Автоматизация бюджетирования. 2

Федеральное агентство по образованию 
Байкальский государственный университет экономики и права 
Колледж бизнеса и права 
Кафедра информатики и математики

Курсовая работа по дисциплине «Информационные системы»

на тему:

«Автоматизация бюджетирования»

Исполнитель:   группа ИНФ-10-01 Корчебный А.А

(дата, подпись)

Руководитель:   Погодаева М.П.

(дата, подпись)

Иркутск, 2013

Оглавление

Введение

Для современного предприятия бюджетирование – это система согласованного управления отдельными его подразделениями на основе систематической обработки экономической информации в условиях динамично изменяющегося бизнеса. При этом основная задача бюджетирования заключается в том, чтобы повысить эффективность работы хозяйствующего субъекта на основании целевой ориентации и координации всех событий, происходящих при изменении хозяйственных средств, предприятия и их источников, выявлении рисков и снижения их уровня, а также повышения гибкости в функционировании экономического субъекта.  

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что внедрение информационных систем позволит автоматизировать расчёты различных сценариев будущего финансового состояния предприятия или фирмы; создать надёжную и достоверную систему оценки разных бюджетов; осуществить оперативный сбор, обработку и консолидацию фактических данных, что и необходимых для бюджетного контроля.

Цель данной работы: анализ проблем при не автоматизированной работе бюджетирования и возможных путей их решения с помощью автоматизации.

В соответствии с целью работы были поставлены следующие задачи:

• Ознакомиться с литературой по выбранной теме;
• Выявить типичные проблемы не автоматизированной системы бюджетирования;
• Описать преимущества автоматизации бюджетирования;
• Рассмотреть существующие АИС в сфере бюджетирования;
• Проанализировать выбранные системы, и дать рекомендации по выбору той или иной АИС для различных предприятий.

1. Анализ предметной области

1. Общие понятия

Автоматизированная информационная система (АИС) - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческого решения.

Планирование бизнеса необходимо для того, чтобы четко представлять, где, когда, что и для кого строительная компания будет производить, продавать или оказывать услуги, какие ресурсы, и в каком объеме для этого понадобятся. А бюджетирование является максимально точным выражением всех планируемых показателей и ресурсов в финансовых терминах. Поэтому одна из главных функций бюджетирования заключается в планировании финансового состояния.

Бюджетирование – это система планирования, отчетности и контроля на основе системы бюджетов. Оно является инструментом бюджетного управления. Бюджетирование позволяет повысить эффективность распределения и использования ресурсов, создает объективную основу для оценки результатов деятельности организации, и ее подразделений.

Основные принципы бюджетирования

Таблица 1. Основные принципы бюджетирования

Бюджетная система компании - совокупность процессов/функций, компонент бюджетирования и бюджетных регламентов, определяющих последовательность, правила, сроки и ответственных за расчеты бюджетов, формирование отчетов, анализ исполнения бюджетов и принятие решений.

Процессы/функции бюджетирования - обособленные устойчивые вид деятельности, связанные с планированием, учетом, анализом и контролем финансово-экономических показателей деятельности компании.

Компоненты бюджетирования - состоит из двух разделов: объекты компании, по которым ведется бюджетирование и совокупность планов и отчетов системы бюджетирования.

Объекты бюджетирования - объекты компании, по которым ведется планирование, учет, анализ и контроль исполнения бюджетов

Набор объектов бюджетирования, которые будут приняты в компанию, зависит от нескольких факторов, в том числе и от информации, используемой руководителями компании для принятия решений. Например, если при принятии решения о распределении финансовых ресурсов между направлениями деятельности компании необходимо знать оценку финансово-экономической эффективности каждого направления деятельности, то в число объектов бюджетирования должны входить бизнес – направления. Если в компании разработана и внедрена финансовая структура, то для эффективного управления компании необходимо вести планирование и контроль в разрезе центров финансового учета. Таким образом, в соответствии с разработанной финансовой моделью подбирается необходимый набор объектов бюджетирования.

Объекты бюджетирования:

• Бизнес-направления;
• структурные звенья компании
• центры финансового учета
• основные бизнес-процессы компании
• проекты компании

Конкретный набор объектов бюджетирования определяется исходя из конкретной компании в соответствии с принципом целесообразности усложнения системы бюджетирования. Некоторые компании на начальной стадии внедрения системы бюджетирования могут ограничиться только финансовыми бюджетами, т.е. внедрять систему финансового планирования и контроля по отношению только компании в целом, используя простые финансовые модели бюджетирования. В дальнейшем архитектура бюджетной системы может усложняться (по мере необходимости) и компания будет переходить на использование более сложных финансовых моделей.

Планы и отчеты бюджетной системы:

• Бюджеты;
• Отчеты;
• Отчеты по результатам бюджетного анализа.

В соответствии с представленными объектами бюджетирования на предприятии могут составляться следующие бюджеты:

• Операционные бюджеты:
• бюджеты бизнес-направлений;
• бюджеты подразделений;
• бюджеты центров финансового учета (ЦФУ);
• бюджеты бизнес-процессов;
• бюджеты проектов;
• Финансовые бюджеты (сводные бюджеты):
• бюджет доходов и расходов (прибылей и убытков);
• бюджет движения денежных средств (кассовый бюджет);
• бюджет по балансовому листу (прогнозный баланс).

2. Проблемы бюджетирования

В настоящее время не многие предприятия используют систему бюджетирования. Это обусловлено тем, что в процесс бюджетирования часто возникают ошибки и не значительные погрешности.

Одна из распространённых ошибок является не чёткая постановка структуры бюджета на предприятии. Например, возьмём какой-нибудь отдел продаж, где уровень продаж возлагается на этот отдел. Допустим, в это же время продажей занимается другой отдел или даже несколько подразделений, из этого следует, что в конце отчётного периода возникает несоответствие основных показателей, чтобы этого избежать, нужно установить чёткую структуру бюджета и определить все основные функции каждого отдела.

Внедрение бюджетирования на предприятии сталкивается ещё с двумя основными группами проблем: методические проблемы и организационные. Как правило, самым трудным в бюджетировании является этап его внедрения на предприятии. Приватизированные предприятия получили в наследство огромный опыт составления документов, которые для предприятия в рыночной экономике не нужны. Поэтому принципиально важным является решение руководителей компаний о внедрении бюджетирования в новом реальном масштабе ценностей. И с этого момента по существу начинается серьезная работа, которая состоит из следующих основных этапов:

1. Анализ внутренней и внешней среды

На первом этапе, для того чтобы определить исходные составляющие, необходимые для разработки системы, проводится детальный анализ предприятия и внешней среды, в которой оно работает.

2. Разработка системы бюджетирования

Существует два способа составления бюджетов: целевое планирование (или планирование “сверху вниз”) и планирование “снизу вверх”.

В первом случае при составлении бюджета руководитель компании определяет желаемую сумму прибыли или несколько ключевых параметров деятельности (объем продаж, показатели относительной валовой и чистой прибыли), а персонал компании, вовлеченный в процесс планирования, должен спрогнозировать деятельность предприятия таким образом, чтобы выйти на целевые показатели. При составлении бюджета по данному методу планирование идет сверху вниз, т. е. от показателей по компании в целом, к показателям подразделений, служб и отделов. Во втором случае ответственные за составление отдельных бюджетов сотрудники планируют исходные данные самостоятельно на основании анализа статистики, рынка и своих ожиданий. Структура и порядок составления бюджетов компании зависит от характера центров ответственности.

3. Системы контроля исполнения бюджета

В процессе разработки и внедрения системы краткосрочного планирования необходимо уделить внимание организации процесса контроля исполнения бюджета, поскольку бюджетирование без обратной связи — зря потраченное время. На данном этапе определяется подход к анализу исполнения бюджета предприятия, степень глубины анализа, регламент и ответственные сотрудники. Кроме того, необходимо разработать систему мотивации сотрудников за выполнение бюджета и достижение поставленных целей.

4. Компьютеризация процесса бюджетирования

После определения требований и общей методики текущего финансового планирования менеджмент компании должен решить, какое программное обеспечение использовать для внедрения данной системы.

Принципиально следует сделать выбор: использовать специализированную программу или разрабатывать систему в среде MS Excel. Как и при разработке самой системы, при выборе программы необходимо принимать во внимание принцип разумной необходимости: затраты на приобретение и настройку программы не должны превышать потенциальную выгоду от ее внедрения.

Следует отметить ещё несколько проблем, с которыми сталкиваются современные предприятия:

Таблица 2. Основные проблемы бюджетирования

Проблемы, перечисленные выше – только часть большого комплекса, с которым современные предприятия сталкиваются при планировании своей деятельности. Поэтому и решать их рекомендуется комплексно, причем лучше всего - еще до внедрения специализированной системы бюджетирования, если таковую планируется использовать.

3. Решение проблем бюджетирования с помощью автоматизации системы

Для того чтобы система бюджетирования работала без каких либо проблем, её нужно автоматизировать. Внедрение автоматизированной системы бюджетирования позволит существенно упростить процессы построения системы бюджетирования, планирования бюджета на предприятии, регламентировать процедуры согласования, утверждения и контроля бюджета.

Автоматизация бюджетирования ИТ представляет собой финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов - производства, инвестиций, продаж, закупок и т.д. Автоматизированная система бюджетирования позволяет не только планировать потоки средств по каждому структурному подразделению компании, сравнивать их с фактическими и анализировать полученные данные, но и прогнозировать, как текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании.

Автоматизированная система бюджетирования интегрируется с другими корпоративными системами компании, что существенно упрощает перенос данных для контроля и анализа.

Возьмём, к примеру, проблему отсутствия единой системы отчетных и плановых документов в группе предприятий: это часто приводит к тому, что суммируются зачастую несопоставимые данные. Для решения этой проблемы нужно создать автоматизированную систему для разработки единой документации, иными словами, нужно унифицировать параметры документов: размеры, шрифты, цвет и т.д. Благодаря этому значительно уменьшится путаница при сдаче документов, проблема несопоставимости данных.

В соответствии с документами, эти данные должны храниться на общем сервере организации для общего доступа сотрудников. Для того, чтобы рабочие могли в минимально возможное время сдать необходимые отчёты и плановые документы.

Рассмотрим ещё одну из проблем: процесс составления планов может затягиваться на достаточно долгий период. Решение этой проблемы с помощью автоматизации системы состоит в разработке специального программного обеспечения для облегчённого процесса создания планов, что позволит составлять планы в короткие сроки. Это поможет  избежать ошибок в структуре бюджета.

4.  Система бюджетирования как модель компании

АСБ (Автоматизированная система бюджетирования) - представляет собой электронную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов - производства, инвестиций, продаж, закупок и т. д.

Модель АСБ позволяет планировать потоки финансовых средств и сравнивать их с фактическими данными. С помощью этой модели мы можем анализировать текущие и будущие изменения показателей, и каким образом они отразятся на финансовом состоянии компании.

В моделировании системы должны принимать участие, как сотрудники компании, так и финансовый директор занимающиеся исполнением и составление бюджета.

Любая АСБ должна состоять:

• системы бюджетов;
• средств, для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов);
• средств, для организации коллективной работы;
• средств, для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

2. Аналитическая часть

1. Существующие АИС в сфере бюджетирования

Как правило, для любой успешно развивающейся компании наступает момент, когда средств табличного процессора MS Excel уже не хватает для эффективного бюджетирования, и приходится задумываться о приобретении специализированной АИС. На российском рынке систем бюджетирования сейчас представлено более десятка АСБ как отечественных, так и иностранных производителей. Они различаются функциональными особенностями, а также стоимостью внедрения и масштабом предприятий, для которых они предназначены.

Средним предприятиям с разветвленной территориальной структурой или большим количеством центров ответственности, а также крупным компаниям лучше использовать более надежные и дорогие западные системы.

В данной курсовой работе будут проанализированы шесть западных автоматизированных систем бюджетирования, которые находятся приблизительно в одном ценовом диапазоне ($50000-$70000), рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса и хорошо известны:

• Microsoft Excel
• Oracle Financial Analyzer (OFA);
• Hyperion Pillar;
• Adaytum e.Planning Analyst;
• EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise;
• Comshare MPS.

Microsoft Excel

В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ часто используется программа Microsoft Excel, хорошо известная всем финансистам и позволяющая вводить многие формулы, строить практически любые взаимосвязи и прогнозы. Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, а также текстовые файлы, что облегчает ввод данных.

Достоинства. Простота использования, отсутствие необходимости специализированного обучения персонала, высокая совместимость с различными АИС.

Недостатки. В этой системе достаточно сложно работать коллективно: два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом; для каждого варианта бюджета приходится заводить отдельный файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что чревато большим количеством ошибок и несоответствий. Кроме того, уровни доступа к данным практически не разграничены, то есть данные доступны всем пользователям, тогда как на практике часть информации должна быть доступна только топ-менеджменту; функции защиты данных от исправлений также отсутствуют. Наконец, у такой системы низкая производительность. Прогнозирование при большом массиве данных в этой системе также затруднено.

Вывод. К сожалению, у Microsoft Excel нет значительных достоинств, но, несмотря на выше перечисленные недостатки, на большинстве российских предприятий Excel до сих пор является наиболее популярным инструментом бюджетирования.

Oracle Financial Analyzer (OFA)

OFA –  один из самых многофункциональных  инструментов моделирования бюджетов. Эта система позволяет применять  формулы любой степени сложности  и проводить многомерный анализ  данных в любом разрезе (например, анализ доходности компании за  определенный квартал конкретного  года по каждому продукту с  разбивкой по филиалам).

Достоинства. Эта система позволяет применять формулы любой степени сложности и проводить анализ данных в любом разрезе. В системе OFA одновременно могут работать сотрудники, находящиеся в различных городах, что очень важно для компаний с множеством филиалов. Правда, для передачи данных придется установить в каждом филиале отдельный сервер.

В системе есть гибкий контроль доступа к данным. Например, можно настроить программу таким образом, что руководитель будет видеть только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный - только свои показатели и показатели в целом по компании. Можно также разделять финансовую модель на подмодели по подразделениям.

Недостатки. Поскольку интерфейс программы не очень нагляден, работа в OFA требует сложной и дорогостоящей настройки. Кроме того, система не полностью переведена на русский язык: практически весь раздел "Помощь" доступен только в английском варианте.

В OFA не развиты средства документирования модели, то есть разработанную модель сложно описать с помощью встроенных инструментов, например, получить условную схему модели в виде рисунка или таблицы. Это серьезная проблема, которая встает особенно остро при смене персонала: если в компании нет аналитика, который занимается описанием всех моделей, объяснить новому сотруднику подробности текущей бюджетной инфраструктуры будет сложно.

Наконец, в OFA полностью отсутствуют встроенные средства, позволяющие вести документооборот. Из-за того, что система рассчитана на большое количество пользователей, возникают определенные трудности: например, после начала работы с бюджетом, невозможно узнать, внесены ли туда данные того или иного отдела. Поэтому для организации коллективной работы необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Причем хорошо знакомыми MS Outlook или Lotus Notes тут не обойтись - придется устанавливать достаточно дорогостоящую специализированную систему документооборота, например Documentum.

Вывод. OFA - очень мощная и функциональная система, которая подходит компаниям со сложной взаимосвязью между бюджетами. Но для обслуживания этой системы и грамотной работы в ней необходимы сильная IT-служба и штатные аналитики.

Hyperion Pillar

Hyperion Pillar - это первая западная система бюджетирования, появившаяся на российском рынке. Она является инструментом управления процессами бюджетного планирования, контроля и анализа исполнения бюджета на уровне отдельной организации, крупной компании или холдинга. Возможность гибкой настройки позволяет адаптировать систему к требованиям бюджетного процесса любой сложности. Это обеспечивает эффективность применения системы на предприятиях самой разной отраслевой направленности.

Достоинства. Программа достаточно легка в освоении, обладает наглядным интерфейсом и русифицирована, имеет хороший инструментарий для создания различных отчетов и гибкую структуру документооборота - бюджеты можно составлять "сверху вниз", "снизу вверх" и по смешанным схемам. Система позволяет объединить все элементы бюджетного процесса - от прогнозирования цен до получения выходных отчетов. Каждый пользователь получает удобный интерфейс для ввода, корректировки и анализа бюджетной информации. Hyperion Pillar позволяет сформировать бюджетную модель компании и предоставляет возможность принятия обоснованных управленческих решений, нацеленных на рост эффективности ее деятельности.

Недостатки. В этой системе из-за наличия некоторых ограничений довольно трудно реализовывать сложные задачи. Например, число уровней аналитики (степеней детализации информации) в модели не может превышать 12. На первый взгляд, этого более, чем достаточно, но на практике нередко выясняется, что уровней не хватает. Например, компания переходит от проектной системы планирования к планированию по регионам. Это означает, что всю аналитику придется менять, а вследствие этого - переделать все отчеты, созданные с использованием старой аналитики. Для безошибочного решения этой проблемы необходимо приглашать программистов.

Из-за технологических особенностей производительность системы невысока: когда с файлом одновременно работают несколько человек, процесс замедляется. Кроме того, этот продукт довольно сложно интегрировать с другими базами данных (MS Excel, бухгалтерскими системами).

Еще один недостаток связан с планированием, которое можно вести только по месяцам, а по неделям или декадам - нет. Встроенные средства документирования моделей, как и в Oracle, отсутствуют.

Вывод. Эта система хороша для предприятий, в которых не очень сложная финансовая структура и финансовая модель. Поскольку освоить Hyperion очень просто, она идеально подходит компаниям, в которых сотрудники негативно реагируют на изменения или у них недостаточно времени на обучение.

Adaytum e.Planning Analyst

Adaytum e.Planning представляет собой систему для бизнес -планирования, предназначенную для сложной консолидации, планирования, разнесения результатов, прогнозирования, анализа и построения управленческой отчетности. Построенное на многомерных базах данных решение Adaytum e.Planning позволяет быстро производить одновременный и многомерный анализ "сверху вниз" и "снизу вверх" и быстро рассматривать несколько сценариев плана и бюджета.

Достоинства. В этой системе хорошо организовано ведение документооборота: регламенты работы и схемы движения документов удобно рисовать с помощью мышки. Как и в OFA, созданную модель можно разделить на модели по определенному классу аналитических уровней (например, по ЦФО, по затратам и т. д.), что хорошо для больших предприятий. Очень удобно контролировать исполнение бюджета - в столбцах отражаются плановые и фактические значения показателей и темпы их изменения. И сама программа, и раздел "Помощь" русифицированы.

Недостатки. Во-первых, производительность системы несколько ниже, чем, скажем, у OFA. Во-вторых, с помощью стандартных средств, имеющихся у системы, можно просмотреть либо суммарные значения, либо детализированные. Например, пользователю доступны либо данные по дебету в целом по нефтяной компании, либо данные по дебету по скважине "Петровская", а данные по дебету по нефтегазодобывающему управлению (НГДУ) "Петровское плюс", в которое входят несколько скважин, посмотреть невозможно. Создание такого отчета "вручную" у опытного специалиста займет не так уж много времени - примерно час. Однако при любом изменении одной из использованных аналитик (например, скважину причислят к другому НГДУ) придется переделывать все отчеты, в которые входили данные по этой аналитике, или же тратить ресурсы IT-службы на перепрограммирование.

Вывод. Эта система подойдет предприятиям, для которых наиболее важна организация коллективной работы над бюджетом (с участием различных, в том числе удаленных, подразделений).