Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления

     Введение 

    Каждая  организация в настоящее время, использует какое – либо программное  обеспечение в качестве инструмента  для ведения бухгалтерского учета. Это свидетельствует о том, что  внедрение автоматизации, применение информационных технологий для ведения  бухгалтерии – одни из ключевых задач в рамках модернизации процессов  управления предприятием.

    Процесс автоматизации происходит постепенно. Некоторое время назад организации  стали использовать различные прикладные бухгалтерские программы, ориентированные  на выполнение узких задач в объеме одного сектора. Подобные программы  в своё время существенно снизили  рутинность  и повысили производительность труда. Современные информационные системы предназначены для повышения  эффективности управления  с помощью  информационных технологий подготовки и принятия решений.

         Бухгалтерский учет является одним из самых сложных и трудоемких процессов учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. 

    Во-первых,  автоматизированный учет облегчает  работу при обработке документов.

    Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность  учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую  информацию, сформировать формы бухгалтерской  отчетности, и так далее. Кроме  того, подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и  точнее, чем, если бы это делалось работником вручную.

      Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат  в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом. Бухгалтерский  учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.

    Развитие  рыночных отношений оказывает существенное влияние на бухгалтерский учет, который  все больше и больше приближается к требованиям международных  стандартов. В связи с этим повышаются требования к квалификации бухгалтера, значительно расширился круг решаемых им вопросов. На современном этапе  бухгалтер в равной мере должен владеть  методами оперативного бухгалтерского учета, налогового учета и финансового  анализа.

    Однако  овладеть новыми методами работы невозможно без использования вычислительной техники, которая освобождает финансового  работника от рутинной счетной работы. Поэтому персональный компьютер  сегодня - это необходимый инструмент в работе бухгалтера.

      Компьютерная система бухгалтерского учета должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации – совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

    Автоматизация бухгалтерского учета в настоящее  время характерна не только для крупных  и средних фирм. Доступность вычислительной техники делает возможным применение бухгалтерских программ и небольшими предприятиями. В связи с этим рынок прикладных программ характеризуется  самым широким их спектром, начиная  от самых простых, имеющих минимальный  набор функций, до сложных многофункциональных  систем, имеющих самые  широкие  учетно-аналитические возможности.

    Тема  работы: «АИТ по учету денежных операций по кассе» актуальна в настоящее  время, ввиду того, что именно использование  соответствующего программного обеспечения  позволяет достигнуть наибольшего  экономического эффекта при обработке  учетной информации, ведении аналитической  работы.

    Многие  руководители считают, что достаточно только приобрести вычислительную технику  и программу «в коробке», нанять квалифицированный персонал – и  все, процесс автоматизации завершен. Вместе с тем это не так. Очень  важно на самом первом этапе, когда, с одной стороны, предприятие  уже осознало насущную необходимость  автоматизации бухгалтерского учета, а с другой – еще не приняло  каких-либо действий, не произвело затрат, остановиться и попытаться ответить на основной вопрос: что же мы хотим  получить в результате автоматизации, какова наша цель?

    Объектом  изучения является участок бухгалтерского учета «Касса» и его автоматизация  в программе «1:С Предприятие».

    Цель  выполнения данной  работы заключается  в изучении  технологии компьютерной обработки при помощи программного продукта «1:С Предприятие»  участка  бухгалтерского учета «Учет кассовых операций» с использованием  программы  « 1: С Предприятие».

    Для решения поставленной задачи в процессе выполнения данной работы решались следующие  задачи:

• изучалась литература и дано теоретическое обоснование использования компьютерных технологий в учете и анализе;
• составлен краткий обзор  бухгалтерских программ;
• проведена практическая работа по участку бухгалтерского учета «Касса» с использованием программы « 1: С Предприятие».

    Автоматизация бухгалтерского, управленческого, финансового  учета достаточно полно рассмотрены  в трудах  таких специалистов, как Ясенев В.Н., Касьянова Г.Ю., Брат В. В., Мизиковский Е.А., также для написания данной работы были использованы информационно-правовые системы: «Консультант Плюс» и «Гарант».

ГЛАВА 1.  Автоматизация бухгалтерского учета – основа эффективного управления 

    Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский  учет на предприятии может рассматриваться  как внутреннее дело предприятия, а  основой для оценки финансово-хозяйственной  деятельности предприятия со стороны  государства служит отчетность (бухгалтерский  баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально  предоставляться в налоговую  инспекцию по месту регистрации  предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые  проверки, при проведении которых  могут потребоваться все бухгалтерские  документы, включая первичные.

    В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие  может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском  учете. Примеров тому в России очень  много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов  и распоряжений (а они принимаются  сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

    Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно, компьютерная программа  не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить его время  и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить  текущее финансовое положение предприятия  и его перспективы.  Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения  бухгалтерского учета в России. Такие  ошибки практически неизбежны при  ручном учете или при использовании  устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом  проблем методологического, организационного и технологического характера.

     Целью создания автоматизированной системы  бухгалтерского учета является¹:

• полная автоматизация всех процессов бухгалтерского и налогового учета;
• автоматическое преобразование данных бухгалтерского учета в данные налогового учета;
• автоматизированное формирование всех форм отчетности, в том числе налоговых расчетов и декларации по налогу на прибыль;
• сверка бухгалтерского и налогового учета.

     Автоматизированная  информационная система обеспечивает повышение эффективности, прозрачности и оперативности работы бухгалтерских  служб, а также улучшает их взаимодействие с органами Налоговой Инспекции.

     Результатами  являются²:

• автоматизация работы бухгалтеров на всех участках бухгалтерии Центрального аппарата (Управляющей компании) и филиалов. Разработка решения с учетом отраслевой специфики ведения бухгалтерского учета;
• автоматизация функции ведения налогового учета в соответствии с Главой 25 части II НК РФ;
• реализация механизмов автоматизированного закрытия счетов, что приводит к существенному повышению оперативности и удобства работы специалистов бухгалтерии;
• реализация обмена измененными данными о наличии и движении средств предприятия между всеми бухгалтериями распределенного (многофилиального) предприятия. Реализация регламента такого обмена с заданной периодичностью по окончании рабочего дня;
• получение главным бухгалтером Управляющей компании консолидированной бухгалтерской информации филиалов на уровне первичных документов бухгалтерского учета в разрезе необходимой аналитики. Формирование в системе аналитических отчетов по всем филиалам, выбранным филиалам (консолидированные отчеты по видам деятельности филиалам, видам продукции и т.д.), а также по каждому филиалу;
• возможность для главного бухгалтера распределенного предприятия просматривать актуальную информацию о наличии и движении денежных, материальных и иных ресурсов по каждому филиалу непосредственно со своего рабочего места.

    Перед началом проектирования автоматизированной системы бухгалтерского учета должны быть решены некоторые общие вопросы.

    При внедрении автоматизированной системы  можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов  работы бухгалтеров, так что затраты  и степень риска минимальны. Второй вариант — пересмотр организационной  и функциональной структуры подразделения, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подразделения  при этом может существенно возрасти. Хотя это более длительный и рискованный  процесс, требующий всестороннего  анализа и тщательной проработки.

    Выбор направления автоматизации бухгалтерской  службы предприятия включает в себя предварительный выбор программных  средств.

    Первое  направление — использование  офисных программ, например, из пакета Microsoft Office, что применимо на небольших  предприятиях. Эти программы доступны и недороги, но требуют значительной подготовительной работы — ввода  форм документов, разработки системы  таблиц и баз данных и т. д.

    Наиболее  популярно второе направление автоматизации  бухгалтерского учёта — с помощью  специализированной прикладной бухгалтерской  программы. Их выбор сейчас очень  широк, практически в каждом более  или менее информационно развитом регионе работают фирмы, предлагающие ту или другую систему для бухучёта. Предприятию такой вариант может  быть удобен, если кроме самой программы  предлагаются и другие услуги: её настройка, внедрение, сопровождение, обучение персонала. И хотя бухгалтерских систем существует множество, вопрос определений предпочтений сводится к выбору не столько программы, сколько надёжной фирмы, с которой  придётся работать весь период использования  программы. Возможно совместное использование  бухгалтерских и офисных программ, многие из них совместимы.

    Третье  направление автоматизации бухгалтерского учёта — разработка программного продукта на заказ с помощью сторонней  фирмы или собственного подразделения, ИТ-службы. Это требует, как правило, длительного времени и больших  затрат и оправданно только для крупных  предприятий, при условии, что имеющиеся  на рынке программы не отвечают запросам и требованиям заказчика.

ГЛАВА 2. Требования к бухгалтерской системе 

    Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости  от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение  учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

    В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных  и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос  данных из одной печатной формы в  другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение  к данным и отчетам за прошлые  периоды (вести архив).

    Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости  от особенностей учета на предприятии  базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке  должны соответствовать структуре  принятого плана счетов, задающего  основные параметры настройки системы  на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные  нормативы, которые приняты в  текущее время.

    Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский  учет, может пойти по одному из следующих  путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для  изготовления программ из сторонней  организации или купить готовый  программный продукт. В любом  варианте важно определить пути рационального  использования компьютеров или  сетей компьютеров для организации  автоматизированного учета на предприятии  в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы  учета для системы в целом  и для отдельных участков учета.

    Очень важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует  учитывать то обстоятельство, что  в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом  или консультацией, и за заменой  устаревшей версии на более свежую.

    Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных  сбоев и в некоторых случаях  от умышленной порчи данных. Как  известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать  защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную  базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить  в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские  системы отвечают этим требованиям.

ГЛАВА 3.Технология применения персональных компьютеров в традиционных формах счетоводства

    Переход России к рыночным отношениям выдвигает  на первый план проблемы коренной перестройки  учета. Если раньше учетная функция  управления сводилась к прямому  счетоводству и составлению отчетности, то в новых условиях бухгалтер  – это центральная фигура управленческого  персонала, он главный консультант  директора фирмы, аналитик, финансист. Для выполнения новых функций  и, прежде всего, создания учета как  средства управления и регулирования  использование компьютера, а также  современных средств связи и  коммуникаций жизненно необходимо. Неоценимую помощь в этом оказывают системы  автоматизированного учета, позволяющие  сократить время обработки учетных  данных, ликвидировать разрыв во времени  между хозяйственными процессами, получением первичной учетной информации, ее обработкой и выдачей результатной учетной информации, предоставить учетным  работникам компьютерный сервис при  осуществлении их профессиональной деятельности и т.д.

    Для создания учета как средства управления и регулирования жизненно необходимо использование компьютера, а также современных средств связи и коммуникаций. Происходят существенные изменения в организации учетной работы на предприятии, меняется технология получения и обработки первичных документов, сокращается трудоемкость преобразования учетных данных, возрастают творческие функции в деятельности учетного персонала за счет предоставления ему компьютерного сервиса.

    В то же время организация и разработка систем автоматизированного учета, ориентированного на новые информационные технологии, сопряжена с рядом проблем методологического, организационного и технологического характера. Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей: выполнить эту работу собственными силами; пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации или купить готовый программный продукт. В любом варианте важно определить пути рационального использования компьютеров или сетей компьютеров для организации автоматизированного учета на предприятии в целом и в его подразделениях, концепцию совершенствования формы учета для системы в целом и для отдельных участков учета.

    Автоматизация управления деятельностью предприятия  невозможна без компьютеризированного  бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация  управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Предпосылками  для этого являются:

• Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
• Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций.
• Бухгалтерский учет со времен Луки Пачоли существует как наука со строго определенными элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.
• Бухгалтерский учет заключается в сплошном и непрерывном отражении хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
• Внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях. Приближение российского бухгалтерского учета к международным стандартам, принятый Государственной Думой закон об электронной цифровой подписи только усиливают эту тенденцию.
• В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
• Наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете. Если 20 лет назад необходимо было 100-200 окладов бухгалтера как эквивалент покупки одного компьютера, то в настоящее время достаточно 10-15 минимальных окладов.

    На  рынке существуют десятки тиражируемых бухгалтерских программ, доступных  большинству юридических лиц. Только выбирай!

    К бухгалтерским расчетам можно отнести  решение задач по преобразованию исходных данных в результатные по относительно несложным алгоритмам вычислений. Результатами таких вычислений являются создание периодических отчетов  в регламентном режиме и получении  ответов на текущие запросы в  запросном режиме (рис. 3.1). 

    Рис. 3.1 Основные компоненты информационной технологии обработки учетных данных

    В этой группе расчетов находятся все  информационные задачи бухгалтерского учета. Их особенностями, влияющими  на технологию обработки данных, являются:

1. Каждой фирме предписано законодательством отражение в учете хозяйственных операций. Это необходимо для контроля, анализа принимаемых решений, т.е. создана информационная система бухгалтерского учета и существующая информационная технология.
2. Решение только хорошо структурированных задач, где четко определяются входные и выходные данные, относительно простые алгоритмы решения.
3. Выполнение основного объем работ в автоматизированном режиме с минимальным участием человека.
4. Наличие очень детальных данных, которые подлежат обобщению и систематизации.
5. Акцент на хронологию событий, т.е. их систематизация по мере совершения операций.

    Учетная информация, возникающая в результате деятельности какого - либо объекта, подвергается различным операциям или процедурам. В состав основных информационных процедур входят: сбор и регистрация информации, передача ее, хранение, обработка и  выдача. Для сбора фактической  информации на предприятии производится фактический подсчет материальных объектов (деталей, товаров и др.), получение временных и количественных характеристик работы отдельных  исполнителей. Сбор информации, как  правило, предшествует регистрации  на материальном носителе (бумаге или  диске). Первичные документы заполняются  на бумаге, формируются непосредственно  на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная  и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: посредством  курьера, доставкой с помощью  транспортных средств, дистанционной  передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях  вызвано, в основном, накоплением  сообщений до их обработки. Обработка  экономических операций ведется  на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машинограмм и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего  пользователя.

    Группировка и обобщение документальных бухгалтерских  данных осуществляется в учетных  регистрах: карточках, книгах и т.п. В зависимости от видов и порядка  их заполнения образуются формы бухгалтерского учета. Это процесс обработки  учетной информации при различном  сочетании регистров, их взаимосвязи  и последовательность записей в  них.

    Особенности формы бухгалтерского учета зависят  от технического оснащения учетного процесса, сочетания аналитического и синтетического учета, способа  ведения хронологической записи, составляемой отчетности и др.

    На  практике используются различные формы  счетоводства: журнально-ордерная, мемориально-ордерная, журнал-главная (упрощенная форма), автоматизированная (она же таблично-автоматизированная, таблично-матричная, электронная и  т.д.).

    Не  нарушая основные принципы ведения  учета при журнально-ордерной форме  счетоводства возможно получение на компьютерах привычных для бухгалтера регистров аналитического и синтетического учета с небольшими изменениями  их внешней формы. В частности, вместо пронумерованных и прошнурованных книг печатаются отдельные пронумерованные листы, собираемые в конце месяца или года в книги, переставляются отдельные графы в ведомостях, совмещаются два регистра в одном печатном бланке и пр. Определенные изменения происходят и в технологии компьютерной обработки учетных данных – совокупности периодически повторяющихся взаимосвязанных человеко-машинных операций, начиная от создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением накопительных и группировочных регистров синтетического и бухгалтерского учета.

    Характерными  особенностями современной компьютерной информационной технологии реализации журнально-ордерной формы счетоводства являются:

• Децентрализованная обработка учетных данных на автоматизированных рабочих местах (АРМах);
• Использование привычной для бухгалтера терминологии, сложившегося в бухгалтерии разделения труда, существовавшего до применения компьютеров аналитического учета (по табельным номерам, номенклатурным номерам и т.п.); журналов-ордеров, листков-расшифровок, вспомогательных ведомостей по дебету счетов, накопительных и группировочных регистров;
• Сохранение взаимосвязей между регистрами и системой их контроля, присущими журнально-ордерной форме счетоводства.

    Учетные данные в регистры журнально-ордерной формы попадают двумя путями. По массовым и трудоемким учетным операциям (по учету расчетов с рабочими и  служащими, готовой продукции, учету  движения материалов) вначале разрабатываются  вспомогательные разработочные  таблицы (накопительные и группировочные ведомости) по шифрам аналитического учета, а затем формируются из подсчитанных и взаимопроверенных файлов данных сводные массивы итоговых проводок. По первичным документам, не имеющим  массового характера (учет кредитов, фондов, капиталов и т.д.), можно  не разрабатывать вспомогательные  регистры, а периодически формировать  массив аналитических записей (проводок) по любому такому счету с добавлением  записей из листков-расшифровок. На основе сформированных файлов на компьютере ведется сверка данных аналитического и синтетического учета, заполняются  журналы-ордера по дебету счетов синтетического учета, Главная книга, баланс и другие отчетные таблицы (рис. 3.2). 
 
 
 
 
 
 
 

    Рис. 3.2 Принципиальная схема журнально-ордерной формы счетоводства с применением ПЭВМ

    При децентрализации обработки учетных  данных на персональных компьютерах  бухгалтер, не обладая профессиональными  знаниями в области компьютеризации  и программирования, контролирует ход  решения задачи и направляет его, несет персональную ответственность  за качественное решение функциональных задач в полном объеме.

    Наиболее  рациональной формой общения бухгалтера с ПЭВМ является ведение диалога  с помощью "меню", т.е. пакет  программных средств предполагает перечень блоков (модулей) программы, где  каждый модуль выполняет определенные этапы технологического процесса, начиная  от ввода первичных данных и заканчивая составлением различных форм отчетности. В случае каких-либо трудностей в  работе можно воспользоваться справочной и инструктивной информацией. Персональная ЭВМ, выполняя бухгалтерские работы информационного характера, контролирует поступающую на обработку учетную  информацию, выдает на дисплее "подсказки" в виде инструкций, пояснений по выполнению конкретных работ.