Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Аника»

                                           СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                                  3

Глава 1 .Технико-экономическая характеристика ООО «Аника»                     4

1.1. Общие сведения о предприятии                                                                      4

1.2 .Анализ финансово-экономических показателей деятельности предприятия                                                                                                             5

1.3. Организация бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на предприятии                                                                                                             7

Глава 2. Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Аника»                   9

2.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами              9

2.2. Нормативные документы, регламентирующие расчеты с подотчетными лицами                                                                                                                    11

2.3. Аудит учетной политики предприятия                                                        17

2.4. Оценка системы внутреннего контроля на предприятии                           19

2.5. Планирование аудита расчетов с подотчетными лицами на

 предприятии                                                                                                          23

Глава 3. Отчетность по итогам аудита ООО «Аника»                                       35

3.1. Отчет аудитора по итогам аудиторской проверки                                      35

3.2. Аудиторское заключение                                                                               37

Заключение                                                                                                             41

Список использованной литературы                                                                   43

Приложения                                                                                                           44

ВВЕДЕНИЕ

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Таким образом, актуальность выбранной темы курсовой работы состоит в необходимости исследования теоретических и практических моментов, составляющих сущность аудита расчетов с подотчетными лицами.

Цель данной курсовой работы - проведение аудита расчетов с подотчетными лицами.

  Глава 1. Технико-экономическая характеристика ООО «Аника»

1.1. Общие сведения о предприятии

Общество с ограниченной ответственностью «Аника» занимается двумя видами деятельности: оказанием полиграфических услуг (основной вид деятельности), а так же оптовой торговлей бумагой, канцтоварами и прочими непродовольственными товарами. Общество находится по адресу: г. Калининград ул. Интернациональная, 47. Общество является юридическим лицом и свою деятельность организует на основании Устава. Учредителями Общества являются физические лица, граждане Российской Федерации. Уставный капитал Общества составляет 14 000 тыс. рублей. Учредитель не отвечает по обязательствам Общества и несёт риск убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах своего вклада в уставный капитал.

В собственности ООО «Аника» находятся основные средства на общую сумму 12 883 тыс. руб.

Общество имеет расчётные счета в банковских учреждениях, круглую печать со своим наименованием, товарный знак, эмблему, штампы, бланки и другие реквизиты.

Предприятие создано с целью извлечения прибыли. Предприятие вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещённые законодательством Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральным законом, Предприятие может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Предприятие может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещённых федеральными законами.

Общество создано как юридическое лицо в 2002 году. 31 января 2002 года считается датой регистрации общества и началом деятельности. Может создавать филиалы и открывать представительства по согласованию с учредителем. Имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Реализация продукции, выполнение работ и оказание услуг осуществляется по ценам и тарифам, устанавливаемым обществом самостоятельно, но с согласованием с оптовым покупателем.

Среднесписочная численность ООО «Аника» на 31 декабря 2011 года составляла 90 человек, численность работников по штатному расписанию, утвержденному генеральным директором, на 1 августа 2011 года - 80 человека. Структура предприятия состоит из следующих подразделений: администрация, печатный цех, тех. персонал, отдел по рекламе, торговый отдел, упаковочный цех.

1.2. Анализ финансово-экономических показателей деятельности предприятия

Показатели деятельности ООО «Аника» рассчитаны на основании Бухгалтерского баланса, Отчёта о прибылях и убытках и оборотно-сальдовой ведомости.

В результате сравнительного анализа по технико-экономическим показателям (табл. 1.1) видно, что выручка от реализации продукции увеличилась в 2011 г. по сравнению с 2010 г. на 311 тыс. руб.

Валовая прибыль ООО «Аника» за 2011 г. составила 5 434 тыс. руб., что на 163 больше по сравнению с 2010г. В то же время выросла и себестоимость продукции. В 2011 г. по сравнению с 2010 г. она увеличилась на 148 тыс. руб.

В 2011г. увеличилась производительность труда работников на 12 % по сравнению с 2010г., что связано с приобретением нового оборудования.

Фонд заработной платы в 2010 г. составлял 2 900 тыс. руб., а в 2011г. уже 3 100 тыс. руб., что на 200 тыс. руб. больше.

Увеличение фонда заработной платы и численности повлекло за собой увеличение средней заработной платы. В 2011 г. она составила 26,5 тыс. руб. на одного работника, что на 1,5 тыс. руб. больше по сравнению с 2010 годом.

Таблица 1.1

Основные финансовые показатели ООО «Аника»

Таким образом, в 2011г. у предприятия наблюдается повышение почти всех параметров по сравнению с 2010г. В целом же на основании анализа, можно сказать, что организация начинает улучшать свое финансовое состояние.

 1.3. Организация бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности на предприятии

Учетная политика предприятия разработана в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», на основании ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденном Приказом Минфина России от 06.10.2008 г. № 160н. При ведении бухгалтерского учета и составлении отчетности используются ПБУ, утвержденные приказами Минфина России, а также типовые методические рекомендации по составу затрат, отраслевые инструкции по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг).

В состав бухгалтерии входит пять человек: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер-кассир, бухгалтер по зарплате, бухгалтер по производству. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером, автоматизированным способом с применением компьютерных программ 1С: версия 8.

Основными регистрами бухгалтерского учета устанавливается журнал хозяйственных операций, оборотно-сальдовая ведомость, анализ по счетам бухгалтерского учета. Исходящие и внутренние первичные учетные документы (платежные поручения, счета, приходные и расходные кассовые ордера, акты на списание, накладные, акты приемки – сдачи работ (услуг), расчетно-платежные ведомости и др.) подписываются должностными лицами, ответственными за их исполнение, главным бухгалтером и руководителем предприятия. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Банковские документы подписываются генеральным директором организации. Денежные и расчетные документы, на основе которых оформляются хозяйственные операции, подписываются генеральным директором организации и главным бухгалтером. Внесение изменений в регистры бухгалтерского учета происходит на основе изменения первичной документации, в соответствии с организационно-распорядительными документами организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации:

- основные  средства - № 7 от 21.01.2003;

- нематериальные  активы и материально-производственные  запасы - № 71а от 30.10.97;

- кассовые  операции, инвентаризация - № 88 от 18.08.98;

- учет  кадров, рабочего времени и расчетов  с персоналом - № 26 от 06.04.2001;

- подотчетные  лица - № 55 от 01.08.2001;

- готовая  продукция производства - № 66 от 09.08.99.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета для отражения финансово – хозяйственной деятельности содержит синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями полноты учета и отчетности. Бухгалтерский учет ведется в российских рублях и копейках на русском языке.

Предприятие находится на общем режиме налогообложения, и представляет годовую бухгалтерскую отчетность: руководству организации – не позднее 20 марта года, следующего за отчётным; участникам Общества - 20 марта года, следующего за отчётным; инспекции Федеральной налоговой службы России и органам государственной статистики - не позднее 90 дней по окончании отчётного года.

Глава 2. Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Аника»

2.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника

При командировке за границу работникам выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.

По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).

                 2.2. Нормативные документы регламентирующие расчеты с                                        подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета организации должно быть строго регламентировано, то есть подчинено определенным правилам.

Существует целый свод правил, по которым ведется бухгалтерский учет. И отступление от этих правил ведет к серьезным ошибкам в бухгалтерской и налоговой отчетности, в определении финансовых результатов деятельности организации, приводит к злоупотреблениям со стороны материально-ответственных лиц.

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

Закон «О бухгалтерском учете», содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов. Разрешает составлять документы на машинных носителях. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами.

Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 г. № 51 – ФЗ, договор купли – продажи от 26.01.1996 г. № 14 ФЗ, а также дает определение подотчетным лицам, подотчетным суммам, командировкам и т.д.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30. 12.2001 г. № 197 – ФЗ, (Принят ГД ФС РФ 21.12.2008), по состоянию на 01 февраля 2008 г. Кодекс предусматривает необходимые документы для отправки в командировку работника, а также их оформление.

Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. № 146-ФЗ (Принят ГД ФС РФ 16.07.98 г.) по состоянию на 01 апреля 2007г. Кодекс определяет размеры суточных, возмещаемые сверх норм работникам, суточные облагаемые налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, а также говорит о том, что для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

ПБУ 3/2006 - Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 25.12.2007 N 147н - Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 11 1993 г. N 40 - содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).

Постановление Правительства Российской Федерации от 23.09.2002 г. № 696 (ред. от 25.08.2006) «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности», на основании этих правил аудитор разрабатывает программу аудита, в том числе программу аудита расчетов с подотчетными лицами.

План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Минфином РФ от 31.10.2000г. №94н (с изменениями и дополнениями от 07.05.2003г. № 38н) - правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению в доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

Инструкция Государственной налоговой службы РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) По применению закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц" — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника.

По командировкам в пределах Российской Федерации:

-Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" - содержит: определение служебной командировки (п. 1); правила документального оформления командировки (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника в командировку) (п. 2); предельные сроки командировок (сроки устанавливает руководитель, но не более 40 дней) (п. 4); необходимость ставить в командировочном удостоверении отметки о дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов по ведению учета работников, отбывающих в командировки; указание на сохранение за работником находящимся в командировке среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника из командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.

-Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах" - компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам предусмотрена документом.

По командировкам за границу:

-Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу" - содержит информацию о том, суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ - нормы для страны-назначения (при этом документ запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.

-Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств" - содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках.

Документы, подлежащие проверке:

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

• Приказ об учетной политике.
• Авансовые отчеты.
• Журнал регистрации авансовых отчетов.
• Приказы о направлении работников в командировку.
• Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы.
• Сметы представительских расходов.
• Приказы об утверждении смет представительских расходов.
• Заявления на выдачу денег из кассы.
• Документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).
• Журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- бухгалтерском балансе – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчете о движении денежных средств;

- главной книге;

- журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами:

1. Проверяется  соответствие сумм, выданных подотчетным  лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о № 7 за каждый месяц.

2. Проверяется  соответствие сальдо по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о № 7) и данных Главной книги за каждый месяц.

3. Сопоставляется  месячный оборот по возврату  подотчетных сумм в кассу по  ж/о № 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о № 1.

4. Проверяется  соответствие данных о выданных  подотчетных суммах, отраженных  в ж/о № 7 и ж/о № 1, данным за отчетный период по форме № 4 приложения к балансу.

5. Сопоставляются  месячные обороты по кредиту  счета 71 "Расчеты с подотчетными  лицами", отражающие расходы, отнесенные  в дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету соответствующих счетов.

6. Проверяется  соответствие сумм в представленных  оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.

7. Проверяется  соответствие аналитических данных  ж/о № 7 (в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами:

Аудитору следует ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом следует иметь в виду, что инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для оформления инвентаризации применяются формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям N 6 - 18 к Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами.