Автоматизация компании

1. Цели и задачи бизнеса компании

Основной целью своей  деятельности «Рассвет» ставит обеспечение  потребителя качественными товарами по доступным ценам.

Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижения конкурентных преимуществ перед  компаниями подобного типа.

Для достижения этих целей  необходимо:

1. Повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов;
2. Повышения контроля над выполняемыми операциями;
3. Изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;
4. Управление финансами;
5. Планирование  и анализ финансово-хозяйственной деятельности и т.д.

 

2. Цели автоматизации компании.

Функции, которые необходимо авторизовать для решения проблемы компании:

1. Бухгалтерские функции – ведение бухгалтерского учета (фиксация, сбор и обработка информации); формирование бухгалтерской отчетности; предоставление бухгалтерской отчетности в сроки и адреса, предусмотренные законодательством, учредительными документами.
2. Функции по работе с персоналом – контроль соблюдения порядка документооборота; составление и корректировка штатного расписания (проекты, штатная расстановка, хранение архивов); прием на работу (учет вакансий, анкетные данные сотрудников, личные карточки, приказы);  книга приказов по кадрам, формирование и регистрация текущих приказов (движение по службе, учет командировок, отпусков и пр.).

 

3. Способ автоматизации компании.

В 2005 году в торговой компании «Рассвет» были установлены кассы, компьютеры, проложены сети и самостоятельно разработана система ведения  бухгалтерского учета, которая автоматизирует следующие функции: операции по банку  и кассе; взаиморасчеты с организациями, дебиторам и кредиторами; расчеты  по зарплате; расчеты с бюджетом; учет товаров.

В 2007 году была самостоятельно разработана система ведения  товарного учета, которая автоматизирует: ведение учета складских запасов  и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых первичных  документов.

По мере развития компании разработанные системы установились в новых открываемых магазинах. Поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

На данный момент в компании существует способ автоматизации по участкам.

Разработанные компанией  системы на даны момент не удовлетворяют  предъявленным требованиям своей  функциональностью и скоростью  обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы компании и  увеличение скорости обработки информации.

Для данной конкретной компании подходит комплексная автоматизация.

Преимущества комплексной  автоматизации :

1. Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании в реальном времени в любом разрезе  ( т.е. развернуто управленческого учета).
2. Значительное повышение эффективности работы компании, её практичности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников.

3. Встроенные функции контроля за учетными операциями.

4. Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на основе одной и той же первичной информации.

Недостатки комплексной автоматизации:

1. Высокая стоимость внедрения.
2. Длительные сроки внедрения.
3. Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов.

 

4. Ограничения, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации компании.

 

В центральном офисе компании в результате анализа сложившихся  проблем было решено внедрить необходимые  информационные технологии и установлен срок автоматизации до начала 2013 года с бюджетом 500000 $

Следовательно, величина инвестиций, которые компания способна сделать  в развитие автоматизации составляет 500000$, а временные ограничения – 3 года, до 2013 года.

Возможные ограничения, связанные  с влиянием человеческого фактора; отношение персонала компании к  автоматизации; новые процедуры  работы, которые могут потребоваться  после автоматизации; увеличение нагрузки на персонал в первое время работы ИС; необходимость обучения персонала после автоматизации.

Возможные технические ограничения: низкая скорость обработки данных; нет единого сервера по приему; все компьютеры должны поддерживать данную программу автоматизации.

 

5. Анализ требований к ИС.

Программный продукт должен в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого  учета, анализа и планирования торговых операций, бизнес-процессы предприятия  и механизмы взаимоотношений  с клиентами, что поможет организовать эффективную работу всех отделов компании, в том числе отделов закупок, продаж, маркетинга, сервисного обслуживания и службы качества.

Решение предназначено для  автоматизации управления и учета  в организациях, занимающихся оптово-розничной  торговлей и предоставлением  услуг, и будет полезно для  компаний, которые стремятся управлять  бизнесом в соответствии с концепцией CRM.

CRM — система управления  взаимодействием с клиентами  — корпоративная информационная  система, предназначенная для  автоматизации CRM-стратегии компании, в частности, для повышения  уровня продаж, оптимизации маркетинга  и улучшения обслуживания клиентов  путём сохранения информации  о клиентах (контрагентах) и истории  взаимоотношений с ними, установления  и улучшения бизнес-процедур и  последующего анализа результатов.  Под термином «CRM-система» понимается  программный продукт (ПО), направленный  на реализацию концепции CRM. Этот  подход подразумевает, что при  любом взаимодействии с клиентом  по любому каналу, сотруднику  компании доступна полная информация  обо всех взаимоотношениях с  этим клиентом и решение принимается  на основе этой информации (информация  о решении, в свою очередь,  тоже сохраняется). CRM — модель  взаимодействия, полагающая, что центром  всей философии бизнеса является  клиент, а основными направлениями  деятельности являются меры по  поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает  сбор, хранение и анализ информации  о потребителях, поставщиках, партнёрах,  а также о внутренних процессах  компании. Функции для поддержки  этих бизнес-целей включают продажи,  маркетинг, поддержку потребителей, управление качеством, обучение  и повышение квалификации сотрудников  компании, найм и развитие персонала,  управление мотивацией персонала.  Технологии для поддержки модели CRM должны являться частью общей  клиентоориентированной стратегии  компании.

 

 

6. Способ приобретения ИС

Способы приобретения ИС –  это последующие действия от определения  и формализации решения о необходимости  ИС до момента пока ИС не будет внедрена на предприятия. Существуют следующие  способы приобретения ИС:

•     покупка ИС (покупка отечественной или зарубежной ИС);

•     разработка (самостоятельная и заказная);

•     покупка + доработка (самостоятельная или заказная);

•     аренда(аутсорсинг).

При покупке готового решения  необходимо выбрать такое решение, которое полностью будет соответствовать  схемам ведения бизнеса. Это очень  сложно, так как производители  систем автоматизации пытаются угодить  всем потенциальным клиентам и их системы получаются перегруженными лишним функционалом, за который приходится платить, либо система представляет собой каркас для построения решения  под конкретного потребителя. Оба  эти варианта не подходят для решения  поставленной задачи, так как приобретение готовой информационной системы  для автоматизации по направлениям является невыгодным с точки зрения вложения денег в систему автоматизации.

Также приобретаемая информационная система нам не подходит из-за ряда недостатков, а также нехватки функциональности, хуже продумано направление будущего развития информационной системы, длительный срок адаптации под требования предприятий, так же требуется частое обращение  в службу поддержки.

Существуют несколько  ИС, в которых реализована функция  система управления взаимодействием  с клиентами:

CRM-система WinPeak CRM разработана для оптимизации информационной поддержки процесса взаимоотношений с клиентами, оперативной, эксклюзивной, квалифицированной поддержки клиентов, их информирования и постоянного анализа их потребностей.  
«1С: Предприятие» - он предназначен для организаций эффективной работы отделов закупок, продаж, сервисного обслуживанияи маркетинга на всех этапах работы с клиентами.

Monitor CRM – программный  продукт, предназначенный для  оптимизации коммерческой и маркетинговой  деятельности компаний. Основная  задача, которую решает Monitor CRM, это автоматизация управления лояльностью клиентов и, как следствие, увеличение количества продаж.

 Заказ разработки у  сторонних разработчиков позволит  получить информационную систему,  удовлетворяющую бизнес-правилам  компании в настоящий момент. Однако при изменении бизнес-процессов  возможно потребуется ее переработка,  что выльется в лишение затраты  на реинжененринг имеющейся ИС.

Фирмы-разработчики:

1.     Фирма 1С:Франчайзи  "Ю-Софт". Компания "Ю-Софт" работает  на рынке программного обеспечения  и сопутствующих услуг более  15 лет. Заказчики: компания "Сибирский  алюминий" ,ОАО "Норильский  никель" ,Таганский мясоперерабатывающий  завод (ТАМП) ,ОАО "Моссахар" ,Завод инженерного вооружения  МО РФ.Стоимость владения от 115000 руб.

2.     Аксофт-работает  на рынке ПО более 10 лет.  Заказчики: ЗАО «Волгоградпрограммсистем»,  ООО «Линия безопасности», ООО  «Вебер», ООО «ФОРСЕТ».Стоимость  от 150000руб.

3.     ADAMIL -международная  компания с 10-летним опытом  работы в ИТ. Заказчики: BSGV, Bonduelle,М-Видео,Renault ,Citroen. Стоимость 200000руб.

 

   Покупка и доработка  возможна, если требует небольшой  объем доработки, данная доработка  часто возможна в рамках модели  ядра ИС, что часто вызывает  затруднения из-за отсутствия  развернутой документации. У варианта  аренды ИС можно выявить следующие  преимущества:

•     улучшает инновационные  возможности компании за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой  интеллектуальный потенциал и богатый  инновационный опыт;

•     обеспечивает большую гибкость компании в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений: проще и дешевле найти новых  поставщиков с необходимыми возможностями  и ресурсами, чем перестраивать  внутреннюю деятельность компании, ликвидируя одни мощности и ресурсы и создавая новые;

•     ускоряет приобретение ресурсов и навыков;

•     позволяет  сосредоточиться на тех операциях, которые эффективно выполняются  силами компании, и тех, которые стратегически  целесообразно сохранить под  ее контролем.

Однако в этом случае компания рискует вывести за свои пределы  слишком многие виды деятельности и  лишиться части собственных ресурсов и возможностей. В таких случаях  компания утратит виды деятельности, которые в течение длительного  времени обеспечивали ей успех на рынке.

 

Для данной компании подходящим ИС которую надо внедрить: "1С:Комплексная автоматизация 8".

"1С:Комплексная автоматизация  8" – прикладное решение, решающее  задачи комплексной автоматизации  управления и учета для широкого  круга коммерческих предприятий.

В единой информационной базе ведется управленческий, бухгалтерский  и налоговый учет как одной, так  и нескольких организаций. Это существенно  снижает трудоемкость ведения учета  за счет использования общих массивов информации. Управленческий учет по предприятию  может вестись в любой выбранной  валюте, бухгалтерский и налоговый  учет ведется в национальной валюте. Регламентированная отчетность для  каждой организации формируется  раздельно.

Прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

управление продажами, запасами и закупками;

управление отношениями  с клиентами (CRM);

ценообразование;

оперативное ресурсное планирование;

управление денежными  средствами и взаиморасчетами;

упрощенный производственный учет;

управление основными  средствами и оборудованием;

бухгалтерский и налоговый  учет, регламентированная отчетность;

расчет зарплаты и управление персоналом;

мониторинг и анализ эффективности  для руководителей.

Прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" создано на технологической  платформе "1С:Предприятие 8", которая  обеспечивает высокую гибкость, настраиваемость, масштабируемость, производительность и эргономичность прикладных решений.

Перечень основных функциональных возможностей "1С:Комплексная автоматизация 8".

В прикладное решение "1С:Комплексная  автоматизация 8" включены наиболее востребованные функции - с учетом реальных потребностей широкого круга организаций.

1. Управление продажами,  запасами и закупками.

Прикладное решение позволяет  автоматизировать задачи учета, контроля, анализа и управления на предприятиях, которые ведут оптовую, розничную, комиссионную торговлю (включая субкомиссию), осуществляют прием товаров на комиссию, продажу в кредит, торговлю по заказам.

Программа обеспечивает решение  следующих задач:

планирование продаж и  закупок;

управление поставками и  запасами;

управление взаиморасчетами  с контрагентами.

Функционал управления заказами позволяет оптимальным образом  размещать заказы покупателей и  отражать их в планах подразделений  в соответствии с принятой в компании стратегией исполнения заказов и  схемами работы (работа со склада, под  заказ). При регистрации заказа необходимые  товары будут автоматически зарезервированы  на складах предприятия, а при  отсутствии нужного количества товаров - может быть сформирован заказ  поставщику.

Для розничной торговли поддерживаются технологии работы как с автоматизированными, так и не автоматизированными  торговыми точками. Автоматизировано отражение возвратов товаров (от покупателя, поставщику). Ведется учет возвратной многооборотной тары как  особого вида товарно-материальных ценностей.

2. Управление отношениями  с клиентами (CRM).

Управление отношениями  с клиентами является неотъемлемой функциональной областью современной  комплексной информационной системы  предприятия. В прикладном решении  реализован основной функционал, обеспечивающий персонифицированный подход в отношении  каждого контрагента - покупателя, поставщика, смежника и др.

регистрация и хранение информации о контрагентах, истории взаимодействия;

оповещение о событиях и запланированных действиях;

анализ и планирование контактов и сделок;

интегрированный анализ отношений  с клиентами;

оценка эффективности  рекламных и маркетинговых акций.

3. Ценообразование.

Развитые механизмы ценообразования  позволяют предприятию определять и реализовывать ценовую политику в соответствии с имеющимися аналитическими данными о спросе и предложении  на рынке и себестоимостью реализуемой  продукции. В прикладном решении  реализованы следующие возможности:

построение различных  схем формирования цен и скидок;

контроль за соблюдением  сотрудниками установленной ценовой  политики;

сопоставление отпускных  цен предприятия с ценами поставщиков  и конкурентов;

учет накопительных скидок по дисконтным картам.

4. Оперативное ресурсное  планирование.

Программа предусматривает  планирование по следующим направлениям деятельности: продажи, производство, закупки. На основании планов продаж, производства и закупок составляются планы для отдельных участков деятельности и отдельных объектов планирования.

Состав плана может  быть детализирован в рамках основного  периода плана - на год, полугодие, квартал, месяц, декаду, неделю, день. Каждая позиция  плана может быть детализирована по контрагентам, договорам и заказам.

Для ускорения процесса подготовки планов предусмотрен специальный инструмент - "Помощник планирования".

5. Управление денежными  средствами и взаиморасчетами.

"1С:Комплексная автоматизация  8" позволяет организовать:

оперативный учет и контроль движения денежных средств предприятия  на расчетных счетах и в кассах;

оперативное планирование поступлений  и расходов денежных средств - платежный  календарь.

Платежный календарь представляет собой совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых  денежных поступлений. При составлении  платежного календаря автоматически  проверяется его выполнимость (достаточность  денежных средств на счетах и в  кассах предприятия).

Предусмотрена возможность  учета денежных расчетов в иностранных  валютах. Обеспечивается взаимодействие со специализированными банковскими  программами типа "Клиент-банк".

Функционал управления взаиморасчетами  с контрагентами охватывает полный цикл операций по взаимодействию с  деловыми партнерами от момента возникновения  обязательств по договорам до их выполнения. Программа позволяет анализировать  изменение задолженности во времени, поддерживает методики учета задолженностей в различных разрезах: по договорам, заказам, счетам.

6. Производственный учет.

В "1С:Комплексной автоматизации 8" поддерживается "упрощенный" учет производства, которые позволяет  без использования сложных механизмов (в частности - сложных алгоритмов распределения затрат, посменного планирования, определения лимитов отпуска  материалов и пр.) обеспечить учет производственных процессов - от момента передачи материалов в производство до выпуска готовой  продукции.

Прикладное решение предоставляет  следующие возможности:

ведение массивов нормативно-справочной информации, необходимых для учета  готовой продукции;

планирование и учет выпуска  готовой продукции;

учет сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции;

учет брака;

учет спецодежды и спецоснастки;

учет и анализ производственных затрат, расчет плановой и фактической  себестоимости.

7. Управление основными  средствами.

В программе предусмотрен учет следующих видов долгосрочных активов:

оборудование, поступившее  на предприятие и не переданное в  эксплуатацию;

оборудование, переданное в  монтаж;

объекты строительства;

основные средства.

Поддерживается широкий  спектр способов расчета амортизации.

8. Бухгалтерский и налоговый  учет.

Приложение обеспечивает ведение учета и подготовку регламентированной отчетности в соответствии с российским законодательством.

Автоматизирован учет по всем участкам:

учет банковских и кассовых операций;

учет расчетов с контрагентами, персоналом, бюджетом;

учет материалов, товаров, продукции;

учет затрат и расчет себестоимости;

учет основных средств  и нематериальных активов;

учет торговых операций, в том числе в розничной  и комиссионной торговле.

Поддерживается налоговый  учет по общему и упрощенному режимам  налогообложения, а также с применением  ЕНВД по отдельным видам деятельности. Для возможности сопоставления  данных бухгалтерского и налогового учета методики учета и механизмы  хранения информации максимально приближены друг к другу. Ведение налогового учета по налогу на добавленную стоимость  реализовано в соответствии с  нормами главы 21 Налогового кодекса  РФ, в том числе в условиях применения ставки НДС 0 %.

На основе данных бухгалтерского и налогового учета формируется  регламентированная отчетность.

9. Расчет зарплаты и  управление персоналом.

Программа предназначена  для поддержки кадровой политики компании и автоматизации расчетов с персоналом:

расчет заработной платы;

автоматический расчет начислений, удержаний, налогов и взносов  с ФОТ;

отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;

управление денежными  расчетами с персоналом, включая  депонирование;

кадровый учет и анализ кадрового состава;

автоматизация кадрового  делопроизводства;

планирование потребностей в персонале;

планирование занятости  и графика отпусков работников;

управление финансовой мотивацией персонала.

10. Мониторинг и анализ  эффективности для руководителей.

"Монитор эффективности"  позволяет руководителю охватить "весь бизнес одним взглядом" - с помощью ключевых показателей,  которые рассчитываются на основе  оперативной информации. В состав  прикладного решения включен  набор из 50-ти "преднастроенных"  показателей эффективности. Возможна  быстрая разработка новых показателей.

Основные возможности "Монитора эффективности":

план-фактный анализ ключевых показателей;

отслеживание динамики показателей;

возможность уточнения информации;

представление информации в  наглядной и удобной форме.

"Монитор эффективности"  по сути является основной "точкой  входа" в информационную систему  предприятия для владельцев бизнеса  и руководителей высшего уровня.

Стоимость приобретения ИС.