Аудит в трудовой сфере. 3
АУДИТ В ТРУДОВОЙ СФЕРЕ
1.
Сущность и цели аудита в
трудовой сфере
2. Подготовительный этап аудиторской
проверки
3. Сбор информации
4. Обработка и анализ информации
5. Эффективность аудита в трудовой сфере
1. Сущность и цели аудита в трудовой сфере
Традиционный подход к управлению производством предусматривал ориентацию в первую очередь на эффективное и экономичное использование финансовых и материальных ресурсов при достижении стоящих перед предприятием целей.
В
последние два десятилетия с
возрастанием понимания роли человека
в процессе производства растет внимание
к трудовым ресурсам и их роли в
организации функционирования предприятия,
что нашло отражение в
В западной практике значение трудовых ресурсов и отношение к ним как к важнейшему фактору, обеспечивающему прибыльность деятельности фирмы, уже давно подтверждено существованием на предприятиях специальных управлений трудовыми ресурсами, в функции которых включаются организация трудовой деятельности персонала предприятия, а также анализ эффективности этой деятельности, т.е. они значительно шире, чем функции традиционных отделов кадров российских предприятий, нацеленные преимущественно на контроль за соблюдением законодательства при найме, увольнении, использовании отпусков.
Аудит в трудовой сфере - это периодически
проводимая система мероприятий
по сбору информации, ее анализу
и оценке на этой основе эффективности
деятельности предприятия по организации
труда и регулированию
Объектом аудита в трудовой сфере является трудовой коллектив, персонал предприятия, его деятельность. В целях аудита персонал предприятия и его деятельность представляются в виде системы показателей, которые позволяют охарактеризовать:
- результативность, эффективность функционирования трудового потенциала,
- эффективность организации социально-трудовых отношений,
- эффективность систем мотивации и оплаты труда,
- рациональность методов оценки труда,
- эффективность организации рабочих мест, распределения работ,
- эффективность использования рабочего времени и т.д.
При этом оценка эффективности деятельности трудовых ресурсов может рассматриваться в качестве главной, глобальной цели аудита. Оценки же эффективности трудовых отношений, мотивации и оплаты труда могут выступать этапными, промежуточными, сопутствующими целями.
Аудит
позволяет убедиться во взаимном
соответствии деятельности предприятия
по управлению персоналом и стратегии
его развития, а также взаимном
соответствии регламентации социально-
Многогранность
и объемность (разнообразие) целей
аудита в сфере труда и социально-
Аудит
в трудовой сфере может быть рассмотрен
в трех основных аспектах:
1) организационно-
2) социально-психологическом,
3) экономическом.
В организационно-
В социально-психологическом аспекте аудит в трудовой сфере - это оценка социально-трудовых отношений на предприятии, включающая наряду с изучением документации проведение самостоятельных опросов, анкетирований, индивидуальных и коллективных бесед, интервью с работниками различных уровней и категорий. Таким образом выявляются оценка работниками социально-трудовых отношений на предприятии, основные факторы трудовой мотивации и резервы совершенствования деятельности фирмы с субъективных позиций.
Экономический аспект аудита в трудовой сфере - это определение:
1) конкурентоспособности предприятия
в трудовой сфере, которая оценивается
путем сравнения экономических и социальных
показателей деятельности предприятия
с законодательно установленными нормами
и нормативами или со средними и лучшими
в отрасли показателями на аналогичных
предприятиях;
2) эффективности функционирования служб
управления трудовыми ресурсами, выявление
их роли в повышении конкурентоспособности
предприятия;
3) экономической эффективности самого
аудита, сравнение затрат на проведение
аудиторской проверки с ее результатами.
Подобно финансовым проверкам аудит в трудовой сфере должен проводиться периодически, чтобы убедиться в выполнении поставленных задач. Анализ и оценка какого-то одного показателя или явления в отрыве от других не дают желаемого результата, - необходим комплексный анализ, который предполагает изучение уровня и динамики любого отдельного показателя в тесной взаимосвязи с изменениями уровня и динамики всех других. Наиболее эффективна проверка, предоставляющая полную и достоверную информацию о результатах внедрения программ управления и развития персонала, рассматриваемых как вклад в решение стратегических задач организации.
Хотя обычно проверка программы развития трудового потенциала сосредоточена на анализе функционирования службы развития персонала и ее отделов, в целом проверка не должна ограничиваться лишь этим. Она предполагает изучение организации управления персоналом на данном предприятии, включая анализ деятельности управляющего персонала на разных уровнях управления. Наибольшее внимание должно быть уделено оценке эффективности деятельности службы развития персонала на оперативном уровне в зависимости от ее влияния на поведение и отношение к работе сотрудников и объема его услуг менеджерам и служащим.
Проверка сама по себе дает лишь необходимую информацию о состоянии дел на предприятии, которая реального практического значения может и не иметь. Только подготовка на ее основе программы преобразования социально-трудовых отношений и разработка алгоритмов управленческих решений по практическому ее осуществлению могут реально повлиять на эффективность деятельности предприятия.
Осуществление проверки предполагает разделение работы на несколько этапов:
- подготовительный, включающий разработку подходов к проведению проверки;
- этап сбора информации;
- этап анализа и обработки информации;
- этап оценки эффективности аудиторской проверки.
Основное содержание этих этапов мы и предполагаем рассмотреть далее.
2. Подготовительный этап
Аудит
представляет собой форму научно-
Одной
из наиболее важных задач аудита в
трудовой сфере является, как отмечено
выше, определение эффективности
осуществления программы
- оценку взаимосвязи и непротиворечивости общегосударственных законов, отраслевых инструкций и внутрифирменных правил и установок;
- оценку соответствия программы организационным целям предприятия, ее обоснованности и напряженности;
- оценку хода выполнения программы.
Кроме этого, необходимо тщательно проверить правила и методики, чтобы определить, насколько они отвечают поставленным задачам.
Чисто
технологически процесс аудита трудовых
ресурсов, как считают специалисты,
должен состоять из шести ступеней.
Первая - формализация идеи проведения аудиторской
проверки, определение ее целей и гипотетических
выгод для предприятия от ее проведения.
На второй ступени подбирается
персонал для организации проверки, и
в случае необходимости проводится его
учеба.
Третья ступень - сбор отчетных данных по работе с кадрами
на различных уровнях управления трудовыми
ресурсами.
Четвертая- предварительная
подготовка отчетов по проверке и обсуждение
их с линейными руководителями.
Пятая - предоставление отчета управляющему
персоналом и выработка совместно с ним
основных рекомендаций по совершенствованию
управления кадрами.
Шестая- внедрение корректирующих
мер в процесс жизнедеятельности предприятия.
Для проведения проверки можно привлекать
сотрудников данного предприятия или
представителей сторонних организаций.
В каждом из этих подходов есть свои достоинства
и недостатки. Свои работники больше знают
об организации, и им легче определить,
какие аспекты требуют оценки, им проще
проводить опросы и анкетирования, так
как они в меньшей степени рассматриваются
проверяемыми как угроза, т.е. нечто враждебное.
Вместе с тем им сложнее посмотреть на
проблемы "со стороны", они сами во
многом свыклись с существующим порядком,
а следовательно, им крайне трудно быть
абсолютно объективными в оценках.
Такие качества, как объективность и независимость, больше присущи внешним ревизорам, которым нет необходимости заботиться о "чести фирмы", которые не зависят от руководителей предприятия и которые, наконец, являясь специалистами в области персонала, в курсе самых новых идей и достижений. Наиболее эффективным можно считать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на предприятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.
3. Сбор информации
Рассмотрим более детально основные источники информации, используемой при проведении аудита в трудовой сфере. Такими источниками являются:
- законы и инструкции,
- трудовые показатели,
- анкетирования и интервью работников.
Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия (организации) в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы- вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе аудита в трудовой сфере. Оценку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опросных листов, в результате бесед с сотрудниками.
Руководители
предприятий должны активно работать
над соответствием деятельности
организации законам и
Специфическая
цель аудиторской проверки заключается
в том, что она не только определяет,
насколько соблюдаются в
Рассматривая анализ трудовых показателей предприятия как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей наиболее репрезентативных с точки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам типа:
- рабочая сила,
- рабочее время,
- качество труда,
- производительность труда,
- заработная плата и т.д.
Внутри каждого блока целесообразно акцентировать внимание на двух типах составляющих результативности работы:
- количественной (экстенсивной) и
- качественной (интенсивной).
Так,
если говорить о показателях рабочей
силы, то к экстенсивным относятся
такие, как изменение общей
На западных фирмах работодатели ведут регистрацию данных по программам развития трудовых ресурсов в специальных формах для проверок ревизоров из федеральных или муниципальных органов. Кроме того, многие предприниматели научились держать под рукой как можно больше текущей информации о своей деятельности, чтобы избежать сиюминутного кризиса в срочном сборе данных. Проверки проводятся там довольно часто, причем иногда инициаторами их становятся независимые общественные организации, защищающие интересы трудящихся, и тогда от предпринимателя могут срочно потребовать отчета, например, о том, сколько женщин работает на предприятии, на каких должностях, с какой оплатой, какие тесты применяются при подборе кадров, насколько они обоснованны и какие критерии являются решающими при найме сотрудников, имена тех, кто проводил собеседование с женщинами, желающими устроиться на работу, и количество получивших отказ. Такая форма аудита целиком направлена на выявление случаев дискриминации при приеме на работу. Аналогичная доскональность может быть проявлена и при других видах аудиторских проверок.
Источником внутренней информации служат документация и отчеты, в том числе:
- баланс трудовых ресурсов предприятия,
- описания видов работ и спецификаций,
- данные об издержках на найм и увольнение, обучение и переподготовку кадров,
- анкеты и тесты для претендентов на работу,
- уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма и т.д.
Статистические показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют технически упростить и сделать более содержательным анализ данных.
Общепризнанно,
что влияние отношения к работе
и ее оценки на трудовое поведение
работника очень велико. Оценивая
удовлетворенность занятых
Работа по проведению опросов состоит из нескольких определенных этапов, включающих:
- планирование опроса,
- разработку вопросника,
- непосредственное его использование,
- анализ данных и
- формулировку рекомендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии,
- планирование и разработку мер по реализации рекомендаций.
Как
правило, вопросники включают заявления
типа: "Я обладаю полной свободой,
решая, как выполнить мою работу"
или "Многие наши сотрудники находятся
под большим давлением" и т.п.,
справедливость которых респонденты
должны оценить по определенной шкале,
например, от "полностью согласен"
до "полностью не согласен". К.
разработке вопросников целесообразно
привлечь психологов и социологов:
первые помогут сформулировать вопросы
так, чтобы ответы на них по возможности
раскрывали и подсознательные оценки
работников, вторые - включить взаимодополняющие
и взаимоконтролирующие тезисы, чтобы
косвенным образом
Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь в виду, что данные по общему составу занятых, вероятно, раскроют те области управления трудовыми ресурсами, которые нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем принципом выделения групп могут быть социально-демографические характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.
Другой
способ узнать мнение служащих - это
интервью. Интервьюеры должны понимать,
что задача интервью заключается
в выяснении того, как сделать
фирму, предприятие более эффективным
и привлекательным местом работы.
Необходимо внимательно выслушать
собеседника и побуждать его
говорить свободно. Чрезвычайно важно
вести запись проблем, требующих
вмешательства, и давать конкретную
и незамедлительную информацию занятым
по предпринимаемым действиям.
Специалисты утверждают, что если система
интервью приводит к реальным преобразованиям
в организации труда, все затраты на организацию
таких интервью окупаются в виде сокращения
потерь рабочего времени и текучести,
уменьшения потерь и брака, улучшения
показателей безопасности, роста производительности
и в конечном счете более высоких прибылей.
4. Обработка и анализ информации
Одной из наиболее важных функций аудитора, как уже подчеркивалось, является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно:
- сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих;
- используя научно разработанные нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели;
- применяя перекрестные данные и системный тип проверок и т.д.
Существуют методики, позволяющие дать оценку эффективности управленческих мероприятий в стоимостном выражении. При разработке программ для оценки стоимости управления трудом, трудовыми ресурсами важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами.
Методы количественной оценки труда этой категории работников не очевидны, далеко не все из них в состоянии сами оценить свой труд, тем более, это почти недоступно другим работникам фирмы. Следовательно, важнейшей задачей становится разъяснение того, что на самом деле все функции управления трудовыми ресурсами количественно измеримы, а их стоимость может быть отнесена на счет прибыли предприятия.
Путем
последовательных приближений определяется
значительное количество действий, которые
могут быть включены в формулы
измерения издержек. В качестве примера
приведем процедуру расчета стоимости
затрат на найм одного нового сотрудника,
использовав формулу:
ЗН Р + А + В + Б
СЗН = ----- = ------------------- , где
Н Н
СЗН
- средние затраты фирмы на найм
одного работника,
Р - затраты на рекламу,
А - выплаты агентству по трудоустройству,
В - вознаграждения тем, кто дал рекомендации,
Б - бесплатный найм,
Н - общее число наймов.
Такая формула важна для определения статей затрат, поскольку многие из них не очевидны для тех, кто поверхностно оценивает процесс найма. Подставляя в формулу значения затрат предприятия на тот или иной вид деятельности по найму работников за месяц, надо иметь в виду, что реальная величина того или иного показателя может быть положительной или равной нулю. Сопоставляя затраты с количеством произведенных наймов, получаем показатель затрат на найм одного работника.
Экономический
смысл определения данного
В
современной экономической
При
общем растущем интересе к области
организационной культуры, естественно,
что она тоже становится предметом
проверки, которая по существу включает
обсуждение с высшим руководством вопроса
о том, как проявляется
В
дополнение к изучению организационной
культуры, включающему субъективные
оценки и философские дискуссии,
существуют объективные данные, которые
являются показателями качества трудовой
жизни, обстановки на работе, оценки окружающей
работника среды. Следует еще
раз подчеркнуть, что обстановка
на работе может оказать важное влияние
на мотивацию труда, качество его
исполнения, удовлетворенность работой
и моральное состояние
Анализ показателей в ходе аудиторской
проверки может быть выполнен с различной
глубиной. Так, если подробный анализ показателей
начинается с показателя текучести кадров
(который, например, в США рассматривают
в качестве одной из причин, не позволяющих
этой стране догнать по уровню производительности
своих зарубежных конкурентов), для того
чтобы этот показатель дал объективную
картину обстановки на работе, нужно прежде
всего разделить все увольнения по причинам
на неизбежные (в связи с вступлением в
брак, беременностью, болезнью, смертью,
возвращением к учебе и т.п.) и те, которые
администрация могла бы предотвратить
путем лучшего отбора работников, их профессиональной
подготовки и обучения, руководящего контроля,
улучшения условий труда, уровня зарплаты
и возможностей роста.
Показатель числа уволенных - не единственный,
заслуживающий внимания, важны также качественные
характеристики работников, покидающих
предприятия, их стаж работы, опыт, квалификация.
Это говорит о том, насколько устойчиво
кадровое ядро предприятия, каковы резервы
улучшения трудовой мотивации работников
и повышения конкурентоспособности данной
фирмы в привлечении и сохранении высококвалифицированных
кадров.
Для определения истинных причин добровольных увольнений, которые далеко не всегда сформулированы в заявлении работника, на многих фирмах проводится так называемое "выходное" интервью в течение последней недели работы. Обычно это входит в функции службы кадрового управления, поскольку работники более откровенны с тем, с кем они уже общались ранее, а кроме того, специалисты службы имеют опыт проведения подобных интервью с максимальной информационной пользой для предприятия.
Однако
достоверность причин увольнения, называемых
работником в ходе выходного интервью,
остается под вопросом. Многие работники,
следуя правилу расставаться по-хорошему,
полагают, что откровенная критика
организации труда на покидаемом
ими предприятии может
Представляется,
что уточнить многие оценки и взгляды
бывшего работника
Разумеется, подобная деятельность требует много времени и сил, поэтому чрезвычайно важно обеспечить ее результативность, т.е. на основе анализа и обработки данных выявлять и осуществлять меры по предотвращению текучести, которые могут носить как априорный характер (более тщательный отбор сотрудников с учетом предотвращения еще на этой стадии наиболее часто встречающихся причин добровольных увольнений работников), так и апостериорный (целенаправленную работу по удержанию на предприятии кадровых работников).

- Аудит в трудовой сфере
- Аудит в условиях компьютерной обработки данных
- Аудит в условиях компьютерной обработки данных
- Аудит в условиях рыночной экономики; цель и задачи, проблемы становления и развития
- Аудит выплат по оплате труда и расчетов с персоналом в ООО «Вираж»
- Аудит выполнения договорных обязательств по поставкам и операций продаже готовой продукции
- Аудит выпуска готовой продукции
- Аудит в системе электронной обработки данных
- Аудит в службе документационного обеспечения
- Аудит в строительстве
- Аудит в сфере услуг
- Аудит в сфере услуг
- Аудит в трудовой сфере
- Аудит в трудовой сфере