Аудит кассовых операций в ООО "Альфа"

    Введение

    Актуальность  темы данного исследования высока, поскольку бухгалтерский учет и  аудит движения денежных средств  имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве.

    Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами.

    Эти взаимоотношения основаны на различных  денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

    Все расчеты по выполнению обязательств и предъявлению требований осуществляются через учреждения банков. Расчеты  наличными деньгами между предприятиями  носят ограниченный характер и строго регламентированный.

    В условиях рыночной экономики следует  исходить из принципа, что умелое использование  денежных средств может приносить  предприятию дополнительный доход, и следовательно, необходимо постоянно  думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения дополнительной прибыли.

    Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных  средств вызывает непрерывное возобновление  многообразных расчётов. Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния.

    Денежные  средства – это финансовые ресурсы  организации, самые высоко ликвидные  активы, возможные обеспечить выполнение обязательств любого уровня и вида. От их наличия зависит своевременность погашения кредиторской задолженности предприятия.

    При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники  допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.

    Целью данной работы является составление  программы проведения аудиторской  проверки кассовых операций и операций по счетам в банках, определение  процедур проведения проверки операций с денежными средствами и последовательность их составления.

    Для выполнения указанной цели необходимо в первую очередь использовать данные первичного учета, кассовые документы, регистры синтетического и аналитического учета.

    При изучении указанной темы мною были поставлены следующие задачи:

    - Раскрыть  понятия и цели аудита в  целом;

    - Обозначить  наиболее важные вопросы, подлежащие  изучению на стадии проведения  предварительной проверки аудита  денежных средств;

    - Оценить  качество организации внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств;

    - Проверить  порядок ведения операций с  денежными средствами на предмет  соответствия действующему законодательству;

    - Описать  порядок и цель формирования  отчета о движении денежных  средств;

    - Дать  краткую характеристику отчета по результатам проведенной проверки.

    Приумножение  денежных средств, их правильное использование  и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии  предприятия и бухгалтерского учета.

    От  успешности решения этой задачи зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет и др.  

    1.1 Нормативно - правовое  регулирование учета  и аудита денежных  средств в Российской  Федерации

    Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии). В зависимости от назначения и статуса нормативные документы регулирующие движение денежных средств целесообразно представить в виде следующей системы:

    1-й  уровень: законодательные акты, указы  Президента РФ и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации. К ним относятся:

    - Гражданский  кодекс РФ;

    - Налоговый  Кодекс РФ;

    - Федеральный  закон «О бухгалтерском учете»  № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года. Этот Закон определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность, требования к составлению первичной документации и учетных регистров;

    - Указ  Президента Российской Федерации  от 19 ноября 1998 года № 416-У «  О мерах по повышению собираемости  налогов и других обязательных  платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения ».

    - Указ  Президента РФ от 16 февраля 1993 года № 224 “Об обязательном  применении контрольно-кассовых  машин предприятиями всех форм  собственности при осуществлении  расчетов с населением” (в  редакции от 25.07.2000 г.);

    - Федеральный  закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О  применении контрольно-кассовой  техники при осуществлении наличных  денежных расчетов и (или) расчетов  с использованием платежных карт".

    2-й  уровень: стандарты (положения)  по бухгалтерскому учету и  отчетности. Учетный стандарт можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок учета и оценки определенного объекта или их совокупности. Положения призваны конкретизировать закон о бухгалтерском учете и отчетности. Единственным регулирующим органом системы нормативных документов является Министерство Финансов РФ. К ним относятся:

    - Положение  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности в РФ, утвержденное  приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н. Регулирует общие  вопросы организации и ведения бухгалтерского учета, составления первичных документов, организации документооборота;

    - «Учет  активов и обязательств, стоимость  которых выражена в иностранной  валюте». ПБУ 3/2000. Утверждено приказом  Минфина РФ от 10 января 2000 года  №2н;

    - «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99 г. Утверждено приказом Минфина РФ от 06 июля 1999 года № 43н;

    3-й  уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии,  письма Минфина РФ и других  ведомств. Методические рекомендации  и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.

    - План  счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности  организаций и Инструкция по  его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н. Эта инструкция применяется как регулирующая организацию и ведение бухгалтерского учета кассовых операций;

    - Приложение  № 2 к Постановлению Министерства  труда и социального развития  РФ от 31 декабря 2002 года № 85 «Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;

    - Приказ  Минфина РФ от 22 июля 2003 года №  67н «О формах бухгалтерской  отчетности организаций» - применяется  в части требований по группировке  и детализации данных о движении наличных, денежных средств и иных ценностей, хранящихся в кассе, а также в части требований по составлению Отчета о движении денежных средств;

    - «Порядок  ведения кассовых операций в  Российской Федерации», утвержденный  решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года №18 применяется в полном объеме;

    - Положение  о правилах организации наличного  денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 5 января 1998 года №14-П применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании;

    - Указание  Центробанка РФ от 14 ноября 2001 года  №1050-У «Об установлении предельного  размера расчетов наличными деньгами  в Российской Федерации между  юридическими лицами по одной сделке, указания Центробанка РФ в изменение данного указания, а также разъяснения Центробанка РФ, Минфина РФ и МНС РФ о порядке применения указаний Центробанка РФ о пределах расчетов наличными денежными средствами;

    - "О  введении новых форматов расчетных документов " Указание от 22 февраля 1999 года N502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997 №51-У;

    - Инструкция  № 28 о расчетных, текущих и  бюджетных счетах, открываемых в  учереждениях Госбанка СССР. Утверждена Госбанком СССР 03 октября 1986 года (С изменениями от 21.06.03 года №1297-У);

    - Методические  указания по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств. Утверждены  приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года №49. Письмо МНС РФ от 15.04.2002 г. № АС-6-06/476 “ О бланках строгой отчетности”

    - Указание  ЦБ РФ от 31.10.2002 г. № 1201-У “О  внесении изменений в положение  Банка России от 5.01.98г. № 14-У  “О правилах организации наличного  денежного обращения на территории  РФ”.

    - Постановление  Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин”.

    4-й  уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

    - документ  по учетной политике предприятия;

    - утвержденные  руководителем формы первичных  учетных документов;

    - графики  документооборота;

    - утвержденный  руководителем План счетов бухгалтерского  учета;

    - утвержденные  руководителем формы внутренней  отчетности. 
 

    2.2. Программа проведения проверки кассовых операций. 

    Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:

    - инвентаризация  кассы и обследование условий  хранения денежных средств;

    - проверка  наличия и качества составления  внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи  первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);

    - проверка  правильности документального оформления  операций;

    - проверка  полноты и своевременности оприходования  денежных средств;

    - аудиторская  проверка правильности списания  денег;

    - проверка  соблюдения кассовой дисциплины;

    - проверка  правильности отражения операций  на счетах бухгалтерского учета;

    - оформление  результатов проверки.

    При составлении программы проверки следует оценить эффективность  внутреннего контроля за движением  и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:

    - отсутствие  в организации постоянно действующей  системы проведения внезапных  ревизий (инвентаризаций) кассы;

    - наличие  признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);

    - отсутствие  в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность  проверок кассы;

    - отсутствие  в штате кассира, когда эти  функции возложены на другого  работника без письменного распоряжения руководителя организации;

    - отсутствие  договора о полной материальной  ответственности с кассиром;

    - предоставление  права подписи приходных и  расходных кассовых ордеров другим  лицам помимо руководителя организации  и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.

    Низкая  оценка эффективности внутреннего  контроля потребует увеличения объемов  аудита и усиления внимания к данному  участку проверки.

    Составляется  примерный перечень вопросов для  определения качества внутреннего контроля в организации:

    1. Хранятся ли деньги в несгораемом  сейфе?

    2. Имеется ли сигнализация в  помещении кассы?

    3. Заключен ли договор с вневедомственной  охраной?

    4. Сопровождает ли охрана кассира  при получении им денег в  банке?

    5. Имеются ли вторые ключи от сейфа у руководителя предприятия? (где и у кого хранятся дубликаты ключей)

    6. Инкассируется ли данная организация?

    7. Снимаются ли остатки денежных  средств ежеквартально?

    8. Проводятся ли внезапные проверки  в кассе?

    9. Присутствует ли главный бухгалтер при снятии остатков в кассе?

    10. Проверяет ли отчеты кассира  главный бухгалтер?

    11. Снимаются ли остатки денежных  средств в кассе на конец  года?

    12. Регистрируются ли приходные  документы в журналах?

    13. Присваивает ли кассир номера  приходным и расходным документам денежных средств? 

    14. Составляет ли кассир приходные  и расходные документы денежных  средств?

    15. Производятся ли записи в отчете  кассира: ежедневно или по мере  накопления документов?

    16. Кроме денежных средств в кассе  хранятся ли: бланки облигаций, акций, путевок в до и санаторий?

    17. По движению валютных средств  в кассе составляются ли отдельные  отчеты?

    18. Вся ли сдается в банк выручка  поступившая в кассу?

    19. Практикуется ли получение денег  от клиента, работников за товары, услуги другими лицами (минуя кассира)?

    20. Нужны ли две подписи на  документах отражающих выдачу  денег из кассы?

    21. Практикуется ли выдача денег  из кассы за одной подписью

     (руководителя, главного бухгалтера)?

    22. Разработана ли (по дебету, кредиту  счета 50) наиболее характерная корреспонденция счетов хозяйственных операций, типичных для данного предприятия?

    23. Сверяет ли бухгалтер данные  ведомости по реализации материальных  ценностей, работ, услуг с данными  денежных средств, поступившими  в кассу?

    24. Датируется ли приходные, расходные, кассовые документы в журнале регистрации по дате, указанных в них?

    25. Сдает ли кассир в бухгалтерию  ежедневно кассовые отчеты?

    26. Проверить операции по счету  57;

    27. Проверить оприходование сумм (остатков) на счета в банке;

    28. Проверить операции по приобретению  и выдаче путевок (источник  приобретения, невозмещаемая часть,  полнота объема поступления в  кассу средств за путевки);

    29. Получить перечень денежных документов  и сверить его с данными  главной книги.

    1.3. Аудиторская проверка кассовых операций.

    В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в РФ, утв. решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 и Положением Банка

    России  от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации», утв. ЦБР 19.12.97г. (с изменениями и дополнениями от 22.01.99 г., 31.10.02г.) все предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

    Предприятия производят расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как  правило, в безналичном порядке  через банки или применяют  другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в  соответствии с законодательством Российской Федерации.

    Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

    Прием наличных денег предприятиями при  осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

    Движение  денежных средств отражается в бухгалтерских  регистрах и финансовой отчетности организации: журнал-ордер № 1 и ведомость  № 1 по учету кассовых операций;

    Главная книга; баланс предприятия (ф. № 1), 2-й раздел актива;

    Отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

    В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить  и проанализировать следующие документы:

    1. Кассовая книга;

    2. Отчеты кассира;

    3. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО);

    4. Авансовые отчеты. Список подотчетных  лиц;

    5. Выписки банка;

    6. Справка банка об установленном  лимите остатка денег в кассе;

    7. Чековые книжки;

    8. Хозяйственные договоры (в том  числе с банками);

    9. Договоры о материальной ответственности;

    10. Документы по ККМ;

    11. Книги кассира-операциониста ;

    12. Журнал (книга) регистрации ПКО  и РКО;

    13. Журнал (книга) регистрации выданных  доверенностей;

    14. Журнал (книга) регистрации депонированных  сумм;

    15. Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

    16. Приказы руководящего органа;

    17. Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;

    18. Учетная политика в части документооборота.

    В первую очередь, надо проверить наличие  с кассиром договора о полной материальной ответственности в соответствии с п.32 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г.

    № 40, в котором сказано, что после  издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

    Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

    Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

    На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной  его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого  работника по письменному приказу  руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого следует проверить происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли договор с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.

    Если  штатным расписанием организации  не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены  на другого штатного работника с  его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

    Также следует установить, вся ли первичная  учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным  формам, утв.

    Постановлением  Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта,

    3 мая  2000 г.).

    Инвентаризация  кассы

    Прибыв  на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации.

    При наличии нескольких касс аудитор  опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

    Результаты  инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который  подписывают кассир и главный  бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

    Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

    - обеспечена  ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;

    - имеется  ли для хранения денег и  других ценностей в кассе сейф  или несгораемый шкаф;

    - застрахована  ли касса организации;

    - соблюдаются  ли правила хранения ключей  от сейфа (несгораемого шкафа).

    Так, в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от металлических  шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять  их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать  неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

    - соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

    Проверка  соблюдения лимита остатка наличных средств в кассе

    Согласно  п. 2.5 Положения Банка России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации  наличного денежного обращения  на территории РФ» (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) (с изменениями от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.) в кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

    К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

    По  предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях  банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

    По  представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.