Введение

     Проблемы  повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

       Внедрение бухгалтерских пакетов  и программ позволяет автоматизировать  не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

     Из-за небрежности в бухгалтерском  учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах.  Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

     Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить  количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.  
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Теоретические основы автоматизации бухучета 

1.1 Этапы  автоматизации бухгалтерского учета в России. 

     В мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной  мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

       Автоматизация бухгалтерского учета  в России происходила в несколько  этапов.  Первый этап разработки  программ автоматизации бухгалтерского  учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

     Второй  этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

     Третий  этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных  программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

1.2. Требования  к бухгалтерской системе 

     Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости  от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение  учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

       Они должны безошибочно производить  арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив). 

       В зависимости от особенностей  учета на предприятии базы  данных могут иметь раз личную  структуру, но в обязательном  порядке должны соответствовать  структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

     Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных  сбоев и в некоторых случаях  от умышленной порчи данных. Как  известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.

     Не  менее важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии новой.  
 
 
 
 
 

1.3. Элементы компьютерной системы 

     1. Аппаратные средства. К ним относятся:  оборудование и устройства, из  которых состоит компьютер, в  частности центральный процессор,  жесткий диск, устройство чтения  CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

     2. Программные средства.

     а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы  управления базами данных (СУБД), и сервисные  программы. Системные программы  обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

     б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для  обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

     3. Документация - описание системы  и структуры управления применительно  к вводу, обработке и выводу  данных, обработке сообщений, логическим  и другим командам.

     4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

     5. Данные - сведения о хозяйственных  операциях и другая необходимая  информация, которую вводят, хранят  и обрабатывают в системе.

     6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки. 
 

1.4. Особенности  компьютерной обработки данных 

           Способ обработки  хозяйственных операций при ведении  бухгалтерского учета оказывает  существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

     Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

     Разделение  функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

     Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

     Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля  обработки операций бухгалтерского учета.

     Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. 

1.5.  Программа «1С: Бухгалтерия» 

     Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская  программа, являющаяся самой распространенной (по данным «Финансовой газеты», газеты «Софт-Маркет» и др.) бухгалтерской программой в России. «1С: Бухгалтерия» может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения законодательства и форм отчетности. Один раз освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д.  «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

     В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство  пользователя и регистрационная  анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

-операционную  систему  Windows;

-процессор  Intel-80386DX или выше:

-оперативную  память не менее 4 Мбайт

-жесткий  диск (используется около 4 Мбайт)

-накопитель  на гибких магнитных дисках

-принтер

-дисплей

     Для предотвращения возможности незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и др.)

     Основные  особенности  «1С: Бухгалтерия»:

-ведение  синтетического и аналитического  учета применительно к потребностям предприятия

-возможности  ведение количественного и многовалютного  учета

-получение  всей необходимой  отчетности  и разнообразных документов по  синтетическому  и аналитическому  учету

-полная  настраиваемость: возможность изменять  и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

-возможность  автоматической печати выходных  первичных документов.

     Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В  программу следует вводить все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

     Программа позволяет вводить проводки следующими способами:

-при  ручном вводе проводок в журнал  указывается дата, корреспонденция  счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или  сумму в валюте

-использование  типовых  операций позволит  автоматизировать ввод стандартных  или часто используемых операций. При вводе типовой операции  создаются одна или несколько  проводок, причем суммы этих проводок  могут вычисляться автоматически. Например – можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета,  рассчитать прибыль.

       С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно ввести данные о некотором документе (платежном поручении, накладной и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные с ними проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли и налогов и т.д.

     Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно сразу получить и проводки в журнале операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

       На основании введенных проводок  формируется отчетность и различные  вспомогательные документы:

-оборотно –  сальдовую ведомость

-шахматку

-анализ счета

-обороты счета

-журнал –  ордер и ведомость по счету

-сводные проводки

-анализ счета по датам

-отчет по  журналу операций

-карточку счета

     Документы  могут содержать сведения за месяц, квартал, год или любой другой период времени.

     Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной

информации (справочников):

план  счетов;

список  видов объектов аналитического учета;

списки  объектов аналитического учета (субконто);

констант  и т.д.

     В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме этого данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

     При самом простом использовании  «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить  проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые  ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

     Полностью возможности программы  «1С: Бухгалтерия» раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

     Кроме этого программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

     Вместе  с продуктом предлагается широкий  перечень заполняемых форм первичных  документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

     Помимо  описанного продукта, существуют следующие автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД. 
 
 

Глава 2. Практическая технология эффективной автоматизации бухучета. 

2.1. Подготовка  к автоматизации.

     Распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов. 

2.2.1.Этап I. Оптимизация бухучета. 

     Современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют  настраивать на нужды конкретного  предприятия буквально все, начиная  от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

     1. Применяемый план счетов и  использование конкретных счетов.

     2. Применяемая аналитика по различным  счетам.

     3. Использующиеся типовые проводки для отражения  хозяйственных операций.

     4. Формы и содержание первичной  документации.

     5. Формы учетных регистров.

     Анализ  производится на предмет того, что  можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета. Вот конкретный пример. Если организация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и содержание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 «Расчеты по налогу на пользователей автодорог» и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки. 

2.2.2. Этап II. Выбор масштабов автоматизации 

     Под выбором масштабов автоматизации  понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

     1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит,  какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.

     2. В каком порядке автоматизировать  разделы. Практика показывает, что  при большом объеме работ по  автоматизации лучше переводить  на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать  результат, затем переходить к  другому разделу и так далее,  а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими.  В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.   

     При выборе масштабов автоматизации  есть еще один аспект. Информация, получаемая из бухучета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия.  Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований.

       Когда бухучет ведется коллективом  бухгалтеров, то, очевидно, что программа  по автоматизации бухучета будет  работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать. 

2.2.3. Этап III. Постановка задачи. 

     Когда определено, что будет изменяться в бухучете,  какие разделы  в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что  автоматизированный бухучет будет  давать на выходе. На выходе бухучет дает:

     1. Первичные документы.

     2. Учетные регистры для бухгалтерии.

     3. Регистры и информацию для  внутренних нужд предприятия  (см. предыдущий этап).                       

     4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты  по налогам и другим платежам.

     Постановка  задачи состоит в том, что  фиксируется  конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, требования к ним. Например: в накладных на отпуск товаров  в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое. Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

     Если  не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации). 

2.2.4. Этап IV. Выбор программного средства.

     Только  тогда когда спланирована оптимизация  бухучета, определен масштаб и  порядок автоматизации и завершена  постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать другую программу.  

     Для того чтобы  среди множества программных  продуктов, их версий и производителей найти  оптимальный  для предприятия вариант следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Те программные продукты, которые продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.