Автоматизация бюджетного управления

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

На тему: Автоматизация  бюджетного управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………...………3

1.Особенности  автоматизации бюджетного управления…………………..…..5

1.1. Основные  понятия бюджетного управления…………………………….…5

1.2. Задачи автоматизации бюджетного управления………………………..….8

1.3. Принципы  автоматизации бюджетного управления…………………..….12

1.4. Преимущества  и эффективность автоматизации  бюджетного управления…………………………………………………………………….....14

2.  Примеры  систем автоматизации бюджетного управления…………….….17

2.1. ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы……………………………………..17

2.2. 1С:  Предприятие 8. Управление производственным предприятием …...19

2.3.  SAP  R\3……………………………………………………………………..20

Заключение……………………………………………………………………….31

Список использованной литературы…………………………………..……….32

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Сегодня на российском рынке представлено более двух десятков систем автоматизации бюджетирования и внутрихозяйственной отчетности как иностранного, так и отечественного производства. Они разнообразны по своему построению, применяемым информационным технологиям, глубине проработки функций и ориентации на количество пользователей. Системы такого уровня «пронизывают» деятельность всей компании, и дают возможность заказчикам как решать прикладные задачи финансового менеджмента: управление ликвидностью, рентабельностью, стоимостью бизнеса, так и в целом повышать уровень коллективной работы над общими задачами в компании, позволяют компаниям достигать финансовых целей в соответствии со своей стратегией. Однако до сих пор не существует стройной системы классификации программ для бюджетирования, определяющей концепции их построения и позволяющей пользователю выделить из всего разнообразия две-три системы для более детального изучения их возможностей. Очевидно, что при отсутствии стройной системы классификации пользователи сталкиваются со значительными трудностями при выборе подходящего для них инструментального средства. Все это определило актуальность темы курсовой работы.

Целью курсовой работы является рассмотрение  основных аспектов автоматизации бюджетного управления.

Для этого предполагается решить следующие задачи:

- изучить основные  понятия бюджетного управления;

- рассмотреть  принципы автоматизации бюджетного  управления;

- выявить преимущества и эффективность автоматизации бюджетного управления;

- рассмотреть   несколько  примеров систем  автоматизации бюджетного управления.

Предметом  исследования курсовой работы являются особенности  автоматизации бюджетного управления. Объект исследования -  автоматизированные системы бюджетного управления,  предлагаемые на российском рынке.

При написании  курсовой работы были использованы учебная  литература, материалы периодических  изданий, Интернет-ресурсы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Особенности  автоматизации бюджетного управления

 

1. Основные понятия бюджетного управления

 

Грамотное управление предприятием немыслимо без прогнозирования  динамики внешних и внутренних факторов, определяющих величину получаемой прибыли, таких как объем рынка, динамика цен, конкуренция, снижение производительности оборудования, рост накладных издержек и  других.

Бюджетирование  можно определить как прогнозирование  будущих финансовых показателей, денежных потоков, потребности в финансовых средствах, базирующееся на модели функционирования предприятия, с целью формирования планов и бюджетов различного уровня.¹

В управленческом учете под бюджетом понимают документ, созданный до того, как предполагаемые действия выполняются. Иными словами, бюджет — это количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до определенного периода, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, расходы, которые должны быть понижены в течение этого периода, и капитал, который необходимо привлечь для достижения данной цели.²

Классическая  методика финансового анализа, составной  частью которого и следует считать  бюджетирование, предполагает разбиение  подходов к финансовому прогнозированию  и планированию на три категории.

Составление прогнозных финансовых документов. Прогнозные финансовые документы содержат предсказание того, какой станет финансовая отчетность в будущем при условии выполнения ряда предположений о предстоящей деятельности предприятия и его потребностях в дополнительном финансировании.

Формирование  денежного бюджета. Денежный бюджет служит подробным прогнозом движения денежных средств.

Формирование  оперативного (текущей деятельности) бюджета. Оперативный бюджет — это  подробный прогноз величины и  структуры доходов и расходов по подразделениям, служащий базой прогноза денежных потоков и, следовательно, основой составления прогнозных финансовых документов.³

Бюджеты разрабатываются  как в целом для организации, так и для ее структурных подразделений  или отдельных функций деятельности. Основные функции бюджета таковы:

- планирование операций, обеспечивающих достижение декларированных тактических целей;

- координация различных видов деятельности и отдельных подразделений, согласование их интересов;

- контроль текущей деятельности подразделений и предприятия в целом.

Разработка  структуры бюджета предприятия  и основных бюджетных форм естественным образом должна укладываться в рамки  структуры существующей в организации  системы управленческого учета. Подобная согласованность обусловлена  тем, что управленческий учет призван обеспечивать все уровни управления предприятием информацией, необходимой для решения задач планирования, управления и контроля (в частности, задач бюджетирования).

Составленные  по предприятию в целом и по отдельным структурным единицам различные бюджеты позволяют осуществлять так называемые анализ и управление по отклонениям. Отклонением называют разницу между бюджетными и фактическими показателями, наблюдаемыми в процессе реализации планов. Для выполнения задач контроля анализу отклонений предшествует корректировка бюджетных данных на фактический выпуск. Очевидно, при условии формирования единственного варианта бюджета осуществить такую корректировку достаточно сложно. С этой целью рекомендуется формировать гибкий бюджет, часто называемый переменным, который обеспечивает прогнозные данные для различных объемов выпуска.

Чаще всего  реализация гибкого бюджета заключается  в составлении набора бюджетов, опирающихся  на несколько «сценариев» развития рыночной ситуации. Оперировать таким  гибким бюджетом достаточно удобно. Если ситуация меняется, вступает в силу соответствующий вариант бюджета, который предусматривает конкретные управленческие решения. Подобный подход тем не менее не лишен недостатков. Наиболее существенные из них — невозможность предусмотреть все вероятные сценарии развития событий и невысокая оперативность перехода от одного варианта к другому в силу их дискретной природы.⁴

Выбор временных  интервалов планирования зависит от вида и условий деятельности предприятия. Для промышленных предприятий стандартом считается разработка годового бюджета с разбивкой по кварталам; оперативные и денежный бюджеты имеют к тому же разбивку по месяцам и декадам.

Степень детализации  бюджетов может быть различной и  определяется доступностью и ясностью представляемой информации. При этом возможно (а в некоторых случаях — необходимо) формирование двух типов бюджетов — укрупненного и детализированного, для различных уровней менеджмента. При выборе степени детализации следует также учесть, что несоответствие структуры бюджетов структуре существующей системы сбора информации не позволит полноценно использовать преимущества бюджетирования.

Таким образом, можно сделать вывод, что бюджетирование —часть более широкого процесса планирования бизнеса. В современных экономических условиях общего снижения доходности (это делает грамотное оперативное управление необычайно важным) с учетом возможности использования программных продуктов более эффективным решением вопроса формирования гибкого бюджета является построение модели функционирования предприятия. Такая модель позволит реагировать на малейшие изменения в состоянии рынка. При этом подобный подход не ограничивается задачами бюджетирования, а охватывает принятие любых управленческих решений по предприятию.⁵

 

 

2. Задачи автоматизации бюджетного управления

 

Системы автоматизированного  бюджетного управления представляют собой набор инструментов финансового планирования на предприятии, соответствующий универсальной бюджетной модели. В процессе автоматизации бюджетного управления реализуются следующие  задачи:

1)Планирование движения средств предприятия на любой период в разрезе временных интервалов, подразделений предприятия, проектов, контрагентов, номенклатуры и т.д.;

2) Финансовое планирование по нескольким сценариям; формирование текущих бюджетов на основе стратегических бюджетов и с коррекцией по фактическому исполнению бюджета в завершенном периоде;

3)Мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;

4)Составление сводной отчетности по результатам мониторинга;

5)Контроль соответствия заявок на расходование денежных средств рабочему плану на период;

6)Финансовый анализ;

7)Анализ доступности денежных средств;

8) Анализ отклонений плановых и фактических данных.

Основное отличие специализированных автоматизированных систем бюджетирования (далее - АСБ)  иных корпоративных информационных систем кроется в отказе от концепции единой унифицированной базы данных для всего предприятия в пользу распределённого хранения и обработки специализированной информации. Взаимодействие с учётными и другими программами в специализированных системах бюджетирования осуществляется через взаимный обмен данными. Таким образом, можно говорить о существовании двух базовых концепций автоматизации бюджетного процесса на предприятиях. Первая состоит в применении интегрированных модулей корпоративных информационных ERP-систем. Вторая предполагает использование специализированных систем бюджетирования.⁶

Применяя подход разделения управления на оперативное  и стратегическое к выделенным концепциям построения АСБ, можно определить, что особенностью ERP-модулей бюджетирования является их ориентация на управление бюджетами структурных подразделений, в отличие от специализированных программных продуктов бюджетирования, ориентированных на управление бизнесами. Зачастую отдельные предприятия холдинга автоматизированы на разных платформах, с помощью разных программных систем, а свести воедино такую разрозненную информацию возможно лишь с помощью соответствующей специализированной АСБ. Поэтому такие специализированные АСБ должны уметь консолидировать данные, которые расположены удалённо, в разных регионах, в разных информационных системах и на разных платформах. Для фирмы, работающей лишь в одном рыночном сегменте, ситуация с существованием только ERP-модуля вполне подходит, так как в данном случае стратегия развития очень тесно связана с операционной деятельностью.⁷

Потребности пользователя в обработке данных различной  степени агрегации выразились в  развитии АСБ с принципиальным отличием структур хранимых и интерпретируемых данных. В классическом бюджетном управлении, оперирующем агрегированными данными, применяется бюджетная структура, основанная на табличном принципе построения информационных массивов. Такие системы бюджетирования по своей сути являются аналитическими инструментами, предназначенными для накопления и анализа управленческой информации, которая представляется в виде многомерных таблиц. При этом показатели таблиц связаны формулами, никакая финансовая логика (различие дебет/кредит, остатки, обороты по счетам) не поддерживается. Такие системы можно определить как “АСБ табличного типа”. Решение задач финансового учёта в таких системах связано с определёнными сложностями, так как они не предусматривают непосредственной регистрации каждой хозяйственной операции. Поэтому данные о фактическом исполнении плана либо вводятся вручную в агрегированном виде (как сумма за определённый период по определённой бюджетной статье), либо необходимые данные извлекаются из учётной системы, агрегируются и импортируются в систему бюджетирования автоматизированными способами. После этого появляется возможность проведения сравнительного план-фактного анализа.

В ряде отечественных  АСБ, которые разрабатывались на основе автоматизированных систем бухгалтерского учёта, применяется бюджетная структура, ориентированная на применение принципов двойной записи в финансовых планах счетов. В подавляющем большинстве случаев это российский план счетов, хотя уже появляется достаточно большой круг пользователей, которые используют специально разработанный для этих целей управленческий план счетов, в основу которого положены стандарты МСФО. Такие системы можно определить как “АСБ транзакционного типа”. В таких системах данные отображаются в формате бюджетов только на уровне представления. Слой хранения данных основан на применении плана счетов. В системах транзакционного типа наиболее эффективно поддерживаются задачи управленческого учёта. Однако для планирования деятельности предприятия на достаточно продолжительный период (квартал и более) транзакционный механизм в ряде случаев непригоден.

Для устранения недостатков, присущих табличным и  транзакционным АСБ, были разработаны  подходы, позволяющие в разной степени  их нивелировать.⁸

“АСБ с имитацией  финансовой логики” представляют собой программы с табличным хранением массива данных, но поддерживающие ряд финансовых интерпретаций на уровне программного кода. В такого типа программах данные хранятся в таблицах, но интерпретируются системой по-разному: как оборот за период, как остатки на конец периода и т. д. При этом на уровне программного кода производится агрегация данных по правильной финансовой логике (обороты принадлежат определённому периоду, остатки на конец предыдущего бюджетного периода переходят на начало следующего). Хотя такие системы и позволяют правильно интерпретировать финансовые отчёты, проблема регистрации отдельных операций всё равно остаётся в них нерешённой.

Таким образом, основными задачами  автоматизации  бюджетного управления  является  планирование движения средств предприятия на любой период в разрезе временных интервалов, подразделений предприятия, проектов, контрагентов, номенклатуры и т.д. автоматизированные бюджетные системы служат также задачам финансового планирования, формирования текущих бюджетов, мониторинга фактической деятельности предприятия.⁹

 

3. Принципы автоматизации бюджетного управления

 

Все автоматизированные системы бюджетирования построены в соответствии с общими принципами.

Участки учета тесно взаимосвязаны между собой. Учет в программе ведется «от документа». На практике, это означает, что происходит практически полная эмуляция реального документооборота финансовой, планово-экономической и расчетной служб организации.

Каждый документ в системе регистрирует определенные движения по учетным регистрам. Таким образом, автоматически формируются бухгалтерские проводки по каждому виду операции. Все сформированные системой проводки представляют, в конечном счете, структуру данных для возможности дальнейшего анализа учета путем формирования различного рода отчетности. Такую же структуру представляют и расчетные регистры, с использованием которых работают участки расчета заработной платы и стипендии.

В программе  полностью реализовано ведение  учета на основе плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений. Кроме того, для каждого счета предусмотрено ведение расширенного аналитического учета, что на порядок расширяет возможности анализа проделанной работы. Большинство документов системы содержат печатные формы, соответствующие требованиям нормативно-правовых актов. Таким образом, каждая операция может быть сразу же отражена и в «бумажном» виде.

Кроме того, во всех АСБ предусматривается ручной ввод произвольных бухгалтерских проводок. Это бывает необходимо для отражения нетипичных ситуаций, которые не учтены в существующем наборе документов.¹⁰

Система отчетности в  АБС разделена на несколько укрупненных модулей:

- Стандартная бухгалтерская отчетность (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета и т.д.);

- Регламентированная отчетность (отчеты в казначейство, внутриведомственные отчеты для различных министерств и служб);

- Отчеты по заработной плате и стипендии;

- Отчеты по учету финансирования;

- Дополнительные аналитические отчеты по участкам учета.

Весь учет в  АБС ведется в следующих аналитических разрезах:

- По источникам финансирования. Система предлагает возможность ведения неограниченного количества источников финансирования (общий фонд, специальный фонд, научная деятельность и т.д.);

- По кодам экономической классификации расходов;

- По кодам программной классификации (для государственного бюджета);

- По кодам функциональной классификации (для местных бюджетов);

- По кодам ведомственной классификации;

- По кодам доходов бюджета;

- По кодам бюджетов;

- По кодам Государственного классификатора продукции и услуг;

- По признакам доходов;

- По подразделениям организации;

- В других аналитических разрезах (договора, расчетные документы, покупатели, поставщики, сотрудники, подотчетные лица, материально-ответственные лица и др.).

Во всех АСБ реализована гибкая функция настройки и хранения параметров работы. Это позволяет настраивать выполнение часто используемых функций для каждого пользователя в отдельности.

Несмотря на ряд общих принципов, используемых разработчиками,  разные  программные обеспечения могут  существенно различаться между собой. АСБ  постоянно развиваются, регулярно расширяют базовый функционал, улучшая при этом удобство работы пользователей.

 

4. Преимущества и эффективность автоматизации бюджетного управления

 

Преимущества и эффективность АСБ достаточно полно характеризуются функциями, которые она поддерживает. Прежде всего это полный цикл управления, включающий в себя процессы планирования, оперативного контроля, учёта в формате бюджетов и анализ бюджетных отклонений.

Под функцией планирования в бюджетировании понимается процесс  получения бюджетной информации на будущие периоды, представленной с определённой степенью вероятности. Функция контроля необходима для  отслеживания исполнения утверждённых планов и предупреждения нарушений бюджетной дисциплины на основе данных о предполагаемых хозяйственных операциях непосредственно перед их совершением. Учёт традиционно заключается в отслеживании исполнения утверждённых планов на основе данных о совершённых хозяйственных операциях. На стадии анализа осуществляется сравнение бюджетной информации и интерпретация полученных отклонений (в том числе анализ план/план, план/контроль, план/факт).

С точки зрения функциональной ориентации АСБ можно  выделить системы следующих типов:

- АСБ, ориентированные на управленческий учёт (в основном это те бюджетные системы, которые выросли из российских систем бухгалтерского учёта, например, « Инталев: Корпоративные финансы»);

- план-ориентированные АСБ, т. е. системы, предназначенные для разработки планов и анализа выполнения планов (например, ERA:Budgeting Active Planner);

- АСБ, ориентированные на контроль исполнения бюджетов, где задачи бюджетирования тесно связаны с функциями документооборота, контролем исполнения лимитов и ограничений на использование бюджетных средств;

- АСБ, ориентированные на проведение многомерного OLAP-анализа бюджетных данных (Hyperion Pillar, Oracle Financial Analyzer).¹¹

В подавляющем  большинстве специализированные АСБ  предназначены для поддержки  составления плана, а бюджетные подсистемы в рамках ERP-систем — в основном для анализа данных. С этой точки зрения они могут не противопоставляться друг другу, а использоваться совместно. На стадии планирования, например, используются специализированные программные продукты, на этапе контроля и анализа это может быть подсистема некоторой интегрированной системы.

Все АСБ, являющиеся модулями ERP-систем, поддерживают распределённый принцип интеграции с учётными данными  и позволяют получать как детализированные, так и агрегированные данные. В то время как большинство специализированных АСБ западных разработчиков позволяют интегрировать агрегированные учётные данные, ряд российских разработок специализированных систем поддерживают централизованный принцип хранения бюджетных и учётных данных.

Таким образом, АСБ необходима компании, имеющей в своём портфеле несколько разнородных бизнесов. При этом отсутствие интерактивного доступа к операционным детализированным данным здесь является скорее преимуществом специализированных систем бюджетирования, нежели их недостатком, поскольку управляющей компании не нужна информация об отдельных бюджетных операциях, осуществляемых в её дочерних структурах. В дочерних предприятиях могут использоваться различные ERP-системы, так или иначе интегрированные с информационной системой холдинга.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Примеры систем автоматизации бюджетного управления

 

1. ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы

 

"Инталев:  Бюджетное управление для 1С:Предприятия"  – это система программной  поддержки бюджетирования и управления  финансами предприятия.

Программный продукт  разработан специально для пользователей 1С:Предприятия 7.7 и позволяет планировать, учитывать и анализировать финансово-хозяйственную  деятельность компании в единой информационной базе. Схема бюджетирования, заложенная в основу программы, универсальна, строго следует законам современной экономической теории и учитывает особенности управления российским предприятием.

Основная задача "Инталев: Бюджетное управление для 1С: Предприятия" - это максимально  способствовать менеджерам при принятии финансовых решений, освобождать их время от рутинных операций и обрабатывать большие массивы данных, предоставляя отчетную информацию в удобной для принятия решений форме.

Программа позволяет:

-Построить стройную и полную систему бюджетов (продаж, закупок, прямых и косвенных расходов, движения денежных средств, задолженности, баланса компании);

-Получать управленческие бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, бюджет по балансу;

-Построить систему финансовых показателей компании по плановым и фактическим данным;

- Осуществить финансовый анализ и анализ выполнения планов;

- Проводить план-фактный контроль;

- Оптимизировать управление товарными запасами и минимизировать прямые расходы на товарную логистику;

- Автоматизировать составление бюджетов как по плану, так и по факту;

- Минимизировать ввод данных из разных служб: коммерческих отделов, планово-финансовых отделов, бухгалтерии;

- Составлять и контролировать выполнение платежного календаря;

- Автоматизировать документооборот среди пользователей программы;

- Получать аналитические отчеты в различных разрезах, необходимых для поддержки процесса управления, используя встроенные возможности OLAP-отчетов и диаграмм.¹²

Программа представляет собой целостную систему, дополнительное преимущество которой - наличие полной системы бюджетов, позволяющей планировать (моделировать) всю хозяйственно-финансовую деятельность коммерческой фирмы. Кроме того, в программе реализовано множество дополнительных сервисных возможностей: платежный календарь, дисконтирование денежных потоков, элементы документооборота и другие.

В поставку коробки "Инталев: Бюджетное управление для 1С: Предприятия" включена специальная  внешняя компонента "Инталев: Гиперкуб", которая позволяет оперативно и  легко управлять данными информационной базы 1С:Предприятия с помощью встроенных OLAP-отчетов (динамический анализ данных).

Обмен бухгалтерскими и управленческими  данными между Центральной и  Периферийными базами данных происходит при помощи компонента 1С «Управление распределенными информационными базами» (УРИБ). Данные вносятся в Периферийные базы (базы филиалов), а затем по правилам миграции, настраиваемым в УРИБ, переносятся в Центральную базу. Данные также можно вносить непосредственно в неё. Настройки структуры конфигурации и справочников, определяющих стандарты ведения управленческого учета, выполняются в Центральной базе и при помощи УРИБ передаются в филиалы. Изменение конфигурации можно провести только в Центральной базе, в Периферийных базах подобное изменение невозможно.

Обмен данными между Центральной  базой и удаленным складом  проводится при помощи конфигурации «1С: Конвертация данных». Данные вносятся в Центральную базу, а затем  по настройкам обмена данными выгружаются  в файл формата XML , который загружается в конфигурацию «1С: Торговля и склад», установленную на складе. В базе данных склада документы, загруженные из центральной базы, корректируются, и по аналогичному алгоритму передаются в центральную базу.

Обучение пользователей  работе с ПО «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы» занимает около 3 дней.

Преимуществом данной АСБ  является совместимость с  ПО «1С: Предприятие».

 

2. 1С:  Предприятие 8. Управление производственным предприятием

 

Методика автоматизации  бюджетного управления с помощью АСБ «1С:  Предприятие 8. Управление производственным предприятием» ставит своей целью оптимизировать результаты по внедрению следующих типовых функций конфигурации:

- планирование денежных средств и финансового состояния предприятия на любой период в разрезе оборотов по статьям бюджетов и остатков по плану счетов с использованием необходимых аналитических разрезов;

- составление мастер-бюджета компании (бюджет доходов и расходов БДР, бюджет движения денежных средств БДДС, прогнозный баланс) и других оборотных бюджетов;

- контроля соответствия плановых и фактических данных установленным целевым показателям;

- контроля соответствия текущих планов расходования средств рабочему плану на период и анализа исполнения бюджетных заявок;