Аудит в трудовой сфере. 2

СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………………………2

ГЛАВА 1.  ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА В ТРУДОВОЙ СФЕРЕ…………..………3

1.1 Понятие и сущность аудита……………………………………………………………….……3

1.2. Этапы аудиторской проверки ………………………………………………………………….8

ГЛАВА 2. СБОР ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ АУДИТОРСКОЙ  ПРОВЕРКИ…………………..…10

2.1. Основные источники информации……………………………………………………..….10

2.2. Обработка и анализ информации……………………………………………………………16

ГЛАВА 3. ПРАКТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ

Введение

Сегодня, как  никогда ранее, особую актуальность приобретает проблема эффективного использования кадровых ресурсов предприятия.Сплоченная команда профессионалов может стать серьезным конкурентным преимуществом предприятия.Кадры - это один из ресурсов, эффективность использования которого, вносит свой в клад в общую эффективность работы предприятия.

  Целью  курсовой работы является проанализировать  и научиться умело применять знание по контролю и аудиту на практике, квалифицированно использовать в будущий практической работе современные формы и методы контроля для предупреждения и ликвидации нарушений и недостатков, выявление резервов, эффективного использования закрепленных ресурсов; предоставить необходимые теоретические знания и практические навыки по контролю и ревизии.

Объект - трудовой коллектив организации.

Предмет - аудит, как метод оценки персонала.

Были  поставлены следующие задачи:

1. Изучить   теоретические аспекты аудита  персонала организации. 

2. Охарактеризовать  критерии оценки деятельности  персонала. 

3. Провести  аудит персонала  «Фортуна».

ГЛАВА 1.  ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АУДИТА В  ТРУДОВОЙ СФЕРЕ

1.1Понятие и сущность аудита.

Аудит- это независимый контроль, производимый аудиторскими  организациями. Осуществляющими свою деятельность  на коммерческой основе за счет проверяемых предприятий. Помимо проверки финансово-хозяйственной деятельности, обоснованности себестоимости продукции и услуг, реализации продукции значительно место в аудите занимает  комплексный анализ хозяйственной деятельности, который может включать анализ социально- трудовых отношений и их соответствия с критериями действующего законодательства в России. С переходом к рыночным отношениям целями аудиторской деятельности   становятся проблемы экономичного и эффективного использования ресурсов рабочей силы Аудиторская деятельность призвана выявлять проблемы , возникавшие в организации . исследовать причины их появления, дать необходимые рекомендации по их устранению. Наиболее частой причиной  нестабильности организации является снижение внимания к проблемам управления персоналом. Персонал предприятия, принципы его организации, управления и деятельности - главный предмет и объект аудита  в трудовой сфере, а сам аудит выполняется в виде анализа системы социально-трудовых показателей.

Регулярное  проведение аудита  персонала позволяет  системно решать  проблемы  инновационности ,чувствительности, гибкости и адаптивности организации к ситуации.

Аудит в  трудовой сфере можно классифицировать по периодичности, полноте охвата, методам анализа. В зависимости от периодичности аудит бывает :

• Текущий. Проводимый по заранее установленному регламенту за определенный период времени.
• Оперативный. Проводимый по оперативному распоряжению руководства
• Систематический. Проводимый в установленное время  и повторяющимися  через определенный  промежуток времени
• Панельный. Периодичный анализ, использующий неизменные инструмент и методику 

применительно к тем же объектам и тем же группам  людей.

• Разовый

В зависимости от полноты охвата изучаемых объектов :

• Полный. Включает все объекты, проводится по всем аспектам использования труда.
• Локальный. Проводится по определенным объектам.
• Тематический. В анализ включены все объекты, а аудит проводится по определенной одной проблеме.

В зависимости  от методов анализа аудит бывает:

• Комплексный. Применяется весь арсенал известных методов.
• Сплошной. Анализ охватывает всю работу  работников предприятия, подразделения.
• Выборочный. Исследованию подвергаются работники, выбранные по специальной методике-выборке.¹

Аудит в  трудовой сфере может быть рассмотрен в трех основных аспектах:

1) организационно-технологическом,

2) социально-психологическом,

3) экономическом.

В организационно-технологическом  аспекте аудит представляет собой  проверку документации и анализ показателей, свидетельствующих о легитимности и эффективности деятельности предприятия. В отечественной экономике труда  анализ трудовых показателей на предприятиях всегда рассматривался как неотъемлемый элемент организации труда и  трудовых отношений. В этой сфере  был накоплен определенный конструктивный опыт, который может и должен быть эффективно использован. В западной практике аудит в трудовой сфере  обычно включает анализ данных, относящихся  к программам развития трудовых ресурсов, в том числе показателей текучести  кадров, жалоб, прогулов, невыходов  на работу, производственного травматизма, отношения персонала к работе и степени удовлетворенности  трудом.

В социально-психологическом  аспекте аудит в трудовой сфере - это оценка социально-трудовых отношений  на предприятии, включающая наряду с  изучением документации проведение самостоятельных опросов, анкетирований, индивидуальных и коллективных бесед, интервью с работниками различных уровней и категорий.

Таким образом выявляются оценка работниками социально-трудовых отношений на предприятии, основные факторы трудовой мотивации и резервы совершенствования деятельности фирмы с субъективных позиций.

Экономический аспект аудита в трудовой сфере - это  определение:

1) конкурентоспособности  предприятия в трудовой сфере,  которая оценивается путем сравнения  экономических и социальных показателей  деятельности предприятия с законодательно  установленными нормами и нормативами  или со средними и лучшими  в отрасли показателями на  аналогичных предприятиях;

2) эффективности  функционирования служб управления  трудовыми ресурсами, выявление  их роли в повышении конкурентоспособности  предприятия; 

3) экономической  эффективности самого аудита, сравнение  затрат на проведение аудиторской  проверки с ее результатами.

Подобно финансовым проверкам ревизия в трудовой сфере должна проводиться периодически, чтобы убедиться в выполнении поставленных задач. Анализ и оценка какого-то одного показателя или явления  в отрыве от других не дают желаемого  результата, - необходим комплексный  анализ, который предполагает изучение уровня и динамики любого отдельного показателя в тесной взаимосвязи  с изменениями уровня и динамики всех других. Наиболее эффективна проверка, предоставляющая полную и достоверную  информацию о результатах внедрения  программ управления и развития персонала, рассматриваемых как вклад в  решение стратегических задач организации.

Хотя обычно проверка программы развития трудового  потенциала сосредоточена на анализе  функционирования службы развития персонала  и ее отделов, в целом проверка не должна ограничиваться лишь этим. Она предполагает изучение организации управления персоналом на данном предприятии, включая анализ деятельности управляющего персонала на разных уровнях управления. Наибольшее внимание должно быть уделено оценке эффективности деятельности службы развития персонала на оперативном уровне в зависимости от ее влияния на поведение и отношение к работе сотрудников и объема его услуг менеджерам и служащим.

Ревизия сама по себе дает лишь необходимую информацию о состоянии дел на предприятии, которая реального практического  значения может и не иметь. Только подготовка на ее основе программы  преобразования социально-трудовых отношений  и разработка алгоритмов управленческих решений по практическому ее осуществлению  могут реально повлиять на эффективность  деятельности предприятия.

1.2 Этапы аудиторской проверки.

Основные  направления аудита конкретизируются для каждого отдельного предприятия  и зависят от целей аудита, от того , что хотелось бы знать ревизорам федеральных или муниципальный органов к руководителю для принятия управленческий решений.

Классический  набор аудиторский проверок может  включать такие направления,как анализ:

• Результативности и эффективности использования персонала с точки зрения его потенциала
• Уровня организации труда(рабочего места, распределения работ)
• Динамики производительности труда
• Состояния нормирования труда и влияния конкретных норм на выработки, обоснованности применяемых методов оценки труда и норм
• Эффективности использования рабочего времени
• Рациональности использования социально-трудовых отношений
• Методов и систем повышения мотивации к труду
• Эффективности систем оплаты и форм труда
• Других направлений в сфере труда²

Аудит трудовых показателей осуществляется по плану и состоит как правило, из четырех стандартных этапов:

1. Подготовительный этап - определение целей проверки, предполагаемой эффективности для организации, подбор персонала (внутри или вне организации) для организации проверки, его обучение, разработка внутрифирменного документа (приказ, распоряжение), сроков, задач, инструктаж исполнителей, разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализов информации.

2. Сбор информации - проверка документации и отчетности, беседы с сотрудниками, предварительная  обработка данных статистики.

3. Обработка  и анализ информации - информация  оформляется в виде таблиц, схем, диаграмм, вводится в ЭВМ. Анализ  и оценка данных о деятельности  персонала путем сравнения с  аналогичными особо преуспевающей  организацией, научно-обоснованными  нормативами, путем применения  методов экспертной оценки и  т.д.

4. Обобщение  и представление оценочных результатов,  выводов и рекомендаций - итоговый  материал, включая отчет об аудите  персонала. Указываются пути усовершенствования  управления персоналом (внедрение  новых технологий - коммуникационной, офисной, информационной), предложения  по модификации управления персоналом, уточнение документации. Здесь же  оценка результативности аудита  персонала , заключаются в предложенных рационализаторских мероприятиях в области труда, кадровой службы.

ГЛАВА 2. СБОР ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ

2.1 Основные источники информации

Рассмотрим  более детально основные источники  информации, используемой при проведении аудита в трудовой сфере. Такими источниками являются:

• законы и инструкции, 

• трудовые показатели, 

• анкетирования и интервью работников.

Количество  законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия (организации) в  соответствии с ними разрабатывают  собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия  может в результате аудиторской  проверки еще раз уточнить, насколько  следуют законам и инструкциям  управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника  безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы- вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе ревизии в трудовой сфере. Оценку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опросных листов, в результате бесед с сотрудниками.

Руководители  предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать  эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные  их полностью понимают. Очень часто  принимается как данность, что  работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодательства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.

Специфическая цель аудиторской проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

Рассматривая  анализ трудовых показателей предприятия  как элемент ревизионной проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей  наиболее репрезентативных с точки  зрения воздействия на эффективность  и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам типа:

• рабочая сила, 

• рабочее время, 

• качество труда, 

• производительность труда, 

• заработная плата и т.д. 

Внутри каждого  блока целесообразно акцентировать  внимание на двух типах составляющих результативности работы:

• количественной (экстенсивной) и 

• качественной (интенсивной). 

Так, если говорить о показателях рабочей силы, то к экстенсивным относятся такие, как изменение общей численности  промышленно-производственного персонала, изменение численности по отдельным  функциональным группам, изменение  квалификационного состава кадров и т.п., а к интенсивным - коэффициент  сменности, коэффициент выполнения норм, коэффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости  активной работой и т.п.

На западных фирмах работодатели ведут регистрацию  данных по программам развития трудовых ресурсов в специальных формах для  проверок ревизоров из федеральных  или муниципальных органов. Кроме  того, многие предприниматели научились  держать под рукой как можно  больше текущей информации о своей  деятельности, чтобы избежать сиюминутного кризиса в срочном сборе данных. Проверки проводятся там довольно часто, причем иногда инициаторами их становятся независимые общественные организации, защищающие интересы трудящихся, и тогда от предпринимателя могут срочно потребовать отчета, например, о том, сколько женщин работает на предприятии, на каких должностях, с какой оплатой, какие тесты применяются при подборе кадров, насколько они обоснованны и какие критерии являются решающими при найме сотрудников, имена тех, кто проводил собеседование с женщинами, желающими устроиться на работу, и количество получивших отказ. Такая форма аудита целиком направлена на выявление случаев дискриминации при приеме на работу. Аналогичная доскональность может быть проявлена и при других видах аудиторских проверок.

Источником  внутренней информации служат документация и отчеты, в том числе:

• баланс трудовых ресурсов предприятия, 

• описания видов работ и спецификаций, 

• данные об издержках на найм и увольнение, обучение и переподготовку кадров, 

• анкеты и тесты для претендентов на работу, 

• уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма и т.д. 

Статистические  показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки  используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют  технически упростить и сделать  более содержательным анализ данных.

Общепризнанно, что влияние отношения к работе и ее оценки на трудовое поведение  работника очень велико. Оценивая удовлетворенность занятых работой, предприниматель обычно интересуется их отношением к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно производить  организационные изменения, которые  повысят у занятых уровень удовлетворенности работой. Один из наиболее объективных и экономичных подходов к получению данных для проведения организационных изменений - это проведение опросов об отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия и, как правило, представляют собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Специалисты по управлению персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Работа по проведению опросов состоит из нескольких определенных этапов, включающих:

• планирование опроса, 

• разработку вопросника, 

• непосредственное его использование, 

• анализ данных и 

• формулировку рекомендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии, 

• планирование и разработку мер по реализации рекомендаций.

Как правило, вопросники включают заявления типа: "Я обладаю полной свободой, решая, как выполнить мою работу" или "Многие наши сотрудники находятся  под большим давлением" и т.п., справедливость которых респонденты  должны оценить по определенной шкале, например, от "полностью согласен" до "полностью не согласен". К. разработке вопросников целесообразно  привлечь психологов и социологов: первые помогут сформулировать вопросы  так, чтобы ответы на них по возможности  раскрывали и подсознательные оценки работников, вторые - включить взаимодополняющие  и взаимоконтролирующие тезисы, чтобы  косвенным образом верифицировать достоверность информации.

Чтобы извлечь  максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь  в виду, что данные по общему составу  занятых, вероятно, раскроют те области  управления трудовыми ресурсами, которые  нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых  могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем принципом выделения групп могут быть социально-демографические характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.

Другой способ узнать мнение служащих - это интервью. Интервьюеры должны понимать, что  задача интервью заключается в выяснении  того, как сделать фирму, предприятие  более эффективным и привлекательным  местом работы. Необходимо внимательно  выслушать собеседника и побуждать  его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести запись проблем, требующих вмешательства, и давать конкретную и незамедлительную информацию занятым по предпринимаемым действиям.

Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям  в организации труда, все затраты  на организацию таких интервью окупаются  в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей  безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких.³

2.2.Обработка и анализ информации

Одной из наиболее важных функций аудитора, как уже  подчеркивалось, является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно:

• сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих;

• используя научно разработанные нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;

• применяя перекрестные данные и системный тип проверок и т.д. 

Существуют  методики, позволяющие дать оценку эффективности управленческих мероприятий  в стоимостном выражении. При  разработке программ для оценки стоимости  управления трудом, трудовыми ресурсами  важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами. Методы количественной оценки труда  этой категории работников не очевидны, далеко не все из них в состоянии  сами оценить свой труд, тем более, это почти недоступно другим работникам фирмы. Следовательно, важнейшей задачей  становится разъяснение того, что  на самом деле все функции управления трудовыми ресурсами количественно  измеримы, а их стоимость может  быть отнесена на счет прибыли предприятия.

Путем последовательных приближений определяется значительное количество действий, которые могут  быть включены в формулы измерения  издержек.

В современной  экономической литературе широкое  распространение получил термин "организационная культура", который  в трактовках различных авторов  рассматривается как в широком, так и в более узком смысле. В данном контексте организационная  культура рассматривается как система  действий по формированию трудового  коллектива и управлению им, а также  созданию организационных, экономических  и социальных предпосылок для  высокоэффективного труда на предприятии, в совокупности определяющих "дух  фирмы": демократизма и корпоративности, стиля и традиций, менталитета  и нормативов поведения и т.п.

При общем  растущем интересе к области организационной  культуры, естественно, что она тоже становится предметом проверки, которая  по существу включает обсуждение с  высшим руководством вопроса о том, как проявляется организационная  культура и как на нее можно  влиять. Это требует серьезной  проработки вопросов: какие отчеты заполняются, на что уходит рабочее время служащих, как они разговаривают между собой, кому какая ответственность предоставлена? Важно определить основные групповые интересы и выявить существование наиболее влиятельных субкультур. Для этого недостаточно бесед с менеджерами, необходимо проведение фундаментальных опросов и наблюдений за определенный период времени. Таким образом, аудиторская проверка может выявить резервы повышения эффективности производства, указав на отношение тех или иных групп сотрудников к формам и методам работы руководства, организации деятельности фирмы, расстановке кадров.

В дополнение к изучению организационной культуры, включающему субъективные оценки и  философские дискуссии, существуют объективные данные, которые являются показателями качества трудовой жизни, обстановки на работе, оценки окружающей работника среды. Следует еще раз подчеркнуть, что обстановка на работе может оказать важное влияние на мотивацию труда, качество его исполнения, удовлетворенность работой и моральное состояние работников. Оценить качество окружающей производственной среды в организации можно путем изучения определенных показателей, используемых также для оценки функций служб управления трудом и трудовыми ресурсами и применяемых в организациях всех типов и размеров, например показателей текучести кадров, количества прогулов, пропусков по болезни или травме и т.п. Другим источником информации являются ответы работников на анкеты и опросы по поводу их отношения к работе, о микроклимате в коллективе, взаимоотношениях с руководством, коллегами и подчиненными и т.п.

Анализ показателей  в ходе ревизорской проверки может  быть выполнен с различной глубиной. Так, если подробный анализ показателей  начинается с показателя текучести  кадров , для того чтобы этот показатель дал объективную картину обстановки на работе, нужно прежде всего разделить все увольнения по причинам на неизбежные  и те, которые администрация могла бы предотвратить путем лучшего отбора работников, их профессиональной подготовки и обучения, руководящего контроля, улучшения условий труда, уровня зарплаты и возможностей роста.

Показатель  числа уволенных - не единственный, заслуживающий внимания, важны также  качественные характеристики работников, покидающих предприятия, их стаж работы, опыт, квалификация. Это говорит о том, насколько устойчиво кадровое ядро предприятия, каковы резервы улучшения трудовой мотивации работников и повышения конкурентоспособности данной фирмы в привлечении и сохранении высококвалифицированных кадров.

Для определения  истинных причин добровольных увольнений, которые далеко не всегда сформулированы в заявлении работника, на многих фирмах проводится так называемое "выходное" интервью в течение последней  недели работы. Обычно это входит в  функции службы кадрового управления, поскольку работники более откровенны с тем, с кем они уже общались ранее, а кроме того, специалисты  службы имеют опыт проведения подобных интервью с максимальной информационной пользой для предприятия.

Однако достоверность  причин увольнения, называемых работником в ходе выходного интервью, остается под вопросом. Многие работники, следуя правилу расставаться по-хорошему, полагают, что откровенная критика  организации труда на покидаемом ими предприятии может повредить  их интересам в будущем. Для повышения  достоверности данных опытные кадровики  рекомендуют убедить увольняющегося в том, что информация, полученная от него, будет использована исключительно  в конструктивном, а отнюдь не в  мстительном ключе. Этому способствует также стандартизация включаемых в  интервью вопросов и перепроверка причин увольнения работника путем сопоставления  с информацией, полученной от вышестоящего персонала и других сотрудников. При проведении выходного интервью увольняющийся рассматривается  как человек, обнаруживший в работе организации недостатки, с которыми он не смог смириться, а потому его  ответы на вопросы становятся чрезвычайно  важным источником информации о резервах, которых, возможно, не видит руководство. Такое отношение выражается в  вопросах типа: "Что Вам больше всего нравится в работе фирмы?", "Что Вам меньше всего нравится в работе фирмы?", "Насколько  справедливо оценивается работа на фирме?", "Как Вы оцениваете обстановку на предприятии?"

Представляется, что уточнить многие оценки и взгляды  бывшего работника целесообразно  путем "поствыходного" интервью, проводимого лично или по телефону через 2-3 месяца после увольнения работника. К этому времени работник становится более независимым от бывшего начальства и может стать более откровенным, а кроме того, уже имеет возможность сравнить свое положение на прежней работе с новым, следовательно, его оценки могут стать более объективными.

Разумеется, подобная деятельность требует много  времени и сил, поэтому чрезвычайно  важно обеспечить ее результативность, т.е. на основе анализа и обработки  данных выявлять и осуществлять меры по предотвращению текучести, которые  могут носить как априорный характер , так и апостериорный .

При анализе  и оценке в процессе ревизии эффективности использования фонда рабочего времени потери рабочего времени по аналогии с неизбежными и добровольными увольнениями могут быть разделены на неизбежные и те, которые можно было предотвратить. Так, невыход на работу из-за болезни, несчастного случая, серьезных семейных обстоятельств и т.п. может быть отнесен к неизбежным потерям рабочего времени. Потерями рабочего времени не считаются очередной отпуск, праздники или заранее оговоренные официально оформленные отпуска.