Автоматизация бухгалтерского учета. 2

Негосударственное Образовательное  Учреждение

«Московский институт права» 
 
 

Экономический  факультет 
 

Специальность –  « Бухгалтерский  учет, анализ и аудит  » 
 

Учебная дисциплина:  Бухгалтерское  дело

  

КУРСОВАЯ  РАБОТА 
 

На  тему: « Автоматизация  бухгалтерского учета   » 
 
 
 
 
 

Выполнила:

Студент(ка) - Калько Оксана Владимировна 

Проверил:

Научный руководитель_______________ 

Дата  представления__________________

Дата  защиты________________________

Оценка_____________________________ 
 
 

г. Волгоград 2010 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение ----------------------------------------------------------------------------------------------------3

Глава I. Теоретические  основы автоматизации бухучета ------------------------------5

1. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления --------------------------------------------------------------------------------5
2. Требования к бухгалтерской системе ---------------------------------------5
3. Элементы компьютерной системы ------------------------------------6
4. Особенности компьютерной обработки данных --------------------8
5. Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухучета ----------------------------------------------------------------------9

Глава II. Практическая технология эффективной  автоматизации

Бухучета ---------------------------------------------------------------------------------------------------14

          2.1. Подготовка к  автоматизации --------------------------------------------14

         2.2. Процесс автоматизации ----------------------------------------------------22

         2.3. Этап настройки --------------------------------------------------------------23

        2.4. Этап обучения -----------------------------------------------------------------24

      2.5. Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации

бухгалтерского  и управленческого  учета --------------------------------------------28

Заключение  ---------------------------------------------------------------------------------31

Список использованной литературы -------------------------------------------------32

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

     Занять  лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

     Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении, которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

     В условиях относительной неопределенности в налоговой сфере предприятие  может сильно пострадать или даже потерпеть крах, и всего лишь из-за небрежности в бухгалтерском учете. Примеров тому в России очень много, причем, часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и, соответственно, невыполнения последних законов и распоряжений (а они принимаются сплошь и рядом). При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

     Чем же может помочь российскому бухгалтеру компьютер? Безусловно,

компьютерная  программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит

сэкономить  его время и силы за счет автоматизации  рутинных операций, найти

арифметические  ошибки в учете и отчетности, оценить  текущее финансовое

положение предприятия и его перспективы.

    

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава I. Теоретические  основы автоматизации  бухучета

1.1. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

     Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

     Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

1.2. Требования к бухгалтерской  системе

     На  мой взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

     Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

     Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.

     Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

Не менее  важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела

значительный  опыт работы и солидную репутацию. При  выборе системы следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется

неоднократно  обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии на более новую.

1.3. Элементы компьютерной системы

     В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные

документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

     Компьютерная система включает в себя следующие элементы.

1. Аппаратные  средства. К ним относятся: оборудование  и устройства, из

которых состоит компьютер, в частности  центральный процессор, жесткий  жиск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

2. Программные  средства.

а) Системные  программы. К этим программам, выполняющим  общие функции, обычно, относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это  наборы машинных команд для обработки данных, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

3. Документация - описание системы и структуры  управления применительно к

вводу, обработке и выводу данных, обработке  сообщений, логическим и другим

командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях  и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

    

1.4. Особенности компьютерной обработки данных

     Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

1.Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

2.   Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество

процедур  внутреннего контроля, которые в  неавтоматизированных системах

выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

3.Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого

изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций

бухгалтерского  учета.

5.Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система

может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

1.5. Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухучета

1C бухгалтерия. Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в

натуральном и стоимостном выражениях. Программа предоставляет

возможность ручного и автоматического ввода  проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать

и искать по различным параметрам проводок. Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников): 1.      план счетов; 2.      список видов объектов аналитического учета; 3.      списки объектов аналитического учета (субконто); 4.      констант и т.д. На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует  различные ведомости:

1.      сводные проводки; 2.      оборотно-сальдовую ведомость; 3.      оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета; 4.      карточка счета;

5.      карточка счета по одному объекту  аналитического учета; 6.      анализ счета (аналог главной книги); 7.      анализ счета по датам;8.      анализ счета по объектам аналитического учета; 9. анализ объекта аналитического учета по всем счетам; 10. карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

11. журнальный  ордер.

     В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме. Кроме того программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Aubi. “АУБИ” -  это  зарегистрированное  название интегрированной программной системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета’  малых, средних 

и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “АУБИ” построена из ряда букв, входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы. Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

“АУБИ”  может  быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного  рода  деятельности. 

     Программный  комплекс представляет  одинаковый  интерес как для торговых (коммерческих) структур, так  и  для  производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУБИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия,  исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов;  информационные справочники, содержащие  названия  предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости  от  специфики деятельности  предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов

бухгалтерского  производства:1. учет материалов (склад); 2. учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

3. основные средства; 4. учет  кассовых  операций  -  формирование  приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги; 5. учет банковских операций - платежных поручений,  требований и реестров; 6.учет счетов;

7.ведение журнала хозяйственных операций; 8. ведение   главной бухгалтерской  книги; 9.формирование шахматной  и оборотной ведомостей;

10. формирование  различных ведомостей аналитического учета;11.  и т.д.

     Журнал  хозяйственных  операций является для  “АУБИ” поистине основной информационной  базой,  используя  которую,  программа способна  формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные “АУБИ” отчеты могут  быть  сохранены  на жестком диске в виде ASCII и RTF файлов или выведены непосредственно на принтер.  В случае сохранения выходных   форм  на  жестком  диске  пользователь  имеет возможность просматривать,  корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого

имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т.д.).

 ИНФО – Бухгалтер.В любой момент для Вас готовы : 1. баланс со всеми приложениями; 2. оборотная ведомость; 3. главная книга; 4. ведомости аналитического учета по счетам; 5. журналы ордера и ведомости к ним, шахматка; 6. разнообразные ведомости и справки; 7.анализ финансовой деятельности с построением графиков и диаграмм.

     Достаточно ввести хозяйственные операции - все остальное программа

сделает сама.

ФОЛИО. 1. ведение бухгалтерского учета любого числа предприятий на одном

компьютере  с возможностью получения сводного бланка нескольких предприятий; 2.подробный финансовый анализ деятельности организаций, по которым ведется бухгалтерия; 3.учет движения денежных средств в динамике;

4.финансовый  баланс для руководителя и  отчет о прибыли и убытках  по месяцам и годам; 5.аналитические показатели; 6.валюта; 7.зарплата; 8.склад;

9.система  прогнозирования оптимальной цены  продажи партии товара;

10. возможность  генерации новых форм отчетности; 11. встроенные многоуровневые таблицы.

 Инфин – Бухгалтерия. 1.продуманная структура программы и привычный бухгалтеру дизайн;2.полная автоматизация учета;3.до пяти уровней аналитического учета;4.минимальные изменения в настройке программы под специфику именно Вашего предприятия;5.бухучет для нескольких предприятий на одном рабочем месте;6.возможность настройки на любое изменение законодательства;7.возможность ведения двойной бухгалтерии;8.возможность работы с любыми валютами;9.парольная защита;10. сохранение данных за любое количество лет.

ABACUS.ABACUS professional - Полный комплекс бухгалтерского учета. Отличительные особенности комплекса - функциональная полнота и комплексное решение всех задач учета.

А также :1. обработка проводок с детальной  аналитической информацией;

2. учет  затрат на производство и калькулирование  себестоимости продукции

с формированием  соответствующих записей в Главной  книге;3.элементы финансового анализа;4.автоматическое начисление процентов и отчисление налогов;5.мульти-валютные операции генератор отчетных форм;6.система аппаратной и программной защиты информации;7.удобный интерфейс.¹

  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава II. Практическая технология эффективной 

автоматизации бухучета.

2.1. Подготовка к автоматизации.

     Для того, чтобы перевод бухгалтерии  на компьютер был эффективен и

дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

     Этап 1. Оптимизация бухучета.

     Как уже отмечалось, автоматизация имеет  смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные пограммы по

автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на

нужды конкретного предприятия буквально  все, начиная от плана счетов и  кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно: 1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.2. Применяемая аналитики по различным счетам.3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.4. Формы и содержание первичной документации.

5. Формы  учетных регистров.

     Анализ  производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета. Вот конкретный пример. Если организация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и содержание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету

67 "Расчеты  по налогу на пользователей  автодорог" и увидеть какая  сумма уже

"набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется

высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и

налогообложению, каким является, например, аудитор  или опытный главбух.