Архивный маркетинг и его необходимость

Содержание

 
      ВВЕДЕНИЕ

Руководителю любой компании, доверяющей хранение документов  своей фирмы сторонней организации, конечно же, хочется быть уверенным в компетенции сотрудников архива, в их профессионализме. Точно так же, в собственных архивных отделах крупных компаний должны работать квалифицированные специалисты. Правильный отбор кадров для работы в архиве, умелое распределение обязанностей между сотрудниками, управление деятельностью каждого из них – вот что входит в понятие архивный маркетинг. И именно поэтому правильный архивный маркетинг может стать гарантией плодотворной и удачной работы архивной компании или архивного отдела фирмы.

 Архивный маркетинг, так же как и в любых других организациях, необходим для того, чтобы сделать работу архива наиболее продуктивной.  Это понятие включает в себя не только управление персоналом и организацию работы каждого сотрудника, но и управление всей деятельностью архива. Таким образом, можно сказать, что благодаря хорошему маркетингу, в архивах повышается производительность труда, существенно экономится время, площади и средства. Если говорить об архивных организациях, то стоит заметить, что именно при помощи архивного маркетинга осуществляется вся  деятельность по работе с клиентами.

  Эффективный архивный маркетинг позволяет до конца раскрыть потенциал архивной компании, позволяет не упускать возможностей и не совершать ошибок. Сегодня архивоведение становится отдельной управленческой и экономической дисциплиной, в ведущих ВУЗах страны открывается всё больше и больше факультетов, где подготавливают будущих специалистов. Для наиболее продуктивной работы архива или архивного отдела в организации, менеджеры должны иметь два соответствующих их должности образования: управленческое и специализированное образование, связанное с делопроизводством или архивным делом. Эффективный менеджмент в архивах – залог успешной работы всего архивного отдела или целой архивной организации.

Целью данной работы является изучение архивного маркетинга и его необходимость, значимость для организации.

Задачи курсовой работы:

1. Раскрыть всю суть архивного маркетинга
2. Изучить потребности пользователей документной информации
3. Понять принципы маркетинга архивной информации
4. Изучить основные виды услуг архива

1. ПОНЯТИЕ АРХИВНОГО МАРКЕТИНГА

Ма́рке́тинг (от англ. marketing — продажа, торговля на рынке) — это организационная функция и совокупность процессов создания, продвижения и предоставления ценностей покупателям и управления взаимоотношениями с ними с выгодой для организации. В широком смысле задачи маркетинга состоят в определении и удовлетворении человеческих и общественных потребностей.

В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основными информацион­ными услугами архивов являются копирование документов, про­дажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных докумен­тов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий ис­торических источников в Интернет). Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты — производители и продавцы информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных документов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.

Маркетинг архивной информации – деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств. Маркетинг арх. информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации, прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг; разработка перечня платных услуг, расширение рекламной компании с целью привлечения более широкого круга потребителей. Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

Выполнение платных услуг. Номенклатура платных работ и услуг, выполняемых архивами, утверждается руководителем организации. Архив на основе номенклатуры с учетом условий своей деятельности может разрабатывать перечень платных работ и услуг, более детально определяющий виды работ, производственных операций и исполнителей. При выполнении платных работ и услуг отношения архива со сторонними организациями и потребителями должны закрепляться договором.

2. СОДЕРЖАНИЕ АРХИВНОГО МАРКЕТИНГА

Маркетинг архивной информации включает: изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использования тех или иных документов.

 Цели маркетинговых исследований могут носить разведочный характер, т.е. быть направлены на сбор предварительной информации, предназначенной для более точного определения проблем и проверки гипотез, описательный, т.е. заключаться в простом описании тех или иных аспектов реальной маркетинговой ситуации и казуальный, т.е. быть направлены на обоснование гипотез, определяющих содержание выявленных причинно-следственных связей. 

Каждое такое направление включает определенные методы сбора и анализа маркетинговой информации. Разведочное исследование проводится с целью сбора предварительной информации, необходимой для лучшего определения проблем и выдвигаемых предположений (гипотез), в рамках которых ожидается реализация маркетинговой деятельности, а также для уточнения терминологии и установления приоритетов среди задач исследований. Например, было выдвинуто предположение, что низкий уровень продаж обусловлен плохой рекламой, однако разведочное исследование показало, что главной причиной недостаточного сбыта, является плохая работа товарораспределительной системы, которую и следует более детально изучить на последующих этапах процесса проведения маркетинговых исследований.  
Среди методов проведения разведочных исследований можно выделить следующее: анализ вторичных данных, изучение прежнего опыта, анализ конкретных ситуаций, работа фокус-групп, проекционный метод. Описательное исследование направленно на описание маркетинговых проблем, ситуаций, рынков, например, демографической ситуации, отношения потребителей к продукции организации. При проведении данного вида исследований обычно ищутся ответы на вопросы, начинающиеся со слов: кто, что, где, когда и как. Как правило, такая информация содержится во вторичных данных или собирается путем проведения наблюдений и опросов, постановки экспериментов. Например, исследуется, «кто» является потребителем продукции организации? «Что» рассматривается как продукты, поставляемые организацией на рынок? «Где» рассматривается как места, где потребители приобретают эти продукты? «Когда» характеризует время, когда потребители наиболее активно покупают эти продукты. «Как» характеризует способ использования приобретенного продукта. Заметим, что данные исследования не дают ответа на вопросы, начинающиеся со слова "почему". «Почему» возрос объем продаж после проведения рекламной компании? Ответы на подобные вопросы получают при проведении казуальных исследований. Казуальное исследование проводится для проверки гипотез относительно причинно-следственных связей. В основе данного исследование лежит стремление понять какое-нибудь явление на основе использования логики типа: "Если X, то затем Y". Например, проверяется гипотеза: приведет ли 10% снижение платы за услугу данной организации к увеличению числа клиентов, достаточному для компенсации потерь от снижения платы?  
Если рассматривать методы маркетинговых исследований с точки зрения характера получаемой информации, то их можно разделить на две группы: количественные и качественные. 

Количественные маркетинговые исследования направлены на изучение поведения потребителей, мотивации покупки, потребительских предпочтений, привлекательность и потребительские качества товара, соотношение цена/потребительские качества, оценку емкости и характеристик реального и потенциального рынков (различных сегментов) товара или услуги. Количественные методы позволяют получить характеристику социально-демографического, экономического, психологического портрета целевой группы. Характерными особенностями таких исследований являются: четко определенные формат собираемых данных и источники их получения, обработка собранных данных осуществляется с помощью упорядоченных процедур, в основном количественных по своей природе. 

К способам сбора первичных данных при количественном исследовании относятся опросы, анкетирование, личное и телефонное интервью, основанные на использовании структурированных вопросов закрытого типа, на которые отвечает большое число респондентов. Опрос проводится в точках продажи или по адресной/маршрутной выборке по месту жительства (месту работы) респондента. Достоверность результатов обеспечивается использованием репрезентативной выборки опрашиваемых (респондентов), использованием квалифицированных интервьюеров, контролем на всех этапах проведения исследования, профессионально составленными опросниками и анкетами, использованием при анализе профессиональных психологов, социологов, специалистов по маркетингу, применением современных компьютерных средств статистического анализа результатов, постоянным контактом с заказчиком на всех этапах работы. 

Качественные исследования проводятся для решения задач: 

• анализа потребителей, 
• анализа конкурентов, 
• анализа продвижения, 
• тестирования рекламных концепций,
• тестирования рекламных материалов (макетов), 
• тестирования маркетингового комплекса марки (упаковки, названия, цены, качества).

Качественные исследования включают сбор, анализ и интерпретацию данных путем наблюдения за тем, что люди делают и говорят. Качественные исследования проводятся в том случае, когда нет необходимости в строгих численных результатах. Наблюдения и выводы носят качественный характер и осуществляются в не стандартизованной форме. Качественные данные могут быть переведены в количественную форму, но этому предшествуют специальные процедуры. Основу качественных исследований составляют методы наблюдений, предполагающие скорее собственно наблюдение, чем коммуникацию с респондентами. Большинство этих методов основано на подходах, разработанных психологами. 

Методы качественного анализа позволяют описывать псих графические особенности исследуемой аудитории, модели поведения и причины предпочтения тех или иных товарных марок при покупке, а также получать от потребителей самую глубинную информацию, дающую представление о скрытых мотивах и базовых нуждах потребителей. Качественные методы незаменимы на этапах разработки и оценки эффективности рекламных кампаний, изучении имиджа торговых марок. Результаты не имеют числового выражения, т.е. представлены исключительно в виде мнений, суждений, оценок, высказываний.

Прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг;

Исследования рынка и потребителей в сфере услуг имеют огромное значение. Эффективность деятельности предприятий все больше зависит от потребителей, которые становятся более независимыми и требовательными. Чтобы остаться конкурентоспособными, предприятия должны быть информированы о своих потребителях, что позволит принимать важные решения, на основе которых с потребителями можно строить долговременные взаимоотношения.

Основными факторами, определяющими успешность предпринимательства в сфере услуг, являются поиск и использование данных о клиентах для дальнейшего планирования различных мероприятий, а также разумная обратная связь между клиентами и служащими. Проведение маркетингового исследования поможет выявить совокупность вариантов, которой удовлетворяет предложение данных поставщиков услуг, и на этой основе скорректировать программу маркетинга с целью достижения конкурентоспособного преимущества. В случае предложения новой услуги проведение исследования позволит выявить критерии, которых потребители придерживаются, приобретая услугу, для включения новой услуги в совокупность рассматриваемых вариантов.

Цели проведения исследований специалистами могут быть самые разнообразные, но в общем виде их можно сформулировать: выявление удовлетворенности и потребностей потребителей; анализ конкурентоспособности предприятий сферы услуг; выявление существующего и потенциального спроса на услуги.

• разработка перечня платных услуг;
• расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей;
• установление системы постоянной обратной связи с потребителями для продажи архивных услуг.

Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

Оптимальным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архивных услуг не как разового, а постоянного явления.

Архивные услуги могут быть разнообразными — от копирования документов до выхода в Интернет, продажи микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников.

Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся:

• выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот;
• обслуживание читателей читального зала архива в общем порядке;
• предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;
• копирование или выявление документов для органов государственной власти и местного самоуправления для служебных целей;
• рассекречивание документов по запросам пользователей;
• организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов учреждений — источников комплектования;
• научно-техническое информирование организаций архивной системы.

При необходимости архив может определять категории потребителей — льготных пользователей информации.

Особую роль в маркетинговой деятельности архива играют лицензионные договоры, заключаемые с потребителями, целью которых является получение дохода от использования архивных информации и документов. В них закрепляются права, обязательства, ответственность архива и потребителя. Лицензионные договоры обусловливают взимание архивом платы с потребителя за коммерческое использование его собственности.

3. ВИДЫ УСЛУГ АРХИВА

Архив-Сервис проводит архивную обработку и систематизацию дел как постоянного срока хранения и по личному составу с последующей передачей на государственное или внеофисное хранение документов, так и краткосрочных сроков хранения. Наряду с проведением научно-технической обработки документов, мы производим списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения с составлением соответствующих актов об уничтожении документов . Также мы осуществляем временное хранение документов(внеофисное хранение) с краткосрочными сроками (до 5 лет) на выгодных для клиентов условиях: документация описывается, на неё составляются учётные документы. Это делается для того, чтобы по запросу клиент мог получить необходимые документы в кратчайшие сроки. Исходя из нашего опыта, за последние годы сильно возрос интерес предприятий и коммерческих организаций к переплётным работам. Переплёт документам, выполненный нашими переплётчиками, надолго сохраняет документацию в надлежащем виде. Он надёжен, практичен, удобен в использовании и соответствует стандартам ГОСТа.

Виды архивных работ и услуг, проводимые для обработки дел постоянного срока хранения и по личному составу

1.Проведение  экспертизы научной и практической  ценности с полистным просмотром  и отбором документов из дел. 

2.Проведение  экспертизы научной и практической  ценности с бесполистным просмотром и отбором документов из дел. 

3.Научно-техническая  обработка дел по личному составу  и с управленческой документацией  постоянного и длительного сроков  хранения, имеющих особую ценность: изъятие скрепок (скоб) и разброшюровка неправильно сформированного дела; формирование дела из россыпи документов и переформирование дела с систематизацией листов в деле; нумерация листов в деле и проверка нумерации; оформление дела (простановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя).  
4.Составление научно-справочного аппарата: описи, предисловия к ним,историческая справка, топографические указатели. 

5.Систематизация  документов после проведения  экспертизы ценности, научно-технической  обработки и оформительских работ, внутри фонда по годам и  структурным частям, стеллажирование документов в архивохранилище или картонирование в коробки. 

6.Перемещение  дел в процессе упорядочения  из структурных подразделений  учреждений в рабочую комнату  или в архивохранилище. 

7.Формирование  связок дел (оформление коробок) и их размещение на стеллажах  или в архиве. 

8.Выделение  документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.  
9.Составление и оформление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными требованиями. 

10.Погрузка-разгрузка документов. Экспедирование документов.   Предоставление автотранспорта.  
11.Составной переплет дел (документов) в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой корешка. Составной архивный переплет нестандартных дел (документов) в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой корешка.  
12.Передача дел постоянного срока хранения и по личному составу в Государственный  или Муниципальный архив на постоянное хранение.

Виды  архивных работ и услуг, проводимые для обработки дел краткосрочных сроков хранения (до 5 лет) 

1.Проведение  экспертизы научной и практической  ценности с с полистным просмотром и отбором документов из дел.  
2.Составление научно-справочного аппарата: описи и топографические указатели.  
3.Систематизация документов после проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ, внутри фонда по годам и структурным частям, стеллажирование документов в архивохранилище или картонирование в коробки. 

4.Перемещение  дел в процессе упорядочения  из структурных подразделений  учреждений в рабочую комнату  или в архивохранилище. 

5.Оформление  дел краткосрочного срока хранения  с указанием заголовка дела  и крайних дат документов в  деле. 

6.Временное  хранение дел(хранение документов в нашем архивохранилище) с краткосрочными сроками хранения (до 5 лет). 

7.Выделение  на уничтожение документов с  истекшим сроком хранения.  
8.Составление и оформление акта о выделении дел на уничтожение в соответствии с установленными требованиями. 

9.Погрузка-разгрузка  документов. Экспедирование документов. Предоставление автотранспорта.  
10.Уничтожение документов в присутствии клиента на промышленном шредере .  
Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период"

1.    Платные и бесплатные услуги архива

Государственные архивы — федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность.

Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:

-перечня платных услуг;

-цен на платные услуги;

-договора на коммерческое использование документов архива.

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.

Перечень каждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями», который утверждается Росар- хивом. Он предназначен для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.

В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (таблица 4.1).

В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив вправе сам определять льготные категории пользователей: пенсионеры, детские дома и т.д.

 По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, архив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.

Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива .

Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (так называемое коммерческое использование), с ним следует заключить лицензионный договор.

При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется «Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.

Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.

Основанием заключения договора является оформленное заявкой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:

-публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;

-экспонировать архивные документы на платных выставках; использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;

-использовать архивные документы в имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах;

-создавать тематические базы данных.

Таблица 4.1 Бесплатные услуги, предоставляемые архивом

4. СТОИМОСТНАЯ ОЦЕНКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ КАК ОДНА ИЗ ФУНКЦИЙ МАРКЕТИНГА

Документы как объект имущественного права, как вещь могут продаваться и покупаться. В этом случае должна проводиться их денежная (стоимостная) оценка, которая также проводится при коммерческом использовании документов и их страховании. О последних двух аспектах денежной оценки документов широко заговорили лишь с начала 90-х г. ХХ в. До этого периода советские архивисты, специалисты, работающие в рукописных отделах музеев и библиотек, академических институтах (таких как Институт русской литературы (Пушкинский дом), Институт мировой литературы, входящих в систему Академии Наук СССР, да и собственно в его Архиве), в первую очередь проводили денежную оценку документов с целью их купли-продажи.

При этом следует четко понимать, что документы государственных учреждений, в первую очередь являющихся источниками комплектования, объектом купли-продажи никогда не выступали, это могло относиться к документам личного происхождения, автографам, книгам актовым и делопроизводственным, рукописным книгам древнерусской традиции и другим документам XV–начала ХХ в.

При установлении стоимости документов проводилась их оценка на основе критериев, в ряде случаев схожих с критериями экспертизы ценности, но сам процесс стоимостной оценки ни в коем случае нельзя смешивать с процессом экспертной оценки документов.

С целью проведения квалифицированной денежной оценки документов в стране в разные периоды были разработаны Методические рекомендации.

В 1983г. вышли «Методические рекомендации по денежной оценке актовых документов эпох феодализма и капитализма, рукописных и старопечатных книг, документов личного происхождения XVIII–ХХ вв., приобретенных в собственность государства», где были даны критерии оценки и собственно примерные цены по отдельным группам книг, грамот, документов личного происхождения.

Критериями денежной оценки были названы:

–содержание документа (оценивать документ необходимо с учетом не только его конкретного содержания, но и сточки зрения его значения как памятника истории и культуры; творческие, научные рукописи;

– с позиции их литературного, художественного, музыкального, научного достоинства;

– с учетом зафиксированных в них сведений);

– историко-культурное значение творчества и деятельности автора (ценность документов будет тем выше, чем значительнее автор и заметнее его вклад в развитие общества, в том числе науки, литературы, искусства и т. д.);

– время возникновения документа (наиболее высоко ценятся документы периодов «неспокойного развития» общества, военных событий, катастроф, катаклизмов;