Автоматизация и учет поставок товаров

      Содержание 

      Введение…………………………………………………………………….4

1. Постановка задачи на разработку базы данных………………………5

     1.1Анализ предметной области……………………………………………5

1.2 Требования к информационной системе……………………………..6

      2 Проектирование модели данных………………………………………..7

      2.1 Семантическая модель данных………………………………………..7

      2.2 Логическая модель данных……………………………………………8

      2.3 Определение физических характеристик атрибутов……………….10

      3 Реализация системы…………………………………………………….12

      3.1 Создание, связывание и заполнение  таблиц………………………...12

      3.2 Реализация запросов к базе  дынных…………………………………16

      3.3 Создание отчетов……………………………………………………...31

      3.4 Создание форм………………………………………………………...31

      Заключение………………………………………………………………..34

      Список  использованных источников

      Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение 

      Создание  современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности.

      Одним из наиболее распространенных классов  систем обработки данных являются автоматизированные информационные системы.

      Любой разумный вид деятельности основывается на информации о свойствах состояния  и поведения той части реального  мира, с которой связана эта деятельность. Эту информацию необходимо обрабатывать, сортировать и делать вывод на основании полученного результата.

      Значительно сократить объем необходимых  натурных измерений позволяет компьютерное моделирование реальности.

      Будущим специалистам экономического профиля  придется работать с базами данных в среде различных экономических  автоматизированных информационных систем, поэтому они должны владеть технологиями организации, хранения и обработки данных.

        Роль баз данных в качестве  экономических активов непрерывно  возрастает, они шире используются во всех сферах бизнеса и экономической деятельности: маркетинге, финансовом менеджменте, бухгалтерском учете и других областях.

      В деловой или личной сфере часто  приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых  связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки.

      Для успешного управления базами данных необходимы знания о представлении информации в информационных системах, концепциях моделирования данных, принципах организации баз данных и методах их проектирования, программных средствах для работы с базами данных, принципах обработки многопользовательских баз данных, их администрировании.

      Microsoft Access объединяет сведения из разных  источников в одной реляционной  базе данных. Создаваемые формы,  запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

      Использование баз данных в такую сферу человеческой деятельности как учет поставок товаров в магазин косметики позволит систематизировать информацию о поставках и о самих товарах, хранить большой объем данных и быстро вносить корректировки данной информации. Это позволит сэкономить время и облегчить работу человека. 
 
 
 
 

      1 Постановка задачи на разработку базы данных 

      1.1 Анализ предметной  области 

      Информационная  система для автоматизации учета  поставок товаров в магазин косметики  должна предусматривать режим ведения  системного каталога, отражающего поставки товаров. В систематическом каталоге каждый товар относится к какому-либо виду товара. Каждый вид товара может включать несколько товаров.

      Виды  товаров могут характеризоваться  следующими атрибутами:

1. код вида товара;
2. название вида товара.

      По  коду вида товара мы можем точно  определить, к какому именно виду относится тот или иной товар.

      Все поставляемые товары имеют свою страну изготовителя. Каждая страна изготовитель имеет следующие данные:

      - код страны изготовителя;

      - название страны изготовителя.

      По  коду страны изготовителя можно определить, в какой стране был изготовлен данный товар.

      Все товары имеют своих поставщиков  и могут также поставляться несколько раз. Каждый поставщик имеет:

1. код поставщика;
2. название фирмы поставщика;
3. адрес фирмы;
4. телефон фирмы.

      Все поставщики осуществляют поставки товаров. Каждый поставщик может поставлять товар несколько раз. Каждая поставка имеет следующие данные:

      - код поставки;

      - дата поставки;

      - количество поставленных единиц;

      - стоимость поставки.

      Поставщик может осуществлять несколько поставок, но каждая поставка имеет свой уникальный код, по которому можно определить конкретную поставку.

      Каждый  поставляемый товар имеет следующие  данные:

      1) уникальный код товара;

      2) название данного товара;

      3) стоимость единицы товара.

      Необходимо  предусмотреть следующие ограничения на информацию, хранимую в базе данных:

      - магазин должен обязательно иметь  телефон и адрес офиса поставщика. 

      1.2 Требования к информационной  системе

      С базой данных должны работать следующие  группы пользователей:

1. продавцы и консультанты магазина косметики;
2. администрация магазина;
3. покупатели.

      При работе с системой продавец должен иметь возможность решать следующие  задачи:

      - принимать новые поставки и  регистрировать их в системе.  При этом необходимо присваивать  новые коды товарам, которые  ранее не поставлялись, и внести дату новой поставки. Также может учитываться количество товаров и их стоимость за каждую единицу продукции;

      - производить расчет стоимости  товаров в зависимости от их  количества и цены за единицу продукции;

      - вносить в систему новых поставщиков и удалять тех, которые более не сотрудничают с данным магазином.

      Покупатели  должны иметь возможность решать следующие задачи:

      1) просматривать перечень имеющихся  в наличии товаров;

      2) интересоваться в какой стране  был изготовлен интересующий покупателя товар;

      3) просматривать информацию о цене  одной единицы товара.

      Администрация магазина должна иметь возможность:

      - отслеживать своевременность поставок;

      - подсчитывать стоимость поставки;

      - получать сведения о товарах,  которые не пользуются спросом, так как количество товаров данного вида и данной марки не уменьшилось;

      - получать сведения о товарах,  которые пользуются большим спросом  у покупателей. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2 Проектирование модели данных 

      2.1 Семантическая модель  данных 

      Разработку  модели начнем с выделения основных сущностей и связей между ними.

      Прежде  всего, существует сущность «Вид товара». Каждый вид товара имеет код, который является его ключом, и ряд атрибутов, которые взяты из описания предметной области. Каждый экземпляр сущности «Вид товара» соответствует не конкретному виду товара, а описанию некоторого вида товара, который поставляется в магазин. К каждому виду товара может относиться несколько товаров, это и есть конкретные товары, которые поставляют фирмы-поставщики. Для этого вводится сущность «Товар», которая будет содержать товары всех видов, поставляемых в магазин. Каждый товар имеет свой уникальный код, однозначно определяющий конкретный товар. Также каждый товар имеет свою стоимость.

      Между сущностями «Вид товара» «Товар» существует связь (1:*), обязательная с двух сторон. Так как каждый вид товара включает в себя несколько товаров, поэтому используется связь (1:*). Каждый товар, описанный в сущности «Товар», относится к какому-либо виду товара. Это означает, что со стороны сущности «Товар» связь обязательная. Что касается сущности «Вид товара», то все виды товара всегда включают в себя хотя бы один товар, поэтому со стороны сущности «Вид товара» связь тоже обязательная.

      Далее введем сущность «Страна изготовитель». Каждый товар изготавливается в определенной стране. Каждая страна имеет свой уникальный код, по которому можно однозначно идентифицировать, где был изготовлен товар. Также сущность «Страна изготовитель» включает атрибут «Название страны».

      Из  анализа предметной области известно, что каждая страна изготавливает не один, а несколько товаров. Для отражения этой ситуации проведем связь между сущностями «Страна изготовитель» и «Товар», чтобы узнать какая именно страна произвела конкретный товар. Между сущностями «Страна изготовитель» и «Товар» установлена связь (1:*), при этом она обязательна с обеих сторон, так как каждая описанная страна производит товары, и каждый товар был произведен хотя бы в одной из стран.

      Магазин обязательно сотрудничает с поставщиками, поэтому введем сущность «Поставщик». Каждый поставщик имеет свой код, по которому можно точно определить нужного поставщика. Сущность «Поставщик» имеет также дополнительные атрибуты: «Имя поставщика», «Адрес», «Телефон».  Поставщики осуществляют поставки в магазин. Для этого вводится сущность «Поставка»,  которая включает также такие атрибуты как «Дата поставки», «Количество поставленных единиц» и «Стоимость поставки».

      Известно, что поставщик может осуществлять несколько поставок. Поэтому между сущностями «Поставщик» и «Поставка» устанавливается связь (1:*). Данная связь является обязательной как со стороны сущности «Поставщик», так и со стороны сущности «Поставка», ведь каждый поставщик поставляет товары в магазин, иначе магазину нет смысла сотрудничать с данной фирмой-поставщиком. Также каждая поставка обязательно должна осуществляться хотя бы одним поставщиком. 

      Так все товары попадают в магазин  путем поставок. Для этого необходимо установить связь между сущностями «Товар» и «Поставка». Так как каждый товар поставляется несколько раз, то связь между данными сущностями устанавливается связь (1:*). При этом каждый товар включен в одну из поставок, поэтому связь со стороны сущности «Товар» обязательная. Что касается сущности «Поставка», то не имеет смысла осуществлять поставку без товара, поэтому и со стороны «Поставка» связь обязательная.

      Семантическая модель предметной области «Поставка  товаров в магазин косметики» представлена в приложении А. 

      2.2 Логическая модель  данных 

      После того как исходная ER модель предметной области приведена в соответствие с реляционной моделью на ее основе определяется схема отношений. Связь между двумя сущностями изображается с помощью механизма первичных и внешних ключей. Для этого сначала определим, какая из сущностей, участвующих в связи, является главной (родительской), а какая подчиненной (дочерней).

      Родительской  является сущность, которая передает копию своего первичного ключа в отношение, представляющее дочернюю сущность для использования в качестве внешнего ключа.

      Между сущностями «Вид товара» и «Товар» существует связь (1:*). Так как степень участия в данной связи обязательная с обеих сторон, то в результате будут получены два отношения. В данном случае сущность «Вид товара» будет являться главной, так как находится на стороне связи «один», а сущность «Товар» - подчиненной, так как находится со стороны связи «многие». Значит главная сущность «Вид товара» передает копию своего первичного ключа, которым является атрибут «Код вида», в подчиненную сущность «Товар». Атрибут «Код вида» будет являться внешним ключом сущности «Товар».

      Далее между сущностями «Страна изготовитель»  и «Товар» установлена связь (1:*). Здесь степень участия также обязательная с обеих сторон. Сущность «Страна изготовитель» находится со стороны связи «один» и является главной, а сущность «Товар» находится со стороны связи «многие» и является подчиненной. Следовательно, сущность «Страна изготовитель» передает копию своего первичного ключа в сущность «Товар», где атрибут «Код страны» будет внешним ключом.

        Сущности «Поставка» и «Поставщик» имеют связь (1:*), обязательную со стороны обеих сущностей. Так как сущность «Поставщик» находится со стороны связи «один», то она будет являться главной. Сущность «Поставка» находится со стороны связи «многие», следовательно, она является подчиненной.  Таким образом, сущность «Поставщик» предает копию своего первичного ключа, роль которого выполняет атрибут «Код поставщика», в сущность «Поставка» в качестве внешнего ключа.

      Между сущностями «Товар» и «Поставка» существует связь (1:*). В данном случае связь также обязательная с обеих сторон.  Здесь сущность «Товар» будет главной, так как находится со стороны связи «один», и передает копию своего первичного ключа в сущность «Поставка». Тогда сущность «Поставка» будет подчиненной и атрибут «Код товара» станет внешним ключом.

      Из  выше описанного следует, что конечное количество сущностей останется неизменным, то есть такое же как и в семантической модели, так как все связи обязательные с обеих сторон.

      Выполним  проверку полученных отношений на соответствие нормальным формам.

      Отношение находится в первой нормальной форме  тогда и только тогда, когда на пересечении каждого столбца и каждой строки находятся только элементарные значения атрибутов.

      В данной предметной области все таблицы  соответствую первой нормальной форме, так как все значения на пересечении строк и столбцов таблицы элементарные.

      Отношение находится во второй нормальной форме, если оно удовлетворяет требованиям первой нормальной форме и его неключевые атрибуты функционально полно зависят от атрибутов первичного ключа.

      Так как в базе данных отношения не имеют составных первичных ключей, то их не нужно проверять на вторую нормальную форму.

      Отношение находится в третьей нормальной форме, если оно находится во второй нормальной форме и не содержит транзитивных зависимостей, то есть зависимости между неключевыми атрибутами.

      Наша  база данных не имеет отношений с  транзитивными зависимостями, поэтому осуществлять проверку на третью нормальную форму не нужно.

      Отношение находится в нормальной форме Бойса-Кодда, если оно находится в третьей нормальной форме, и каждый детерминант отношения является возможным ключом отношения, то есть отношение не должно содержать зависимостей ключевых атрибутов от неключевых.

      Все отношения не имеют альтернативных ключей, поэтому не нужна проверка на нормальную форму Бойса-Кодда.

      Отношение находится в четвертой нормальной форме, если оно находится в третьей нормальной форме, и в нем отсутствуют многозначные зависимости неключевых атрибутов от ключевых.

      База данных содержит отношения, не имеющие многозначные зависимости.

      Таким образом, отношение соответствует  всем четырем нормальным формам. 
 

      2.3 Определение физических  характеристик атрибутов 

      Физические  характеристики атрибутов представлены в таблице 1. 

      Таблица 1 – Физические характеристики атрибутов 

      3 Реализация системы 

      3.1 Создание, связывание  и заполнение таблиц 

      Создадим базу данных для ввода, хранения данных о поставках товаров, поставщиках, которые поставляют эти товары, видах товаров и странах изготовителях.

     Новую таблицу для ввода данных можно  создать тремя способами:

     1) с помощью мастера таблиц;

     2) в режиме таблицы (путем ввода данных);

     3) в режиме конструктора.

     Создадим  таблицы базы данных в режиме конструктора. Создадим новую таблицу и сохраним ее в базе данных под именем «Вид товара».

     Для создания таблицы в режиме конструктора нажмем кнопку «Таблицы» на панели «Объекты окна базы данных», а затем кнопку «Создание таблицы в режиме конструктора». Появится окно конструктора.

     Окно  конструктора таблицы заполним атрибутами таблицы «Вид товара».

     В таблице, расположенной в верхней  части окна, вводим имена атрибутов (полей) и типы данных. В ячейке «Тип данных» из выпадающего списка выбираем нужный тип.

     После того как указано имя поля и  выбран тип данных, можно выполнить дополнительную настройку свойств каждого поля. Это делается в нижней части окна, которая называется «Свойства поля». Некоторые свойства полей имеют фиксированный набор значений. При попадании в соответствующую ячейку в ней автоматически появляется кнопка со стрелкой, при нажатии на которую можно выбрать нужное значение свойства из выпадающего списка аналогично тому, как это делалось при выборе типа данных. Набор свойств полей, который можно увидеть на вкладке «Общие», отличается для полей различных типов.

     В свойствах поля в разделе Общее  укажем, что поле обязательное. Тоже сделаем для всех полей.

     Теперь  нужно установить первичный ключ. Для этого выделяем поле (щелчок мыши по строке поля), которое будет ключевым, в данном случае это поле «Код вида», нажмем пункт меню «Правка/Ключевое поле» или кнопку на панели инструментов.

     Пример  структуры таблицы в режиме конструктора приведен на рисунке 1. 
 
 
 
 
 
 

     Рисунок 1 – Структура таблицы «Вид товара» в режиме конструктора 

     Завершим работу с таблицей, предварительно сохранив ее под именем «Вид товара».

     Аналогично  строятся и остальные таблицы: «Страна изготовитель», «Поставщик», «Поставка» и «Товар». Их структура в режиме конструктора представлена на рисунках 2,3,4 и 5. 

     Рисунок 2 – Структура  таблицы «Страна  изготовитель» в  режиме конструктора 

     Рисунок 3 – Структура  таблицы «Поставщик»  в режиме конструктора 

     Рисунок 4 – Структура  таблицы «Поставка» в режиме конструктора 

     Рисунок 5 – Структура  таблицы «Товар» в режиме конструктора 

     Теперь  определим связи между таблицами базы данных «Поставка товаров». База данных состоит из пяти таблиц. Таблица «Вид товара» содержит информацию обо всех видах товаров, поставляемых в магазин. Таблица «Страна изготовитель» содержит сведения о странах изготовителях товаров. В таблице «Поставщик» хранится информация о поставщиках, их адресах и телефонах. Таблица «Товар» отображает сведения о товарах, к какому виду относится товар (код вида), о стоимости конкретной единицы товара и о стране изготовителе (код страны). Таблица «Поставка» отображает информацию о совершаемых поставках, дате поставки, поставщиках, которые их совершают (код поставщика), о товарах, поставляемых данной поставкой (код товара), о стоимости поставки и о количестве товаров, содержащихся в поставке.

     Теперь  установим связи между таблицами. Для этого выполняем следующие действия:

     1) закроем все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя;

     2) переключимся в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из других окон нажмем клавишу F11;

     3) нажмем кнопку на панели инструментов или выберите меню «Сервис/Схема данных»;

     4) если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически выводится окно «Добавление таблицы»;