Автоматизация бухгалтерского учёта

Министерство образования и  науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный технический

 университет им. И. И. Ползунова»

 

 

 

 

                                                  Курсовая работа защищена с  оценкой   ___________________

                                                Руководитель Басова Фаина Михайловна

« »    2011 г

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

Автоматизация бухгалтерского учёта

 

 

 

 

по дисциплине Бухгалтерский учёт

 

 

 

 

 

 

 

Студент группы   ЭУН-81                               А. А. Волков                

Руководитель ________________________         ____Ф. М. Басова

 

 

 

 

 

                                                   Барнаул 2011

 

Содержание:

Введение…………………………………………..………………………….3 стр.

1. Исторические аспекты  автоматизации бухгалтерского учёта…………5 стр.

1. Сущность форм бухгалтерского учета и их историческое развитие….5 стр.

1.2Автоматизация бухгалтерского учета в России до 90-х

XX-го века……………………………………………………………………7 стр.

2. Компьютерные системы автоматизации бухгалтерского

 учёта  в России…………………………………….……………………......11 стр.

2.1 Бухгалтерские комплексы……………………………………………...12 стр.

2.2 Мини-бухгалтерии…………………………………………………...…13 стр.

2.3 Комплексные или интегрированные  бухгалтерские системы….…..14 стр.

2.4 Финансово-аналитические  программы……………………………..…17 стр.

3.Этапы автоматизации учета  деятельности компании……………........19 стр.

3.1 Подготовка к автоматизации……………………………………...…..19 стр.

3.2 Процесс автоматизации…………………………………………...........24 стр.

Заключение…………………………………………………………….....…29 стр.

Список использованной литературы………………………………...…....31 стр.

 

Введение

Занять лидирующее положение  на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную  структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В  бухгалтерской .деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

В условиях относительной  неопределенности в налоговой сфере  предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего  лишь из-за небрежности в бухгалтерском  учете. Примеров тому в России очень  много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов  и распоряжений (а они принимаются  сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Чем же может помочь бухгалтеру автоматизация? Безусловно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Целью работы является исследование и описание возможностей и проблем автоматизации бухгалтерского учета:

1.  Изучить автоматизацию бухгалтерского учета на предприятии;

2.  Описать классы систем автоматизации бухгалтерского учёта;

3. Проанализировать проблемы и перспективы автоматизации бухгалтерского учета;

4.  Определить бухгалтерские проблемы автоматизации фирмы.

Предметом исследования: является исследование общих принципов  автоматизации бухгалтерского учета.

Объектом исследования является процесс автоматизации  бухгалтерского учета.

Информацией для исследования служит учебно-методическая литература, средства Интернета.

 

1. Исторические аспекты автоматизации бухгалтерского учёта.

1.1 Сущность форм бухгалтерского  учета и их историческое развитие

Историческое развитие бухгалтерского учета - это ее история поиска более  совершенных форм оптимального обобщения  информации для нужд управления.

В процессе исторического развития бухгалтерского учета выработан  ряд способов технического его совершенствования.

Для организации бухгалтерского учета  использовались различные учетные  регистры, устанавливался различный  порядок последовательности записи в них и взаимосвязь между  ними.

Под формой бухгалтерского учета понимают порядок сочетания различных  видов взаимосвязанных учетных  регистров, а также последовательности и способов производства учетных  записей.

Основными элементами, определяющими  ту или иную форму учета являются:

1) количество и построение используемых  учетных регистров;

2) способы производства записей  в учетные регистры;

3) взаимосвязь между регистрами  при производстве и сверке  учетных записей в них.

За годы, прошедшие со времени  возникновения бухгалтерского учета, его формы претерпели весьма существенные изменения. На ранних ступенях развития бухгалтерский учет велся самим  владельцем предприятия с целью  организации наблюдения и контроля за сохранностью и ростом личного капитала. Лишь с развитием капиталистического производства учет -- «ведение книг» выделяется «... в самостоятельную функцию особых агентов, которым она исключительно поручается». В этот период возникают начальные формы бухгалтерского учета, впервые описанные в литературе XIV в.

Простейшие формы бухгалтерского учета возникли еще в недрах феодализма. Самой ранней была старая итальянская  форма учета. Ее описание дано в трактате "О счетах и записях", написанном в 1494 г. известным итальянским математиком Лукой Пачоли. В нем он описал, что для легкости и удобства требуются три книги: мемориал, журнал и главная. Мемориал - это черновая книга, в которую производились записи со всеми подробностями. Она заменяла собой документы. Таким образом, учетные регистры велись в книгах. Все ранние формы бухгалтерского учета были книжными.

В конце XVI века появилась новая  итальянская форма учета. В Главной  книге уже открывались синтетические  счета, а аналитические велись во вспомогательных книгах.

Во второй половине XVIII века стали  применять немецкую форму учета, при которой строго разграничивались кассовые и некассовые операции.

В конце XIX столетия стала применяться  американская форма учета. В одной  книге сочетались хронологическая  и систематическая запись.

В начале XX века в условиях развития крупных капиталистических монополий  требования к учету намного возросли и на смену книжным формам пришли карточки. Такую форму называли двойной, так как применялась двойная  запись.

Затем появилась в России карточно-ордерная форма учета. При этой форме основным регистром были карточки-ордера. Записи в Главную книгу производились  на основании ордеров.

В этот период возник целый ряд  карточных форм, в том числе  и копировально-карточная форма. При этой форме записи в карточки производились с применением  копирования (копир-учет).

На смену копир-учета пришла комбинированная форма учета -контрольно-шахматная, в ней сочетались элементы книжных и карточных форм.

В социалистических условиях коренным образом изменились содержание, цели и задачи учета. Уже в период восстановления народного хозяйства (1921-1926 гг.) обнаружилась вся отсталость учетной техники, доставшейся нам от царской России. Работники учета стали искать пути построения новых, современных учетных форм.

В России проделана большая работа по созданию форм бухгалтерского учета. Получили наибольшее распространение  следующие формы бухгалтерского учета:

1) мемориально-ордерная;

2) журнально-ордерная;

3) таблично -перфокарточная;

4) автоматизированная форма бухгалтерского  учета;

5) упрощенная форма бухгалтерского  учета для малых предприятий.

 

2. Автоматизация бухгалтерского учета в России до 90-х годов XX-го века.

Петр I, как известно, был очень  деятельным человеком, его жажда  реорганизации затронула и бухгалтерский  учет. Именно в его правление вошло  в штатное расписание само слово  «бухгалтер», вытеснив русское «счетчик». Слово – шведского происхождения  и впервые появилось в России в 1710 году в период Северной войны, когда  при взятии Выборга был пленен шведский бухгалтер. 24 января 1722 года была издана «Табель о рангах», где  в самой нижней клетке вслед за архивариусом и актуариусом появилась  должность «бухгалтер при коллегиях». К концу Петровской эпохи насчитывалось всего одиннадцать «букгалтеров» (тогда именно так звучало это слово).

Происходило развитие отечественной бухгалтерской мысли. Появление частных производств повлекло за собой широкое распространение бухучета. Правда, порядка больше не становится. В Сенате отчитывалась камер-коллегия за 1771 финансовый год. По ее данным, случился перерасход на 371 тыс. рублей, однако, по данным Сената, у учреждения должно было остаться 313 тыс. рублей свободных денег. Как выяснили, разница случилась из-за того, что без всяких объяснений коллегия исправила остатки на начало 1771 года и не учла некоторые полученные доходы. Сумма была немаленькая по тем временам – примерно 1,5 процента всего бюджета страны. Чем закончилось разбирательство, история умалчивает.

Изобретением 19 века стали счеты. Во время Отечественной войны 1812 года в наполеоновской армии находился французский математик Ж. Понселе. Он оказался в русском плену, где и увидел оригинальный счетный прибор – счеты. После освобождения Понселе прихватил с собой образец и начал активно продвигать счеты во Франции под названием «буйе». Из Франции русские счеты распространились по всему миру. Их попытались экспортировать в Россию, но бизнес не пошел – у нас счеты уже были.

Технология эпохи: в 1846 году петербургский учитель музыки Куммер предложил механическое устройство для счета. Устройство работало на принципе реек. Прибор был очень успешным и вошел в историю числительной техники под названием счислителя Куммера. Модификации прибора выпускались и в СССР. Доподлинно известно, что его делали в 1949 году, а некоторые специалисты утверждают, что «счислителем» пользовались вплоть до 70-х годов прошлого века.

После революции и Гражданской  войны появились молодые бухгалтеры-новаторы. Одной из попыток навести порядок было создание «Чрезучета» (сокращение от «Чрезвычайный учет»). Это учетный орган, образованный в Петрограде в 1920 году. Он занялся составлением глобальной, охватывающей всю столицу картотеки, в которой должны были накапливаться данные обо всех материальных ресурсах Петрограда. Даже при нынешнем уровне автоматизации это кажется малореальным, что уж говорить о том времени. Еще одним нововведением было создание теории научной организации труда, вплотную коснувшейся бухгалтерии. Так, например, был создан отчетный прибор «Система ручьев». Это наглядное пособие, состоящее из дощечки, воткнутых в него штырьков и металлических шайб, нанизанных на штырьки. Принцип действия простой: совершая какую-либо бухгалтерскую операцию, вместо записи в бухгалтерские регистры производится перебрасывание шайб с одного штырька на другой. Очень наглядно и понятно для любого директора (что, кстати, актуально и сейчас).

В СССР в 1926 году впервые применена перфорационная техника для экономических расчётов во Всеукраинском институте труда (Харьков); в 1928 г. была создана первая в СССР машиносчётная станция на машиностроительном заводе «Серп и Молот», проводившая как бухгалтерские, так и экономико-статистические расчёты. С 1938 года в СССР для математических исследований создается самостоятельная машино-счетная станция. Механические машины широко использовались в экономике и управлении до 1970 х гг.

Бухучет постепенно трансформировался  под сложившуюся государственную  систему. В конце 40-х годов советские  бухгалтеры внедрили журнально-ордерную форму учета. Кто именно ее изобрел, точно до сих пор не известно.

 Совершенствование производственного  учета, анализ его организационных  структур и распространение механизированной  обработки экономической информации  происходило в период 1953-1984 гг.

В период с конца 1938-го по 1955 г. завершается  создание единой системы бухгалтерского учета исполнения бюджета в финансовых органах -- в ноябре 1938 г. Наркомфин СССР издал новую единую инструкцию по бухгалтерскому учету исполнения Государственного бюджета СССР в финансовых органах.

В 1956--1990 гг. меняются правила учета  финансирования по республиканским  бюджетам автономных республик и  местным бюджетам, учета взаимных расчетов между бюджетами, учета  целевого бюджетного резерва, совершенствуются учетные регистры и первичные  учетные документы, техника ведения  учета. В бюджетных учреждениях  создаются централизованные бухгалтерии  и внедряются средства механизации. Разработка методологии централизации бюджетного учета расценивается как самое крупное достижение в развитии и практике бюджетного учета. Организация централизованных бухгалтерий позволила оптимизировать бюджетные расходы на содержание штата бухгалтеров в малых по численности учреждениях (детских садах, сельских школах и т.п.) и значительно повысить качество учета (бухгалтерские работники в таких учреждениях имели, как правило, низкую квалификацию).

 

2. Компьютерные системы автоматизации бухгалтерского учёта в России

Несмотря на то что в мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.    

Сегодня мы анализируем уже третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем.

Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России:

Первый этап разработки программ автоматизации  бухгалтерского учета совпал по времени  с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность  в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий  и кооперативов, обслуживания временных  трудовых коллективов и других новых  субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских  разработок. Большинство программ создавалось  в виде АРМ (автоматизированных рабочих  мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это  время были популярны первые бухгалтерские  программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), 
"Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

Второй этап был связан с развитием  коммерческих структур и началом  приватизации. Десятки тысяч создаваемых  ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались  в бухгалтерском учете. На волне  всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших  заказные. Энтузиастов-одиночек и временные  трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые  хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы- лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

Современный (третий) этап развития бухгалтерских  систем характеризуется созданием  интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

 

Значительный рывок в  развитии бухгалтерских ИС произошел  с появлением персональных ЭВМ, на базе которых были созданы автоматизированные рабочие места (АРМ), в результате чего бухгалтер, т. е. главный пользователь, получил возможность работать с  информацией непосредственно, минуя  посредников.

2.1 Бухгалтерские комплексы.

Первые бухгалтерские системы  представляли собой так называемые бухгалтерские комплексы – отдельные программы для каждого раздела учета, созданные еще до появления персональных компьютеров. Для средних и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ рациональна до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участков учета, создания новых управленческих, торговых и аналитических модулей комплекса. Бухгалтерский комплекс может иметь средства обмена данными между отдельными автоматизированными рабочими местами, входящими в него, и средства объединения информации для сведения баланса, получения сводных выходных форм и построения отчетности. На данном этапе автоматизировались отдельные, наиболее трудоемкие задачи бухгалтерского учета – учет заработной платы, затрат на производство, материальных ценностей, подсчет себестоимости продукции. Первоначально в таких комплексах информация обрабатывалась централизованно, некоторвая децентрализация началась только после появления мини-ЭВМ. В настоящее время комплексы используются, прежде всего, для автоматизации складского учета, учета и заработной платы. Основными пользователями таких программ являются крупные и средние предприятия с большим оборотом хозяйственных средств многочисленным персоналом.

Из известных на российском рынке программ данного класса можно  выделить: “Учет товаров и материалов” (фирма “Паритет-Софт”), “Склад” (фирма  “Фолио”), “Торговый склад” (фирма  “Инфин”), “Парус – Реализация и Склад” (корпорация “Парус”); “1 С – зарплата” (фирма “1 С”); “Заработная плата” (фирма “Паритет-Софт”); “Мини-зарплата”, “Макси-зарплата”, “Супер-зарплата” (фирма “Инфин”), “Зарплата” (корпорация “Парус”) и другие.

Современный бухгалтерский  комплекс представляет собой несколько  программ по различным участкам учета, объединенных с помощью так называемой сводной программы, “подводящей итоги”.

2.2 Мини-бухгалтерии.

В начале 90-х годов появление  в России большого количества коммерческих структур потребовало программного обеспечения для ведения простой  бухгалтерии. На рынке бухгалтерского программного обеспечения появились  так называемые мини-системы или  мини-бухгалтерии – разработки ряда фирм, позволяющие работать бухгалтерам  самой разной квалификации. К данному  классу относятся программы, предназначенные  главным образом для бухгалтерий  с численностью 1-3 человека без явной  специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ориентированы  на малый бизнес, реализуют функции  ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить  и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять набор первичных документов и формировать отчетность. На малых  предприятиях основной объем работ  приходится на финансовый учет (а не управленческий). Среди этой группы наибольшее распространение получили: “Интегратор-Соло” (фирма “Инфософт”); “ДиаСОФТ BALANS” (фирма “Диасофт”); “АУБИ-мини-бухгалтерия” (фирма “О’Стрим”); “Инфо-Бухгалтер” для малых предприятий (фирма “Информатик”) и другие.

2.3 Комплексные или интегрированные бухгалтерские системы.

Дальнейшее развитие бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, потребовало от бухгалтерских  ИС расширенных возможностей и перехода от упрощенного учета к универсальному. Для пользователей бухгалтерских информационных систем – квалифицированных бухгалтеров – была необходима автоматизация не только всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффективности управления предприятием, сохранения финансового равновесия, получения стабильной прибыли. Поэтому потребовались бухгалтерские системы, работающие в сети.

В этой связи появились  комплексные или интегрированные  бухгалтерские системы, такие, как  “ABACUS”, рассчитанные на бухгалтерию  в 50-60 человек. К этому классу относятся  программы, объединяющие и поддерживающие ведение всех основных учетных функций  и разделов. Интегрированные бухгалтерские  ИС в основном ориентированы на средний  бизнес и служат для работы на одном  компьютере, хотя возможны варианты их использования на нескольких компьютерах, а также в локальной сети. При  этом на каждом персональном компьютере отображается, как правило, вся система. Наиболее распространены программные  пакеты фирм ПАРУС (“Парус-предприятие” – вариант для крупных и  средних предприятий), ИНФОСОФТ (“Интегратор”), “Интеллект Сервис” (“БЭСТ” – для  комплексной автоматизации предприятий), “Ланкс” (“Суперменеджер”), “Диц” (“Турбобухгалтер”) и других.

Данный класс бухгалтерских  систем относится к системам, которые  легко настраиваются на специфику  ведения бухгалтерского учета на промышленном предприятии и могут  работать как в сети, так и на отбельных рабочих местах учетных  работников. Поэтому подобные системы  занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие системы предоставляют  широчайшие возможности ведения  бухгалтерского учета на предприятии; благодаря использованию различных  современных информационных технологий они обеспечивают:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур. Это достигается, например, за счет ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов начислений и удержаний, размера минимальной заработной платы;
• ведение расширенного аналитического учета за счет добавления к отдельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана отчетов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до десятого порядка в глубину;
• регистрацию хозяйственных операций несколькими способами. Наиболее часто встречаются два подхода при регистрации хозяйственных операций – “от проводки” и “от первичного документа’. В первом случае, как правило, ведется один или несколько журналов хозяйственных операций, в которых регистрируются проводки. Во втором – ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и других). Далее система автоматически формирует соответствующие проводки;
• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ускоряет процесс регистрации учетной информации:
• вручную с клавиатуры на основе первичного документа;
• путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;
• на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;
• путем заполнения бланков первичных документов, выбранных из справочника. Одновременно при вводе информации создается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;
• формирование любых отчетных первичных документов и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в любой момент времени и за люобой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, главная книга и другие), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер может настраивать в соответствии с постоянно меняющимся законодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, расчет НДС и другие). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и корректировать любые бланки бухгалтерской отчетности, а также бланки, специфические для данного предприятия;
• формирование графических иллюстраций результатов финансово-хозяйственной деятельности с помощью графического редактора;
• сбор информации обо всех этапах работы для контроля за деятельносттью работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользователей системы;
• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;
• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, работник склада и др.); путем закрытия от изменений всех данных за определенный период; с помощью периодического резервного сохранения данных и последующего их восстановления, а также проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;
• введение многовалютного бухгалтерского учета;
• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обеспечение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

 

2.4 Финансово-аналитические программы.

Дальнейшее развитие возможностей бухгалтерских информационных систем вызвано необходимостью аналитической  обработки учетной информации, накапливаемой  в этих системах и используемой менеджерами  и руководителями в повседневной деятельности для принятия управленческих решений. Использование известных  экономико-математических методов, методов  математической статистики, соответствующих  инструментальных средств программирования в условиях жесткой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ финансового состояния и результатов деятельности предприятия. Условно такие программы можно разделить на подклассы:

• системы анализа хозяйственной деятельности предприятия
• и системы для работы с инвестиционными проектами.

ИС данного класса должны осуществлять следующие функции:

• анализ и оценка отдельных показателей производственно-финансового состояния объекта или предприятия по различным методикам и применение этих оценок;
• экономический анализ деятельности объекта исследования, прогноз;
• анализ и оценка по методикам, соответствующим международным стандартам, сравнение показателей деятельности отечественных и зарубежных фирм;
• расчет вариантов бизнес-планов, ранжирование вариантов по приоритетам пользователя;
• расчетдополнительных показателей по алгоритмам пользователя;
• одновременное использование большого числа показателей, включение в анализ различных факторов как экономического, так и неэкономического характера;
• использование статических и динамических вариантов сравнения элементов анализа;
• табличное и графическое представление информации.

К ним можно отнести  такие программы, как: “Экспресс-Анализ” (фирма “Телеком-Сервис”); “ФинЭксперт” (фирма “РосЭкспертиза”); “Альт-Финанс” (фирма “Альт”), “Audit Expert” (фирма “Pro-INVEST Consulting”) и другие.

В целях удовлетворения сложившегося спроса на рынке финансово-экономического программного обеспечения подобные программы можно использовать как  самостоятельно для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии, так и в комплексе с уже  существующими системами в качестве приложения к ним.

 

3.Этапы автоматизации учета  деятельности компании.

3.1 Подготовка к автоматизации.

Для того чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен и  дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно  можно разбить на пять этапов.

Этап I. Оптимизация бухучета

Автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.

Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а  именно:

1. Применяемый план счетов и  использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитики по различным счетам.

3. Использующиеся типовые проводки  для отражения типовых хозопераций.

4. Формы и содержание первичной  документации.

5. Формы учетных регистров. Анализ  производится на предмет того, что можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета (см. предыдущий раздел).

Ясно, что для проведения такой  оптимизации требуется высококвалифицированный  и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким  является, например, аудитор или  опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что  их сотрудники прекрасно разбираются  в самих программах, а вот в  бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя  возможности для улучшения и  даже оставляя старые ошибки.

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации  понимается то, в каком объеме будет  автоматизироваться бухгалтерия и  в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет.