Автоматизация учета общественных расходов ЗАО «СЛАТАН

Московский  Авиационный Институт

(Государственный  Технический Университет) 
 

Факультет № 5 «Экономики и  менеджмента» 
Кафедра 506 «Системы управления экономическими объектами» 
 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ  

по  курсу:

«Проектирование Автоматизированных систем обработки информации и управления» 

НА  ТЕМУ:

«АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ ЗАО «СЛАТАН»

 
                                                                       Выполнил:  Рощин Д. Н.

       Учебная   группа №  05-511  

           Руководитель проекта:    Кузовкин В. В. 
 
 
 
 
 

Москва, 2007

Содержание 
 
 

   ВВЕДЕНИЕ

   Разрабатываемый курсовой проект является аналитической  составляющей комплексного проекта, направленного на совершенствование автоматизации учета общехозяйственных расходов ЗАО «Слатан».

   Целью курсового проекта является выбор и внедрение на предприятии автоматизированной системы учета общехозяйственных расходов, которая позволит создать единую систему их учета,  выделение их из общей суммы расходов, а также сравнение текущих показателей общехозяйственных расходов с базовыми.

   Необходимость автоматизации данной задачи заключается  в том, что на предприятии существуют централизованные Базы Данных (далее БД), но форма работы с информацией, содержащейся в БД, при обработке общехозяйственных расходов нет единой системы их учета и управления ими.

   Базируясь на материалах, собранных во время  производственной практики на ЗАО «Слатан» в бухгалтерии, в данном курсовом проекте рассматриваются все аспекты рассматриваемой задачи, необходимые для разработки базовых решений по усовершенствованию уже существующей системы диспетчирования.

   В аналитическом  разделе мы будем анализировать предприятие ЗАО «Слатан», давая его основные характеристики, его производственную и организационную структуру. Затем будет дана характеристика системы управления предприятием. Будет проанализированы имеющиеся на предприятии АСУ и задачи подсистемы, нуждающиеся в автоматизации. По результатам работы будет произведен выбор модели или метода решения задачи АСУ.

   В проектном  разделе будут содержаться основные проектные решения и сформулированы основные концептуальные решения по задачам автоматизации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   1 АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

   1.1 Анализ объекта управления

   1.1.1 Основные характеристики объекта управления

   ЗАО «СЛАТАН» - это торговое предприятие, занимающееся закупкой, хранением и оптовым и розничным сбытом строительных  и текстильных материалов, а также имеет в своем подчинении небольшой цех по пошиву тюли и штор. А также организация имеет в своем распоряжении несколько складов для хранения своей продукции и свой транспортный отдел, занимающейся транспортировкой продукции, как до мест розничного сбыта, так и осуществляющий поставку товаров оптовым покупателям.

   Основным  направлением деятельности ЗАО «Слатан» является розничная продажа товаров  в собственных точках продаж (павильонах, магазинах и на строительных рынках), остальные направления деятельности можно рассматривать как вспомогательные и обслуживающие. В связи с этим можно выделить и основной контингент покупателей товаров предприятия – это конечные пользователи, в т.ч. и юридические лица, использующие материалы для ремонта и дизайна в квартирах, дачах или офисах. В связи с этим можно отметить удобство расположения основных точек розничного сбыта продукции, которые находятся в районах, в которых имеется большее количество новостроек, а также в местах скопления данного вида товаров (строительные рынки и прочее).

    В  ЗАО «Слатан» работает в среднем 80 человек, основные категории работников: продавцы, кассиры, но также имеются водители, складские работники, а также портнихи по пошиву тюлей и штор. Предприятие имеет сложную структуру управления (рисунок 1), руководство осуществляет генеральный директор, в подчинении у которого находятся его заместители по продажам, закупкой, складу, пошивочным работам, транспорту, бухгалтерии и кадрам.

   Рисунок 1 - Организационная структура управления ЗАО «Слатан» 
 
 

   Рисунок 2 - Схема внешней среды ЗАО «Слатан» 
 
 

   Таблица 1 - Номенклатура реализуемой продукции. 

   Производственным  процессом на ЗАО «Слатан» является пошив тор и тюли на собственном пошивочном цехе. Заказ на шторы и тюль осуществляется в точках продаж,  где клиент выбирает ткань, кружева и модель согласно прейскуранту. Заказ вместе с отрезанной ткани данного вида  отправляют в пошивочный цех, где закройщик раскраивает ткань согласно заказанной модели и отдает портнихе для пошива.  
 
 
 

1.1.2 Описание производственной  структуры объекта управления

   Рисунок 3 - Производственная структура ЗАО «Слатан» 

   Отдел заказов занимается составлением планируемых закупок, поиском и заключением договоров с посевщиками как российскими, так и иностранными.

   Магазины  осуществляют розничную продажу всего перечня товаров, принимают заказы на пошив штор и тюли, составляют перечень необходимых товаров и матерьялов.

   Торговые  залы осуществляют розничную продажу всего перечня товаров, составляют перечень необходимых товаров.

   Склады осуществляют получение приходящего от поставщиков товара, а также его хранение

   Транспортный  отдел осуществляет доставку товаров до места розничной торговли и оптовым покупателям, а также транспортировкой материала для пошива штор до пошивочного цеха.

   Пошивочный  цех осуществляет пошив штор и тюли по полученным в магазинам заказам.

   Бухгалтерия организует бухгалтерский учет, сдает периодическую отчетность, а также занимается кадрами предприятия.

        1.1.3 Описание организационной структуры управления объектом

   Во  главе ЗАО «Слатан» находится Генеральный директор. Он в соответствии с законом, положением и уставом предприятия планирует и организует его  работу и несет единоличную ответственность за состояние и результаты деятельности предприятия. Генеральному директору непосредственно подчинены его заместители, через которых он осуществляет руководство аппаратом управления.

   Заместитель директора по продажам руководит процессом реализации товара, следит за работой точек продаж, занимается рекламой продукции, и проверяет внутреннюю отчетность директоров точек сбыта по реализованной  и заказанной продукции.

   Заместитель директора по закупкам руководит процессом закупки товара, заключает договора с поставщиками продукции, в том числе и иностранными компаниями, отвечает за доставку заказанных товаров до мест хранения.

   Заместитель директора по складу и транспорту руководит процессом хранения товаров на складах, отвечает за поиск складских помещений, за организацию работы склада, ведет учет товара на складе, отвечает за собственные транспортные средства предприятия, организует транспортные перевозки материалов и продукции.

   Заместитель директора по пошивочным работам руководит цехом по пошиву тюли и штор, организует работу цеха, ведет отчетность по пошивочным работам.

   Главный бухгалтер, начальник  отдела кадров несет ответственность за правильность расхода денежных наряду с генеральным директором, организует бухгалтерский учет, занимается кадрами предприятия.

   1.2 Основные характеристики системы управления объектом

   В теории и практике проектирования комплексные системы принято подразделять на подсистемы. Под подсистемой принято принимать часть системы, выделенную по некоторому признаку. Все подсистемы по их месту и назначению в системе принято подразделять на две группы: функциональные подсистемы и подсистемы обеспечивающие.

   1.2.1 Функциональная структура системы

   Функциональные  подсистемы решают комплекс задач, связанных  с тем или иным аспектом управления, основным структурным элементом  каждой подсистемы является задача.

   От  набора задач и от метода их решения  зависит, в конечном счёте, эффективность  разрабатываемой АСУ.

   Ниже  представлен перечень задач функциональных подсистем ЗАО «Слатан». 

   Управление  продажами.

• Составление списка необходимых товаров и материалов для розничной продажи;
• Учет реализованных товаров и материала, а также остатков в магазинах и торговом зале;

   Управление  закупками.

• Поиск поставщиков;
• Заключение договоров с поставщиками:
• Организация транспортировки товара о поставщика на склад;

   Управление  складской деятельностью.

• Прием поступающей продукции;
• Организация хранения товаров и материалов;
• Выдача товара и материалов по требованию;

   Управление  пошивочным цехом.

• Составление графика рабочего времени для портних и закройщиков;
• Учет поступивших материалов и изготовленных штор и тюли; 
  

   Транспортное  управление.

• Ведение отчетности по техническому состоянию собственных транспортных средств;
• Составление графика рабочего времени для водителей транспортных средств;
• Составление списка для доставки товара в магазины и торговые центры;

   Бухгалтерский учет.

• Расчёт заработной платы сотрудникам
• Учёт материальных ценностей
• Учёт основных средств
• Учет общехозяйственных расходов
• Учёт прибыли
• Составление баланса
• Составление годового финансового плана
• Составление оперативного плана
• Составление плана расхода/дохода
• Выбор кредиторов
• Учёт расхода ГСМ по гаражным номерам
• Учёт кассовых операций

   Подсистема  управления кадрами

• Ведение личных дел сотрудников
• Составление штатного расписания
• Составление графика отпусков
• Учёт стажа сотрудников
• Учёт квалификации сотрудников
• Определение потребности в работниках
• Учёт заработной платы

   1.2.2 Структура подсистем и их характеристика

   Для нормальной деятельности функциональной части АС в ее состав входят подсистемы.

   Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют организационное, информационное, техническое, математическое, программное, лингвистическое, эргономическое, методическое и правовое обеспечение. 

   Организационное обеспечение представляет собой совокупность документов, регламентирующих деятельность персонала АСУП в условиях ее функционирования. Кроме того, оно включает совокупность средств и методов предназначенных для проведения технико-экономического анализа существующей системы и структуры управления, а также технико-экономического обоснования необходимости АСУП для исследуемого объекта, разработки всех организационных мероприятий по созданию АСУП. 

   Информационное  обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

   Информационное  обеспечение объединяет всевозможные данные, необходимые для автоматизированного осуществления действий. Эти данные могут быть представлены в виде различных документов на тех или иных носителях, содержащих сведения справочного характера.

   Основными составными частями информационного  обеспечения являются:

• локальные и распределенные базы данных и базы знаний, представляющие собой структурированные совокупности данных централизованного накопления и коллективного использования;
• системы управления базами данных (СУБД) различного поколения: иерархические, сетевые, реляционные;
• банки данных различной структуры, обеспечивающие избыточное хранение взаимосвязанных данных; быстрый прямой доступ пользователей к требуемым элементам информации; независимость прикладных программ от структуры хранения данных.

   Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

   Ведущая роль в информационном обеспечении  анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования

   Такими  документами будут являться налоговая  отчетность ЗАО «Слатан», отчетность перед внебюджетными фондами, документы внутреннего бухгалтерского учета и прочее. 

   Техническое обеспечение (ТО) - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

   Техническое обеспечение делится на следующие  группы:

• средства программной обработки данных;
• терминальные устройства, в том числе машинной графики, обеспечивающие ввод-вывод и документирование алфавитно-цифровой и графической информации на различных носителях;
• устройства оперативной связи, предназначенные для передачи информации от места ее регистрации к ЭВМ и далее к потребителям;
• внешние запоминающие устройства, предназначенные для хранения больших объемов информации, организации баз данных, содержащих различную справочную информацию, типовые решения и т.п.;
• технические средства теледоступа и организации сетей ЭВМ, осуществляющие связь ЭВМ с удаленными пользователями АРМ, между всеми ЭВМ, входящими в комплекс технических средств АРМ при организации сети управления, и между комплексом технических средств АРМ и вычислительной сетью;
• устройства связи с технологическим оборудованием, позволяющие, минуя промежуточные носители, непосредственно передавать данные станкам с ЧПУ, в АСУ ТП и другому подобному оборудованию;
• устройства подготовки данных и программ на различных носителях автономно без участия ЭВМ.

   В зависимости от поставленных задач  применяются компьютеры с процессором  класса PENTIUM III-IV– высокая мощность, PENTIUM II– средняя мощность. 

   Математическое  и программное  обеспечение (МО, ПО) - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

   Программное обеспечение определяет интеллектуальные возможности системы, ее профессиональную направленность, широту и полноту реализации конкретных функций, возможности использования технических средств. Программное обеспечение должно создать надежность функционирования системы, сохранность информации, исключить несанкционированный доступ к ней.

   Общесистемное программное обеспечение включает операционные системы, языковые процессоры, инструментальную среду программиста.

   Прикладное (специальное) программное обеспечение  включает СУБД, электронные ведомости, программное обеспечение текстообработки, деловой графики, многофункциональные пакеты прикладных программ, программное обеспечение организации диалога, программное обеспечение локальных и распределенных вычислительных систем.

   При разработке программного обеспечения  предполагается, что оно должно быть ориентировано на как можно более широкий спектр форм обмена информацией между человеком и машиной на основе командных языков, «меню», таблиц, графиков, текстовых документов, графических изображений.

   Режим работы различных технологий, технические  особенности вычислительных устройств, разнообразие и массовый характер их применения предъявляют особые требования к программному обеспечению. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов ПЭВМ, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователю.

   Программное обеспечение позволяет усовершенствовать  организацию работы системы с целью максимального использования его возможностей; повысить производительность и качество труда пользователя; адаптировать программы пользователя к ресурсам конкретной предметной области.

   Классификация программного обеспечения приведена  на рисунке 4. 

   Рисунок 4 – Классификация программного обеспечения

В качестве базовой  операционной системы предприятия используется Windows. Отдельные отделы используют Windows 9.x, Windows 2000 Professional, в данное время началось внедрение сетевой версии операционной системы Windows XP. Что касается пакета Microsoft Office, то используются следующие его блоки Outlook Express 97, Word 97, Excel 97 или Access 97.

Имеется специальное  программное обеспечение, разработанное  сторонними организациями на базе платформ  ORACLE и DELPHI. Бухгалтерия использует различные модули программы «БухСофт». 

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языков, применяемых для описания автоматизированного процесса. Основная часть лингвистического обеспечения – языки общения человека с ЭВМ.

   Языковые  средства необходимы, прежде всего, для  однозначного смыслового соответствия действий пользователя и реакции ЭВМ. Без них невозможны процесс обучения, организация диалога, обнаружение и исправление ошибок.

   Языки должны быть преимущественно непроцедурными. Если процедурный язык указывает, как выполняется задаваемое действие, то непроцедурный – что необходимо выполнить без детализации, какие действия для этого требуются. Так как конечные пользователи не знают и не должны знать в деталях процесс реализации информационной потребности, то чем выше интеллектуальность системы, тем больше непроцедурных возможностей должно быть предусмотрено в его языках.

   Языки должны быть и пользовательскими ориентированными, в том числе и профессионально ориентированными. Это связано с различиями в классификации пользователей, которые разделяются не только по профессиональной принадлежности, но и по иерархии служебного положения, мере облученности, виду потребляемых данных и др. Основу языков АРМ должны составлять заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяя или дополняя существующие.

   Эргономическое  обеспечение - совокупность реализованных решений в автоматизированной системе по согласованию психологических, психофизиологических, антропометрических, физиологических характеристик и возможностей пользователей автоматизированных систем с техническими характеристиками комплекса средств автоматизации автоматизированной системы и параметрами рабочей среды на рабочих местах персонала автоматизированной системы [ГОСТ 234.003-90].

   Эргономическое  обеспечение имеет целью определение номенклатуры и видов средств труда с позиций человеческого фактора, создание оптимальных условий протекания трудовой деятельности человека на. Главное внимание при этом должно уделяться не функционированию того или иного типа оборудования в, а созданию предметно-пространственных условий деятельности человека на основе детальной проработки эргономических свойств основных и вспомогательных средств труда в.

   Основные  эргономические требования к организации системы можно выделить в несколько групп:

1. Требования к номенклатуре и качеству средств и предметов труда (клавиатуре ЭВМ, дисплея, принтера и др.);
2. Требования к рабочему пространству (оно должно обеспечивать легкость восприятия и свободу движений и перемещений при эксплуатации и техническом обслуживании оборудования);
3. Требования к предметно-пространственной структуре рабочего места (расположение элементов рабочего места должно соответствовать их функциям в технологическом процессе и требованиям экономии времени, усилий и т.д.);
4. Требования к условиям труда (освещенность, шум);
5. Требования безопасности.

   Методическое  обеспечение автоматизированной системы – совокупность документов, описывающих технологию функционирования автоматизированной системы, методы выбора и применения пользователями технологических приемов для получения конкретных результатов при функционировании автоматизированной системы.

   Методическое  обеспечение составляют:

• Документы, характеризующие состав, правила отбора и эксплуатации средств, а также поведение пользователя в новых условиях работы – в условиях;
• Средства подготовки пользователя к работе в условиях: бумажные инструкции, специальные обучающие средства, самообучающиеся системы и др.;
• Методики определения цели функционирования, информационной потребности, эффективности;
• Методика проектирования, предусматривающая возможность его развития самим пользователем и т.д.

   Правовое  обеспечение представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при функционировании АСУП и статус результатов ее функционирования. В него входят нормативные акты, регламентирующие организацию работ по созданию автоматизированных систем, их цели, задачи, структуру и функции, статус АСУП и всех ее звеньев, а также регламентирующие процессы, связанные с функционированием АСУП. А также – это система негативно-правовых документов, определяющих права и обязанности специалистов в условиях функционирования. Эти документы строго увязаны с комплексом разработок, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных. Обеспечение юридической подлинности совершаемых в системе операций и т.д.