Автоматизация учета материалов

Содержание

Введение

Материальные ресурсы  являются предметами, на которые направлен  труд человека с целью получения готового продукта. Материалы, участвуя в процессе производства, потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на продукцию, работы, услуги. В настоящее время в условиях рыночной экономики определяющее значение приобретает качественные показатели, такие как снижение удельных затрат сырья, материалов и топлива. Поэтому необходимо максимально устранять потери и нерациональные расходы материальных ценностей, которые, в частности, могут возникнуть при неэффективной организации учета и контроля использования материалов.

В результате вышесказанного в условиях рыночной экономики актуальной становится тема автоматизации учета и контроля расхода материальных запасов на производство продукции (работ, услуг).

Улучшению ресурсосбережения способствует упорядочение первичной документации, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ, обеспечение строго порядка приемки, хранения и расходования сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, топлива и др.

Цель написания курсовой работы – исследовать на примере конкретного предприятия организацию бухгалтерского учета материально-производственных запасов, выявить недостатки существующей системы учета и разработать рекомендации по их устранению при помощи автоматизации учета.

 Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы  автоматизации учета материалов;

- рассмотреть организацию учета  материалов на конкретном предприятии;

- разработать рекомендации по  совершенствованию учета материалов с использованием АИС.

Объектом исследования в курсовой работе выступает СПК «Свеча» Семеновского района. Предмет исследования – организация учета материалов в хозяйстве.

1. Теоретические основы автоматизации учета материалов.

1.1. Экономическое содержание автоматизации бухгалтерского учета материалов

Цель, задачи и функции бухгалтерского учета реализуются посредством  его метода. Последний, представляющий собой совокупность элементов (способов) учета, одинаков на различных этапах его функционирования.

Роль бухгалтерского учета постоянно  возрастает в связи с созданием  мощных производственных комплексов и  объединений, руководителям и специалистам которых требуется достоверная  информация, глубоко и всесторонне  характеризующая производственные процессы и хозяйственные операции, для принятия своевременных оптимальных решений. В современных условиях хозяйствования наиболее эффективна децентрализованная обработка информации на базе использования персональных компьютеров, установленных непосредственно на предприятиях. Организационной основой ее должны стать системы автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтера.

В общем виде АРМ бухгалтера можно  рассматривать как проблемно-ориентированную (специализированную) диалоговую человеко-машинную систему, которая поддерживает деятельность учетных работников на всех технологических этапах решения задач. Есть и другие определения АРМ бухгалтера.

Это массовые средства автоматизации  труда персонала бухгалтерской  службы, которые эксплуатируются  работниками этой службы и представляют собой функционально независимые, специализированные диалоговые системы.

АРМ бухгалтера – рабочее место  персонала автоматизированной системы  управления, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматизированных функций управления.

АРМ бухгалтера организуется по функциональному  признаку и охватывает участки учета  основных средств, производственных запасов, труда и заработной платы, денежных средств и расчетных операций, затрат на производство и реализацию продукции, обеспечивает сводный учет, отчетность и т.п.

Благодаря внедрению АРМ бухгалтерская  работа становится более привлекательной, учетные работники в этих условиях оказывают активное влияние на результаты производственно-финансовой деятельности предприятия.

Технология создания и ведения  базы данных в АРМ бухгалтера включает следующие этапы:

• создание нормативных файлов расхода ресурсов;
• создание справочных файлов наименований и характеристик объекта учета и контроля;
• запись нормативно-справочных данных в файлы лицевых счетов работающих, в файлы учета производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства, а также в файлы синтетических счетов, то есть создание базы данных основных средств, денежных средств, расчетных операций, сводного учета и отчетности;
• запись фактических учетных данных за отчетный период осуществляется в момент автоматизированной выписки (оформления) первичных документов;
• корректировка данных в файлах;
• запись данных в архивные файлы.

Первые три этапа выполняются  один раз при внедрении системы автоматизированного учета. Наиболее трудоемкой и сложной является запись фактических данных за учитываемый период, то есть собственно загрузка базы данных. Важнейшее значение при этом имеет достоверность загружаемых данных, что должно обеспечиваться надежной системой контроля.

Технологические операции обработки  данных, показанные на рис. 4, по содержанию и последовательности преобразования информации подразделяются на следующие  типовые операции: сбор и регистрацию  данных, передачу и прием данных, перенос на машинные носители, ввод, компоновку и контроль информации, накопление, сортировку, обработку по заданным алгоритмам, корректировку, вывод данных, формирование выходных форм и передачу их заказчику. Заключительная операция технологического процесса – организация и ведение архива данных.

Рисунок 1. Схема этапов и операций технологического процесса обработки данных.

Технологические операции обычно выполняются  совокупностями, образуя этапы. Такое  подразделение операций достаточно условно, и комплексы операций, составляющих тот или иной этап, могут варьироваться.

Этапом технологического процесса называется его укрупненная, относительно самостоятельная часть, характеризующаяся  логической завершенностью, а также  пространственной или временной обособленностью.

Принято выделять три основных этапа:

• первый, связанный со сбором, регистрацией учетных данных и передачей их для обработки;
• подготовительный, осуществляющий перенос собранных данных на машинные носители с контролем правильности переноса;
• основной, обеспечивающий обработку данных по заданным алгоритмам, контроль и выдачу результатной информации пользователям.

Проектирование технологического процесса начинается с разработки укрупненных  этапов обработки информации, которые затем детализируются на отдельные операции. Их состав зависит от качественных и количественных характеристик решаемых задач и временных ограничений, предъявляемых к ним. В целях наглядности и четкого представления составляется схема технологического процесса.

1.2. Характеристика комплекса задач по учету материалов

В состав материально-производственных запасов (материалов) включаются предметы труда, предназначенные для обработки, переработки или использования  в производстве либо для хозяйственных  нужд, а также средства труда, которые в соответствии с действующими положениями включаются в состав оборотных средств как малоценные, быстроизнашивающиеся предметы (МБП). В условиях повышения эффективности производства экономия материальных затрат приобретает особое значение, что предопределяет совершенствование учетной и аналитической работы на этом участке.

Функциональное назначение АРМ  бухгалтера по учету материалов состоит  в выполнении нескольких операций. Сюда включаются:

• автоматизация документирования всех операций по движению материальных ценностей, выявление и отражение затрат, связанных с их заготовлением;
• оперативный и бухгалтерский контроль за поступлением и заготовлением материальных ценностей, соблюдением установленных норм и запасов, правильным отпуском материальных ценностей на производство и другие цели и использованием их в соответствии с установленными нормами расхода, обеспечение процесса управления, контроля и регулирования информации об остатках материальных ценностей, находящихся на складах и в кладовых, а также о выполнении плана материально-технического снабжения;
• систематизация и обобщение данных в нужных аспектах о наличии и движении материалов и выдача по запросу необходимых регламентных выходных форм на печать и любой другой носитель информации или на экран дисплея;
• обеспечение системных информационных связей с другими АРМ бухгалтера и головным компьютером объекта управления.

В соответствии с технологической  схемой функционирования АРМ учета  материалов предусматривается организация  двух видов АРМ, объединенных локальной вычислительной сетью. Первый обеспечивает обработку первичных документов по движению производственных запасов, второй – получение (в запросном режиме) выходных форм их синтетического и аналитического учета (рис. 2).

При организации АРМ бухгалтера для обработки первичных данных предусматривается регистрация хозяйственных операций по движению материалов и изготовление форм первичных документов. Систематизация, группировка данных первичного учета достигаются передачей их по каналу связи на сервер локальной вычислительной сети и упорядочением записей в базах данных синтетического и аналитического учета.

Рисунок 2. Функциональная схема АРМ по учету материалов.

В базах данных синтетического и  аналитического учета материалов накапливается информация для формирования выходных форм их синтетического и аналитического учета. Параллельно с этим итоговые обороты в разрезе синтетических счетов и субсчетов передаются в базу данных сводного синтетического учета.

АРМ по обработке первичных документов может быть организовано как в  отдельных производственных подразделениях, так и в центральной бухгалтерии  хозяйств.

Второй вид АРМ предназначен для формирования машинограмм и  видеограмм. При этом ведущая ЭВМ (сервер) осуществляет выборку и передачу информации, необходимой для выполнения запроса ЭВМ рабочего места. На основе полученной информации компьютер рабочего места формирует базу данных запроса, осуществляет алгоритмическую обработку показателей и выводит на устройство печати или дисплей машинограммы и видеограммы по учету материалов.

Общая схема технологии решения  задач по учету производственных запасов включает в себя:

• создание, ведение и корректировку справочной информации;
• документальное оформление операций по приходу и расходу материально-производственных запасов, первичную обработку данных, первичную обработку данных и запись информации в файлы движения ценностей;
• корректировку оперативной информации в файлах;
• обработку файлов по программам выдачи на печать регламентных выходных регистров – машинограмм;
• обработку файлов по программам выдачи информации по запросу за определенный период, на определенную дату, по заданному ключу или по их совокупности;
• обработку файлов по программам формирования нарастающих оборотов по движению материалов для последующих решений задач и отчетности;
• обработку файлов по программам формирования сводной информации для АРМ сводного учета и АРМ учета производства;
• подготовку файлов для решения задач в следующем отчетном месяце.

2. Организация учета материалов в СПК «Свеча» Семеновского района

2.1. Краткая организационно-экономическая  характеристика СПК «Свеча» Семеновского района

Сельскохозяйственный производственный кооператив ОАО «Свеча» Семеновского района образован на базе слияния двух колхозов «Коровушка» и «Беласовский колхоз» в 1991 году. Центральная усадьба находится в деревне Беласовка.

Местоположения хозяйства и  природно-климатические условия  позволяют заниматься выращиванием зерновых и кормовых культур, а также  производством молока и мяса.

СПК «Свеча» имеет статус юридического лица и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе и принадлежащее участникам общества по праву паевой собственности. Уставный капитал кооператива 6350 тыс.руб.

Органами управления кооперативом являются: общее собрание членов кооператива, председатель правления, наблюдательный совет, ревизионная комиссия – как  орган контроля за финансово-хозяйственной  и правовой деятельностью хозяйства. Учредительным документом является Устав СПК «Свеча» (протокол №2 от 19.12.1991г.).

Земельные фонды являются важнейшей составной частью ресурсов сельского хозяйства. От рационального  использования земли, повышения  ее плодородия зависит развитие всех отраслей производства. В таблице 1 представлены состав и структура земельных угодий СПК «Свеча» за 2010 - 2012 годы.

Таблица 1 - Состав и структура земельных угодий СПК «Свеча»

за 2010 – 2012 годы, га

За анализируемый период произошли  следующие изменения в структуре земельных угодий. В 2012 году увеличилась общая земельная площадь на 1372 га, площадь сельскохозяйственных угодий также увеличилась на 1443 га, в том числе площадь пашни - на 1198 га, площадь сенокосов - на 42 га. Это связано с ростом объемов производства.

Прямым показателем  размера предприятия принято  считать объемы производства валовой и товарной продукции, зависящие от размера и качества сельхозугодий, поголовья скота, объема и структуры производственных фондов, трудовых ресурсов и рационального их применения. В таблице 2 отражены основные показатели размеров производства СПК «Свеча».

Таблица 2 - Размеры производства СПК «Свеча» 2010 – 2012гг.

Стоимость валовой продукции за анализируемый период увеличилась  на 2,9%, среднегодовая численность  работников снизилась на 7,8%, стоимость  производственных фондов также снизилась на 1,8%, увеличилась площадь пашни на 8,7%, поголовье КРС снизилось на 2,3%.

Повышение экономической  эффективности производства в значительной мере связано с углублением специализации. Специализация отражает производственное направление и отраслевую структуру хозяйства. Уровень специализации наиболее точно характеризуется удельным весом отдельных видов продукции в структуре товарной продукции - таблица 3.

Таблица 3 - Структура товарной продукции СПК «Свеча»

2010 – 2012гг.

Изучив динамику и структуру товарной продукции в течение трех лет можно сделать вывод, что в структуре товарной продукции преобладает продукция животноводства (48,56% в 2010г и 62,74% в 2012г), причем ее доля в структуре товарной продукции растет. Из производимой продукции животноводства в 2010г на молоко приходится 29,14%, на мясо крупного рогатого скота 14,62%; в 2012г на молоко приходится 37,57%, на мясо КРС - 19,27%. На отрасль растениеводства в целом в 2010г приходится 48,23%, а в 2012г - 31,88% товарной продукции. Наибольший удельный вес в производстве продукции растениеводства приходится на зерновые (34,61% в 2010 году и 23,34% - в 2012г). Таким образом, специализацию хозяйства можно определить как молочное скотоводство с развитым производством зерновых. Следует отметить, что к концу исследуемого периода доля продукции растениеводства в структуре товарной продукции существенно снижается.

Способность предприятия  своевременно производить платежи, финансировать свою деятельность на расширенной основе свидетельствует о его хорошем финансовом состоянии. Финансовое состояние предприятия зависит от результатов его  производственной, коммерческой и финансовой деятельности. Платежеспособность предприятия означает возможность  погашения им в срок и в полном объеме своих долговых обязательств. Для характеристики платежеспособности предприятия используется ряд показателей, обобщенных в таблице 4.

Таблица 4 - Оценка платежеспособности СПК «Свеча»

за 2010 - 2012гг

По данным таблицы 4 приходим к выводу, что исследуемое предприятие за период с 2010 по 2012гг является платежеспособным. Предприятие в достаточной степени обеспечено собственными оборотными средствами. Все показатели, характеризующие платежеспособность предприятия, за исключением коэффициентов абсолютной ликвидности и критической оценки, находятся в пределах рекомендуемой нормы. Низкий уровень показателей абсолютной ликвидности и критической оценки связан с недостатком свободных денежных средств. Коэффициент утраты платежеспособности выше единицы, следовательно, предприятие в ближайшие три месяца останется платежеспособным.

Подводя итоги оценки финансового  состояния СПК «Свеча» можно сделать вывод, что хозяйство, достаточно обеспечено собственными оборотными средствами. В настоящее время СПК «Свеча» испытывает некоторый недостаток денежных средств, но в целом предприятие является платежеспособным и финансово устойчивым. В ближайшие три месяца хозяйство не утратит платежеспособность.

2.2. Организация первичного учета материалов в СПК «Свеча»

Материально-производственные запасы используются для обеспечения нормального производственного цикла (безостановочного). Задачи учета МПЗ в СПК «Свеча» :

1. контроль над сохранностью ТМЦ.
2. соответствие складских запасов нормативам, выявление фактических затрат, связанных с заготовлением МПЗ.
3. контроль над соблюдением норм потребления.
4. правильное распределение МПЗ по объектам калькуляции.
5. рациональная оценка МПЗ.

Нормативным документом, регламентирующим учет, оценку и движение готовой продукции, является Положение  по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/98, введенное в действие с 1 января 1999 года приказом МФ РФ от 15.06.98 года №25 н.

Материально-производственными запасами является имущество, используемое до одного года, независимо от стоимости.

В СПК «Свеча» материально-производственные запасы принимаются к учету по фактической себестоимости, которая складывается из затрат на приобретение материальных ценностей (за исключением налога на добавленную стоимость), затрат по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях.

При изготовлении материально-производственных запасов силами самой организации  их фактическая себестоимость определяется исходя из суммы затрат, связанных  с их производством.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный капитал) организации  определяется исходя из оценки, согласованной  учредителями (участниками).

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату оприходования.

В соответствии с учетной политикой  в СПК «Свеча» оценка отпуска материально-производственных запасов в производство производится по средней себестоимости.

Способ оценки материально-производственных запасов по средней себестоимости  является традиционным для отечественной  учетной практики. В течение отчетного  периода запасы списываются на производство по учетным ценам, а по окончании его – только отклонения фактической себестоимости от учетной стоимости. Величина отклонений исчисляется умножением учетной стоимости отпущенных запасов на средний процент отклонений, который находится путем сопоставления суммы отклонений по начальному остатку и поступившим в течение месяца запасам с суммой начального остатка и прихода материалов за этот же месяц.

Продукцию, поступающую из производства в течение года в СПК «Путь Ленина», приходуют, списывают в расход по плановой себестоимости. Это связано с тем, что фактическая себестоимость произведенной сельскохозяйственной продукции в течение года пока не известна. В конце года, после составления отчетных калькуляций и определения фактической себестоимости продукции растениеводства, животноводства и других отраслей хозяйства, определяют разницу между плановой и фактической себестоимостью продукции и на суммы выявленной разницы производят корректировочные записи.

При превышении фактической себестоимости  над плановой делают переоценку, а  в случае, если фактическая себестоимость окажется ниже плановой, - уценку (сторнировочную запись). После корректировочных записей сельскохозяйственная продукция, полученная из производства в отчетном году, будет учтена по фактической себестоимости.

При засыпке зерна на семена в зернохранилища составляют акт на засыпку семенного материала. При расходе семян и посадочного материала на посев и посадку соответствующих культур составляют акт расхода семян и посадочного материала (ф. 183 – АПК), который является основанием для списания в расход этих ценностей. Сдача сортовых семян сопровождается следующими документами: суперэлитные и элитные семена – аттестатом на семена; сортовые семена первой и последующих репродукций – свидетельством на семена, если они отвечают требованиям посевного стандарта по чистоте и влажности.

Корма, скормленные скоту без  предварительной уборки (путем выпаса) в СПК «Свеча» оформляют актом на оприходование пастбищных кормов (ф. 174 АПК). Скошенная зеленая масса трав, а также ботва корнеплодов, капустный лист и другие культуры, предназначенные на корм скоту, а также другие виды кормов, списывают на затраты производства на основании ведомости учета расхода кормов (ф. 175 АПК). Оприходование грубых (сена, соломы) и сочных (корнеплоды, силос, сенаж) кормов оформляется актом приема грубых и сочных кормов (ф. 172  АПК).