обязан делать главный специалист:

                  поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения

                  своих должностных обязанностей;

                  вести делопроизводство в отделе;

                  готовить описи дел, исторические справки, предисловия организаций-источников комплектования для утверждения на ЭПК архивного управления Кемеровской области;

                  соблюдать установленные в администрации города правила внутреннего трудового распорядка, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;

                  соблюдать ограничения, связанные с муниципальной службой;

                  работать с организациями-источниками комплектования;

                  составлять еженедельный, ежемесячный отчёт о проделанной работе отдела;

                  заполнять книги: «Список фондов», «Список описей», «Учёт поступления и выбытия документов», «Реестр описей», «Список фондов, содержащих особо ценные документы»;

                  оформлять «Описи», «Дела фондов», «Наблюдательные дела»;

                  составлять годовую отчётную документацию о работе отдела.

4. Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей. Ниже приведены права главного специалиста:

                  принимать решения в пределах своей компетенции;

                  вносить предложения по улучшению деятельности отдела;

запрашивать необходимую информацию от других организаций, муниципальных служб, необходимых для выполнения функциональных обязанностей;

                  повышать свою квалификацию;

                  проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве организаций-источников комплектования отдела.

Важным фактором обеспечения качественной работы специалиста являются санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим нормам относятся: освещение, устранение шумов, окраска рабочего кабинета.

Режим работы архива должен предусматривать чередование периодов труда и отдыха. Например, время работы за компьютером 45 минут, время отдыха -15 минут. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Большое значение имеет организация рабочих мест сотрудников. Расчёт площади на одного сотрудника, работающего за компьютером, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Помещение время от времени проветривается.