Автоматизация бухгалтерского учета. 5

Оглавление 

Введение ………………………………………………………………………..    3

Глава I. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления …………………...…………………………………………………   5

1. Этапы автоматизации  бухгалтерского учета в России ………………..   6
2. Наиболее распространенные системы автоматизации бухгалтерского  учета в России .

      « 1С - Бухгалтерия» ………………………………………...……………  8

3. «Корпорация Парус» ……………………………………………………. 12
4. «Аккорд» ………………………………………………………………… 18
5. «Босс» ……………………………………………………………………. 20
6. «Бест» ……………………………………………………………………. 23

Глава II. Практическая технология эффективной автоматизации бухгалтерского учета …………………………………………………………..  25

1. Подготовка к автоматизации …………………………………………… 25
2. Этап I. Оптимизация бухучета …………………………………………. 27
3. Этап II. Выбор масштабов автоматизации …………………………….. 28
4. Этап III. Выбор программного средства ………………………………. 30
5. Отражение поступления товаров на примере программы                   «1С- Бухгалтерия» ……………………………………………………..   32

Заключение ……………………………………………………………..............  37

Приложения ……………………………………………………………………  38

Список  использованной литературы …………………………………………  41 
 
 
 
 
 

Введение 

Занять  лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать  оптимальную структуру управления- вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях экономики России является одной  из наиболее важных задач. Сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность, которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют внеплановые и плановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться бухгалтерские документы, в том числе и первичные.

В условиях относительной неопределенности в  налоговой сфере предприятие  может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. Приведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Чем может  помочь бухгалтеру компьютер? Она, безусловно, не заменит квалифицированного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

В моей курсовой работе я попытаюсь разъяснить, как и за счет чего осуществляется автоматизация бухгалтерского учета в России.

Глава I. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

      Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

      Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России 

Для того чтобы обеспечить автоматизацию  финансового учета на предприятии, бухгалтерская система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения, из которых могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечаю этим требованиям.

Не смотря на то, что в мире существует более тысячи бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

Первый  этап разработки программ автоматизации  бухгалтерского учета совпал по времени  с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктов такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: «Финансы без проблем»(«Хакерс Дизайн»), «Турбо-бухгалтер» («ДИЦ»), «Парус» («Парус»)¹.

Второй  этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в  бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ.  Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: «1С», «Диасофт», «Омега», R-Style Software Lab.

Современный третий этап развития бухгалтерских  систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

2. Наиболее распространенные системы автоматизации бухгалтерского учета в России 

      « 1С Бухгалтерия» 

Программа « 1С Бухгалтерия» является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

• План счетов
• Список видов объектов аналитического учета
• Списки объектов аналитического учета (субконто)
• Констант и др.

На основании  введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

• Сводные проводки;
• Оборотно-сальдовую ведомость;
• Оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
• Карточка счета;
• Карточка счета по одному объекта аналитического учета;
• Анализ счета (аналог главной книги);
• Анализ счета по датам;
• Анализ счета по объектам аналитического учета;
• Анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
• Карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
• Журнальный ордер.

В программе  существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Кроме того, программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Система автоматизации бухгалтерского учета  фирмы « 1С» и производства «1С» - самые известные и продаваемые  в России. Развитая дилерская сеть, работа по методике франчайзинга, грамотная  маркетинговая стратегия, мощная рекламная  поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность  этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

Система автоматизации бухгалтерского учета  от «1С» реализованы для разных программных и аппаратных платформ: DOC, Windows, Macintosh, Power Macintosh². Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая. Наиболее распространенная современная версия «1С:Бухгалтерия Проф. 8.0» под Windows является, на мой взгляд, лучшей из представленных на российском рынке. В базовый комплект поставки входят один или два диска, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно иметь около 5 Мбайт свободного места на диске.

Работа  пользователя, как и в любой  аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и  ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение системы автоматизации бухгалтерского учета, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т.д. Помимо описанного продукта, фирма «1С» продвигает на рынок еще одну свою разработку под названием «1С:Предприятие». Это универсальная программа для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия.

Система «1С:Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля «1С:Конфигуратор», позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, «1С:Конфигуратор» может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т.д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция «Отладчик»; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение «1С:Предприятие» может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО «1С:Бухгалтерия» для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Эта система позволяет вести бухгалтерский учет в соответствии с основными положениями бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Компьютерный учет на базе «1С:Предприятие»строится согласно учетной политике, все изменения в учетной политике вводятся с начала финансового года. Специфика деятельности предприятия, цели и задачи бухгалтерского учета отражаются путем настройки типовой конфигурации:

     Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры и создания базы данных нормативно-справочной информации. 
 
 
 
 
 
 

3.  «Корпорация ПАРУС» 

«Корпорация ПАРУС» - один из  крупнейших в  России разработчиков автоматизированных информационных систем для государственных учреждений и коммерческих организаций.

В отечественной ИТ-индустрии компания успешно работает с 1990 года. Общее число клиентов «Корпорации ПАРУС» - более 30 тысяч государственных учреждений и коммерческих структур. Корпорация имеет региональные отделения в 40 крупнейших городах России и странах СНГ. Дилерская сеть корпорации - около 240 компаний³.

Система управления качеством компании соответствует  требованиям стандарта ГОСТ Р  ИСО 9001 – 2001, что подтверждено международным  сертификатом качества компании National Quality Assurance Limited.

Внедрение наших технологий помогло предприятиям различных отраслей сократить издержки и увеличить эффективность управления, а государственным структурам - сэкономить бюджетные средства и максимально эффективно использовать их на приоритетных направлениях развития. Мы гордимся успехом каждого клиента корпорации и считаем этот успех своим вкладом  в развитие отечественной экономики.

Продукты

Предприятия, работающие на рынке малого и среднего бизнеса, зачастую не могут себе позволить  покупать дорогие информационные системы. В то же время они нуждаются в качественном программном обеспечении, которое позволяло бы решать и учетные, и управленческие, и аналитические задачи бизнеса. Кроме того, желательно, чтобы внедрение такого ПО не требовало больших финансовых, человеческих и временных ресурсов. Другими словами соотношение “цена – качество” должно быть оптимальным. Именно такие решения готова предложить корпорация предприятиям данного сегмента рынка.

Малым и средним предприятиям корпорация предлагает универсальную систему автоматизации финансово-хозяйственной деятельности «ПАРУС-Предприятие 7». От традиционных бухгалтерских программ данная система отличается критериями удобства работы, простотой в эксплуатации и невысокой стоимостью обслуживания.

Также система решает задачи управленческого  учета, суть которых сводится к построению аналитических разрезов, необходимых  для исчисления прибыли, а также  поддержки принятия решений в  контурах оперативного и тактичного управления.

Руководителям малых и средних компаний для  эффективного управления бизнесом корпорация предлагает:

Система управления бизнес-процессами «ПАРУС-Автопилот» - позволяет повысить отдачу от сотрудников и сделать устойчивыми бизнес-результаты, высвобождает личное время Руководителя (которое тоже немало стоит) от необходимости постоянного контроля хода критичных для него бизнес-процессов и контроля работы исполнителей, избавляет Руководителя от рутины, бесконечных конфликтов между его подчиненными и поисков виноватых, бережет нервы Руководителя.

Для малых  и средних компаний, работающих в  сфере сельского хозяйства, строительстве, рекреационно-оздоровительном комплексе, корпорация предлагает отраслевые решения.

Наиболее  перспективным сегментом, на котором  необходимо сконцентрировать усилия в 2004-2005 годах, является агропромышленный комплекс⁴. Для предприятий, работающих в этом секторе, корпорация предлагает ПП «ПАРУС-АПК». Данное решение предусматривает инструментальную поддержку методов оперативного управления агропромышленным предприятием (лимитно-заборные карты, путевые листы, наряды); а также наличие уникальных методик решения «контролинговых» задач (зарплата, себестоимость, топливо, запчасти, хозинвентарь, загрузка оборудования, мониторинг закупочных цен и пр.). Кроме того, решение позволяет учитывать длительный производственно-коммерческий цикл, а также сложную внутриотраслевую структуру агропромышленного комплекса (растениеводство, животноводство, птицеводство).

Модуль "Бухгалтерский  учет"

Модуль  предназначен для автоматизации  бухгалтерского учета на предприятиях различных сфер деятельности,  позволяет построить учет "от первичного документа" и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности, в т.ч. автоматизировать управление бизнес-процессами общих центров обслуживания (ведение бухгалтерского учета в условиях «аутсорсинга»).

Модуль  является составной частью Системы  включающей в себя ряд модулей, позволяющих более детально автоматизировать бизнес-процессы складского учета, расчета и начисления заработной платы, управления персоналом, деловыми процессами и т.д.

Функционал  Системы поддерживает ведение учета  как в соответствии с Российской системой бухгалтерского учета (РСБУ), так и в соответствии с Международным стандартам бухгалтерского учета (МСБУ), давая возможность по некоторым участкам организовать учет по МСБУ, как параллельный независимый от РСБУ учет, и при этом в полном объеме поддерживая любую трансформацию данных, накопленных в учетных и документарных регистрах, от одного вида учета к другому.

Пользователи

Сотрудники  бухгалтерии, финансового, планово-экономического отдела и смежных сними подразделений, обязанностями которых является формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, необходимой руководству для оперативного управления.

Основные  задачи

• автоматизация процессов бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях (на предприятиях), источниками финансирования деятельности которых, являются собственный и привлекаемый капитал;
• построение учета "от первичного документа" и автоматизация бизнес-процессов любой сложности;
• поддержка нескольких видов учета в полном объеме (бухгалтерского, налогового и многих пользовательских),  при этом обеспечивается любая трансформация данных, накопленных в учетных и документарных регистрах по разным видам учета, от одного вида учета к другому;
• оперативно, в режиме "реального времени" решать как типовые, так и нестандартные задачи бухгалтерского учета, среди которых первоочередные:
• подготовка полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности, в том числе в соответствии с МСФО;
• обеспечение контроля за наличием и движением имущества, рациональным использованием производственных ресурсов, своевременным предупреждением негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности;
• выявление внутрипроизводственных резервов, их мобилизация и эффективное использование, оценка фактического использования выявленных резервов;
• ведение мультивалютного и расширенного аналитического учета;
• проведение переоценки валютных активов/пассивов;
• детализация учета по подразделениям балансовых единиц (ПБЕ) и подразделениям не являющимся самостоятельными балансовыми единицами;
• формирование журнала учета депонентов, использование рассчитанных данных из приложения "Расчет зарплаты" для формирования «Кассовых документов» и отработки депонентов в бухгалтерском учете (создание «Хозяйственных операций»);

Модуль  является составной частью Системы включающей в себя ряд модулей, позволяющих более детально автоматизировать бизнес-процессы складского учета, расчета и начисления заработной платы, управления персоналом, деловыми процессами и т.д.

Функциональные  возможности

Хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского, налогового и пользовательского вида учета на основании базовой документации.

Учет  хозяйственных операций строится в  хронологическом порядке с отражением движения средств на синтетических  счетах и субсчетах в разрезе типовой формы аналитического учета, а также аналитических счетах - в валюте операций, валюте-эквиваленте, валюте отчетности, по бухгалтерской и управленческой оценкам и кроме этого в основной и дополнительной единицах измерения для "материальных" счетов.

Регистрация проводок хозяйственный операций производится на основании:

- настройки  правил отработки, позволяющих  однозначно предопределить перечень  проводок, возникающих на основании  первичных документов;

- регистрации  первичной документации, служащей основанием для учета, хранения и перемещения денежных средств или материальных ценностей;

- отражения  на счетах бухгалтерского учета  операций, совершаемых на основании  первичной документации, в т.ч.:

- ведения  учета хозяйственных операций  в хронологическом порядке с отражением движения средств на синтетических счетах (субсчетах) и счетах аналитического учета;

- ведения  учета основных средств в инвентарной  картотеке с расчетом по ним  износа (амортизации), отражение операций  с инвентарными объектами в журнале учета хозяйственных операций;

- ведения  учета товарно-материальных ценностей  по складам в разрезе материально-ответственных  лиц; 

- ведения  учета расчетов с дебиторами  и кредиторами и др.;

- возможности  раздельной и параллельной отработки  первичных документов по разным  видам учета (бухгалтерский, налоговый  и т.д.) 

4.  «Аккорд» 

САБУ  фирмы "Атлант-Информ" Система "Аккорд" (версия 3.2) представляет собой комплекс программ, автоматизирующих различные службы предприятия. В одной информационной среде могут работать отдел кадров, плановые службы, бухгалтерия, службы управления закупками и продажами, отдел труда и заработной платы. Функционально система разделена на модули: управление снабжением; управление продажами; склад; обмен (предназначен для организации работы системы в режиме распределенной БД и обмена информацией между несколькими удаленными друг от друга подразделениями); технико-экономическое планирование (ТЭП); спецодежда; торговый зал; комиссия

(автоматизация  функций учета комиссионных товаров); управление кадрами; заработная  плата; бухгалтерский учет; учет  основных средств и нематериальных  активов; учет МБП; международная  бухгалтерская отчетность; анализ финансового состояния; нормативы; администратор. Наибольший интерес вызывает модуль "Технико-экономическое планирование". Он позволяет производить расчет плана производства на каждый месяц в натуральном и стоимостном выражении по каждому цеху (с учетом имеющихся запасов) на основе состава производственных заказов; устанавливать план выпуска продукции; производить расчет потребности в материалах, полуфабрикатах на плановый или фактический объем производства; определять сводные потребности в материалах, а также трудозатраты на одно изделие или партию однородных изделий; калькулировать плановую себестоимость изделий и полуфабрикатов; выдавать последовательность технологических операций и нормы трудозатрат при производстве изделий или полуфабрикатов и т. д. Такое широкое функциональное наполнение облегчает анализ динамики производственной себестоимости в течение любого периода времени. Система разработана с помощью инструментальной среды "Атлантис" компании "Атлант-Информ", использующей систему управления записями Btrieve, SQL Server фирмы Sybase и поддерживающей архитектуру клиент/сервер. Требования к аппаратному обеспечению: для станции-клиента необходим процессор класса не ниже 386DX, оперативная память от 4 Мбайт; для сервера - процессор класса не ниже

486DX, ОЗУ  объемом не менее 16 Мбайт⁵.

5.  «Босс» 

САБУ  фирмы "АйТи" Фирмой "АйТи" разработана  комплексная система автоматизации "БОСС", предназначенная для крупных предприятий, производственных и торговых объединений. Как инструмент управления предприятием система "БОСС" имеет отраслевую ориентацию и включает САБУ "БОСС-Бухгалтер", осуществляющую ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также набор следующих функциональных модулей, направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов: "БОСС-Кадровик" (управление персоналом и начисление заработной платы); "БОСС-Референт" (управление документооборотом); "БОСС-Кладовщик" (автоматизация складского учета, причем для крупных предприятий, как правило, разрабатывается отдельно); "БОСС-Продавец" (управление сбытом); "БОСС-Снабженец" (автоматизация процесса снабжения); "БОСС-Технолог" (управление производством); "БОСС-Финансист" (автоматизация управления финансами с элементами анализа); "БОСС-Аналитик" (анализ фактических производственных затрат и полученных финансовых результатов). По сути дела, система "БОСС" представляет собой интегрированную САБУ с расширенным набором функциональных возможностей. Компания "АйТи" предлагает две реализации продукта, различающиеся программно-аппаратными платформами. Для средних и некоторых крупных предприятий имеется система "БОСС-Компания", которая в качестве SQL-сервера использует ПО Scalable SQL Server v3.01 фирмы Pervasive Software. По желанию заказчика в комплект поставки может быть включен развитый инструментарий разработки приложений для указанной СУБД, позволяющий вести быстрое проектирование баз данных и визуальную компоновку программных модулей, используя стандарт языка SQL и язык четвертого поколения. САБУ "БОСС-Компания" не предъявляет высоких требований к параметрам аппаратного обеспечения: клиентские рабочие станции должны иметь процессор не ниже 386 и оперативную память объемом минимум 2 Мбайт, а сервер - процессор класса 486/66 и ОЗУ емкостью от 16 Mбайт.