Автоматизация процесса управления государственным учреждением

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХСВЯЗЕЙ

Третьяков Д. А.

студент группы ВПИ-2011-2

Автоматизация процесса управления государственным  учреждением

Курсовая работа

Научный руководитель:

Попова В. Е.  

                        ^(Ф.И.О.)

Ростов – на - Дону

2012

Содержание

Введение

Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Оно может рассматриваться  не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Актуальность темы исследования обусловлена тем, что специально для государственных (муниципальных) учреждений фирмой «1С» и «Парус»разработан спектр программных продуктов , позволяющих организовать комплексное ведение бухгалтерского учета, кадрового учета, расчета заработной платы, учета финансирования, сбор и консолидацию отчетности.

Если когда-то основным инструментом аналитика и бухгалтера был калькулятор, то теперь практически  ни одно предприятие не может обойтись без компьютера. С внедрением компьютеров появилось множество специальных компьютерных программ, отвечающих нуждам бухгалтеров и других финансовых работников, компьютер стал главным помощником менеджера и финансового директора.

Разумеется, для раскрытия  всех потенциальных возможностей, которые  несет в себе использование компьютеров, необходимо применять в работе на них комплекс программных и аппаратных средств, максимально соответствующий  поставленным задачам. Поэтому в  настоящее время велика потребность коммерческих компаний в компьютерных программах, поддерживающих  работу управленческого звена компании, а также в информации о способах оптимального использования имеющегося у компании компьютерного оборудования.

Объектом исследования в работе является информационные технологии для государственных учреждений.

Предметом исследования выступает автоматизация учета  в государственном учреждении.

Цель работы - изучение и анализ автоматизации процесса управления государственным учреждением

В соответствии с целью  работы предложены следующие задачи исследования:

- изучить понятия автоматизация процесса управления;

- проанализировать и сравнить автоматизацию управления по средствам программных продуктов 1 С и Парус.

При написании работы использовалась специализированная литература в информационной области.

1. Теоретические понятия  автоматизация процесса управления
1. Автоматизация управления

Управление предприятием в современных условиях определяется как изменение состояния системы, ведущее к достижению поставленной цели.

Система управления предприятием находится в постоянной взаимосвязи  с внешней средой. Взаимосвязь  осуществляется посредством информации, которая по потокам прямой связи  передаёт цель функционирования, различны е команды управления от системы более высокого уровня к системам низового звена. А по потокам обратной связи – все сведения, необходимые для регулирования информационного процесса.

Управленческая информация способствует регулированию процессов  производства, распределения, обмена и потребления материальных благ. Важнейшей её составляющей является экономическая информация, которая отражает производственно-финансовую деятельность любых экономических объектов с помощью системы натуральных стоимостных показателей. Во всех случаях при этом используются количественные величины, цифровые значения. Эта особенность экономической информации предопределяет возможность широкого применения для её обработки вычислительной техники.

На крупном предприятии  объём информации, необходимой для принятия управленческих решений, весьма велик, и многие параметры при этом являются взаимозависимыми. На современном этапе невозможно правильно и эффективно руководить предприятием, основываясь исключительно на профессиональной интуиции. В быстрорастущей организации прибыль увеличивается буквально в геометрической прогрессии. Причем неэффективное управление обходится дороже именно крупному предприятию, поскольку в этом случае даже незначительные, на первый взгляд, потери из-за нерационального управления умножаются на огромные финансовые и товарные обороты.

Для современных систем управления крупным и средним  предприятием характерно внедрение  комплексных систем автоматизации, или корпоративных систем.

Комплексная система  автоматизации управления предприятием – это некая операционная среда, которая способна предоставить актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия (в том числе территориально распределённого и имеющего сложную структуру), необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа, среда, несущая в себе технологический регламент и управленческий опыт. В этой среде реализуется полный экономический цикл – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия и последующей корректировки планов.

Бухгалтерская информационная система в комплексной системе  автоматизации исполняет роль подсистемы и отвечает за организацию учетной  системы предприятия. Комплексные  системы автоматизации чаще внедряются на средних и крупных предприятиях.

Корпоративная информационная система автоматизирует все функции управления на всех уровнях управления предприятием. Корпоративная информационная система является многопользовательской и функционирует в распределённой вычислительной сети. Внедрение такой системы под силу только крупному предприятию.

Компьютерные информационные системы крупных и средних  предприятий представляют собой  сложную систему, включающую совокупность методических материалов, прикладных и программных средств, регламентирующих информационно-алгоритмическую поддержку финансово-хозяйственной деятельности предприятия и обеспечивающих комплексное приложение средств вычислительной техники на всех стадиях технологической схемы управления: регистрация учетной информации, обработка и анализ, формирование аналитической и статистической отчетности. Компьютерные системы имеют разветвленную функциональную структуру, интегрированную в единую систему расчетов и управления и ориентированную на многопользовательский режим работы.

В результате работы всех пользователей системы происходит накопление информационной базы предприятия о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности.

На крупных и средних  предприятиях обработка учетной  информации с помощью бухгалтерской информационной системы ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, бухгалтерскому финансовому и управленческому учету. На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются автоматизированные рабочие места (АРМ) экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующих между собой.

Автоматизированное рабочее  место в системах бухгалтерского учета – это совокупность методических, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя и позволяющих оперативно реагировать на его информационные и вычислительные запросы.

На уровне первичного учета с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются  сбор, регистрация. Накопление и частичная  обработка первичной информации, возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия. Полученные на каждом участке результирующие данные поступают по каналам связи на уровень бухгалтерского финансового учета.

На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная с уровня первичного учёта, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств  их источников, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах.

АРМ этого уровня формируют  результирующие данные, отражающие все  хозяйственные операции предприятия  в стоимостной оценке, в виде участков бухгалтерских проводок. С помощью  учета на основе данных аналитического синтетического учета формируются Главная книга, бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Информация первичного учета и сводная финансовая отчетность поступают на уровень управленческого  учета, где используются работниками  финансового управления предприятия, включая бухгалтерию, финансовый отдел, планово-экономический отдел и другие аналогичные подразделения.

АРМ в бухгалтерском  деле являются распределенными системами. В пользовании главного бухгалтера обычно находится только один дисплей, а основные функциональные части – у руководителей соответствующих подразделений или непосредственно у рядовых бухгалтеров. Именно они осуществляют ввод информации, её систематизацию, ведение карточек и архивов, обработку входящей и исходящей документации, контроль.

Важное значение при  автоматизации обработки экономической  информации имеет правильный выбор  программного обеспечения. Оно должно отвечать следующим основным требованиям:

• простота и удобство в эксплуатации. Большинство профессиональных бухгалтеров и аудиторов не являются специалистами по компьютерному бухгалтерскому учёту и обладают лишь общими навыками работы с персональными ЭВМ. Излишняя сложность программных продуктов затрудняет и сдерживает их массовое использование. К тому же учетно-аналитические задачи в большинстве своём достаточно доступны и просты;
• лёгкость освоения сотрудниками бухгалтерии и экономических служб. Способы ввода и обработки информации должны иметь привычный вид и структуру, что позволяет без дополнительных усилий осваивать новые блоки программного обеспечения;
• возможность активно влиять на настройку компьютерных тем, изменить рабочий план счетов, устанавливать необходимые для группировки и анализа учетных данных субсчета, предусматривать связанные с учетной политикой типовые корреспонденции счетов, контролировать правильность автоматизированного заполнения промежуточных и завершающих форм отчетности;
• настраиваемость и открытость программного обеспечения;
• соответствие программного обеспечения современным требованиям работы в среде Windows, информацией с другими стандартными программами.

В зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики  продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации задачи учёта и управления могут существенно отличаться. Невозможно ограничиться одной программой, предназначенной для массового использования и удовлетворяющей при этом потребности большинства предприятий.

В основе системы программ автоматизации обработки экономической  информации должна быть единая технологическая база. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической базы облегчает создание отдельных прикладных решений и обеспечивает их невысокую стоимость.

Главное преимущество такого подхода – стандартизация разработки; обеспечение качественного и быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.

Финансовые потоки пронизывают  всю систему управления социально-экономическими процессами в современном обществе. Они, как кровеносные сосуды, обеспечивают необходимыми ресурсами все узлы и сочленения сложного механизма реальной экономики путем распределения финансовых средств между участниками производственно-экономического процесса.

Отличительной особенностью современных систем управления финансовыми потоками является широкое применение бизнес-процессов на основе использования последних достижений в области развития средств вычислительной техники и коммуникаций.

Без применения компьютеров, сетевых технологий связи, новейших информационных систем и прикладных компьютерных программ нового поколения существование казначейства как действующей структуры невозможно.

Бизнес-технологии на основе полной автоматизации финансовых операций настойчиво вторгаются в практику реальной экономики.

Системы банк – клиент и электронная подпись прочно завоевали сферу банковского обслуживания предприятий. Размещение открытой информации о выпусках ценных бумаг стало обязательным условием эмиссии на фондовых рынках. Документооборот в крупных компаниях практически полностью автоматизирован. Отчетность в налоговые органы предоставляется только на машинных носителях.

Деловая переписка ведется  по электронной почте. Сбор и обработка  первичной информации в значительной степени автоматизированы.

Управление финансовыми потоками на базе казначейства в первую очередь связывается с созданием и эксплуатацией автоматизированных систем управления финансами различного уровня.

Организация эффективного управления финансовыми потоками прежде всего означает автоматизацию соответствующих бизнес-процессов. Наметившийся в России переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению: на первый план выходят

экономические, рыночные критерии эффективности, повышаются требования к гибкости. Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы обеспечения управляемости. Новым словом в управлении стало появление контроллинга как функционально обособленного направления экономической работы на предприятии, связанного с реализацией финансово-экономической комментирующей функции в менеджменте для принятия оперативных и стратегических управленческих решений.

Контроллинг – это  управление управлением. Собственно термин «контроллинг» (от англ. to control – контролировать, управлять) появился в Германии, откуда он и пришел в Россию. В Великобритании и США он практически не используется. Там укоренился термин «управленческий учет» {managerial acconting).

В экономическом менеджменте России пока используются оба термина. Однако термин «контроллинг» более информационно емкий, так как включает не только чисто учетные функции, но и весь спектр управления процессом (АСУТП и АСУП) достижения конечных целей и результатов фирмы.

Контроллинг обеспечивает:

• координацию управленческой деятельности по достижению целей предприятия;

• информационную и консультационную поддержку принятия управленческих решений;

• условия для функционирования общей информационной системы управления предприятием;

• рациональность управленческого процесса.

Принимая во внимание перечисленные цели и функции  контроллинга, можно сказать, что  он является своеобразным механизмом саморегулирования на предприятии, в корпорации, холдинге, осуществляющем обратную связь в контуре управления.

Занимая особое место  в системе управления предприятием, контроллинг способствует информационному  обеспечению принятия решений в  целях оптимального использования  имеющихся возможностей, объективного оценивания сильных и слабых сторон предприятия, а также во избежание банкротства и кризисных ситуаций.

Можно утверждать, что  эффективная деятельность современного предприятия возможна только при  наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством.

Такие системы стали  рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса:

• улучшения качества выпускаемой продукции;

• увеличения объема производства;

• занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе.

Требования, предъявляемые  к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности  и сферы деятельности предприятия, а ее программные модули должны соответствовать  бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест (АРМ), должностным обязанностям сотрудников. При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес- приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии, соблюдаться единая технология эксплуатации и

обслуживания системы.

Помимо ключевых требований есть ряд общих технических требований для любой информационной системы:

• быстродействие, т.е. достаточно малое время реакции системы (единицы  секунды) при вводе, поиске и обработке  информации;

• надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрации действий персонала;

• удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

• возможность масштабирования  и развития системы;

• интеграция с модулями системы передачи данных;

• возможность конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

• высокая надежность работы.

Методика создания корпоративных  информационных систем содержит ряд  общих положений, которые будут  рассмотрены ниже.

1.2 Методика создания корпоративных информационных систем

Технология построения систем с подходом «сверху вниз». Если решение об автоматизации принято и одобрено высшим руководством, внедрение программных модулей осуществляется с головных предприятий и подразделений, а процесс построения корпоративной системы проходит гораздо быстрее и эффективнее, чем при внедрении системы первоначально в низовые подразделения. Только при внедрении сверху вниз и активном содействии руководства можно изначально правильно оценить и провести весь комплекс работ без незапланированных издержек.

Привлечение к разработке будущих  пользователей.

В ходе комплексной автоматизации  фирма-интегратор меняет функции отделов информационных технологий фирмы-заказчика, и поэтому возрастает их роль в общем процессе перехода предприятия на прогрессивные методы управления.

Во время реализации проекта сотрудники отделов вместе с проектировщиками работают с информацией и моделями, участвуют в выборе технологических решений и, самое главное, организуют взаимодействие поставщиков решения и сотрудников предприятия.

В ходе эксплуатации информационной системы сотрудники АСУ обеспечивают обслуживание и сопровождение системы (если не заключается договор на сопровождение с фирмой-поставщиком). Специалисты заказчика выступают инициаторами и исполнителями подготовки предложений по совершенствованию и развитию существующей системы.

Это позволяет им лучше приспособить ее к своим требованиям, которые должны быть основательно продуманы, чтобы информационные технологии (ИТ) не использовались там, где можно справиться с задачами управления посредством карандаша и листа бумаги.

Характерными чертами систем комплексной автоматизации являются индивидуальность и четкая направленность на решение проблем конкретного предприятия.

В настоящее время  выяснилось, что проблема – как  автоматизировать процессы бизнеса – должна быть переформулирована в проблему, как получить наибольшую отдачу от инвестиций в ИТ, и, как следствие, что нужно изменить в бизнес-процессах, чтобы внедрение ИТ дало наибольший положительный эффект.

В условиях рыночной конкуренции все предприятия сталкиваются с необходимостью постоянного повышения эффективности собственного бизнеса. Эта задача решается по-разному. На одних предприятиях действуют собственные подразделения, комиссии и комитеты, которые ведут постоянную работу по совершенствованию бизнеса. Этот путь получил название «внутренний консалтинг».

Другой путь заключается  в привлечении к идентификации  проблем бизнеса и соответственно их решению специализированных компаний, оказывающих консультационные услуги.

Для реализации полномасштабного консалтингового проекта, включающего реорганизацию системы управления предприятием, реинжиниринг бизнес-процессов, выбор и внедрение комплексной информационной системы, необходимо привлекать квалифицированных специалистов в предметных областях (финансовом планировании, бухгалтерском учете, делопроизводстве и т.д.), технологов, системных аналитиков, специалистов АСУТП, в области программно-аппаратных платформ.

Основная задача консалтинга  – идентифицировать проблемы бизнеса  и найти пути их решения при достижении максимально высокого качества решения и соблюдения финансовых и временных ограничений. Как правило, при выполнении консалтинговых

проектов осуществляются:

• выработка рекомендаций для формирования корпоративной  миссии и стратегических целей бизнеса (стратегический консалтинг);

• подготовка рекомендаций по изменению структуры организации  и бизнес-процессов (реинжиниринг бизнес-процессов);

• оценивание с наибольшей достоверностью влияния на бизнес каких-либо аспектов деятельности и определение основных областей, где вложения в информационные системы могут обеспечить наибольшие выгоды;

• разработка стратегии  внедрения изменений на предприятии  и ее реализация.

При этом используется комплексный  подход, который учитывает взаимосвязь  различных аспектов деятельности предприятия.

Из известных методик, применяемых для анализа бизнес-процессов, может использоваться Oracle Method корпорации Oracle, а для достижения высоких стандартов качества при управлении консалтинговыми проектами – методика Project Management Method (PJM) той же корпорации. Их совместное применение (корпорация Oracle более 20 лет выполняет проекты в области реинжиниринга бизнес-процессов) позволяет реализовать проекты с высоким качеством. Инструментальная поддержка осуществляется с использованием CASE-пакета Oracle-Designer/2003, имеющего полнофункциональный набор средств для разных стадий проекта – начиная с моделирования системы на уровне бизнес-процессов и функций и заканчивая поддержкой генерации исполняемого кода прикладной системы.

При выполнении работ  по консалтингу используют проектно-ориентированный  подход, полностью соответствующий PJM.

Управление проектом, построенным по методике PJM, осуществляется с помощью следующих процессов: управления отчетностью, планирования работ, управления ресурсами, качеством и результатами работ.

В первую очередь при  реинжиниринге бизнес-процессов  формулируются основные проблемы и  потребности бизнеса и строятся модели бизнес-процессов, включающие все события и последовательности выполнения операций, которые должна поддерживать информационная система. Затем строится функциональная модель, детализирующая каждую функцию модели бизнес-процессов.

Когда потребности бизнеса  определены, формируются рекомендации по изменениям организационной структуры предприятия и структуре бизнес-процессов. Если в ходе работ по реинжинирингу бизнес-процессов внедряются информационные системы, то в рамках этих же работ требования к бизнес-модели конвертируются в требования к информационной системе. Если реинжиниринг бизнес- процессов сопровождается созданием информационной системы поддержки бизнеса (системы поддержки принятия управленческих решений, управления или учета), параллельно с определением процедур, моделей данных и функциональной иерархии проводят технический аудит существующей системы и разработку технической архитектуры.

Процесс разработки последней  определяет базовые принципы технического построения системы, допускает, что стратегия создания информационной системы уже разработана и элементы архитектуры будут лежать в пределах этой стратегии, а также обеспечивает стратегию по безопасности данных и контролю доступа, интерфейсов пользователей, копирования и восстановления данных.

Процедуры системного подхода  и его преимущества по сравнению  с моноаспектным и комплексным подходами.

Опыт последних десятилетий  показал, что для создаваемых  сложных систем эффективный проект (идеальная система) может быть разработан только на основе системного подхода, включающего следующие процедуры:

• определение внешних  и внутренних целей системы;

• выделение системы  из среды, изучение отношений системы  с внешней средой;

• рассмотрение возможных  членений системы (интегрального эффекта);

• прогнозирование поведения  системы;

• описание информационных потоков в системе;

• выбор для системы методов управления.

Моделирование бизнес-процессов  позволяет на этапе концептуального  проектирования информационной системы  проследить и скорректировать все  необходимые взаимосвязи системы  управления финансовыми потоками.

На этапе моделирования  систем управления денежными потоками существует возможность оптимизации соответствующих бизнес-процессов.

С этой целью производят определенные действия по формированию ключевых объектов управления денежными  потоками:

• разбивка всей системы  обслуживания бюджетных средств на участки, каждый из которых включает центр финансовой отчетности для формирования и контроля выделенного бюджета;

• определение участников процесса, которые выступают в  роли инициаторов и контролеров  проводимых в системе платежей;

• разработка регламентов, устанавливающих обязанности и полномочия всех участников бизнес-процесса, включающие определение платежных лимитов, уровней ответственности за принятие решений по проведению платежей, порядок доступа к учетной информации;

• разработка графиков прохождения платежей, включающих сроки и последовательность проведения заявок на оплату.

Общий смысл оптимизации  заключается в устранении узких  мест и функционального дублирования в организационной системе, что позволяет сократить трудозатраты руководителей компании на контроль расходования финансовых средств. Установленные бюджеты и регламенты управления финансовыми потоками освобождают руководителей от мелочного контроля за прохождением каждой заявки и позволяют поручить эту работу финансовым менеджерам, вмешиваясь в налаженный процесс только в случае возникновения

2. Автоматизация процесса управления государственным учреждением по средствам программных продуктов 1 С и Парус
1. Автоматизированный процесс в государственных учреждениях при помощи программных продуктов 1С