Введение 

     Автоматизация кадрового учета позволяет контролировать состав кадров, автоматически формировать специальную документацию, рассчитывать заработную плату с учетом отработанного времени и вычетов налогов. То есть автоматизация кадрового учета может облегчить процесс составления трудовых договоров, штатного расписания и прочей рабочей документации.

     Таким образом, автоматизация учета производства состоит из целого комплекса мероприятий. В них входит поступление материалов и оборудования для производства, амортизация оборудования, расход материальных активов, выпуск готовой продукции и её складирование в соответствующем месте.

     При этом учитываются человеко-часы, потраченные  на изготовление продукции за определенный промежуток времени. На их основании  рассчитывается заработная плата каждого работника за минусом налоговых вычетов.

     Если  проводить эти операции вручную, то потребуется целый взвод бухгалтеров, менеджеров и кадровиков. Автоматизация  учета производства значительно  сокращает требования к владельцу предприятия, позволяет уменьшить состав персонала. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 1. Ведение кадрового учета на предприятии.

     1.1 Принципы организации кадрового учета на предприятии

 

     Слово "учет" подразумевает прием  сотрудника на работу, отслеживание его  состояния в течение периода его работы и, наконец, увольнение сотрудника с работы. Дополнительно, отдел кадров должен формировать много отчетов перед бухгалтерией и внешними организациями, например, Пенсионным фондом и статистическими органами. Работа отдела кадров регламентирована законодательством (например, КЗоТ) и коллективным договором. В частности, предопределены формы приказов о приеме и увольнении, личные карточки сотрудников, формы отчетов[8,C144].

       Функции отдела  кадров 

     

1. Прием на работу новых сотрудников
2. Увольнение сотрудников
3. Кадровое перемещение

• изменение категории

• изменение должности/специальности
• изменение разряда
• изменение графика работы
• перевод на другой объект

     4. Воинский учет

     5. Учет членства в профсоюзе

     6. Оформление отпусков

7. Оформление больничных листов
8. Ведение штатного расписания

     9. Отчетность

• перед бухгалтерией
• перед Пенсионным фондом
• перед статистическими органами
• перед руководством

     1.2 Основные документы, входящие в отдел кадров. Основные документы, исходящие из отдела кадров

 

     Основные  документы, исходящие из отдела кадров 
 

       

     

       
 

       

     

       
 

       

     Еще отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника. 
 
 
 
 

Основные  документы, входящие в отдел кадров 

       

     Эти входящие и исходящие документы  составляют 95% работы отдела кадров[15,C23]

     1. Отдел кадров —  бухгалтерия.

     Отдел кадров направляет в бухгалтерию  следующие документы:

• приказы о приеме на работу
• приказы о кадровом перемещении
• приказы об увольнении
• приказы по отпуску
• больничные листы

     2. Отдел кадров —  Пенсионный фонд

     Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

     Перечень  документов, связанных с Пенсионным фондом:

1. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
2. Анкета застрахованного лица
3. Заявление об обмене Страхового свидетельства
4. Заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства
5. Листок исправлений
6. Запрос об уточнении сведений
7. Справка о смерти
8. Опись документов, передаваемых работодателем
9. Сопроводительная ведомость
10. Справка о соответствии
11. Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица

     Основными из них являются "Анкета застрахованного  лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

     Для учета застрахованных лиц Пенсионный фонд предлагает собственную программу ОАЗИС, которая позволяет формировать все необходимые документы в бумажной и электронной форме[13,C96].

     4. Отдел кадров —  руководство

     Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в  управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые "любимые" отчеты руководства.

     Можно выделить следующие основные типы отчетов  руководству:

• Индивидуальные сведения по сотруднику
• Списки сотрудников
• События (приемы, увольнения, перемещения, больничные…)
• Штатное расписание

     5. Отдел кадров —  органы статистики

     С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди  них есть такие, как "Принятые / Уволенные", "Отчет по среднесписочной численности" и т.д.

     Прием на работу

     При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником  предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу". Форма этого  приказа и пример заявления приводятся в приложении.

     Последовательность  событий при приеме на работу такова:

1. Прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность / специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию[1,C16].
2. Сотрудник пишет заявление о приеме на работу.
3. Отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу.
4. Сотрудник подписывает приказ о приеме ("с приказом ознакомлен").
5. Приказ о приеме направляется на подпись начальнику.
6. Начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров.

     Приказ  о приеме на работу содержит следующие  реквизиты:

• № документа
• Дата документа
• ФИО
• Дата приема
• Сведения о сотруднике (Категория, Должность, Оклад и т.д.)

     Приказ  о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись  начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую  силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема[5,C214].

     Категория — присваивается в соответствии с принятой на предприятии классификацией. Классификация по категориям утверждается руководством предприятия приказом. Перечень категорий может меняться примерно раз в год.

     Для временных рабочих, совместителей и учащихся обязательно указывается реквизит "Конец контракта", так как они принимаются на определенный срок: учащиеся — на время прохождения практики, временные рабочие и совместители — обычно на срок 3 или 6 месяцев, но может быть и другой, совершенно произвольный.

     Должность — это должность или специальность нового сотрудника. У каждой должности или специальности есть соответствующие ей условия труда.

     Условия труда по ОКПДТР бывают

• нормальные,
• тяжелые или вредные,
• особо тяжелые или особо вредные.

     Условия труда по каждой специальности определяются в соответствии со "Справочником о льготном пенсионном обеспечении по спискам №1 и 2". Причем для тех специальностей, которые вошли в Список №1, условия труда "особо тяжелые или особо вредные", для Списка №2 — "тяжелые или вредные".

     Для вредных условий труда на предприятии  коллективным договором предусмотрены  некоторые льготы: доплата "молоко" и дополнительный отпуск 6 дней.

     Разряд — отражает квалификацию рабочего по специальности. От разряда рабочих напрямую зависит почасовая тарифная ставка, по которой будет работать новый сотрудник. Тарифная сетка утверждается руководством предприятия и может иногда меняться (примерно, раз в полгода).

     Оклад — оклад определяется по утвержденному руководством штатному расписанию, а может устанавливаться произвольно для каждого конкретного сотрудника. При это штатное расписание используется лишь в качестве ориентира. В действительности у 90% персонала оклад установлен индивидуально.

     Оклад по штатному расписанию имеет рекомендательный характер и для конкретного сотрудника оклад может быть установлен индивидуально.

     Испытательный срок — сотрудники 1, 2, 3 категорий могут быть приняты на работу с испытательным сроком (1, 3 или 6 месяцев). По окончании испытательного срока сотрудник или явно увольняется приказом об увольнении, или продолжает работать уже как постоянный работник.

     График  работы — обычно сотрудник работает по 8-часовому графику. Но сотрудники с возрастом до 16 лет работают по 6-часовому графику, от 16 до 18 лет — по 7-часовому графику. Совместители работают по 4-часовому графику, причем для них указывается время работы — или "с 18:00 до 22:00", или "с 8:00 до 12:00".

     Увольнение

     Увольнение  сотрудника оформляется "Приказом об увольнении". Форма приказа приводится в приложении. Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении[5,C215].

     В приказе об увольнении указывается:

• № документа
• Дата документа
• ФИО сотрудника
• Дата увольнения
• Причина увольнения
• … и другие сведения о сотруднике (Категория, Объект и т.д.).

     Существуют следующие причины увольнения (этот список неполный): 

     Кадровое  перемещение

     Приказ  о кадровом перемещении выпускается  при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, графика работы[11,C71]…

     Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок.

     Документ  содержит следующие реквизиты:

• № документа
• Дата документа
• ФИО сотрудника
• Дата перемещения
• Окончание (если перемещение временное)
• Сведения о старом месте работы
• Сведения о новом месте работы
• Основание перемещения

     Документ  Кадровое перемещение очень похож  на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место работы, следовательно  действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме.

     Кадровые  данные о сотруднике

     При приеме на работу обычно сразу же заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода  работы сотрудника. Форма личной карточки приводится в приложении.

     В личной карточке содержатся следующие  реквизиты:

• ФИО сотрудника
• Дата приема
• Дата увольнения
• Категория
• Должность / Специальность
• Разряд
• Оклад / Тариф
• График работы
• Паспорт (вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан)
• Адрес (страна, индекс, регион, город, насел. пункт, район, улица, дом, корпус, квартира)
• Телефон
• Дата рождения
• Пол
• Семейное положение
• Вхождение в профсоюз
• Непрерывный стаж
• Воинский учет (звание, военкомат, годность, ВУС, спецучет)
• Приказы по сотруднику (прием, отпуска, перемещения, увольнение)
• Страховой номер ПФ
• ИНН
• Образование
• и многое другое…

     Приказ  по отпуску

     Данный  документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск[5,C220].

     Приказ  по отпуску содержит следующие реквизиты

• № документа
• Дата документа
• ФИО
• Сведения о сотруднике

     (Категория,  Должность/Специальность, разряд  для рабочих, Тариф/Оклад, Условия  труда, График работы,…)

• Основание отпуска ("График отпусков", "Заявление Иванова И.И.")
• Дата начала отпуска
• Дата окончания отпуска
• Тип отпуска (очередной, без сохранения з/п, учебный)
• Тип расчета отпуска (по рабочим дням, по календ. дням)
• Рабочий год, за который предоставляется отпуск (при очередном отпуске)
• Число дней основного отпуска
• Число дней дополнительного отпуска (если есть)
• Основание дополнительного отпуска

     Приказ  по отпуску подписывается сотрудником ("с приказом ознакомлен") и  руководителем предприятия.

     Очередной отпуск обычно рассчитывается по шестидневке (тип расчета отпуска). Это значит, что субботы считаются рабочими днями и тоже оплачиваются, а воскресенья  и праздники пропускаются. Если возраст  сотрудника менее 18 лет, то ему предоставляется  очередной отпуск на 30 рабочих дней.

     Отпуск  без сохранения зарплаты и учебный  отпуск рассчитываются по календарным  дням, т.е. воскресенья и праздники  также учитываются при расчете  продолжительности отпуска. Очередной  отпуск обычно предоставляется на 24 рабочих дня за определенный рабочий год. Если сотрудник работает с вредными условиями труда, то ему по коллективному договору предоставляется дополнительный отпуск на 6 рабочих дней[3,C59]..

     Больничный  лист

     Больничный  лист — это документ, который  подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.

     Процент оплаты зависит от стажа так:

     - если стаж работы менее 6 лет,  то 60%,

     - если стаж работы от 6 до 8 лет,  то 80%,

     - если стаж работы от 8 лет, то 100%,

     Документ  больничный лист выпускается медицинским  учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент  
Анкета застрахованного лица

     Заполняется на вновь принятых сотрудников, у  которых еще нет страхового номера ПФ. Затем "Анкета…" направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость).

     Анкета  застрахованного лица содержит следующие  реквизиты:

• № анкеты
• Дата составления
• Фамилия, Имя, Отчество
• Пол
• Место рождения (тип, город, район, область, страна)
• Адрес регистрации
• Адрес проживания фактический (если отличается от адреса регистр.)
• Паспорт (тип док, серия, номер, кем выдан, дата выдачи)
• Телефон

     Программа Пенсионного фонда позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете[7,65].

     Индивидуальные  сведения

     Ежегодно  в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам.

     В этом документе содержатся следующие реквизиты:

• № документа
• Дата составления
• Фамилия, Имя, Отчество
• Страховой номер
• Сведения о застрахов. лице
• Сведения о заработке и отчислениях в ПФ
• Сведения о стаже

     Программа Пенсионного фонда позволяет  сформировать индивидуальные сведения, напечатать их на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете .

     Заявление на присвоение ИНН

     Заполняется на вновь принятых сотрудников, у  которых еще нет Идентификационного Номера Налогоплательщика (ИНН). Затем  заявление направляется в Налоговую инспекцию, которая присваивает лицу номер и возвращает его обратно на предприятие.

     Кадровая  часть справки о доходах

     Кадровая  часть налоговой карточки

     Отчеты  руководству

     Отчеты  в органы статистики

     Прочие  документы и отчеты (в банк, военкоматы, юбиляры, премии, благодарности, путевки, профсоюз, субботы, ведомости по б/л, внутр. док. и отчеты, табели учета рабочего времени, трудовые книжки …)

 

     Глава 2. Автоматизированная система кадрового учета в программе "1С:Бухгалтерия 7.7"

 
 

2.1 ведение базы кадового учёта в программе "1С:Бухгалтерия 7.7" 

     Нормативно-справочная информация используется для ведения  базы сотрудников, штатного расписания и при работе с документами. Документы  хранятся в журналах документов. Некоторые  документы (прием, увольнение, перемещение) при проведении изменяют список сотрудников и количество вакансий в штатном расписании. По каждому сотруднику, кроме основных данных, ведется дополнительная информация в справочниках «Кадровые данные», «Состав семьи» и т.д. Все эти данные используются для формирования отчетности и информационного обслуживания других пользователей и отделов.

     Архитектура системы кадрового учета отображена на рисунке: 

     Архитектура системы

     

     

     

     

     

     

     

     

 

      Сведения  о сотрудниках

 

     Ниже  приведена экранная форма справочника «Сотрудники». 

       

     Справочник  «Сотрудники» двухуровневый и содержит две группы: «Работающие» и «Уволенные». В верхней части формы отображается информация по текущему сотруднику (на котором установлен курсор). Кнопка «Мастер сотрудников» вызывает отчет «Мастер сотрудников», который представляет собой фактически конструктор отчетов.

     Ниже  приведена экранная форма элемента справочника «Сотрудники». 

       

 

     Кнопка  «Еще…» вызывает форму элемента справочника  «Кадровые данные», который является подчиненным для справочника «Сотрудники». 

     

     Кадровые  документы

 

     Все кадровые документы (прием, увольнение и т.д.) отражаются в журнале «Кадровые  документы». 

       

 

     

     Документ  «Прием на работу»

 

     Документ  «Прием на работу» выглядит следующим  образом: 

       

     В модуле документа при его записи проверяется соблюдение всех деловых правил организации. Например, для 1 и 2 категории должен быть указан оклад и количество ставок по штатному расписанию, а объект должен быть ИТР («инженерно-технические работники»). Для 3 категории должны быть указаны: объект (не ИТР), разряд и тариф. При проведении документа в справочник «Сотрудники» добавляется новый элемент.

     Документ  «Кадровое перемещение»

 

     Документ  «Кадровое перемещение» выглядит следующим  образом:

     В левой части документа сведения о прежнем месте работы сотрудника. В правой части документа пользователь указывает новое место работы. При проведении документ изменяет справочник «Сотрудники» и «Штатное расписание». 

 

       

Документ  «Увольнение» 

     Документ  «Увольнение» выглядит следующим образом: 

       

     В данном документе указаны сведения об увольняемом сотруднике и причина  увольнения в соответствии с действующим  КЗОТ. При проведении документ изменяет справочник «Сотрудники» и «Штатное расписание».

     Документ  «Отпуск»

 

     Документ  «Отпуск» выглядит следующим образом: