СОДЕРЖАНИЕ

  Введение…………………………………………………………………………………………...4

1.Характеристика  расчетов с подотчетными лицами…………………………………………..5

    1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами……………………...5

    1.2 Обзор законодательства, регламентирующего расчеты с подотчетными    лицами……………………………………………………………………………………………....7

    1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по  расчетам с подотчетными лицами……………………………………………………………………………………………….8

2. Аудит  расчетов с подотчетными лицами……………………………………............................9

  2.1 Подготовительная деятельность, последовательность и содержание отдельных этапов аудиторской проверки………………………………….........................................................9

     2.2 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными

  лицами…………………………………………………………………………………………..12

  2.3 Оформление результатов аудиторской проверки………………………………………...16

  3. Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «СтройАрсенал»………………………...18

  3.1Краткая организационно-экономическая характеристика ООО «СтройАрсенал»………………………………………………………………………………..18

     3.2 Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «СтройАрсенал»……………………20

Заключение………………………………………………………………………………………..23 

 Список литературы……………………………………………………………………………….25

 Приложение 1……………………………………………………………………………………..26

 Приложение 2……………………………………………………………………………………..29

 Приложение 3……………………………………………………………………………………..31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВведениЕ

      Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

      Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с  подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность аудита расчетов с подотчетными лицами.

      Целью данной работы является изучение действующего порядка аудиторской проверки на предприятии и применения  полученных знаний для анализа правильности отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами в ООО «СтройАрсенал» за 2010 год.

      Достижение  поставленной цели обуславливает решение  следующих задач:

• рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;
• рассмотреть этапы проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами;
• на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами в ООО «СтройАрсенал» и сделать аудиторское заключение.

      При аудиторской проверке расчетов с  подотчетными лицами используются различные  методы получения аудиторских доказательств, к которым можно отнести следующие: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

      Объектом  настоящего исследования является состояние  учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «СтройАрсенал» в 2010 году. 
 
 

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами

1.  Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

      Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

      Список  подотчетных лиц, а также порядок  выдачи в организации наличных денег  под отчет устанавливает руководитель.

      Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в  бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы).

      При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам  на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

      К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

      Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

      В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

      В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту  командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

      Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

      Полный  перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ (1).

      Согласно  этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

      Этот  перечень является исчерпывающим. Поэтому  затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

       Выдачу  денежных авансов подотчетным лицам  отражают по дебету счета 71 и кредиту  счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с  кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1  «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». (План счетов бухгалтерского учета (6))

       Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой  выдаче.

2.   Обзор законодательства, регламентирующего расчеты с подотчетными лицами

      В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных  актов достаточно велик.

      Основные  положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном "О бухгалтерском учете" (3)

      Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения  кассовых операций» (5).

      В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ (7), в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 60 000 руб.

      Расчеты с подотчетными лицами оказывают  влияние на налогообложение предприятия  в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ (1). Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентируют порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли.

      Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении  по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации» (12)

      При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса РФ (2), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные дни.

      Размер  суточных для бюджетных организаций  устанавливается Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93.

      При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующие  нормативные акты: Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» (4), Положение Банка России (8), Инструкцию Банка России (9), Положение по бухгалтерскому учету № 3/200 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте» (11)

     1.3 Состав первичных документов и учетных регистров по  расчетам с подотчетными лицами

      Основными документами, которые применяются  при оформление расчетов с подотчетными лицами, и подлежат изучению при аудиторской проверке, являются: авансовые отчет; приказы о направлении сотрудников в командировки; командировочные удостоверения; копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; оправдательные первичные документы.

      Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих  бухгалтерский регистрах: журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета. 

2. Аудит расчетов с подотчетными лицами

    2.1 Подготовительная деятельность, последовательность и содержание отдельных этапов аудиторской проверки

       Подготовительная  деятельность до начала проверки предполагает получение аудитором материалов заседаний акционеров и отчетности по хозяйственной деятельности, выяснение направления и масштаба работы, проведение беседы с администрацией и персоналом бухгалтерии, получение необходимой информации от банков, налоговой службы и других организаций, с которым клиент имеет деловую связь.

       В результате предварительного ознакомления аудитор делает вывод о степени  деловой безупречности клиента  и принимает решение о проведении аудиторской проверки или отказе от нее.

      После принятия решения о проведение аудиторской  проверки, перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную  программу изучения документов в  зависимости от состояния данного  раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 1 .

      По  результатам проведенного опроса у  аудитора должно сложиться определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

      Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

     Процедура 1.1.1 — проверка соответствия подотчетных  лиц, получающих наличные деньги их кассы  на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

     Процедура 1.1.2 — проверка получения подотчетных  сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

     Процедура 1.1.3. — проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

     Процедура 1.1.4. — наличие подотчетных лиц  в штате предприятия.

     Процедура 1.1.5. — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли  предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды.

     Процедура 2.1.1 — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных  к авансовым отчетам.

     Процедура 2.1.2. — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

     Процедура 2.1.3 — проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определяются в соответствие с нормативными документами, действующими на период действия командировки:

     Процедура 2.1.4. — проверка правильности ведения  учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

     Процедура 2.2.1 — проверка удержания подоходного  налога с сумм превышения командировочных  расходов сверх установленных норм.

     Процедура 3.1.1 — проверка правильности отражения  в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.

     Процедура 4.1.1 — проверка соответствия фактических  размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы — это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

      Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон.

     Процедура 4.1.2 — проверка правильности ведения  аналитического учета представительских  расходов в пределах и сверх норм.

     Процедура 5.1.1 — проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода  по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

     Процедура 6.1.1 — проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

      Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 2.

      При тестировании документов на наличие  ошибок аудитору достаточно выявить  пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

       Для проверки правильности отражения  операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена на рис. 1

Рис. 1 Схема проверки взаимоувязки аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами (15)

      При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

      1. Соответствие дат и сумм, указанных  в документах относящихся к  одной командировке или одному  авансовому отчету.

       2. Соответствие предоставленных документов  правилам оформления, установленных  действующими законодательными актами.

       3. Правильность отнесения проверяемых  сумм на бухгалтерские счета.

  2.2 Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами

     Основные  нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

      1. Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм:

      1) Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средств;

      2). В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;

      3) Выдача денежных средств лицам,  не указанным в списке лиц,  которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственно-операционные расходы;

      4) Выдача денежных сумм из кассы   под отчет лицам, не являющимся  работниками предприятия; 

      5) Выдача денег под отчет лицам,  не рассчитавшимся по ранее выданным авансам;

      6) Списание подотчетных сумм за  счет чистой прибыли предприятия; 

      7) Несоответствие фактического расхода  подотчетных сумм целям, на  которые они были выданы;

      8) Допускается передача полученных  под отчет наличных денег одним  работником другому;

      2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:

      1) Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в  командировку;

      2) Отсутствие командировочных удостоверений  с отметкой в месте пребывания  в командировке;

       3) Несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

       4) Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных  норм;

      5) Отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах  норм и сверх норм;

      3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов:

        1). Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

       2) Некорректное выделение налога  на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов;

      4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:

        1) Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

      2) Списание на затраты сумм налога  на добавленную стоимость от  стоимости материальных ценностей,  приобретенный через подотчетных  лиц у изготовителей, в оптовой  торговле;

      5. Нарушения порядка учета представительских расходов:

      1) Несоответствие фактического размера  представительских расходов утвержденной смете (или ее отсутствие);

      2) Отсутствие учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

      6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами:

      1) Некорректное составление бухгалтерских  проводок по операциям расчетов  с подотчетными лицами;

      2) Неправильное выведение остатков  на конец отчетного периода;

       3) Журнал-ордер № 7 ведется не  по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременно;

      4) Несоответствие записей в авансовых  отчетах и журнале-ордере №  7 или других регистрах;

      7. Нарушения в форме и реквизитах первичных документов

      Нарушения, связанные с несоблюдением порядка  выдачи денег под отчет возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. В соответствие, с которым выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.