Автоматизация учета основных средств в сельскохозяйственном предприятии

Казанский государственный  аграрный университет

 

 

 

 

Кафедра экономической  кибернетики

 

 

 

 

Курсовая работа

по курсу

«Компьютерные технологии в бухгалтерском учете»

 

Тема

«Автоматизация учета  основных средств в сельскохозяйственном предприятии»

 

 

 

 

 

Выполнила: Галиуллина Р. М. гр. 681

Руководитель работы: Сержанова И. М.

 

 

 

 

 

Казань-2012 г.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Технология «ручного» ведения учета…………………………...…5

1.1. Характеристика основных средств…………………………………………….5

1.2. Особенности первичной учетной документации основных средств……...…8

1.3. Синтетический и аналитический учет основных средств………………..…11

2. Теоретические вопросы автоматизации учета………………13

2.1. Основы автоматизации учетных  процессов………………………………….13

2.2 Назначение и характер аппаратных средств защиты информации………………………………………………………………………………...…17

2.3.Основы автоматизации учета основных средств………………………….…21

2.4. Программное обеспечение бухгалтерского  учета……………………….…..23

3. Технология автоматизированного учета…………………...…26

Выводы и предложения…………………………………………………33 
Список использованной литературы………………………………..35

ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………….37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Последнее десятилетие  характеризуется не только радикальным  изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Сегодня в условиях рыночной экономики, обостряющейся конкуренции товаропроизводителей необходимым условием является повышение требований к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Особенно актуальными становятся учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций.

Внедрение в управленческую деятельность исследовательского подхода  базируется на применении современных  достижений в области информационных технологий, обеспечивающих полноту, своевременность информационного отображения управляемых процессов, возможность их моделирования, анализа, прогнозирования.

Актуальность темы связана с автоматизацией подобных процессов, которая позволяет значительно повысить эффективность работы предприятий, избежать огромного количества технических ошибок, возникающих при ручном формировании унифицированных учетных документов.

Объектом исследования в данной работе является автоматизация учета основных средств на предприятии.

Целью курсовой работы является изучение автоматизированного учета объекта исследования в программе «1С:Бухгалтерия 8.2», а именно,  применение для учета основных средств комплекса «1С:Бухгалтерии», а также применение для облегчения ведения документооборота унифицированных стандартных форм, разработка новых автоматизированных решений комплексов управленческих и экономических задач.

Для достижения цели в  работе поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятия  основных средств;

2. Рассмотреть формы и порядок учета основных средств;

3. Изучить ведение бухгалтерского учета основных средств на предприятии;

4. Изучить автоматизацию бухгалтерского учета;

5. Рассмотреть выбор аппаратных средств для построения системы компьютерного учета;

6. Решить задачу по автоматизации основных средств с помощью программы «1С: Бухгалтерия 8.2».

В работе представлена информация по ведению бухгалтерского учета основных средств, регулирующих хозяйственную деятельность предприятия, и автоматизации учета основных средств.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Технология  «ручного» ведения учета

1.1. Характеристика основных средств

Основные средства - это часть имущества, используемая организацией в течение длительного времени (более 12 месяцев) при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), а также в управленческих целях.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» от 30 марта 2001 г. №26н, актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия [5]:

1. объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;
2. объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
3. организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
4. объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Сроком полезного использования  является период, в течение которого использование объекта основных средств приносит экономические  выгоды (доход) организации. В соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» и Общероссийским классификатором основных фондов (ОКОФ) в бухгалтерском учете к основным средствам относятся: здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты [5].

Основные средства, предназначенные  исключительно для предоставления за плату во временное владение и  пользование или во временное  пользование с целью получения  дохода, отражаются в бухгалтерском  учете и бухгалтерской отчетности в составе доходных вложений в материальные ценности (счет 03). Другие основные средства учитываются на счете 01 «Основные средства».

Для целей налогового учета применяется Классификация  основных средств, включаемых в амортизационные  группы (Утверждена Постановлением Правительства РФ от 01 января 2002г. №1 в ред. 10.12.2010 №1011) [3].

Основными задачами бухгалтерского учета ОС являются:

-правильный и своевременный учет наличия и движения ОС;

-продукции на местах хранении продукции;

-контроль за выполнением планов по объему, ассортименту, качеству выпущенной продукции и обязательств по ее поставкам;

-контроль за сохранностью готовой продукции и соблюдением установленных лимитов;

-контроль за соблюдением плана по продаже продукции и своевременностью оплаты проданной продукции;

-выявление рентабельности всей продукции и ее отдельных видов.

По принадлежности основные средства делятся на собственные, которые принадлежат предприятию и числятся на его балансе, и арендованные, полученные от других предприятий и организаций во временное пользование за плату.

По характеру участия  в производственном процессе их подразделяют на действующие и бездействующие, по назначению - производственные и непроизводственные. К производственным относят такие основные средства, которые связаны с осуществлением уставной деятельности (в составе производственных основных средств выделяют их активную часть). Под непроизводственными основными средствами понимают основные средства, предназначенные для социально-бытового обслуживания членов трудового коллектива. Они числятся на балансе и не связаны с осуществлением уставной деятельности.

В соответствии с приказом Минфина РФ от 30.03.2001 №26н установлено, что объекты основных средств отражаются в бухгалтерском учете при их постановке на учет по первоначальной стоимости [5].

Основные определения первоначальной стоимости:

1. Первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
2. Первоначальной стоимостью основных средств, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, признается их денежная оценка, согласованная учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
3. Первоначальной стоимостью основных средств, полученных организацией по договору дарения (безвозмездно), признается их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету в качестве вложений во внеоборотные активы.
4. Первоначальной стоимостью основных средств, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, признается стоимость ценностей, переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость ценностей, переданных или подлежащих передаче организацией, устанавливается исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных ценностей.

В течение отчетного  года амортизационные отчисления линейный способом, способом уменьшаемого остатка, способом списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования или способом списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) по объектам основных средств начисляются ежемесячно независимо от применяемого способа начисления в размере 1/12 годовой суммы.

Выбытие объекта основных средств подразумевает продажу; прекращения использования вследствие морального или физического износа; ликвидацию при аварии, стихийном бедствии и иной чрезвычайной ситуации; передачу в виде вклада в уставный (складочный) капитал другой организации, паевой фонд; передачу по договору мены, дарения; внесение в счет вклада по договору о совместной деятельности; выявление недостачи или порчи активов при их инвентаризации; частичную ликвидацию при выполнении работ по реконструкции и др.

 

1.2. Особенности первичной учетной документации

основных средств

В процессе производства особую роль играют средства производства, которые состоят из средств труда и предметов труда. В своей стоимостной форме они являются производственными фондами и могут подразделяться на основные и оборотные. Средства труда в натурально-вещественной форме выступают в качестве основных средств, а в стоимостном выражении - основных фондов.

Основные средства в процессе производства не изменяют своей первоначальной натуральной формы. На вновь созданную продукцию или выполненную работу они переносят стоимость по частям, по мере физического износа, так как находятся и используются в хозяйстве на протяжении многих циклов производства продукции.

Согласно приказу Минсельхоза РФ от 19.06.2002 №559 "Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств сельскохозяйственных организаций", в сельском хозяйстве используют следующие межведомственные типовые формы первичной документации по учету основных средств [8]:

• акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма №ОС-1) - применяется при зачислении отдельных объектов для учета ввода в эксплуатацию в состав основных средств и для исключения из состава основных средств объектов, передаваемых другому предприятию. Эта форма также может применяться для оформления документов при внутреннем перемещении основных средств их одного подразделения (цеха, участка, отдела) предприятия в другое и передачи со склада (из запаса) в эксплуатацию;
• акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форма №ОС-3) - применяется для оформления приемки основных средств из реконструкции, ремонта, модернизации и соответственно их сдачи. После передачи утвержденного акта в бухгалтерию в инвентарной карточке учета основных средств делают специальные пометки;
• акт на списание основных средств (форма №ОС-4) - она служит для оформления выбытия основных средств (кроме автотранспорта), когда те полностью или частично ликвидируются;
• акт на списание автотранспортных средств (форма №ОС-4а) - этим документом оформляют списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа при ликвидации;
• инвентарная карточка учета основных средств (форма №ОС-6) - применяется для учета всех видов основных средств. Карточки ведут в бухгалтерии по каждому объекту и заполняют в одном экземпляре на основании акта (накладной) (форма №ОС-1), технической или другой документации на данный объект;
• инвентарный список основных средств (по местам нахождения) (форма №ОС-9) - здесь ведется пообъектный учет по материально ответственным лицам в местах эксплуатации основных средств;
• акт о приемке оборудования (форма №ОС-14);
• акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма №ОС-15);
• акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16).

Различают специализированные ведомственные формы первичной документации по учету движения основных средств, утвержденных Приказом Минсельхоза РФ от 19.06.2002 №559 [8]:

• акт приема-передачи основных средств (форма №101-АПК) – используется при оформлении и принятии в состав основных средств отдельных объектов при вводе их в эксплуатацию, для оформления передачи основных средств со склада в эксплуатацию и при внутреннем перемещении их из одного подразделения в другое. Акт составляется в двух экземплярах;
• акт приема-передачи отремонтированных и реконструированных объектов (форма №102-АПК);
• акт приема многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию (форма №103-АПК) – в него оформляют факт приема законченных выращиванием многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию по плодовым насаждениям (после наступления плодоношения) и по полезащитным насаждениям (после смыкания крон, в возрасте не менее 5 лет);
• акт на списание зданий и сооружений (форма №104-АПК) - показывает списание зданий и сооружений при полной или частичной их ликвидации и иных случаях выбытия. Составляется в двух экземплярах;
• акт на списание машин, оборудования и транспортных средств (форма №105-АПК) – при помощи него оформляется выбытие машин, оборудования и транспортных средств при полной или частичной их ликвидации, которые в дальнейшем не будут использоваться;
• акт на выбраковку животных из основного стада - индивидуальный (форма №106-АПК) - используют для оформления выбраковки из основного стада продуктивного или рабочего скота, утративших свои полезные качества;
• акт на выбраковку из основного стада - групповой (форма №107-АПК) - предназначен для оформления выбраковки из основного стада продуктивного или рабочего скота нескольких (единовременно) животных, утративших свои полезные качества, или при обновлении стада;
• акт на списание многолетних насаждений (форма №108-АПК) - используется для списания многолетних насаждений, которые утратили производственное значение или невозможна их дальнейшая эксплуатация (например, изреженность стала свыше 70% на 1 га и др.);
• инвентарная карточка учета многолетних насаждений (форма №109-АПК);
• акт на оприходование земельных угодий (форма №111-АПК) - предназначен для принятия на учет земельных угодий, которые имеют стоимостную оценку.

При инвентаризации основных средств применяют формы: типовая - инвентаризационная опись основных средств (форма №ИНВ-1) и ведомственные - утвержденные Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации от 25.09.95 №271 [9]:

• инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей (форма №ИНВ 20-АПК);
• инвентаризационная опись многолетних насаждений (форма №ИНВ 21-АПК);
• инвентаризационная опись питомников (форма №ИНВ 22-АПК);
• инвентаризационная опись земельных угодий (форма №ИНВ 25-АПК).

Когда в своем хозяйстве  формируют путем выращивания  молодняка основное стадо продуктивного рабочего скота, создают специальную комиссию, которая состоит из зооинженера, ветеринарного врача, представителя бухгалтерии, скотника, за которым закреплено животное, и др. Эта комиссия составляет акт на перевод животных из группы в группу (форма №СП-47 или №214-АПК). При случае, если взрослый скот куплен у поставщиков, он принимается на учет на основании договора, счета-фактуры, племенного свидетельства и акта приема-передачи основных средств. В документе указывают вид животных, породу, пол, живую массу, возраст и т.д.

 

1.3. Синтетический и аналитический учет основных средств

Аналитический учет основных средств в организациях обычно ведут по отдельным инвентарным объектам основных средств. Поэтому инвентарные карточки выступают основным регистром аналитического учета основных средств. Они используются для учета групп однотипных предметов, которые имеют одинаковую техническую характеристику, стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение. Условием также является поступление основных средств в эксплуатацию в одном календарном месяце. Учет объектов основных средств по месту нахождения ведут ответственные за сохранность этих средств лица.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для  обобщения информации о наличии  и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении, залоге, используют специальный балансовый счет 01 «Основные средства» [6]. Синтетический счет 01 «Основные средства» - активный инвентарный счет. Для организации синтетического учета основных средств также применяют счета:

• 02 «Амортизация основных средств» (пассивный счет);
• 08 «Вложения во внеоборотные активы» (активный счет);
• 91 «Прочие доходы и расходы» (активно-пассивный счет).

По дебету счета 01 «Основные  средства» показывают остаток основных средств на отчетную дату и поступившие основные средства, а по кредиту – их выбытие по первоначальной (восстановительной) стоимости. Поступление основных средств записывается по дебету данного счета в корреспонденции со счетом 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Аналитический учет движения животных (взрослого  продуктивного и рабочего скота) ведут в ведомости формы №73-АПК.

Регистром синтетического учета основных средств служит журнал-ордер № 13-АПК, записи в котором производят на основании первичных учетных документов.

 

 

 

 

 

 

2. Теоретические  вопросы автоматизации учета

2.1. Основы автоматизации  учетных процессов

На сегодняшний день в условиях неопределенности и риска руководители российских предприятий во многом сами принимают решения при функционировании предприятия. Это вынуждает их постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Основная трудность заключается в обработке информации, содержащейся в большом количестве документов. Если информация грамотно обработана и систематизирована, она в какой-то степени является гарантией эффективного управления производством. Отсутствие достоверных данных, напротив, может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Все ошибки бухгалтерского учета совершаются обычно либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России [17,26]. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете. Поэтому для облегчения системы учета различных бухгалтерских операций учетные процессы были автоматизированы, о чем и пойдет речь далее.

В качестве объекта автоматизации  выступают функции учета ОС, формирования отчетности. Однако эти функции исполняются недостаточно эффективно по причине несовершенства применяемых программных продуктов. Для того чтобы повысить эффективность их исполнения, необходимо соблюсти требования к структуре и функционированию системы.

Прежде всего необходимо, чтобы система включала в себя полный цикл ведения учета ОС, необходимо настроить систему под особенности организации, обеспечить использование всех возможностей Windows и двухсторонний обмен данными с Excel.

Второе требование касается численности и квалификации персонала системы и режима его работы. Проектируемая АИС предназначена для использования несколькими пользователями. Необходимо, чтобы пользователи данной АИС имели элементарные навыки работы на персональном компьютере, такие как обязательное знание и опыт работы с операционной системой Windows и входящими в нее стандартными прикладными программами, опыт работы со сметной документацией.

Ключевым показателем  при работе в системе является надежность, т.е. величина отказов системы не должна превышать двух раз в полугодие. Для предупреждения неисправностей технических средств необходимо проводить проверку рабочего состояния персонального компьютера раз в три месяца. При проверке программного обеспечения важно постоянно обновлять антивирусные базы, соблюдать элементарные меры предосторожности при копировании информации и работой с сетью на компьютере с установленной АИС.

Одними из важнейших условий  являются также условия и регламент (режим) эксплуатации. Они должны обеспечивать использование технических средств (ТС) системы с заданными техническими показателями. Допустимой площадью при работе персонала с системой и при размещении ТС системы в рабочем кабинете является площадь от восьми квадратных метров. Дополнительного обслуживающего персонала, комплекта запасных изделий и приборов не требуется.

Проектируемая АИС должна отвечать всем требованиям сохранности информации и обладать надежными средствами защиты сведений от несанкционированного доступа.

Техническое обеспечение должно быть следущим: процессор – Intel Pentium (или Pentium совместимый) с тактовой частотой 1300 МГц или выше, монитор VGА или монитор с более высоким разрешением, жесткий диск с объемом свободного пространства не менее 4 Гб, клавиатура стандартная, мышь, любой пишущий CD-RОМ, принтер, сетевой адаптер.

АИС должна работать под управлением  ОС Windows (процессор не ниже Pentium II). Она должна адаптироваться к изменяющимся условиям, т.е. должна иметься возможность оперативного внесения изменений в процесс функционирования системы.

При создании системы состав и содержание работ будут следующие:

1. Анализ требований к системе;
2. Определение поставщика программного продукта;
3. Покупка данного программного продукта;
4. Внедрение ЭИС;
5. Проверка работоспособности системы и устранение неполадок при выявлении;
6. Порядок контроля и приемки системы;

Приемка внедренной ЭИС обычно осуществляется в присутствии комиссии, которая состоит из руководства организации, главного бухгалтера и сотрудников отдела. При работе можно использовать рекомендации заполнения автоматизированных форм для условий конкретного предприятия, выработанные директором фирмы и главным бухгалтером.

Если же обратимся  к сельскохозяйственным предприятиям, то здесь автоматизация предназначена для решения следующих задач:

• создание единой технологии управления информационными ресурсами аграрного предприятия на базе единой корпоративной системы автоматизации;
• формирование данных для контроля над изменением активов предприятия, выполнением планов по снабжению материально-техническими ресурсами, выполнением планов по производству и сбыту сельскохозяйственной продукции;
• составление установленной отчетности о производственной деятельности и ведение учета;
• повышение достоверности и аналитичности управленческой информации;
• систематизация и регламентация управленческого и бухгалтерского документооборота предприятия;
• расширение возможностей и повышение качества аналитической работы менеджмента;
• исключение дублирования ввода и сокращения многократной обработки информации;
• повышение уровня качества работы персонала и его квалификации;
• комплексная автоматизация основных бизнес-процессов: планирование сельскохозяйственной деятельности, оперативный управленческий, налоговый, бухгалтерский учет, анализ деятельности как отдельно, так и в их взаимосвязи;
• исключения необходимости конвертации данных между информационными базами различных форматов;
• эффективная обработка больших объемов информации;
• повышения исполнительской дисциплины персонала.

Возможность настройки  функциональности рабочих мест, прав доступа к информации системы и ролей пользователей обеспечивает создание оптимально соответствующей задачам управления структуры предприятия. Распределенная база данных системы обеспечивает возможность интеграции первичной информации, формируемой в удаленных производственных отделениях, и оперативного контроля за ходом сельскохозяйственных работ.

Программный продукт «1С: Бухгалтерия 8.2» для агропромышленных предприятий предоставляет:

• широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами предприятия для повышения конкурентоспособности руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие предприятия;
• инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям руководителям подразделений и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью;
• средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства работникам учетных служб предприятия. 

Отраслевое решение  обеспечивает автоматизацию учетных  операций процессов, предоставляет руководителям сельскохозяйственных предприятий возможность всестороннего и оперативного контроля за финансовыми и материальными ресурсами в различных аналитических разрезах учета (предприятие, подразделение, сельхозкультура, поле, вид работ, механизатор, единица сельхозтехники, ферма и т.д.) [13,448].

Данный продукт удобен и тем, что поддерживается широкий спектр способов расчета амортизации. Подсистема позволяет получать детальную информацию о состоянии основных средств, вследствие чего появляется возможность анализировать степень их износа и отслеживать выполнение работ по обслуживанию оборудования. 

 

2.2 Назначение и характер аппаратных средств защиты информации

Аппаратные средства – это технические средства для обработки данных. Сюда можно отнести ПК - комплекс технических средств для автоматической обработки информации в процессе решения вычислительных и информационных задач; периферийное оборудование - комплекс внешних устройств ЭВМ, которые не находятся под непосредственным управлением центрального процессора и физические носители машинной информации.

К аппаратным средствам защиты могут относиться различные электронные, электронно-оптические, электронно-механические устройства. На сегодняшний день разработано значительное число аппаратных средств различного назначения, среди которых наибольшее распространение получают: