Автоматизация бухгалтерского учёта в образовательных учреждениях на примере «1С:Бухгалтерии 8.1»

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕЕ  ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

«ВОЛГОГРАДСКИЙ  ИНСТИТУТ БИЗНЕСА»

Кафедра

Специальность
(шифр, наименование)
Факультет	Экономический
(экономический, юридический)
Курс			Группа

Курсовая  работа 

Работа  защищена ______________2012 г. 

Оценка _____________________________ 

Подпись ____________________________ 
 
 
 
 

Волгоград 2012 

                                              Содержание 

Введение……………………………………………………………………..…3

Глава I. Теоретические  основы бухгалтерского учёта…..………..…………5

1.1. Понятие бухгалтерского учёта………………………………………....5

1.2. Задачи, функции и объект бухгалтерского учёта………………….…6

1.3. Внеоборотные и оборотные активы. Основные

принципы бухгалтерского учета…………………………………………..7

Глава II. Основные законы, правила и организация

бухгалтерского  учета на предприятии………………………………………9

2.1.Организация бухгалтерского учета

в образовательном  учреждении.…………………………………………...9

2.2. Документы  бухгалтерского учета в образовательных

учреждениях ………………………………………………………..……..…11

Глава III.Разработка прикладных решений в системе

1С: Предприятие  8.1………………………………………………………...13

3.1.Особенности компьютерной обработки данных………………………13

3.2.Разработка конфигурации в системе 1С: Предприятие для

автоматизации бухгалтерского учета МОУ СОШ № 100……………..….16

Заключение…………………………………………………………….…….25

Список использованной литературы………………………………………27 
 
 
 
 

                                               Введение 

       Актуальность  темы.

       Бухгалтерский учет в образовательных учреждениях имеет свои специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, утвержденной приказом Минфина РФ от 3 ноября 1993г №122, другими нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях, отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести:

       -организацию  учета в разрезе статей бюджетной  классификации;

       -контроль  исполнения сметы расходов;

       -выделение  в учете кассовых и фактических  расходов;

       -отраслевые  особенности учета в учреждениях  бюджетной сферы (здравоохранения, образования, науки).

       Специфические особенности учета в образовательных учреждениях вызывают необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета более конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета, соблюдение финансово – бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных расходов.

       Все вышеизложенное подтверждает актуальность темы настоящей работы, предопределило ее цель и задачи.

       Целью курсовой работы является изучение особенностей автоматизации бухгалтерского учета в образовательных учреждениях.

       Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

       -изучить  по нормативным материалам и  данным литературы основы ведения  бухгалтерского учета в бюджетных  организациях на современном этапе;

       -проанализировать  отдельные аспекты учета хозяйственных  средств в учреждениях непроизводственной  сферы;

       -охарактеризовать  бюджетное учреждение-базу выполнения  практической части.

       Предмет исследования – муниципальное образовательное учреждение № 100. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава I. Теоретические  основы бухгалтерского учёта

1.1. Понятие бухгалтерского учёта

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об активах, обязательствах, доходах и расходах предприятия и их изменениях путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Для того чтобы уяснить сущность бухгалтерского учета, познакомимся с некоторыми понятиями, экономическими категориями, терминами, применяемыми при его организации.

С момента  выпуска Гражданского кодекса РФ в нормативных актах, издаваемых федеральными органами в отношении  хозяйствующих субъектов, фигурирует понятие «организация», что может  вызвать сложности лингвистического характера, например, «Организация учета основных средств в организации». В связи с этим в данном учебном пособии будет нередко употребляться термин «предприятие» в качестве синонима термина «организация».

Объектом  приложения бухгалтерского учета является предприятие.

Организационно-правовая форма организации определяется Гражданским кодексом РФ.

Методологические  основы организации бухгалтерского учета и его принципы определены Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете». 
 

1.2. Задачи, функции и объект бухгалтерского учёта

Основными задачами бухгалтерского учета являются: 
♦ формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятия и его имущественном положении; 
♦ обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении предприятием хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества, обязательств, использованием материальных трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами; 
♦ подготовка данных для составления достоверной финансовой отчетности; 
♦ формирование фактической себестоимости выпускаемой продукции (работ, услуг); 
♦ предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения его финансовой устойчивости; 
♦ определение финансовых результатов деятельности предприятия.

Основные функции бухгалтерского учета: контрольная, информационная, обеспечения сохранности собственности, обратной связи, аналитическая.

Предмет бухгалтерского учета — финансово-хозяйственная деятельность предприятия, направленная на выполнение уставных обязательств.

Объектами учета являются:

♦ обязательства предприятия;

♦ имущество предприятия; 
♦ хозяйственные операции, осуществляемые предприятиями в процессе их деятельности.

1.3. Внеоборотные и  оборотные активы. Основные принципы бухгалтерского учета

Для осуществления  хозяйственной деятельности предприятие располагает необходимыми хозяйственными средствами. В зависимости от того, какую роль они играют в процессе производства и обращения, хозяйственные средства подразделяются на группы: внеоборотные и оборотные активы.

Внеоборотные активы: 
♦ капитальные вложения; 
♦ основные средства; 
♦ нематериальные активы; 
♦ доходные вложения в материальные ценности.

  Оборотные активы: 
♦ производственные запасы и затраты; 
♦ денежные средства; 
♦ средства в расчетах (дебиторская задолженность); 
♦ финансовые вложения.

Хозяйственные средства, необходимые для деятельности предприятий, формируются за счет различных источников, которые делятся на собственные и заемные.

Собственные источники: 
♦ уставный капитал; 
♦ добавочный капитал; резервный капитал; 
♦ прибыль.

Заемные источники: 
♦ кредиты банка; 
♦ коммерческие кредиты; 
♦ задолженность перед поставщиками и подрядчиками; 
♦ задолженность персоналу по оплате труда; 
♦ задолженность по платежам в бюджет; 
♦ задолженность перед прочими организациями и лицами. Хозяйственные процессы следует рассматривать как совокупность 
составляющих элементов — фактов хозяйственной жизни.

Основные принципы бухгалтерского учета: 
♦ предприятие рассматривается как обособленный объект учета. Имущество и обязательства данного предприятия учитываются отдельно от имущества и обязательств владельцев и других предприятий; 
♦ использование метода начисления и разграничение деловой активности между смежными отчетными периодами. Доходы и расходы признаются и отражаются в те периоды, когда имел место факт совершения сделки; 
♦ предприятие функционирует в настоящее время и в ближайшей 
перспективе. У него отсутствуют намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности, и, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке (допущение непрерывности деятельности); 
♦ имущество и обязательства имеют стоимостную оценку. Оценка должна производиться с возможными точностью и осторожностью; 
♦ принцип существенности. Обязательное отражение в бухгалтерской отчетности такой информации, неточность или отсутствие которой влияет на финансовые результаты деятельности предприятия или принятие им управленческих решений; 
♦ принцип осмотрительности. Профессиональное суждение бухгалтера строится на том, что доходы признаются только тогда, когда есть обоснованная уверенность в их получении, а расходы - когда есть обоснованная возможность их производства; 
♦ принцип объективности. Означает профессиональную подготовку и этику бухгалтера.

Глава II. Организация и особенность бухгалтерского учета в образовательных учреждениях.

2.1. Организация бухгалтерского учета в образовательном учреждении.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, за соблюдение норм действующего законодательства при выполнении финансово-хозяйственных  операций и хранение бухгалтерской документации несут руководители образовательных учреждений в соответствии с положениями Федерального закона РФ от 21.11.1996 №129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В зависимости  от объемов учетной работы руководители образовательных учреждений имеют  право:

-организовать службу бухгалтерского учета в виде структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;

-ввести в штатное расписание учреждение необходимое количество должностей бухгалтерских работников;

-передать на условиях договора ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

-вести бухгалтерский учет лично.

В случае создания службы бухгалтерского учета  в образовательном учреждении на главного бухгалтера возлагается ответственность за обеспечение соответствия проводимых финансово-хозяйственных операций действующему законодательству, контроль над движением имущества образовательного учреждения и выполнением различных обязательств учреждения. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. 
          Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников образовательного учреждения. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. 
Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых образовательных учреждений необходимые им сведения об исполнении смет доходов и расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений. 
          В случае передачи ведения бухгалтерского учета образовательного учреждения по договору оказания услуг специализированной организации или специалисту по бухгалтерскому учету, выступающего в качестве предпринимателя без образования юридического лица, конкретные функции и обязанности сторон определяются условиями договора. 
          Требования главного бухгалтера или лица, выполняющие его функции в специализированной организации в части порядка оформления и представления в службу бухгалтерского учета или специализированную организацию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников образовательного учреждения, а при централизации учета - для всех обслуживаемых учреждений. 
          Бухгалтерский учет в образовательном учреждении должен обеспечивать систематический контроль над ходом исполнения смет доходов и расходов, состоянием расчетов с юридическими и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей. Бухгалтерский учет ведется образовательным учреждением непрерывно с момента его регистрации в качестве юридического лица до момента реорганизации или ликвидации в порядке, установленном действующим законодательством.

2.2.Документы бухгалтерского учета в образовательных учреждениях

• Документами, обеспечивающими нормативно-законодательное  регулирование бухгалтерского учета  в образовательных учреждениях, являются:
• Гражданский кодекс Российской Федерации, первая и вторая части которого приняты Федеральными законами РФ от 30.11.1994 №51-ФЗ и от 26.01.1996 №14-ФЗ соответственно.
• Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
• Приказ Минфина РФ от 30.03.2001 №26н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01";
• а для государственных или муниципальных образовательных учреждений, финансируемых из средств бюджетов различных уровней ещё дополнительно:
• Бюджетная классификация, введенная Федеральным законом Российской Федерации от 15.08.1996 г. №115-ФЗ;
• Бюджетный кодекс Российской Федерации, принятый Федеральным законом РФ от 31.07.1998 №145-ФЗ, который введен в действие с 1 января 2000 года Федеральным законом РФ от 9.07.1999 №159-ФЗ
• Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации 25.05.1999 №38н (утратили силу с 01 января 2003 года в связи с выходом приказа Минфина РФ от 11 декабря 2002 года № 127н);
• Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.12.1999 №107н;
• Изменения и дополнения в Инструкцию по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, введенные приказом Минфина РФ от 10.07.2000 № 65н;
• Изменения и дополнения к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 25.05.1999 № 38н, введенные приказом Минфина РФ от 28.12.2001 №118н, продлившего срока действия выше упомянутых Указаний (утратили силу с 01 января 2003 года в связи с выходом приказа Минфина РФ от 11 декабря 2002 года № 127н);
• Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации 11.12.2002 №127н;
• Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина РФ от 26.08.2004 № 70н введенной в действие с 1 января 2005 года.

       Как видно из приведенной хронологии формирования и введения в действие нормативно-правовых актов, регулирующих систему бухгалтерского учета в бюджетных образовательных учреждениях различные изменения правил происходят в среднем 2 раза в течение календарного года, в то время как для негосударственных образовательных учреждений ситуация с правилами учета более стабильная. 
 
 
 

Глава III.Разработка прикладных решений в системе 1С: Предприятие

3.1.Особенности  компьютерной обработки  данных

Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

    Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение  функций. Компьютерная система может  осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в  неавтоматизированных системах выполняют  разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

     Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

    Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

    Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

    На  текущий момент региональный  рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.

Вот лишь несколько из них :

— ИНФО-Бухгалтер ; ТОО "Информатик"

— Инфин-бухгалтерия; Аудиторская компания "Инфин"

— Суперменджер"; Фирма "Ланкс"

— AUBI ; Фирма "О’стрим"

— ABACUS;  АО "ОМЕГА"

— 1С  Бухгалтерия

и т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2.Разработка  конфигурации в  системе 1С: Предприятие  для 

автоматизации бухгалтерского учета  МОУ СОШ № 100

     1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. Система 1С: Предприятие может «приспосабливаться» к особенностям конкретной области деятельности, в которой она применяется.  Для обозначения такой способности используется термин конфигурируемость, то есть возможность настройки системы на особенности конкретного предприятие.

Рассмотрим  разработку конфигурации в системе 1С: Предприятие 8.1 для

автоматизации бухгалтерского учета МОУ СОШ  № 100.

   Дерево  конфигурации содержит в себе  практически всю информацию о  том, из чего состоит конфигурация (рис. 1).

             Рис. 1 Дерево конфигурации 

  Создадим шесть справочников: ученики, сотрудники, номенклатура, склады, организации, расчётный счёт и вид сотрудника. Для этого зададим имя справочника – Ученики. Имя является основным свойством любого объекта конфигурации. На основании имени платформа автоматически создаст синоним - Ученики. (Рис. 2. Имя и синоним справочника) 

                     Рис. 2. Имя и синоним справочника 

Перейдём на закладку данные и заполним длину кода и длину наименования.

Аналогичным способом создадим справочники сотрудники, номенклатура, склады, организации, расчётный счёт и вид сотрудника. Это хорошо всё видно в дереве конфигурации (рис. 3)

                    Рис. 3 Дерево конфигурации

Сделаем отладку  и заполним все позиции нашей  конфигурации. 

       Рис.4 Справочник Ученики

       Рис.5 Справочник  Сотрудники 

                Рис.6. Справочник  Номенклатура 

    Переходим к созданию документов. Документ является прикладным и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операций. Характерной особенностью объекта конфигурации Документ является то, что в процессе работы пользователь может самостоятельно создавать новые объекты этой структуры - новые документы. Мы создадим два документа: Приходная накладная и Оказание услуг. (рис7.)

Рис.7 Дерево конфигурации 

           Каждый документ, как правило, содержит информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, каждый документ Приходная накладная может содержать информацию о поставщике товаров, складе, на который приходуется товар.

Рис.8. Документы  Приходная накладная 

       Мы  подошли к одному из главных моментов разработки любой конфигурации –  созданию механизма учёта накопления данных. Объект конфигурации Регистр накопления является прикладным и предназначен для описания структуры накопления данных. Регистр накопления платформа создаёт в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные, «поставляемые» различными  объектами базы данных. Эти данные будут храниться в регистре в виде отдельных записей, каждая из которых имеет одинаковую, заданную в конфигураторе структуру.