Автоматизация кадрового учета и учета заработанной платы ООО «Окна»

Введение

На сегодняшний день предприятия  различных форм собственности из числа малых или средних составляют подавляющее большинство в общем  числе предприятий, нуждающихся  в комплексной автоматизации  процесса управления. Такая необходимость  является объективной и объясняется  условиями конкурентной борьбы на рынке  товаров и оказываемых этими  предприятиями услуг.

 Есть множество различного программного обеспечения для автоматизации предприятия, но лидером в своём деле остаётся компания ‘’БИТ”. Более 10 лет компания БИТ помогает своим клиентам увеличивать эффективность бизнеса с помощью автоматизации на платформе “1С: Предприятия”. Много лет фирма 1С также ведёт рейтинг своих партнёров, входящих в систему 1С: Франчайзинг, занимающихся комплексной автоматизацией предприятий производственной, торговой и строительной отраслей.

Особое место занимает программа “1С: Зарплата и Управление персонала 8.0”, в которой учёт труда и ЗП поддерживается наиболее полно. Для эффективного использования программы “1С: Зарплата и Управление персоналом 8.0” нужно понимать суть и назначение объектов, возможности типов конфигурации, изучить специфику используемых информационных технологий по набору персонала, учёту кадров труда и ЗП, приобрести практические навыки работы с программой.

В комплект поставки системы  вход средств, необходимые для изменения  прикладного решения и внесения в него изменений любой сложности, а также полный комплект документаций к ним. Специалист, осуществляющий поддержку  системы в конкретной организации, использует тот же инструмент, что и разработчик фирмы “1C” или фирм, разрабатывающих тиражные решения. Возможность “1C:Предприятия” позволяют минимизировать усилия по изменению системы автоматизаций и её последующему сопровождению.

Таким образом, выбор темы курсовой работы, связанной с автоматизацией кадрового учёта и учёта заработной платы, путем использовании специализированной компьютерной программы «1С: Предприятие 8.0», обусловлен её актуальностью.

Объектами в данной курсовой работе выступают всевозможные процессы на предприятии, которые включают в  себя документооборот предприятия.

Предметом исследования в  моей курсовой работе является документооборот  предприятия ООО «Окна».

Целью работы является разработка автоматизированной системы учета  труда и заработной платы на основе программы «1С: Предприятие 8.0» в  отделе кадров ООО «Окна».

Главными задачами при  этом выступают:

• ознакомление с  историей развития ООО «Окна»;
• ознакомление с основными формами и системами оплаты труда;
• оформление трудовых отношений и непосредственное начисление заработной платы;
• изучить структуру, задачи и функции кадровой службы ООО «Окна»;
• провести анализ работы организации с кадровой документацией.

1.Общие сведения о предприятии

ООО «Окна»- это  высокотехнологичное производство окон различных профилей. Компания является одним из ведущих в строительной индустрии российских производителей и поставщиков широкого спектра многоцелевой и функционально надежной продукции. Торговая компания появилась на рынке в 1996 году и за прошедшее время получила высокую оценку многих отечественных и зарубежных компаний, которые отметили высокое качество продукции, безупречный профессионализм сотрудников фирмы и отличный сервис. В качестве партнёра и поставщика ПВХ профиля и комплектующих выбран немецкий концерн HT TROPLAST AG. Производственные помещения  располагаются в Туле и занимают площадь 4100 квадратных метров. Здесь размещено самое современное оборудование для производства пластиковых окон и дверей, позволяющее выпускать до 450 единиц продукции в смену, а также компьютеризированная линия для производства стеклопакетов высочайшего качества.

Грамотная организация производства, многоступенчатый контроль качества на всех этапах выполнения работ обеспечивают долговечность и безотказную  работу оконных конструкций. Для  изготовления и монтажа окон используются только качественные материалы и  комплектующие ведущих европейских  производителей.

Предприятие владеет имуществом и распоряжается им согласно Уставу, Предприятие вправе в установленном  порядке открывать банковские счета  и вести отношения с юридическими и физическими лицами на договорной основе. Предприятие не является убыточным.

Директор предприятия  несет персонально дисциплинарную, административную, материальную и гражданско-правовую ответственность за результаты финансовой деятельности организации.

Для выполнения поставленных задач ООО «Окна» проводит следующие  действия:

• прием на работу квалифицированных специалистов;
• повышение квалификации персонала;
• работа с надёжными поставщиками;
• закупка качественной продукции;
• организация рекламы.
• поддержание стабильной ценовой политики.

Москва и Тула, Калуга и Нижний Новгород, Воронеж и Липецк, Орел и Ставрополь, – вот далеко неполная география городов, где  стоят окна фирмы ООО «Окна». Что касается клиентов, то их с каждым днем становится все больше. Дилеров устраивает как выгодная ценовая политика, так и индивидуальный подход к работе и рекламной поддержке. Заказчики довольны как качеством, так и невысокими ценами.

Современное производство оборудовано  новейшими технологическими линиями, на которых работает команда профессионалов, обеспечивающая контроль качества на каждом участке производства.

1.1.Краткая характеристика предприятия

Информация о предприятии (Приложение А)

Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью «Окна»

Дата создания: 1 апреля 1996 г.

Ответственное лицо: Жигунов  Дмитрий Игоревич.

Вид деятельности: выполняет работы по монтажу пластиковых окон, остеклению балконов и лоджий, изготавливает стеклянные двери.

Адрес: РФ, 300016, г. Тула, ул. Каминского, д. 21,оф.211

т. (4872) 25-20-00, 25-20-25 - офис-салон "Окна", продажа окон

т. (4872) 25-20-12 - продажа профиля  ПВХ

т. (4872) 25-20-15 - продажа фурнитуры

т. (4872) 25-20-01 - приёмная

е-mail:  [email protected]

График работы

с 08-00 до 18-00 Понедельник-Пятница 
Суббота и воскресенье-выходной.

1.2 Состав  и структура предприятия

Состав и структура  предприятия расширяется с каждым годом.

В ООО «Окна» организованна смешанная структура управления, т.к. именно такая система управления позволяет добиться максимально - эффективной работы всей компании.

Предприятие ООО «Окна» обладает системой управления, во главе которого стоит директор, а бухгалтер занимается организацией и ведением внутреннего  документооборота предприятие. Так  как внутри предприятия циркулирует  большое количество документов, необходима автоматизация всей бухгалтерской  деятельности.

Схема предприятия представлена на рис. 1:

Рис.1 Структура предприятия  ООО «Окна»

2.Автоматизация  кадрового учёта средствами программы «1С: Предприятие 8.0»

Система программ «1С:Предприятие 8.0.» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Гибкость платформы позволяет  применять 1С:Предприятие 8.0. в самых разнообразных областях:

• автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания.
• поддержка оперативного управления предприятием;
• автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;
• ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;
• широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;
• решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;
• расчет зарплаты и управление персоналом.

 «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» – это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Она успешно применяется в кадровых службах и бухгалтериях, а также в других подразделениях, в задачу которых входит организация эффективной работы персонала.

Типовое прикладное решение  «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» является инструментом для реализации кадровой политики предприятий, а также для автоматизации различных служб предприятия по нескольким направлениям.

Прикладное решение «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» автоматизирует решение следующих задач:

• расчет заработной платы;
• управление финансовой мотивацией персонала;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
• управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
• учет кадров и анализа кадрового состава;
• автоматизация кадрового делопроизводства;
• планирование потребностей в персонале;
• обеспечение бизнеса кадрами;
• управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.

2.1 Концепция  системы « 1С: Предприятие 8.0»

Состав основных объектов конфигурации, используемых в 1С:Предприятии 8.0:

Константы В данном релизе константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: «Наименование предприятия», «Размер НДС», «ФИО главного бухгалтера» и т. д.

Справочники Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. 1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.

Документы Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1С:Предприятии могут использоваться документы. Как правило, набор документов в 1С:Предприятии совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет, приходная и расходная накладная и т. д. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его «бумажный» эквивалент.

Отчеты и  обработки Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств, так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций. Обработки используются для выполнения различных сервисных или регламентных действий, например, индексации цен в справочниках товаров.

Регистры накопления составляют основу механизма учета движения средств, который позволяет автоматизировать такие направления, как складской учет, взаиморасчеты, планирование. Регистр накопления образует многомерную систему измерений и позволяет "накапливать" числовые данные в разрезе нескольких измерений. Например, в таком регистре можно накапливать информацию об остатках товаров в разрезе номенклатуры и склада, или информацию об объемах продаж в разрезе номенклатуры и подразделения компании.

Регистры сведений позволяют хранить в прикладном решении произвольные данные в разрезе нескольких измерений. Например, в регистре сведений можно хранить курсы валют в разрезе валют, или цены предприятия в разрезе номенклатуры и типа цен.

Регистры расчета  используются в механизме сложных периодических расчетов и служат для хранения записей о тех или иных видах расчета, которые необходимо выполнить, а также для хранения промежуточных данных и самих результатов выполненных расчетов.

2.2 Постановка  задачи

На основании заключения трудовых договоров в организацию      ООО «Окна» были приняты на работу сотрудники: (Приложение Б)

В организации за период времени прошло несколько изменений:

В ежегодный оплачиваемый отпуск был отправлен Жигунов Д.И.

Произведён подбор персонала.

Произведена оценка эффективности  затрачиваемых ресурсов .

В декретный отпуск была отправлена Жиляева В.П.

Уволен по собственному желанию  Максимов К. В. и Корнеева Е.С..

Отправлен в командировку Фабрициус О.М.

2.3 Учёт рабочего  времени

Рабочее время – это  время, в течение которого работник по условиям трудового договора должен выполнять свои трудовые обязанности, а также некоторые другие периоды времени, которые законодательство РФ относит к рабочему времени.

 Рабочим временем считается время, когда работник фактически работает, и время, когда работник фактически не работает, но выполняет другие действия, которые закон относит к рабочему времени. Например, выполняет:

• воинскую обязанность;
• обязанность присяжного заседателя;
• др. государственные или общественные обязанности (ст. 170 ТК РФ).

Нормальная продолжительность  рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Работодатель должен вести  учет того времени, которое было отработано каждым работником. Границы рабочего времени (начало и конец рабочего дня, время на обеденный перерыв, режим рабочего времени) стороны  трудовых отношений могут устанавливать  сами.

На предприятии ООО «Окна» устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы при 40-часовой рабочей неделе- 8 часов в день.

Рабочий день начинается в 8 часов, а заканчивается в 18 часов. В течении рабочего дня работникам предоставляется перерыв для отдыха и питания, который в рабочее время не включается, этот перерыв составляет 1 час (с 12.30 до 13.30) . (Приложение В)

2.4. Регламентируемый  учет кадров

Закон РФ обязывает все  предприятия вести регламентируемый учет. В большинстве компаний в дополнение к регламентированному учету ведется управленческий учет.

 Правила ведения учета  фиксируются учетной политикой  предприятия. Для регламентированных  видов учета характерно требование  предоставлять внешнюю отчетность  в контролирующие органы, сформированную  определенным образом. 

Регламентированный учет ведется раздельно для каждой организации, входящей в предприятие. Данные регламентированного учета  строятся на основе, имеющейся в компании и документально подтвержденной информации, т.е. тех же первичных документов, которые лежат в основе управленческого учета.

Таким образом, в компании осуществляется двойной контроль над  первичной документацией(трудовой договор, штатное расписание и др.).

В ст. 15 ТК РФ установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:

«Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику  работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем  условий труда, предусмотренных  трудовым законодательством и иными  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором».

Сторонами трудовых отношений  являются работник и работодатель. Трудовые отношения возникают между  работником и работодателем на основании  заключаемого ими трудового договора. Кроме этого, трудовые отношения  могут возникать также на основе фактического допущения работника  к работе с ведома или по поручению работодателя, даже если не был оформлен трудовой договор.

Трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах, каждый из которых  подписывается сторонами. Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с  ведома или по поручению работодателя или его представителя.

При заключении трудового  договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие  об испытании работника в целях  проверки его соответствия поручаемой работе.

На основании трудовых договоров на предприятие ООО «Окна» были приняты сотрудники  (Приложение Б).

Регламентированный  быстро и удобно осуществлять с помощью  «1С:Предприятие 8».

Автоматизированный управленческий учет в программе 1С отражает все  реальные хозяйственные операции и  позволяет выполнять детальный  анализ результатов деятельности компании. Программа не только ускоряет поиск  нужных данных, но и раскрывает сведения в доступной для восприятия форме, что упрощает поиск верного управленческого  решения.

Регламентированный учет кадров организации ведется независимо от учета работников предприятия. Физическое лицо может быть принято на работу в несколько организаций предприятия  или в несколько подразделений  одной организации. Но повторный  ввод одних и тех же сведений о  физическом лице при этом не потребуется. В программе регистрируется все изменения для каждого работника в регламентированном кадровом учете: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки, вплоть до увольнения. (Приложение Г)

Для обеспечения учебными материалами специалистов, не имеющих  возможности пройти очные курсы, фирма "1С" выпустила в продажу  интернет-курс "Регламентированный учет, Основные средства, НМА, Кадры  и Заработная плата в программе "1С: Управление производственным предприятием 8". Основная задача которого, дать системное представление о возможностях программы в части функционала, обеспечивающего учет ОС, НМА, хозинвентаря, кадрового и зарплатного учета, ведения бухгалтерского и налогового учета и формирования разнообразной отчетности: стандартной, регламентированной.

Для обеспечения оперативного обучения большого числа пользователей  курс расположен на образовательном  сервере "1С" (http://edu.1c.ru/dist/edu/) и  доступен для изучения в режиме on-line.

2.5. Управление  персоналом

Управление персоналом- целенаправленная деятельность руководящего состава организации. Оно включает разработку стратегии кадровой политики, концепцию, принципы, методы и технологию управления персоналом организации.

Управление персоналом в  ООО «Окна», направлено на достижение эффективной деятельности организации  и справедливости взаимоотношений  между работниками. Гибкая организация  труда, самоорганизация работника  и групп трудящихся, их сознательное участие в управление продажами, становится отправной точкой создания систем управления человеческими ресурсами.

Система управления кадрами в ООО «Окна» проходит 3 стадии:

• анализ ситуации (определение потребности в рабочей силе, исходя из планов продаж, анализа рабочей силы, поиск альтернатив и прочее);
• постановка целей (кадровые цели должны совпадать с целями организации). Цели включают меры по повышению продаж;
• контроль (сопоставление достигнутых результатов с планом, устранение отклонений, которые могут включать наём, обучение работников).

Успехи и неудачи предприятия  – это в первую очередь успехи и неудачи управления.  И если малое предприятие работает плохо  и нерентабельно, владельцу следует  задуматься, и, может быть, заменить не рабочих, а управляющего менеджера.

Концепция управления персоналом на фирме базируется на постулатах «школы научного управления», в которых  один из главных принципов - минимизация  вложений в наёмную силу.

Подбор персонала — первостепенная задача для любой компании, то, с чего начинается ее создание или трансформация. Необходимо быстро, качественно и с минимальными затратами подобрать нужных компании специалистов. К подбору персонала подходят со всей ответственностью, не жалея для этого сил и времени.

Практически любая организация  постоянно испытывает потребность  в персонале, что ставит на повестку дня задачу привлечения и отбора лиц, обладающих нужными качествами. (Приложение Ж)

Исходным моментом привлечения  кадров считается появление вакансий на определенные должности и рабочие  места, которые образуются в результате увольнения, открытия нового направления  работы, перегруженности действующих  сотрудников и др.

Прежде, чем набирать новых  сотрудников, надо решить, является ли наилучшим выходом заполнение вакансии. Может быть лучше изменить должностную  инструкцию, ликвидировать саму должность, перераспределить обязанности существующих работников, использовать сверхурочные работы.

Регламент (система последовательных действий) регулирует бизнес-процесс  подбора персонала в компании: определяет кто, что и в какие  сроки делает; кто за что отвечает. Когда в структурном подразделении открывается вакансия, его руководитель знает, куда ему следует обращаться и что от него требуется.

Процесс поиска и подбора  персонала состоит из ряда этапов, в соответствии с требованиями регламента он включает следующие мероприятия:

• Определение потребности в вакансии.
• Инициация процесса поиска и подбора, определение основных требований к кандидату.
• Выбор методов поиска.
• Формирование базы резюме.
• Первичный отбор по резюме.
• Проведение интервью.
• Оценка кандидата.
• Принятие решения.
• Предложение о выходе на работу.

ООО «Окна» для поиска кандидатов руководствуется двумя основными правилами:

• всегда проводить поиск кандидатов внутри организации;
• использовать, по меньшей мере, два метода привлечения кандидатов со стороны.

2.6. Учет неотработанного  времени

Учет рабочего времени  необходим для определения продолжительности  рабочего времени для установления вознаграждения и контроля за соблюдением правил распорядка рабочего дня.

Для учета использования  рабочего времени всех категорий  работников и контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду организации должны вести Табель учета рабочего времени. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании оформленных надлежащим образом документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п. 

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ), и раскрывается в гл. 19 ТК РФ.