Автоматизация бухгалтерского учета. 8

Управление образования  города Астана

Учреждение «Колледж Евразийского гуманитарного института»

ПЦК Экономических дисциплин

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Бухгалтерский учет»

на тему «Автоматизация бухгалтерского учета»

Выполнил: Григорьев Игорь

студент гр. Иср-31                     

Руководитель: Ж.С. Алиева

преподаватель спец. дисциплин

г. Астана – 2013 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

 Автоматизация бухгалтерского  учета на предприятии и подготовка  финансовой отчетности в налоговые  органы в условиях экономики  Казахстана является одной из  наиболее важных задач. Ситуация  такова, что сам по себе бухгалтерский  учет на предприятии может  рассматриваться как внутреннее  дело предприятия, а основой  для оценки финансово-хозяйственной  деятельности предприятия со  стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные  другие отчетные формы), которая  должна ежеквартально предоставляться  в налоговую инспекцию по месту  регистрации предприятия. Кроме  того, существуют плановые и внеплановые  налоговые проверки, при проведении  которых могут потребоваться  все бухгалтерские документы,  включая первичные. 

 Системы автоматизации  бухгалтерского учета являются  неотъемлемой частью организации  учетной работы предприятия. Их  значение состоит в автоматизации  разнообразных расчетов, составлению  и распечатке первичных документов, автоматическом составлении бухгалтерских  проводок на основе данных  первичных документов. Использование  автоматизированных систем обеспечивает  систематизацию учетных данных  на основе единой информационной  базы, поиск информации. Многие автоматизированные  системы обладают широкими аналитическими  возможностями, что предопределяет  их применение в управлении  предприятием.

 Трудно представить  работу современного бухгалтера  без использования компьютерной  техники. Возрастание объемов  учетной работы, увеличение ее  сложности, что в немалой степени  связано с изменением нормативной  базы бухгалтерского учета, заставляет  применять системы автоматизации  бухгалтерского учета. Под ними  принято понимать комплекс  технических  средств и программного обеспечения,  обеспечивающих автоматизацию решения  учетных и аналитических задач.  Автоматизированные системы значительно  упрощают работу бухгалтера, которая  при условии их применения  зачастую сводится к аккуратному вводу бухгалтером первичных документов, регистрации фактов хозяйственной деятельности. Все трудоемкие расчеты, подготовку проводок и отчетной информации берет на себя автоматизированная система.

 Все это предопределяет  актуальность изучения систем  автоматизации бухгалтерского учета.

Целью написания работы является освоение технологии учета по выбранному в теме курсового проекта участку бухгалтерского учета с использованием автоматизированной системы.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

• изучение сущности систем автоматизации бухгалтерского учета, их функционального значения для организации учетной работы;
• анализ финансово-экономического состояния и организации бухгалтерского учета на предприятии;
• рассмотрение функциональных возможностей и принципов ведения бухгалтерского учета в автоматизированной системе;
• выявление достоинств и недостатков автоматизированной системы при ее использовании на конкретном участке учета.

Предметом исследования является система автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.

Объектом исследования является ТОО «Молочный комбинат «Столичный»

1 СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, ИХ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ

1. Понятие и принципы построения систем автоматизации бухгалтерского учета.

 В настоящее время  ведение бухгалтерского учета  малоэффективно без компьютерной  обработки данных. Сейчас на рынке  существует множество бухгалтерских  программ, удовлетворяющие самые  разные требования к ним.

Особенно сложным является правильно выбрать программу  для своего предприятия.

 Механизация бухгалтерского  учета способствует уменьшению  трудоёмкости учета, но не позволяет  в полной мере сделать его  оперативным, сократить сроки  на остальные отчетности. Наиболее  полно эти вопросы решаются  в условиях автоматизации всего  комплекса учетных работ. Особое  значение придается разработке  пакетов прикладных программ, реализующих  автоматизированное решение всех  типовых задач бухгалтерского  учета.

 Разработаны типовые  проекты комплексной автоматизации  бухгалтерского учета с применением  различных типов ЭВМ для промышленности, сельского хозяйства, централизованных  бухгалтерий, учреждений, находящихся  на государственном бюджете, и  других организаций.

 В настоящее время  автоматизация бухгалтерского учета  с помощью персонального компьютера  не является сложной задачей  ни для разработчика, ни для  пользователя бухгалтерских программ. Сегодняшняя простота решения  компьютеризации бухгалтерского  учета достигнута сложным путем:  от компьютеризации отдельных  участков учетной работы до  установления связанных баз данных  для сведения баланса предприятия.  Освоение бухгалтерами компьютеров  на уровне не только пользователя, но и программирования (а сегодня  это уже квалификационное требование) позволило кардинально пересмотреть  стратегию бухгалтерских программ.

 Таким образом, в  реальном масштабе времени попутно  решается проблема составления  баланса предприятия на каждый  момент оформления первичных  документов – внесения содержания  и суммы хозяйственной операции  в единую базу данных предприятия.  Сетевые версии бухгалтерского  учета решили проблему зависимости  работы участков от времени  доступа к единой базе.

 Доступность современных  компьютерных языков и возросший  уровень компьютерной грамотности  специалистов в области экономики  и бухгалтерского учета позволяют  создавать в короткое время  программные приложения высокого  качества с требуемым набором  функций. Для пользователя может  быть интересен набор функций,  реализованных в тех или иных  программах. Ознакомиться с каждой  из предлагаемых для автоматизации  учета программ, во – первых, абсолютно  нереально и, во – вторых, нецелесообразно,  так как все программы реализуют  принцип двойной записи, различаясь  только дизайном пользовательского  интерфейса. Конечно, набор дополнительных  пользовательских функций в программах  может быть различным, поэтому  системы автоматизированной обработки  данных учета следует рассматривать,  прежде всего:

• по возможностям решения задач всей бухгалтерии;
• по составу и глубине решаемых задач;
• по реализации функций обмена информацией.

В наше время особенно сильно развивается направление, связанное  с разработкой систем автоматизации  бухгалтерского учета. Запутанность законодательства и трудоемкость учетных процедур в фирмах, не имеющих возможности  содержать большой штат бухгалтеров, с одной стороны, отсутствие практики использования консультационных услуг  внешних организаций, с другой, и  относительно невысокий уровень  компьютерной квалификации бухгалтеров, не имеющих опыта использования  для ведения учета программных  средств общего назначения – электронных  таблиц и интегрированных систем, с третьей предопределяют высокую  потребность именно в специализированных программных системах автоматизации бухгалтерского учета.

 В связи с трудоемкостью  работы бухгалтера представляется  целесообразным автоматизировать  бухгалтерский учет. Использование  компьютера в бухгалтерском учете  позволяет значительно перераспределить  нагрузку работников, освободив  их от рутины оформления документации  и высвободив время для аналитической  работы по улучшению финансового  состояния организации. Наибольшая  нагрузка в бухгалтерии по  оформлению документации приходится  на первичные документы, которые  должны заполняться правильно,  без ошибок и полностью соответствовать  типовым первичным документам.

 Автоматизация учетных  процессов является объективной  необходимостью и представляет  собой дальнейшее совершенствование  организации и формы бухгалтерского  учета на базе новейших технических  средств.

 Наиболее эффективной  организационной формой использования  ПЭВМ является создание на  их базе автоматизированных рабочих  мест (АРМ) бухгалтеров, экономистов,  плановиков и т. д.

 Современное предприятие  обладает значительным числом  финансовых потоков, преобладание  бумажных документов, многогранность  финансовых контрактов, требование  ускоренных расчетов, внимание к  управленческому учету диктуют  пристальное внимание практиков  к автоматизации бухгалтерской  деятельности. Сегодня бухгалтеры  в основном научились пользоваться  компьютером, но это вовсе не  означает переход на новые  информационные технологии.

 Переход от традиционного  учета к компьютерному предполагает  наведение порядка в бухгалтерском  учете и, прежде всего в плане  счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация  влечет за собой более четкую  работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий  фактор.

 Наиболее распространенные  на рынке бухгалтерские системы  не только декларируют, но и  предоставляют такие возможности,  как: 

• простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;
• широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;
• понятное и емкое представление информации;
• настройка и изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;
• большой набор типовых операций и форм отчетности;

 Все это, вместе  взятое, определяет существенное  увеличение скорости и комфортности  работы бухгалтера.

 Рассматривая основные  функции типовой бухгалтерской  системы, следует отметить, что  для нее характерны:

• учет любых финансово – хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;
• полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;
• возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);
• автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов – ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;
• создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;
• различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;
• возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.

 При работе с автоматизированной  бухгалтерской системой появляется  возможность:

• быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;
• рассчитывать зарплату;
• вести учет основных средств;
• анализировать финансовую деятельность.

 При автоматизации  бухгалтерского учета возникают  некоторые проблемы. Мало просто  выбрать хорошую программу. Автоматизация  – достаточно длительный и  сложный процесс.

 Создать программу,  которая была бы одинаково  пригодна всем пользователям,  практически невозможно. Условия,  в которых работают программы,  и требования к ним непрерывно  меняются. Например, изменилось законодательство, и программа, которая устраивала, уже не в полной мере отвечает  предъявляемым к ней требованиям.  Приходится обращаться к разработчикам  с просьбой об изменениях.

 Следующая по степени  сложности проблема это выбор  техники. У разработчика программного  продукта есть свои минимальные  требования к той технике, на  которой будет работать его  программа. Покупая технику нужно  смотреть вперед. При современных  темпах развития программных  продуктов быстро растут и  требования к компьютеру, на котором  предполагается работать. Поэтому  выбирать технику надо с запасом.  При повышении квалификации сотрудников  бухгалтерии появиться желание  поставить на компьютер еще  какие – то программные средства, помогающие в работе: различные  текстовые редакторы и пр., что  тоже требует машин высокого  класса. Одним словом, чтобы техника  работала долго и отвечала  всем требованиям, нужно приобретать  компьютеры, имеющие резерв мощности.

Иногда, в силу объективных  причин, бывает, что компьютеры ставят не на каждом рабочем столе, а в  каком – то определенном месте. Сотрудники бухгалтерии ими пользуются по очереди. Если для ведения самой бухгалтерии  такой вариант еще как-то приемлем, то для расчета зарплаты совсем неудобен. Приходится вести на бумаге лицевые счета, клеить талончики.

 Для больших бухгалтерий  требуется объединение всех баз  данных, которые ведутся на различных  рабочих местах, в единое поле  для того, чтобы в любой момент  можно было видеть общую картину  финансового состояния предприятия,  получать итоговые отчеты. Одна  из форм этого объединения  – сбор данных на дискеты  и объединение их в главном  компьютере. В этих случаях по  разным причинам возможны искажения  информации. Сетевой же вариант  системы позволяет работать в  одном информационном поле всем  сотрудникам одновременно. Вся информация  сразу собирается в одном месте,  что позволяет в любое время  получать отчеты всех видов.

 Итак, решение вопроса  об автоматизации бухгалтерского  учета – это нечто большее,  чем покупка программы. По сути  дела разрабатывается целый проект  автоматизации. Это сложный комплекс  мер, которые должны быть тщательно  продуманы с самого начала. Если  потеряется какая–то часть технологии, то ее отсутствие в дальнейшем  приведет к печальным последствиям  и дополнительным затратам.

Поэтому лучше всего, с  того самого момента, как появилась  мысль об автоматизации, обратиться в фирму, которая специализируется на разработке и внедрении систем финансово – хозяйственной деятельности.

 Для того чтобы правильно  выбрать систему автоматизации  бухгалтерского учета, удовлетворяющую  всем запросам предприятия, надо  четко представлять систему ведения  бухгалтерского учета на предприятии,  тщательно изучить рынок предлагаемых  программных продуктов.

1.2 Классификация систем автоматизации бухгалтерского учета

Автоматизация работы бухгалтерии  имеет две главные задачи: обработка  первичной учетной документации и формирование сводной отчетности.

Соответственно компьютерные бухгалтерские программы делятся  на автономные функциональные и комплексные.

 Автономные функциональные  автоматизированные рабочие места  (АРМ) разработаны для автоматизации  отдельных участков бухгалтерской  работы.

 Все программы автоматизации  учета принципиально построены  одинаково: имеется массив данных, называемый также базой данных, в которой записывается любая  информация, необходимая с точки  зрения бухгалтера, работающего  на данном АРМ. В дальнейшем  эта информация редактируется,  включая математические операции, и печатается в требуемом виде.

 Работая с бухгалтерской  программой обработки базы данных, необходимо пользоваться и другими  программными средствами – текстовыми  редакторами, табличными процессорами, антивирусными программами и  различными компьютерными тестами.  Поэтому понятие “автоматизированное  рабочее место бухгалтера” следует  рассматривать шире, чем просто  использование бухгалтерской программы  на компьютере. АРМ бухгалтера  должно быть оснащено функциями  быстрого переключения из одной  рабочей программы в другую  с тем, чтобы более полно  использовать мощности персонального  компьютера. Этот принцип полностью  реализован в программных приложениях  операционной системы WINDOWS.

 Программы комплексного  бухгалтерского учета можно разделить  на три группы:

• мини – бухгалтерия;
• интегрированная бухгалтерия;
• комплексная сетевая бухгалтерия.

 К группе «Мини –  бухгалтерия» относится большинство  программ, представленных на рынке  компьютерного обеспечения. Сущность  этих программ заключается в  составлении на основе проводок  бухгалтерских записей хозяйственных  операций, оборотного баланса, сальдового  баланса и ведении Главной  книги. Так как правила формирования  баланса едины для предприятий всех размеров и форм собственности, то и сами программы достаточно универсальны.

 По набору пользовательских  функций программы делятся на  четыре подгруппы:

• программы, реализующие функции синтетического учета – ведение журнала операций на уровне бухгалтерских записей, формирование журналов – ордеров, оборотно–сальдового баланса, Главной книги и форм финансовой отчетности. Предназначены для главного бухгалтера и его заместителя почти любого предприятия;
• программы, которые в дополнение к функциям первой подгруппы позволяют вести одно – или иногда двухуровневый бухгалтерский учет. Они созданы для малых предприятий с упрощенной системой ведения учета;
• программы ведения сводного учета для крупных предприятий. Характерная черта – развернутый многоуровневый аналитический учет. Такие программы могут быть полезны и для небольших предприятий, имеющих собственное производство;
• головные модули функциональных комплексов. Их отличительной особенностью и главной задачей является прием бухгалтерских записей от программ, специализированных для ведения различных разделов учета с целью осуществления сводного учета. Аналитические функции не являются обязательными, так как могут быть вынесены в специализированные программы комплекса. Такие программы могут работать автономно только с учетом дополнения соответствующими специализированными комплексами.

 В основе программ  группы «Интегрированная бухгалтерия»  лежит та же база оборотного  баланса, дополняемая надстройкой  в виде модулей, реализующих  в привычном виде учет заработной  платы, материалов и т. д.  Как правило, освоив программу  оборотного баланса, бухгалтер  начинает замечать несоответствие  между богатыми возможностями  по синтетическому учету, легкостью  получения баланса и примитивному  отражению, например, зарплаты лишь  в виде бухгалтерских записей.  Неразумно, имея компьютер, считать  налоги на бумаге или посредством других программ, например табличных процессоров. Все вполне можно уместить в одной программной среде, разработав соответствующий сервис. Интегрированная бухгалтерия включает: количественный и суммовой учет; дополнительные модули: учет материальных ценностей, основных средств, заработной платы, банк – касса, договоры с юридическими и физическими лицами; единую базу данных; одно автоматизированное рабочее место.

 Выбор того или иного  класса систем определяется позиционированием  конкретного предприятия на рынке,  опытом бухгалтерского и управленческого  учета, квалификацией сотрудников.

 Это особенно существенно  для малых предприятий, где  наблюдается совмещение функциональных  обязанностей сотрудников.

 Автоматизация простейших  форм учета и распространенность  мини – систем во многом  определены бухгалтерской и компьютерной  безграмотностью в России на  ранних этапах перехода к рыночной  экономике в отличие от Запада, где указанные дисциплины начинают  постигать со школьной скамьи. Рост требований к системам  возрастает по мере того, как  осознается польза от их использования  не только для фискальных органов,  но и для самого предприятия.  Но это не дается бесплатно.  От бухгалтера требуется совершенно  другая квалификация: умение разбираться  в тонкостях и планировать  налоги, учитывать потоки платежей, определять окупаемость инвестиционных  проектов и многое другое.

2 АНАЛИЗ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

2.1 Краткая характеристика предприятия

Объектом исследования данной курсовой работы послужило действующее  предприятие: Товарищество с ограниченной ответственностью «Молочный комбинат «Столичный». Сокращенное фирменное наименование: ТОО «Молочный комбинат «Столичный»

Место нахождения : г. Астана, поселок Коктал, ул. Лесная, 15

ИНН эмитента    2801018878

Год создания — 1941-й, акционирования — 1992-й.

Производительность за одну смену — до 100 тонн молочной продукции.

Число работников 346 чел.

Уставной капитал – 20066046 тг.

Годовой оборот – 102947000 тг.

В таблице 1 рассмотрен анализ масштабов хозяйственной деятельности ТОО «Молочный комбинат «Столичный» за 2010-2010гг

Таблица 1 – Анализ масштабов  хозяйственной деятельности ТОО«Молочный комбинат «Столичный» за 2010-2012г.г.

На основании данных таблицы 1 можно сделать вывод, что за анализируемый период с 2010г по 2012г произошли следующие изменения:

• стоимость товарной продукции увеличилась на 22851тг.., что составило 123,78%;
• стоимость реализованной продукции увеличилась на 135998 тыс. тг, что составило 48,75%.
• среднегодовая стоимость основных производственных фондов уменьшилась на 4210 тыс. тг., что составило 15,2%.

Также следует отметить об увеличении среднегодовых остатков оборотных средств на 28433 тыс. тг., что составило 85,18%. В среднесписочной численности работников произошло увеличение на 16 чел., что составило 5%.

В Приложении 1 представлена таблица 2, на основании которой был проведен анализ динамики финансовых результатов деятельности исследуемого предприятия.

Так по данным таблицы 2 видно, что за анализируемый период произошли следующие изменения в финансовых результатах деятельности:

• выручка от реализации работ, услуг увеличилась на 39,44%. Следовательно, увеличилась себестоимость проданной продукции на 42,21%.
• произошло увеличение и прибыли предприятия на 11,05%.
• произошло увеличения и во внереализационных расходах и доходах, что составило соответственно 19,77% и 41,76 %.
• прибыль до налогообложения снизилась на 7,9%.. Следовательно, произошло уменьшения чистой прибыли на 16,42%.

Таким образом, анализ результатов  деятельности предприятия показал  о росте спроса на готовую продукцию  исследуемого предприятия. Динамика изменений  в целом положительная.

2.2Анализ финансово-экономического состояния предприятия с использованием программы Audit Expert.

Audit Expert — аналитическая  система диагностики, оценки и  мониторинга финансового состояния  одного или группы предприятий  на основе данных финансовой  и управленческой, в том числе  консолидированной отчетности. Средства настройки позволяют отображать в таблицах абсолютные и относительные, в том числе в процентах, значения показателей, а также их прирост за период, относительные приросты за все периоды к уровню базового года. (рисунок 1)

Рис.1 Экспресс анализ финансового состояния предприятия

Audit Expert обеспечивает автоматическое  формирование и анализ относительных  показателей, характеризующих финансово-хозяйственную  деятельность и финансовое состояние  компании: рентабельности, ликвидности,  деловой активности и финансовой  устойчивости. Система Audit Expert автоматически формирует экспертные заключения. В дополнение к ним генератор отчетов помогает быстро подготовить их с помощью шаблонов, а также создавать новые отчеты - необходимой структуры, с таблицами, графиками, текстовой информацией.