Автоматизация бухгалтерского учета в ОАО «БЕЛОРУССКИЙ МЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ ЗАВОД»

РЕФЕРАТ

Курсового проекта Павлюков С.И.

«Автоматизация  бухгалтерского учета в ОАО «БЕЛОРУССКИЙ МЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ ЗАВОД»

Объем работы: 47 с., в том числе 14 рис., 19 наим. лит.         

Ключевые слова: автоматизированные системы управления, 1:С предприятие, тенденции, бухгалтерский учет, функциональная модель, бзнесс-процессы.

Цель  данного курсового проекта: исследование возможностей автоматизации бухгалтерского учета в условиях ОАО «Белорусский металлургический завод» и выявление путей совершенствования бухгалтерского учета на предприятии. В ходе проектирования конфигурации для ОАО «Белорусский металлургический завод» выделены шесть сущностей и проанализированы связи между ними.

Приложение  реализовано по технологии «тонкого»  клиента, что подтверждает его соответствие современным требованиям.

Размер  папки с файлами конфигурации «Клиенты» составляет  
187 Мбайт. Эта папка содержит файл для объединения с базой клиента и отчет в виде внешней обработки.

В результате тестирования конфигурации «Клиенты»  в реальных условиях производства установлено, что она в полном объеме удовлетворяет  требованиям заказчика.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 5

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ                                         БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 7

1.1 Особенности обработки бухгалтерской информации                                             в условиях автоматизированной бухгалтерии 7

1.2 Тенденции развития систем автоматизации                                                бухгалтерского учета 13

1.3 Возможности «1С: предприятия 7.7» в обеспечении гибкости бухгалтерского учета 14

2 ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  В ОАО «БЕЛОРУССКИЙ МЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ ЗАВОД» 19

2.1 Анализ организации бухгалтерского учета  в ОАО «Белорусский металлургический завод» 19

2.2 Используемые ИТ-решения в организации бухгалтерского учета в ОАО «Белорусский металлургический завод» 21

2.3 Функциональная модель документооборота в бухгалтерии  в стандарте IDEF0 23

3 ДОРАБОТКА КОНФИГУРАЦИИ 1С: ПРЕДПРИЯТИЕДЛЯ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА  ОАО «БЕЛОРУССКИЙ МЕТАЛЛУРГИЧЕСКИЙ ЗАВОД» 29

Выводы 36

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 39

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 41

ЛИСТИНГ ПРОГРАММЫ 41

ВВЕДЕНИЕ

В наши дни в условиях рыночных отношений центр экономической  деятельности перемещается к основному звену всей экономики - предприятию. Именно на микроэкономическом уровне создается нужная обществу продукция, оказываются необходимые услуги. На предприятии сосредоточены наиболее квалифицированные кадры. Здесь решаются вопросы экономного и рационального расходования ресурсов, применения высокопроизводительной техники, технологий и реализации продукции. Для решения большей части этих вопросов на предприятии прибегают к такому методу учета как бухгалтерский учет.

Бухгалтерский учет является самым сложным и  трудоемким процессом учета, который обрабатывает информацию посредством компьютерных технологий. 

Таким образом, в процессе преобразования учетной  информации с помощью компьютеров  в системе бухгалтерского учета  решаются задачи обеспечения оперативной  обработки информации, автоматизации  синтетического и аналитического учета, а также автоматизированного  формирования всех видов отчетности, предоставляемой внешним и внутренним пользователям. Для реализации этого  информационного процесса требуются  соответствующие формы организации  работы, технические средства, методы и способы преобразования данных, а также персонал определенной квалификации. Все эти элементы составляют автоматизированную систему бухгалтерского учета предприятия. 

Актуальность курсовой работы - необходимость автоматизации бухгалтерского учёта на предприятии

Цель  данной курсовой работы: исследование возможностей автоматизации бухгалтерского учета в условиях ОАО «Белорусский металлургический завод» и выявление путей совершенствования бухгалтерского учета на предприятии. Исходя из поставленных целей были определены следующие основные задачи:

– проанализировать особенности обработки бухгалтерской информации в условиях автоматизированной бухгалтерии;

– рассмотреть тенденции развития систем автоматизации бухгалтерского учета;

– изучить возможности «1С: предприятия 7.7» в обеспечении гибкости бухгалтерского учета;

– провести анализ организации бухгалтерского учета в  
ОАО «Белорусский металлургический завод»

– изучить используемые ИТ-решения в организации бухгалтерского учета в ОАО «Белорусский металлургический завод»

– построить функциональную модель документооборота в бухгалтерии в стандарте IDEF0;

– доработать конфигурации «1С: предприятия 7.7» для ведения бухгалтерского учета в ОАО «Белорусский металлургический завод»

Объектом  исследования является ОАО «Белорусский металлургический завод», а предметом исследования - автоматизация бухгалтерского учета в современном мире.

В процессе выполнения курсовой работы, для решения  поставленных задач применены различные  методы и приемы экономических исследований: логический и расчетный; анализ, изучение и обработка научной и учебной  литературы по автоматизации бухгалтерского учета.

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ                                         БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.1 Особенности обработки бухгалтерской информации                                             в условиях автоматизированной бухгалтерии

Под формой бухгалтерского учета понимают совокупность учетных регистров, которые используют в определенной последовательности и определенном взаимодействии для ведения учета с применением принципа двойной записи. Определенное сочетание хронологического и систематического учета, связи между учетными регистрами, способ и техника учетных записей – все это определяет форму бухгалтерского учета. Формы регистров, порядок и последовательность записей в них, а также технические средства учета весьма разнообразны.

В основу построения бумажных регистров бухгалтерского учета положен принцип избытка, т. е. все данные, которые могут  понадобиться, в них формируются  и фиксируются. Учетные регистры имеют многоцелевое назначение. В  них аккумулируется информация, необходимая  функциональным службам предприятия  для разных целей: проведения анализа  и выявления резервов, заполнения форм периодической и годовой  бухгалтерской отчетности, текущего и последующего контроля, выдачи справок  и пр. Учетные регистры однозначно характеризуют любую форму учета. Например, постоянное усовершенствование форм журналов-ордеров, их модификация  для больших и малых предприятий  не изменили сущности журналов-ордеров  и форму бухгалтерского учета, построенную  с их помощью, несмотря даже на то что эту форму иногда не совсем точно называют «журнальная» [9, с. 56].

Тем не менее в условиях применения компьютеров изменилось традиционное понимание самого понятия «регистр бухгалтерского учета». При бумажных формах бухгалтерского учета система отражения данных в регистрах бухгалтерского учета объединена с системой их обобщения и полностью зависит от нее. Если при некомпьютеризированном способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отражения учетной информации, то в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отражения учетной информации, т. е. предоставления систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, является самостоятельным процессом, который не связан со стадиями накопления, обобщения и систематизации информации.

Накопление, систематизация и обобщение учетной  информации в условиях применения современной  вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная  бухгалтерская информация накапливается  в базе данных компьютерной системы, потом обобщается и систематизируется  на счетах, которые представлены отдельными ячейками памяти компьютера и представляют собой идеальные с точки зрения теории бухгалтерского учета носители признаков группировки информации. Построение структуры компьютерных баз данных может быть разнообразным, а табличный принцип, по которому строятся бумажные регистры, не является единственным при построении компьютерных баз данных. Базы данных бывают также  иерархическими, сетевыми, реляционными [3, с. 44].

При компьютеризированном учете любой материальный носитель данных бухгалтерского учета теоретически можно рассматривать как регистр, поэтому любые электронные носители, с помощью которых накапливается  учетная информация, можно считать  регистрами учета. При применении компьютеров  учетный регистр объединяет три  составные части:

– компьютерную базу данных с определенной структурой, предназначенной для накопления и сохранения учетной информации на технических носителях;

– переменные величины, временно создаваемые в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных, – бухгалтерские счета;

– видеограммы и машинограммы, предназначенные для отражения сгруппированной и систематизированной учетной информации (рисунок 1.1).

Несмотря  на то что связи между регистрами имеют большое значение в бумажных формах бухгалтерского учета, они не являются главными в применении компьютеров. Например, может быть множество связей учетных регистров с документами, взаимосвязей хронологической и систематической записи, аналитического и синтетического учета, учетных записей в зависимости от вариантов технологического процесса обработки учетной информации. Отличие одной формы от другой определяется не только внешним видом учетных регистров и их взаимосвязью, но и системой записей, которые в них осуществляются.

Рисунок 1.1 – Структура  электронного учетного регистра

Технологический процесс обработки учетной информации на разных предприятиях неодинаков. Практика доказывает, что этот процесс зависит  от многих факторов, а именно: от состава  технических средств, квалификации и структуры бухгалтерского аппарата, технологии производства и т. п. Кроме  того, он постоянно совершенствуется, изменяются алгоритмы обработки  первичных данных, соответственно изменяется и получение итоговой информации. Таким образом, не может быть единой формы компьютеризированного учета, как не может быть и единой формы  учета для традиционных методов  ведения бухгалтерского учета на бумаге.

Автоматизированные  формы учета могут быть различными, что зависит главным образом  от изменений в учетном процессе вследствие применения соответствующей  техники.

При бумажном способе обработки учетной информации происходит выбор одной из форм учета, которая в наибольшей степени  отвечает потребностям предприятия (журнально-ордерной, мемориально-ордерной и т. п.), и дальнейшей механизации ведения отдельных  учетных регистров. При компьютеризации  устанавливается порядок накопления, обработки, обобщения, контроля информации и формирования отчетных показателей  в зависимости от алгоритмов обработки  первичной информации. Компьютерные формы учета реализуются с  помощью программных алгоритмов, которые формируют как внешний  вид регистров, так и последовательность учетных записей. Таким образом, особенность компьютерных форм бухгалтерского учета заключается в том, что  они не существуют без конкретной компьютерной программы.

Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требованиям разделения учетного труда, аналитичности и оперативности.

Первое  требование – возможность осуществления разделения труда – выполняется благодаря тому, что современные программно-аппаратные компьютерные системы, как правило, построены на принципах распределенной обработки данных. Благодаря программно-реализованному механизму, который позволяет работать с одной базой данных нескольким пользователям, возникла возможность одновременно работать с одним учетным регистром не одному, а нескольким бухгалтерам.

Применение  компьютеров позволяет эффективно решить проблему аналитического учета. Если при использовании бумажных форм учета увеличение уровней детализации  аналитического учета и перечня  объектов аналитики нуждается в  росте числа учетных работников, то при наличии вычислительной техники  есть возможность вести аналитический  учет с любым уровнем детализации  и широкой номенклатурой аналитических  объектов.

Проблема  оперативности получения данных решается в процессе применения компьютеров  автоматически. Если при бумажных формах учета операции накопления данных в  учетных регистрах, вычисления итогов и перенесения данных из регистра в регистр требуют больших затрат живого труда и всегда связаны с ошибками, то при применении компьютеров эти операции выполняются без участия человека.

Технологический процесс обработки данных при  компьютерной форме учета можно  разделить на три этапа.

Начальным этапом учетного процесса являются сбор и регистрация первичных данных для обработки на компьютере. При  введении информации в компьютерную информационную систему предприятия (КИСП) пользователь составляет учетные  фразы, по которым формируется единый электронный учетный регистр  – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть программ для  компьютеризации бухгалтерского учета  позволяет проводить просмотр информации и в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п. [14, с. 96]

На втором этапе проводится формирование на электронных  носителях массивов учетных данных: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических  счетов, справочников аналитических  объектов, постоянной информации. Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных.

Заключительным  этапом процесса является получение  результатов за отчетный период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических  таблиц, справок из бухгалтерских  счетов или отражения на экране дисплея  нужной информации.

Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на средствах вычислительной и коммуникационной техники. Практическое ее применение зависит от набора технических  средств и выбора организационных  форм их использования, которые предусматривают  такие варианты:

–  предоставление каждому бухгалтеру персонального компьютера;

– использование одного центрального компьютера (сервера) и терминалов (или сетевых компьютеров) для введения данных;

– объединение персональных компьютеров в сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);

– объединение персональных компьютеров в сеть с одним или более мощными компьютерами (серверами). В последнем случае бухгалтер работает на специализированном автоматизированном рабочем месте (АРМ).

Если  используют персональные компьютеры, которые не соединены сетью, то вместо одного журнала ведут несколько  журналов, информационные массивы носят  локальный характер (формируются  по участкам учетной работы), а в  конце отчетного периода объединяются по определенным принципам. Если используется центральный компьютер с терминалами (сетевыми компьютерами), то применяют  общий журнал; при этом информационный массив представлен единой базой  данных. Если создана компьютерная сеть, то наличие единого журнала  не обязательно. В этом случае необходима координация набора локальных информационных массивов; исключением может быть выделение одного из рабочих компьютеров  для использования как сервера. И наконец, если создана сеть АРМ  с использованием выделенных серверов, то в зависимости от конкретных условий  возможно использование как единого журнала, так и набора журналов, причем в любом случае целесообразно иметь единую базу данных

Изучение  особенностей компьютерной формы учета  позволяет сформулировать основные ее принципы [15, с. 87]:

1) основой  компьютерной формы учета является  электронный учетный регистр,  в который входят:

– база данных на технических носителях информации, предназначенная для накопления и хранения учетной информации;

– переменные величины, которые временно создаются в памяти компьютера для систематизации и обобщения учетных данных;

– видеограммы и машинограммы, предназначенные для визуального отражения результатной информации.

2) бездокументный сбор первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами в компьютеры – основной способ документирования хозяйственных операций;

3) информация, которая отражает отклонение  по тем или иным хозяйственным  операциям, например отклонение  от установленных нормативов, плановых  задач, может быть получена  автоматически по запросу;

4) на  основе входных первичных данных, однократно зафиксированных на  электронных носителях информации, осуществляется интегрированная  обработка учетных данных с  необходимым уровнем детализации  и оперативности. При этом используется  единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую  для системы учета информацию;

5) одноразовое  введение данных – учетная запись превращается в учетную фразу, предназначенную для перенесения данных на компьютерные носители и их обработку в компьютеризированной системе учета;

6) один  журнал хронологической записи  – много регистров систематической записи. По учетным фразам формируется единый электронный учетный регистр – журнал хозяйственных операций, хотя большая часть для компьютеризации бухгалтерского учета позволяет просматривать информацию в виде журналов-ордеров, ведомостей и т. п.;

7) один  синтетический счет – множество аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от цели, поставленной руководством перед учетом, и никак не ограничивается;

8) отчетная  информация выводится в определенный  срок, а рабочая (справки, отчеты  для управленцев) в любой момент  может быть получена по запросу  – данные для этих документов получают путем выборки из журнала операций по определенным алгоритмам.

1.2 Тенденции развития систем автоматизации                                                бухгалтерского учета

В наши дни компьютерные методы обработки крепко-накрепко вошли  в технологию бухучета. Основной идеей развития программного обеспечения сегодня является не только решение самих бухгалтерских задач, но и планирование деятельности компании, ее анализ, реализация оперативного учета.

Это объясняется тем, что  сегодняшние системы ориентированы  не только на работников непосредственно  бухгалтерии, но и на руководителей, менеджеров или рядовых работников склада. Причем, преимуществом обладают программные продукты, позволяющие  автоматизировать целое (общее) направление  деятельности компании.

В западной Европе наиболее распространена концепция управления ресурсами компании в целом, то есть при формировании и планировании бухгалтерской отчетности анализируются  изменения  ресурсов и используется полученная информация.

В нашей стране автоматизация  бухгалтерского учета  постоянно  модернизируется. Данные ПО сегодня особенно широко востребованы и на малых,  и на крупных предприятиях,  интерес к ним растет с каждым днем. Условия рыночной экономики и жесткая конкуренция таковы, что для достижения определенных успехов нужно использовать передовые технологии.

Автоматизированные бухгалтерские  компании – незаменимый инструмент работы современного бухгалтера. Чаще всего разработки данного программного обеспечения ведутся по следующим трем направлением:

– комплексная автоматизация хозяйственно-финансовой деятельности малых компаний;

– автоматизация отдельных конкретных участков бухучета – лоскутная или кусочная автоматизация;

– создание информационных корпоративных систем, предназначенных для комплексной автоматизации крупных компаний.

Автоматизированные системы  бухучета, как правило, имеют неплохую защиту данных. В программах предусматривается  порядок архивирования информации. Однако на любой компании, независимо от надежности программы, должны быть созданы архивные копии всех документов и операций. В случае если система  сетевая и очень сложная, то необходимо обращаться к специалисту, который займется ведением архивов и сопровождением ПО [8, с. 156].

Сегодня уровень подготовки бухгалтеров постоянно растет, не уменьшаются и потребности развивающихся  компаний, более совершенным и  доступным становится техническое  обеспечение. Все это свидетельствует  о том, что переход на современную  автоматизированную форму работы является закономерной тенденцией нашего времени.

Говоря об основных тенденциях развития систем комплексной автоматизации, можно особо выделить применение новейших информационных технологий, дальнейшее расширение функциональности, реализацию новых возможностей по адаптации  к потребностям различных групп  пользователей и развитие механизмов взаимодействия с другими программами.

Что касается функциональности систем автоматизации управления предприятиями, то этот процесс идёт по следующим  направлениям: доработка традиционных решений в сфере бухгалтерского и оперативного учёта; создание механизмов обработки данных в целях проведения различных видов экономического анализа; реализация функций автоматизации решения задач управления финансами; обеспечение требований международных стандартов типа MRP-ERP.

1.3 Возможности «1С: предприятия 7.7» в обеспечении гибкости бухгалтерского учета

Система программ «1С:Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

 «1С:Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Задачи учета и управления могут  существенно отличаться в зависимости  от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых  услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Трудно себе представить одну программу, предназначенную  для массового использования  и удовлетворяющую при этом потребностям большинства предприятий [17, с. 56].

При этом руководителю, с одной  стороны, необходимо решение, соответствующее  специфике именно его предприятия, но, с другой стороны, он понимает преимущества применения массового проверенного продукта. Сочетание этих потребностей и обеспечивает «1С:Предприятие» как система программ.

Программные продукты системы «1С:Предприятие» поставляются с типовыми конфигурациями. Типовые конфигурации реализуют наиболее общие схемы учета и могут использоваться в большинстве организаций.

Программные продукты системы «1С: Предприятие» могут быть адаптированы к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который обеспечивает: настройку системы на различные виды учета;  реализацию любой методологии учета; организацию любых справочников и документов произвольной структуры; настройку внешнего вида форм ввода информации; настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка; широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков; возможность наглядного представления информации в виде диаграмм; быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».

В некоторых случаях система  учета, принятая в организации, имеет  уникальный характер. Тогда типовая  конфигурация, входящая в состав программных  продуктов системы «1С: Предприятие», может быть взята как образец для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на особенности вашей организации.

Конфигуратор, входящий в состав программных  продуктов системы «1С:Предприятие», позволяет не только изменять элементы типовой конфигурации, но и создать собственную конфигурацию «с нуля». Такая разработка может быть выполнена силами сотрудников организации, в которой установлена система, или специалистами предприятия франчайзинговой сети фирмы «1С». Создание оригинальных конфигураций позволяет решать с помощью «1С: Предприятия» самые разнообразные задачи по автоматизации экономической деятельности [13, с. 97].

Программные продукты системы «1С:Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами.

Средства импорта и экспорта информации через текстовые файлы, файлы формата DBF и XML позволяют легко организовать обмен данными с любыми системами.  Сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML. Возможность экспорта данных в «Диспетчер контактов для малого бизнеса» Microsoft Office 2000.

Программные продукты системы программ «1С:Предприятие» поддерживают современные средства интеграции: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

– управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel

– получать доступ к данным «1С:Предприятия» из других программ;

–вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами, например, размещать в отчетах рисунки и графики.

Технология создания внешних компонент (дополнительных программных модулей) разработана фирмой «1С» для решения  специальных задач, в которых  требуется более тесная и эффективная  интеграция системы «1С: Предприятие» с другими программами и оборудованием. Эта технология включает в себя все  необходимые сведения и набор  примеров по созданию внешних компонент  и их взаимодействию с «1С: Предприятием». Внешние компоненты могут разрабатываться  пользователями программ системы «1С:Предприятие» и независимыми фирмами на языках MS Visual С++, MS Visual Basic, Borland Delphi.

Для пользователей системы программ «1С: Предприятие» фирма «1С» предлагает набор решений по подключению  различного оборудования, применяемого в торговле и складском деле: контрольно-кассовых машин, POS-терминалов, сканеров и принтеров  штрих-кодов, дисплеев покупателя, электронных весов, терминалов сбора данных. Эти решения основаны на технологии внешних компонент и режимов экспорта-импорта информации.

Программные продукты системы «1С: Предприятие» способны «расти» вместе с организацией, в которой они  работают. Спектр программных продуктов  системы «1С: Предприятие» включает однопользовательские и сетевые  версии; версии, работающие в архитектуре  «клиент-сервер», а также дополнительную компоненту для организации обмена информацией между территориально удаленными филиалами организации.

Все версии полностью функционально  совместимы, что позволяет легко  перейти от использования программы  на одном рабочем месте к многопользовательским  и распределенным вариантам использования  системы.

Для каждого программного продукта системы «1С: Предприятие» имеется вариант поставки в виде однопользовательской версии. Такая версия рассчитана на работу на одном компьютере, но обладает всей полнотой возможностей по автоматизации учета и адаптации к особенностям конкретной организации [10, с. 15]..