Аудит расчетов с подотчетными лицами в организации

МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Тверской филиал

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

 

Студента_________курса_____экономического__факультета

          Группы№   ЭВ          специальность____экономист___________

           Шарова Виктория Анатольевна_____________________(ФИО)

          Учебная дисциплина      Аудит             ____________________

          Тема: Аудит расчетов с подотчетными лицами в организации      

 

 

                                                                      Оценка___________________

                                            Преподаватель

                                                                            ФИО______________________

 

 

2014 

Содержание.

Введение……………………..……………………………………………...…3

I. Теоретические аспекты  аудита расчетов с подотчетными лицами в организации……………………………………………………………...........5

1.1. Расчеты с подотчетными  лицами в организации как объект  бухгалтерского учета и аудита………......................................................…...5

1.2. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами в организации ....9

1.3. Нормативное регулирование  учета и аудита расчетов с  подотчетными лицами в организации………………………………………………………12

II. Аудиторская проверка  расчетов с подотчетными лицами  в ГУП «Весьегонский межрайонный  лесхоз»………….…...............................…..16

2.1. Краткая характеристика  ГУП «Весьегонский межрайонный  лесхоз»..16

2.2. Организация бухгалтерского  учета и внутреннего контроля  в ГУП «Весьегонский межрайонный  лесхоз»…………………………………….20

2.3. Планирование аудита в ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз».21

2.4. Аудит расчетов с  подотчетными лицами  в ГУП  «Весьегонский межрайонный лесхоз»………………………………………………………22

2.5. Результаты аудиторской  проверки учета расчетов с  подотчетными лицами в ГУП  «Весьегонский межрайонный лесхоз»…………………….23

Заключение…………………………………………………………………..24

Список литературы……………….………………………………………….25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Предметом изучения является политика предприятия по организации и ведению учета расчетов с подотчетными лицами.

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели – рассмотреть аудит расчетов с подотчетными лицами.

Сформулированная цель предполагает решение следующих задач:

-    определить цель, задачи и источники информации аудита расчетов с подотчетными лицами;

-  определить нормативные  и законодательные документы  учета расчетов с подотчетными  лицами;

-      проверить  оформления документов по командировкам;

-    проверить возмещение  сумм расходов на хозяйственные нужды;

-   проверить правильность  возмещения сумм представительских  расходов;

-  определить нарушения  при осуществлении учета расчетов  с подотчетными лицами.

В качестве теоретической основы изучения применялись труды и учебные пособия российских авторов по проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

Официальной базой выработки основных направлений по аудиту расчетов с подотчетными лицами явились законодательные и нормативные документы (Федеральные законы, кодексы, Положения, ПБУ, Методические указания, План счетов и др.).

Теоретической базой исследования послужили труды отечественных ученых Кочинева Ю.Ю., Суглобова А.Е., В.И., Суйц В.П., Шеремета А.Д. и других.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I. Теоретические аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами в организации.

1.1. Расчеты с подотчетными  лицами в организации как объект  бухгалтерского учета и аудита.

Некоторые виды расходов не могут быть оплачены непосредственно из кассы или безналичным путем с расчетного счета. Покупка товара и некоторые хозяйственные расходы осуществляются через лиц, которым выдаются наличные деньги под отчет.

Подотчетными лицами считаются работники организации (постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда), получившие авансом денежные средства из кассы (подотчетные суммы).

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы экспедиций, хозяйственные расходы, на расходы по командировкам для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Расчеты с подотчетными лицами могут быть связаны:

- с приобретением запасных  частей, материалов, топлива, канцелярских  товаров и других материальных  ценностей;

- оплатой ремонта оргтехники, транспортных средств, арендных обязательств, других работ и услуг сторонних организаций;

- расходами на командировки  по территории РФ и за границу;

- представительскими расходами.

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, организации имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на операции по закупке товаров мелкооптовыми партиями, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. В п.11 «Порядка ведения кассовых операций» также указано, что:

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денег  под отчет производится при  условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее  выданному ему авансу;

- передача выданных под  отчет наличных денег одним  лицом другому запрещается.

При организации расчетов с подотчетными лицами необходимо помнить, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 ТК РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т.е. работник, получивший аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме (ст. 247 ТК РФ). ТК РФ устанавливает следующий порядок взыскания ущерба:

- по распоряжению руководителя, если сумма ущерба не превышает  среднемесячный заработок работника, - не позднее одного месяца  со дня установления размера  ущерба;

- по решению суда, если сумма ущерба превышает размер среднемесячного заработка работника.

Согласно положениям ст. 240 ТК РФ работодатель имеет право отказаться от взыскания ущерба с работника.

К первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:

- в случае осуществления  сделок с организациями розничной  торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-кассовой  техники (ККТ);

- в случае осуществления  сделок с организациями оптовой  торговли: квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;

- в случае оплаты сторонних  работ и услуг: акты выполненных  работ (оказанных услуг), счета организаций  общественного питания, квитанции, подтверждающие расходы командированного  подотчетного лица (оплату найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.

К первичным учетным документам, подтверждающим использование целевого аванса, относятся: авансовые отчеты, а для расчетов, связанных с осуществлением командировочных и представительских расходов, - еще и отчет о результатах состоявшихся мероприятий.

По окончании срока выдачи денежных средств под отчет или по возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен на общих основаниях представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналами слипов, квитанциями электронных терминалов, чеками ККТ или квитанциями банкоматов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются:

по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут учет операций по счету 71 в журнале-ордере № 7. В этом журнале-ордере синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в единой системе записей.

Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется линейно-позиционным способом. По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода. По этой же строке отражается на какой счет отнесены затраты на производство. Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке. При этом остатки подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из кассовых расходных ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.

     1.2. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами в организации.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определённый набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трёх дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчётных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчётного лица и с учётом этой проверки рассмотреть вопрос об отнесении выданной суммы к доходу подотчётного лица. При установлении необоснованного списания задолженности с подотчетного лица без предоставления оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, подотчётные суммы, не удержанные из заработной платы подлежат включению в облагаемый налогом доход этих работников и  облагаются единым социальным налогом.

Основные этапы проведения аудиторской проверки:

1. Ознакомительный  этап включает :

· изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчёт на хозяйственно – операционные расходы;

· проверка наличия журналов учёта работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки;

· проверка наличия в учётной политике или других распорядительных документах сроков, на которые выдаются авансы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчётов;

· установление объёма и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.

2. Основной этап  включает:

· аудит тождественности показателей бухгалтерской отчётности и регистров бухгалтерского учёта;

· аудит оформления первичных учётных документов по расчётам с подотчётными лицами;

· проверка правильности проведения инвентаризации расчётов с подотчётными лицами;

· проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчётных сумм данным журнала – ордера № 7 или другого учётного регистра по счёту 71;

· установление фактов выдачи денежных средств под отчёт при наличии остатка неизрасходованного предыдущего аванса;

· проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчётных сумм, выданных на командировочные и операционно – хозяйственные расходы;

· аудит правильности отнесения на себестоимость операционно – хозяйственных расходов из подотчётных сумм и оприходования приобретённых через подотчётных лиц материальных ценностей;

· аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретённым материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчётных лиц;

· аудит правильности отнесения на себестоимость на себестоимость расходов по командировкам, учёт произведённых затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов;

· аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм, а также расходов на личные нужды;

· проверка правильности расчётов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счёт проверяемой организации;

· аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями;

· проверка правомерности получения в банке валюты на командировочные расходы через уполномоченных организации, своевременности и полноты её оприходования и выдачи в подотчёт;

· проверка своевременности и полноты возврата неиспользованной валюты в кассу организации и её зачисления на текущий валютный счёт.

3. Заключительный этап  предусматривает:

· формирование пакета документов, передаваемых другим аудиторам для последующего анализа и обработки;

· составление аудиторского отчёта и представление его совместно с рабочей документацией руководителю группы.

Выявленные в ходе проверки нарушения и возможное их влияние на достоверность бухгалтерской отчётности из рабочих документов аудитора переносятся в отчётный документ, составляемый по форме № ОД - 1 (ПЛ) «Проверка правильности проведения инвентаризации расчётов с подотчётными лицами».

1.3. Нормативное регулирование  учета и аудита расчетов с  подотчетными лицами в организации.

Основные нормативные документы учета расчетов с подотчетными лицами в организации:

1. План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению (приказ Минфина РФ №94н от 31.10.2000 г.);

2. Налоговый кодекс РФ (гл. 21,23,24,25).

3. Трудовой кодекс РФ  от 30.12.2001 г.;

4. Положение по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации (Приказ Министерства финансов РФ №34н от 29.07.1998 г.).

5. Положение о порядке  покупки и выдаче иностранной валюты для оплаты командировок (Приказ ЦБ России №62 от 25 июня 1997 г.) (редакция от 20 август 2002 г.)

6. Об изменении норм  возмещения командировочных расходов на территории РФ (Приказ Минфина РФ №49н от 6 июля 2001 г.) ред. №91 от 9 ноября 2001 г.

7. Об установлении размеров  выплаты суточных и предельных  норм возмещения расходов по  найму жилого помещения при  краткосрочных командировках на территории зарубежных стран (приказ Минфина №64Н от 02.08.2004 г.);

8. О порядке выплаты  суточных работникам, направляемым  в краткосрочные командировки  за границу (письмо Минтруда РФ, Минфина РФ №1037-ИХ от 17.05.1996 г.);

9. Порядок ведения кассовых  операций в Российской Федерации (решение совета директоров Банка России №40 от 22.09.1993 г.);

10. О служебных командировках  в пределах СССР (Инструкция Минфина  СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС №62 от 07.04.1988 г.);

11. Унифицированные формы  первичной учетной документации (постановления Госкомстата РФ №55 от 01.08.2001 г., №26 от 06.04.2001 г.).

12. Методические указания  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств (приказ  Минфина РФ №49 от 13.06.1995 г.);

 - ПБУ 1/98 «Учетная политика организаций», которое устанавливает основы формирования и раскрытия (придания гласности), а также случаи, в которых может производиться изменение учетной политики;

- ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных  запасов», которое устанавливает  правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организации;

- ПБУ 9/99 «Доходы организации»  и 10/99 «Расходы организации» дается  понятие доходов и расходов  организации, а также порядок  признания доходов и расходов  в бухгалтерском учете.

Аудиторская деятельность представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей на договорной и платной основе.

Регулирование аудиторской деятельности в РФ осуществляется на трех уровнях.

Первый уровень представлен федеральными законами, Кодексами и Указами, принятые Федеральным собранием, Правительством, Государственной Думой или Президентом РФ. Основными документами первого уровня регулирования являются:

1.Федеральный закон «Об  аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 г. №119-ФЗ, принятый Государственной  Думой 13 июля 2001 г. В этом законе  сформулированы основные понятия, связанные с аудитом, его задачи, место в системе финансового контроля, принципы аудиторской деятельности.

2.Гражданский кодекс Российской  Федерации часть первая, определяющая  понятия сделок, доверенности, срока  исковой давности, права собственности, а также исполнения, обеспечения  и прекращения обязательств. Часть вторая ГК РФ определяет порядок купли-продажи и расчетов, также определяет условия и сроки хранения товаров.

К документам второго уровня относятся распоряжения Президента, постановления Правительства РФ, приказы и разъяснения Минфина РФ и Департамента по организации аудиторской деятельности, такие как:

Постановление Правительства РФ от 06.02.2002 г. № 80 «О вопросах государственного регулирования аудиторской деятельности в Российской деятельности»;

Постановление Правительства РФ от 29.03.2002 г. № 190 «О лицензировании аудиторской деятельности»;

Постановление Правительства РФ от 12.06.2002 г. № 409 «О мерах по обеспечению проведения обязательного аудита»;

Приказ Минфина РФ от 27.10.99 г. № 69н «Порядок представления отчета аудиторскими организациями и аудиторами, имеющими лицензии на осуществление аудиторской деятельности» и др.

Третий уровень системы нормативного регулирования аудиторской деятельности представлен Федеральными стандартами (правилами) аудиторской деятельности. Основное назначение стандартов: установление норм аудита, однозначно интерпретируемых всеми субъектами финансово-хозяйственной деятельности и прежде всего арбитражным судом. В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 80 от 6 февраля 2002 года «О вопросах государственного регулирования аудиторской деятельности в Российской деятельности» аудиторские организации и индивидуальные аудиторы до утверждения федеральных правил аудиторской деятельности должны руководствоваться правилами (стандартами) аудиторской деятельности, одобренные Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ.

II. Аудиторская проверка  расчетов с подотчетными лицами  в ГУП «Весьегонский межрайонный  лесхоз».

2.1. Краткая характеристика  ГУП «Весьегонский межрайонный  лесхоз».

Государственное унитарное предприятие Тверской области «Весьегонский межрайонный лесхоз» является коммерческой организацией, подведомственной Министерству лесного хозяйства Тверской области. Учредителем предприятия является Тверская область. Функции учредителя Предприятия осуществляет Министерство имущественных и земельных отношений Тверской области в рамках его компетенции.

ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз» свою деятельность осуществляет на основании Устава, утвержденного распоряжением Комитета по управлению имуществом Тверской области № 196 от 05.02.2008, согласованного с департаментом управления природными ресурсами и охраны окружающей среды Тверской области.

Целью деятельности лесхоза является ведение лесного хозяйства на подведомственной ему территории Тверской области. Задачами предприятия являются: обеспечение охраны, защиты и воспроизводства лесов на территории Тверской области.

Лесхоз является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде, внесен в Единый государственный реестр юридических лиц, имея персональное Свидетельство о внесении записи в Единый реестр юридических лиц, выданное Инспекцией Федеральной налоговой службы России по месту его нахождения.

Лесхоз имеет индентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (КПП).

Имущество ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз» находится в собственности Тверской области, является неделимым и не может быть распределено по вкладам (долям, паям), в том числе между работниками предприятия, принадлежит ему на праве хозяйственного ведения.

Лесхоз имеет расчетный счет в банке, круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке.

Юридический адрес предприятия: 171721, Тверская обл., г. Весьегонск, ул. Живенская, д.40

Банковские реквизиты:

Наименование банка ОТДЕЛЕНИЕ N8607 СБЕРБАНКА РОССИИ Г.ТВЕРЬ

Расчетный счет 40502810663210000002   БИК 042809679

Кор/счет 30101810700000000679

В состав предприятия входят производственные участки (Весьегонский, Молоковский, Сандовский, Краснохолмский), гараж, административно-управленческий аппарат.

Руководствуясь нормами ст. 91 Гражданского кодекса РФ, ст. 4 Закона N 129-ФЗ ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз», применяющее упрощенную систему налогообложения, ведет бухгалтерский учет в полном объеме.

 Ответственным за организацию бухгалтерского учета и соблюдение требований законодательства при выполнении хозяйственных операций является директор предприятия.

Ответственным за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности является главный бухгалтер.

Бухгалтерский учет осуществляется отделом бухгалтерского учета, численность которого определяется штатным расписанием (главный бухгалтер, зам. гл. бухгалтера, бухгалтер – 2, бухгалтер-кассир), утверждаемым директором ГУП «Весьегонский межрайонный лесхоз». Отдел осуществляет свою деятельность на основании Положения об отделе бухгалтерского учета.

Руководство организацией отдела, определение его функциональных обязанностей, методологии учета и контроля, налоговой политики осуществляет главный бухгалтер. Главный бухгалтер осуществляет свою деятельность в свете требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года, а также должностной инструкцией.

Функциональные права, обязанности и ответственность специалистов отдела определяется должностными инструкциями.

Основными задачами бухгалтерского учета являются: формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, обеспечение контроля за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами, своевременное предупреждение негативных явлений в хозяйственно-финансовой деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Бухгалтерский учет в лесхозе централизован. Структурные подразделения лесхоза полной финансовой и хозяйственной самостоятельности не имеют.