Автоматизация базы данных

Содержание

Введение	4
1.Исследование  предметной области	5
2.Описание документооборота  предметной области	6
3.Концептуальное  проектирование	7
3.1.Перечень сущностей	7-8
3.2.Перечень атрибутов	9
4.Инфологическое  проектирование	10
4.1.Модель «сущность  – связь»	10
4.2.Классификация  связей	11
5.Реляционная  модель БД	12
5.1.Выбор ключей	12
6.Запросы в  БД	13-25
7.Требования  к техническому обеспечению	26
7.1.Экранные формы	26-34
7.2.Описание отчетов	35-37
7.3.Макросы	38-40
7.4.Главная кнопочная  форма	41-46
Заключение	47
Список использованной литературы	48

 

ВВЕДЕНИЕ

Основой для учета, контроля и планирования служат всевозможные картотеки, регистрационные журналы, списки и т.д. Они постепенно накапливаются и обновляются. При большом объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, осуществляемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий процесс. Поэтому и возникла необходимость создания баз данных.

Без баз данных сегодня невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Они позволяют структурировать, хранить и извлекать информацию оптимальным для пользователя способом.

База данных (БД) – это компьютеризованная система, предназначенная для хранения информации и предоставления ее по требованию.

Задача базы данных состоит в хранении всех представляющих интерес данных в одном или нескольких местах, причем таким способом, который заведомо исключает ненужную избыточность. Создание баз данных преследует две основные цели: понизить избыточность данных и повысить их надежность.

Между базой данных и пользователями системы располагается уровень программного обеспечения, именно это и подразумевается под понятием СУБД. Все запросы пользователей на получение доступа к базе данных обрабатываются СУБД. Создание, наполнение, обновление и удаление данных в файлах или таблицах также предоставлены СУБД. Основная задача СУБД – дать пользователю базы данных возможность работать с ней, не вникая во все подробности работы на уровне аппаратного обеспечения. То есть, СУБД позволяет пользователю рассматривать базу данных как объект более высокого уровня по сравнению с аппаратным обеспечением, а также предоставляет в его распоряжение набор операций, выражаемых в терминах языка высокого уровня, например, набор операций, которые можно выполнять с помощью языка SQL (Structured Query Language).

. 
1.Исследование предметной области

Каждая система управления базами данных, в зависимости от ее предназначения имеет дело с той или иной предметной областью. Выявление предметной области является необходимым этапом при разработке любой СУБД. Именно на этом этапе выявляются информационные потребности всей совокупности пользователей будущей системы.

Предметной областью данной СУБД является отель. В данной предметной области необходима своя база данных, поскольку в отеле имеется много различной информации.

База данных решает следующие задачи: учёт клиентов отелей, выдача данных о клиентах и номерах отелей (этаж, класс номера, свободные номера, телефон номера, цены за сутки).

Далее можно выделить основные понятия данной предметной области, а именно:

1. Клиенты
2. Номера
3. Сотрудники

Исходные данные об отеле: отель имеет номера, в которых останавливаются и проживают клиенты (одноместный, двухместный, трехместный, люкс номера). Также в отеле клиентов обслуживают сотрудники, которые убирают и следят за чистотой в номерах. Разрабатывая данную базу данных, необходимо выполнить ряд следующих задач:

1. провести учет клиентов отеля;
2. выдать данные о номерах отеля;
3. дать информацию о сотрудниках отеля.

 

2.Описание документооборота предметной области

В отеле клиенты снимают номера и проживают, определенный период времени. Обеспечивается работа сотрудников  с клиентами.

В процессе работы с базой данных формируется номера отеля, в которых содержится информация о классе номера, свободных номерах, номере комнаты, этаже, цене за сутки, времени уборки. Формируется список клиентов отеля в котором указаны фамилия, имя, отчество, дата въезда, номер комнаты, количество суток, номер сотрудника.

В базе данных также возможно получить информацию о сотрудниках отеля где указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения, номер паспорта, время уборки, должность.

 

3.Концептуальное проектирование

3.1.Перечень сущностей

База данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, о клиенте, о номере), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, номер комнаты, цена за сутки). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

При разработке базы с учетом требований и поставленных целей было создано 3 таблицы:

1. Клиенты;
2. Номера;
3. Сотрудники.

Создание таблицы производится с использованием конструктора, вызов которого осуществляется с вкладки Создание, представленный на рисунке 1

Рисунок 1 – Создание таблицы

 

После нажатия кнопки «Конструктор таблиц» появится таблица, в котором нам необходимо указать название полей и их типы, в нашем случае таблица «Номера отелей» представлен на рисунке 2

Рисунок 2 - Создание таблицы «Продукция»

 

Таблица « Клиенты отелей» представлена на рисунке 3

Рисунок 3 - Создание таблицы «Поставка»

 

Таблица «Сотрудники отелей» представлена на рисунке 4

Рисунок 4 - Создание таблицы «Номера отелей»

 

3.2.Перечень атрибутов

После создания таблиц необходимо задать ключевые поля для данных таблиц. На рисунках со 2 по 4 такие поля отмечены пиктограммой с изображением ключа.

Заполним таблицы. Таблицы с внесенными данными изображены на рисунках 5-7

Рисунок 5 - Заполнение таблицы «Номера отелей»

Рисунок 6 - Заполнение таблицы «Клиенты отелей»

Рисунок 7 - Заполнение таблицы «сотрудники отелей»

4.Инфологическое проектирование

4.1.Модель «сущность – связь»

Связь данных – графическое представление связей между таблицами и запросами. Связи между таблицами в БД используются при формировании запросов, разработке форм, при создании отчетов.

Все 3 таблицы имеют связь «один - ко- многим». Связи осуществлялись между таблицами по схеме «первичный ключ – внешний ключ». Схема данных в оформленном виде показана на ниже представленном рисунке 8

Рисунок 8 - Схема данных

 

 

4.2.Классификация связей

Существует межтабличная связь. При ее создании между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена. Однако, связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных, за исключением случая, когда поле первичного ключа является полем типа Счетчик.

Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей. Выделяют следующие связи:

отношение «один – ко- многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса;

отношение «один – к – одному»- это вид связи применяется в том случае, когда первичный ключ одной таблицы ссылается на ключ другой;

отношение «многие – ко – многим»- суть этого типа связи в том, что ключ в одной таблице связывается с ключом другой и наоборот.

 

5.Реляционная модель БД

5.1.Выбор ключей

В разработанной БД ключевыми полями являются:

 - номер комнаты;

 - номер клиента;

 - номер сотрудника

Все необходимые таблицы связаны именно по этим ключевым полям.

Рисунок 9 - Основные ключевые поля

 

6.Запросы в БД

Запрос – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос.

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку.

 Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Создание запроса на выборку с помощью Мастера

При создании запроса необходимо определить:

Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации

Предмет поиска в базе данных

Перечень полей в результате выполнения запроса

 

В окне база данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

Рисунок 10 - Создание простых запросов

В окне мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы и выбрать поля данных. Если query формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть запрос для просмотра данных или. Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый запрос.

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

Простой

По условию

Параметрические

Итоговые

С вычисляемыми полями

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

Сортировка – указывает тип сортировки

Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране

Условия отбора  - задаются критерии поиска

Или – задаются дополнительные критерии отбора

Рисунок 11 – Создание запроса с помощью конструктора

В окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:

Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.

Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Номера отелей отбуксировать поле Номер комнаты в первое поле Бланка запросов,  отбуксировать поле Этаж во второе поле Бланка запросов, отбуксировать поле Класс номера в третье поле, отбуксировать поле Свободные номера в четвертое поле, отбуксировать Телефон номера в пятое поле.

Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.

В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.

В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Класс номера  ввести  - "одноместный", а в поле Телефон номера ввести – "128657".

После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Рисунок 12 – Создание простого запроса

Рисунок 13 - .Запрос на выборку

Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

 

Параметрические запросы.

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Последовательность создания параметрического запроса:

Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.

Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию, а затем выполнить щелчок по кнопке ОК.

Рисунок 14 – Создание параметрического запроса

Рисунок 15 – Условие значения

Запрос с вычисляемым полем создается в конструкторе. Добавляем поля и находим поле, которое нужно вычислить. Затем через построитель  пишем 
«Скидка: [Цена за сутки] *0,05» и щелкаем ОК. Затем выполнить и смотрим на результат.

Запрос на вставку вычисляемого поля по таблице «Номера отелей» изображен на рисунке 16

Рисунок16 – Создание запроса на вставку вычисляемого поля

Запрос с использованием функции дата создается запрос в конструкторе. Добавляем поля и ищем поля с датой. В графе с условием прописываем, с какого по какое число нужно найти данные. Затем нажимаем выполнить и смотрим результат.

Запрос с использованием функции дата « Клиенты отелей» представлена на рисунке17

Рисунок 17 - Создание запроса с использованием функции дата

 

Перекрестный запрос создается с помощью мастера запросов, выбираем «Перекрестный запрос».

Рисунок 18 – Выбор запроса

Выбираем таблицу, которую будем использовать в запросе и значения, которые будем использовать.

Рисунок 19 - Создание перекрестного запроса

 

Затем щелкаем готово и смотрим результат.

Рисунок 20 - Готовый перекрестный запрос

Запросы на изменение: Запрос на добавление создается  в конструкторе. Добавляем поле, которое нужно добавить в другую таблицу и на вкладке конструктор выбираем Добавление. Затем выполнить, и увидим поле, которое добавиться в нужную нам таблицу. Запрос на добавление «Клиенты отелей» представлен на рисунке 22

Рисунок 21 – Создание запроса на добавление

 

Рисунок 22 Результат: «Запрос на добавление

Запрос на обновление создается в конструкторе, где выбираем поле, в котором нужно изменить значение, на вкладке конструктор выбираем Обновление. Затем пишем значение, которое нужно изменить и значение, на которое надо изменить. Затем выполнить, и смотрим изменения, произошедшие в таблице. Запрос на обновление « Номера отелей» представлен на рисунке 23

Рисунок 23– Создание запроса на обновление.

Запрос на создание новой таблицы создается из нескольких таблиц. Так как у нас уже имеются в базе три таблицы, мы можем добавить  четвертую, с помощью запроса. Создается он через конструктор запросов, открываем конструктор, добавляем нам нужные поля, на вкладке конструктор выбираем создание таблицы. Затем нажимаем выполнить, и в базе появляется четвертая таблица. Запрос на создание новой таблицы «Сведения о номерах» представлена на рисунке 24

Рисунок 24 – Запрос на создание новой таблицы

Рисунок 25 Результат: «Создание новой таблицы»

Запрос на удаление создается в конструкторе, добавляем поле в котором нужно удалить значение, на вкладке конструктор выбираем Удаление. Затем в поле прописываем значение, которое нужно удалить в кавычках и затем жмем выполнить. Запрос на удаление представлен на рисунке 26

Рисунок 26– Создание запроса на удаление

 

7.Требования к техническому обеспечению

7.1.Экранные формы

Access предоставляет возможность  вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить таким образом, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы вычисляют значения и выводят на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации базы данных
• изменения данных
• печати
• создания сообщений

Способы создания форм:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)
• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)
• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)
• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)
• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)
• Автоформа: сводная таблица
• Автоформа: сводная диаграмма
• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)
• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel
• Алгоритм создания форм следующий: 
• Открыть окно БД
• В окне БД выбрать вкладку Формы
• Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД
• В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных
• Щелкнуть на кнопке ОК

Рисунок 25 – Создание форм

 

Создание формы с помощью Мастера

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Рисунок 27 – Создание формы с помощью мастера

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >>. 

Рисунок 28 – Выбор полей из таблиц

Например, выберем источник – таблицу Клиенты и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее.

Рисунок 29 – Выбор внешнего вида формы.

После выбора стиля формы (например, стандартная), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

 После ввода имени формы выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Клиенты отелей. Данная форма представлена на рисунке 30

Рисунок 30– Создание однотабличной формы

 

Форма с кнопками. Кнопки добавляются в уже имеющеюся форму или можно создать новую форму. Кнопки добавляют с помощью конструктора. и кнопки «Кнопка» на пенили инструментов. Нажав на эту кнопку, появится окно в котором нужно будет выбрать какую кнопку создать.

Рисунок 31 – Создание формы с кнопками

Затем сохраняем и получаем следующий результат

Рисунок 32 – Форма «Сотрудники отелей»

 

Диаграммная форма создается с помощью кнопки «Сводная диаграмма» на панели инструментов.

Рисунок 33 – Выбор вкладки «сводная диаграмма»

Затем выбираем таблицу при помощи, которой будет делаться диаграмма.

Рисунок 34 – Создание диаграммной формы с помощью конструктора

Выбираем поля, которые смогут использоваться в диаграмме, размещаем их и смотрим на результат.

Рисунок 35 – Результат «Сводная диаграмма»

Сводная таблица создается при помощи кнопки «Сводная таблица».

Рисунок 36 – Выбор вкладки «сводная таблица»

Затем выбираем таблицу, которой будут использоваться данные

Рисунок 37 – Создание сводной таблицы

Подставляем нужные поля и смотрим результат

Рисунок 38 – Результат «Сводная таблица»

 

7.2.Описание отчетов

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

 При печати таблиц  и запросов информация выдается  практически в том виде, в котором  хранится. Часто возникает необходимость  представить данные в виде  отчетов, которые имеют традиционный  вид и легко читаются. Подробный  отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

• Конструктор
• Мастер отчетов
• Автоотчет: в столбец
• Автоотчет: ленточный
• Мастер диаграмм
• Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

• В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет. 
• Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. 
• В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.
• Щелкнуть на кнопке ОК.