Автоматизация учета товаров и тары на оптовых предприятиях

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учёт –  важнейшая составная часть информационной системы управления, воспроизводящей  хозяйственные процессы. При этом в основу современного управления лежит  системный подход, предполагающий получение  той информации, которая даёт возможность принимать управленческие решения.

Выполняя информационную функцию, бухгалтерский учёт создаёт  условия для управления предметами и людьми. Под предметами прежде всего понимают товары, а также все те денежные и материальные ценности, которые необходимы для нормальной работы торговых предприятий (основные средства, тара, деньги и т. п.). Управлять предметами – это значит знать товарную массу, денежные средства и материально-техническую базу предприятия.

Под управлением людьми следует понимать прежде всего материальную ответственность за ценности (предметы), находящиеся на предприятии. Бухгалтер не просто учитывает товары или другие ценности, а фиксирует правоотношения, возникающие по поводу этих ценностей. Наконец, объектом бухгалтерского учёта выступает факт хозяйственной жизни, объединяющий субъектов (юридических и физических лиц) и объекты.

Товарооборот и прибыль  от продажи являются основными показателями оптовых предприятий и непосредственно связаны между собой при учёте товарных операций.

Для бесперебойного удовлетворения спроса населения большое значение имеет наличие соответствующих товарных запасов. Учёт должен контролировать размер и состояние товарных запасов (в целом и по ассортименту), соответствие их установленным нормативам.

Контроль за сохранностью товаров и тары осуществляется на основе системы рациональной организации товарных операций в торговле. Для этого необходимо чётко определить круг работников, материально ответственных за сохранность товаров и тары; обеспечить строгое соблюдение установленного порядка приёмки товаров по количеству и качеству, а также их хранение и отпуска; правильно и своевременно документально оформлять и учитывать поступление, перемещение и выбытие товаров; обеспечить своевременное представление в бухгалтерию всех документов по товарным операциям, их тщательную проверку в отношении правильности оформления, законности и целесообразности операции; своевременно и тщательно проводить инвентаризацию товаров и тары.

 Одна из основных  задач  бухгалтерского учета товаров и тары  на оптовых предприятиях состоит в правильной организации учета, позволяющей своевременно получать информацию о ходе поступления товаров, о выполнении договорных обязательств поставщиками и получателями продукции, о состоянии товарных запасов, о ходе отгрузки и реализации ценностей и контроле за их сохранностью, контроле за качеством проводимых инвентаризаций товаров и тары и своевременностью отражения в учете их результатов и  правильности исчесления в учете валового дохода от реализации товаров.

Предметом исследования является состояние бухгалтерского учета товаров и тары на оптовом предприятии.

Объектом исследования является оптовая деятельность на ОАО  «БКК».

Целью работы является исследование учета товаров и тары на ОАО «БКК», автоматизация их учета и разработка рекомендации по совершенствованию учета товаров и тары на этом оптовом  предприятии.

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью совершенствования  бухгалтерского учета товаров и  тары в торговле с целью повышения эффективности управления товарооборотом.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ  БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ТОВАРОВ  И ТАРЫ НА ОПТОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

1.1 Нормативное регулирование  учета товаров и тары

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ. (в ред. От 30.06.2003 №86 ФЗ) - основной закон по которому работают бухгалтера любых сфер деятельности [1].
2. Гражданский кодекс Российской Федерации [8].
3. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н (в ред. приказа Минфина РФ от24.03.2000г. №31н).- основное ПБУ в котором раскрываются правила ведения бухгалтерского учета [9].
4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н.[10].
5. Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации». ПБУ 9/99. Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 32н.[9].
6. Методические рекомендации по применению главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса РФ. Утверждены приказом Министерства РФ по налогам и сборам от 20.12.2000 г. № БГ-3-03/447 [8].

Основными документами  по учету товаров, являющихся частью материально - производственных запасов, являются:

Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 09.06.2001 № 44н;

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001 № 119н.

1.2. Тара. Определение тары в бухгалтерском учете

Тара - это вид запасов, предназначенных для упаковки, транспортировки  и хранения товаров и других материальных ценностей. В составе тары учитываются также тарные материалы - материалы и детали, предназначенные для изготовления и ремонта тары [1].

Предметы, предназначенные  для дополнительного оборудования вагонов, судов, автотранспортных и  других транспортных средств в целях  обеспечения сохранности погружаемых  товаров, к таре не относятся.

Тара под товарами может совершать однократный  или многократный оборот (многооборотная тара).

Тара однократного использования (бумажная, картонная, полиэтиленовая и др.), использованная для упаковки товаров, как правило, включаются в  себестоимость упакованных в нее товаров и покупателем отдельно не оплачивается.

Договорами поставки может предусматриваться использование  многооборотной (возвратной) тары, подлежащей обязательному возврату поставщикам.

В соответствии с условиями  договора поставщик может взимать с покупателя залог за стоимость возвратной тары, поставляемой с товарами (такая тара называется залоговой). Залог возвращается покупателю после получения от него порожней тары в исправном состоянии.

По своим функциям тара различается на внешнюю упаковку и непосредственную упаковку. Непосредственная упаковка характерна тем, что она неотделима от вложенного в нее товара и может быть использована самостоятельно только после расходования этого товара, поэтому она со склада отпускается вместе с товаром. Такая тара берется на учет и подлежит возврату на склад после использования (расходования) вложенных в нее материальных ценностей, если она может быть использована внутри организации или продана.

Тара-оборудование - это  вид многооборотной тары, предназначенный для хранения, транспортировки и продажи из него товаров. Как правило, право собственности на тару-оборудование принадлежит организации - поставщику товаров, поэтому эта тара учитывается на балансе поставщика и подлежит обязательному возврату покупателями.

При поставке товаров  с тарой-оборудованием ее стоимость  в стоимость товара не включается, и в расчетных документах показывается отдельной строкой.

Наличие и движение всех видов тары (кроме используемой как  хозяйственный инвентарь), а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления тары и ее ремонта, организации торговли учитывают на субсчете 41-3 "Тара под товаром и порожняя" счета 41 "Товары" или на субсчете 10-4 "Тара и тарные материалы" счета 10 "Материалы" [13].

Тара принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость приобретаемой тары (кроме тары, поступившей с поставленными товарами) слагается из всех расходов по ее покупке и доставке в организацию или затрат по ее изготовлению.

Учет тары ведется, как правило, на основании приходных и расходных товарных документов с использованием отчета по таре (форма № ТОРГ-30, утвержденная постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).

В случае наличия в  организации значительной номенклатуры и высокой скорости оборачиваемости тары и (или) тарных материалов, разрешается вести учет тары в учетных ценах.

Тара, пришедшая в негодность вследствие естественного износа, поломки (боя) или порчи, оформляется соответствующим  актом. Акт составляется комиссией, которая производит осмотр тары и определяет причины ее непригодности и виновных лиц, допустивших поломку, бой или порчу тары. Списание непригодной тары производится после утверждения акта руководителем организации или лицом, им уполномоченным.

В налоговом учете расходы по операциям с тарой относятся к внереализационным расходам (статья 265 НК РФ)[12].

Если стоимость возвратной тары, принятой от поставщика с товарно-материальными  ценностями, включена в цену этих ценностей, из общей суммы расходов на их приобретение исключается стоимость возвратной тары по цене ее возможного использования или реализации. Стоимость невозвратной тары и упаковки, принятых от поставщика с товарно-материальными ценностями, включается в сумму расходов на их приобретение (статья 254 НК РФ) [1].

1.3. Документальное оформление  товаров и тары

В ОАО «БКК» товары принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью товаров, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на их приобретение за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством).

Первичные документы  по учету товаров можно условно  разделить на внешние и внутренние [13].

Внешние первичные документы отражают движение товаров от поставщиков в розничную торговую организацию (входящие документы). Отличительной особенностью внешних документов является тот факт, что они подписываются не только уполномоченными лицами самой торговой организации, но и ответственными лицами предприятия-контрагента.

Товарно-транспортная накладная  состоит из двух разделов:

• товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя (розничного торгового предприятия). Этот раздел служит основанием для списания товаров у поставщика и оприходования их у покупателя;
• транспортного, определяющего взаимоотношения организации, заказавшей автотранспорт, с фирмами - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. Этот раздел служит для учета расчетов поставщика с транспортной компанией за оказанные услуги по доставке товаров[5].

2. УЧЕТ ТОВАРОВ И  ТАРЫ НА ОПТОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

2.1. Организация учета товаров и тары на  оптовых предприятиях

Оптовые предприятия, осуществляющие оптовую поставку, имеют товарные склады (общетоварные, специализированные), организовывают  хранение и переработку товаров, формируют их запасы в объеме и ассортименте, необходимых для бесперебойной торговли, оказывать информационные, транспортные и иные услуги, связанные с торговлей [16].

Основными показателями, характеризующими работу оптовых предприятий, являются товарооборот и прибыль. Важное значение в бухгалтерском учете и отчетности приобретают и такие связанные с ними показатели, как доход, выручка и валовой доход от реализации товаров, издержки обращения. Они являются важнейшими объектами бухгалтерского и налогового учета.

По формам товародвижения оптовый товарооборот бывает двух видов: складской и транзитный. При складском  товарообороте товары реализуют оптовым покупателям со складов оптовых баз, оптово-розничных объединений и унитарных предприятий.

Рассмотрев общий порядок  отражения в учете посреднических операций по продаже товаров, приведем проводки, которые следует формировать  в программе 1C: Бухгалтерия 7.x. В примере все расчеты производятся в рублях[14].

Таблица 1.1. -  Учетные процедуры в программе 1С: Бухгалтерия 7.x

2.2. Принципы учета товаров и тары

В учете товаров и  тары на ОАО «БКК» придерживаются следующих принципов:

1. Принцип материальной ответственности работников за товарно-материальные ценности при их приемке, хранении и отпуске. Применение полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности определяет ведение учета товаров и тары по местам хранения и материально ответственным лицам [13].

К материально ответственным  лицам относятся заведующие складами, их заместители, кладовщики, приемщики, упаковщики, отборщики и другие работники. Под материальной ответственностью понимается обязанность работника возместить в установленном порядке причиненный по его вине ущерб организации. При приеме на работу материально ответственных лиц администрация организации заключает с ними договор о материальной ответственности установленной формы.

Подписав договор о  материальной ответственности, работник подтверждает, что он в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности персонала берет на себя полную материальную ответственность за сохранность принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

2. Принцип документального  оформления хозяйственных операций. Это применение типовых и специализированных форм товарных документов для учета поступления, реализации и прочего выбытия товаров и тары, которые являются бланками строгой отчетности. Внутреннее перемещение товаров и тары от одного материально ответственного лица другому производят под контролем и по распоряжению руководителя и главного бухгалтера организации [13].

3. Принцип периодической  отчетности материально ответственных лиц обусловлен периодичностью бухгалтерской отчетности и необходимостью своевременной обработки и обобщения текущих данных по движению товаров и тары с целью получения информации о товарных запасах, об их реализации, выявления валового дохода от реализации товаров и т.п. [13].

4. Принцип использования  в учете денежного и натуральных  измерителей определяет ведение натурально-стоимостного и стоимостного учета в натуральных единицах и национальной денежной единице независимо от валюты контрактов [13].

5. Выбор учетной цены (покупная или продажная) должен  обеспечить удобную схему учета реализации товаров [13].

 В ОАО «БКК» товары, как правило, учитываются в покупных ценах, сформированных изготовителями и импортерами.

Таблица 1.2. -  Учет товаров в покупных ценах

6. Оценка реализованных товаров и отражение товаров в отчетности по себестоимости. Себестоимость реализованных товаров (товаров в остатке) в торговле - это их покупная стоимость без налогов с реализации [13].

Учетная цена товаров - это  цена, по которой товары и тара учитываются  в текущем учете в подотчете материально ответственных лиц. Она обусловлена порядком ценообразования и учетной политикой организации. На складах оптовой торговли и распределительных складах торговых организаций учетной ценой товаров может быть отпускная цена изготовителя (импортера), единая отпускная цена, покупная цена с учетом расходов по транспортировке и налога на добавленную стоимость поставщика, включенных в цену товара в момент их поступления и оприходования на склад, фиксированная розничная цена, если на товары установлены такие цены. Тару под товарами и порожнюю на склад приходуют и учитывают по отпускным ценам поставщика, а тару, не указанную в товарных документах, - по ценам возможной реализации. Учетные цены на товары в оптовой торговле подтверждаются прейскурантами цен и договорами поставщиков.

Отпускная (продажная) цена (стоимость) товаров - это цена (стоимость), по которой торговая организация  отгружает и реализует их покупателям. Она зависит от учетной цены товаров и установленного порядка применения оптовых надбавок, торговых скидок.

7. Определение момента реализации (признания выручки) и оценка доходов от видов деятельности позволяет обеспечить единые методические основы учета выручки, валового дохода и прибыли (убытка) от реализации, контролировать уплату налогов, сборов и отчислений с реализации товаров[13].

2.3. Формирование цен на товары и тару. Контроль за ценами и оптовыми надбавками.

Цена - денежное выражение стоимости  единицы товара.

Ценообразование - процесс  по установлению, регулированию цен (тарифов) и контролю за применением установленного законодательством порядка ценообразования юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и другими субъектами ценообразования.

Цена как экономическая категория  отражает общественно необходимые затраты на выпуск и реализацию продукции (товаров); является инструментом управления организацией и позволяет всем нормально работающим хозяйствующим субъектам покрыть затраты на ведение хозяйственной деятельности и получить прибыль; регулирует общественные отношения по распределению прибавочного продукта между государством, материальным производством и сферой обращения. Оптовая торговля получает долю прибавочного продукта в виде оптовой надбавки (торговой скидки).

Система цен на товары включает:

- свободные цены (тариф) - цена (тариф), складывающаяся под воздействием спроса и предложения в условиях свободной конкуренции;

- регулируемые цены (тариф) - цена (тариф), устанавливаемая соответствующими государственными органами, осуществляющими регулирование ценообразования, или определяемая субъектом ценообразования с учетом установленных этими органами определенных офаничений. При этом регулируемая цена (тариф) может иметь фиксированную или предельную величину.

Отпускная цена - цена, устанавливаемая  на произведенный товар (как товар собственного производства, так и полученный в результате выполнения договора подряда из материала заказчика, в том числе переработки сырья (материалов) на давальческих условиях либо на импортированный товар при его оптовой продаже.

Отпускные цены формируются организацией-изготовителем  с учетом или без учета расходов по их доставке до покупателя (на условиях франко).

Оптовые скидки предоставляются  торговым организациям, осуществляющим оптовую торговлю, в размере, определяемом по соглашению сторон. Дальнейшая поставка товаров осуществляется по отпускным ценам, утвержденным организациями-изготовителями или импортерами и помещенным в прейскурант, без взимания оптовой надбавки [14].

Контроль за ценами подразделяют:

• по времени проведения: на предварительный, текущий и последующий;

• по отношению к субъекту хозяйствования: на внутренний и внешний;

• по назначению: на ведомственный  и государственный.

Предварительный контроль за ценами и оптовыми надбавками  осуществляют работники коммерческой и финансовой служб, а также руководитель торговой организации в момент заключения договоров с поставщиками и покупателями. Бухгалтер проверяет правильность подсчета сумм в товарных и товарно-транспортных накладных. При установлении случаев завышения поставщиками цен, оптовых надбавок (занижения торговых скидок), неправомерного включения в счет транспортных расходов, ошибок в подсчетах оптовая организация заявляет частичный отказ от оплаты предъявленных документов.

Ревизоры и другие работники оптовой торговли проверяют правильность указания учетных цен при инвентаризации, переоценке товаров, проверке работы оптовых складов, контрольных проверках проведенных инвентаризаций и переоценок товаров и тары.

Таблица 1.3. – Сроки проведения инвентаризации

3. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ  УЧЕТ ТОВАРОВ И ТАРЫ НА ОПТОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ

3.1. Автоматизация учета товаров и тары. Обработка информации

Отчетность материально ответственных лиц - это способ контроля и экономической группировки данных о состоянии и движении хозяйственных средств организации, находящихся под материальной ответственностью. Заведующий оптовым складом (оператор ПЭВМ) составляет отчет на основании приходных и расходных товарных документов в двух экземплярах в сроки, установленные руководителем организации [15].

Отчет о движении товаров  и тары по складу включает общие  сведения (наименование организации и номер склада, фамилию, имя, отчество материально ответственного лица, номер отчета и отчетный период) и два раздела: поступление и выбытие товаров и тары.

Бухгалтерская обработка  проверенного отчета заключается в  отражении на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций по поступлению, выбытию товаров и тары и других операций, связанных с движением товарно-материальных ценностей. Сначала в первичных документах по хозяйственным операциям указываются бухгалтерские проводки, затем производится группировка сумм по однородным корреспондирующим счетам.

При автоматизированной форме учета основные бухгалтерские  проводки группируются по дебету (кредиту) основного счета 41 «Товары», субсчета 1 «Товары и тара на оптовых складах» с кредита (в дебет) разных счетов, сопутствующие записи группируются по другим счетам и корреспондирующим с ними счетам в порядке возрастания их шифров [16].

Важнейшими принципами натурально-стоимостного учета товаров  и тары, обеспечивающими достоверность и правильность полученной информации, являются:

• единство применяемых  измерителей и оценки товаров  и тары при их поступлении и выбытии;

• полнота и своевременность  отражения движения товаров и тары. Складской учет товаров и тары ведет заведующий складом, кладовщик, оператор ПЭВМ. При заключении договоров о материальной ответственности на работников склада возлагают обязанность ведения складского учета. Складской учет товаров и тары ведут в натуральных измерителях в товарной книге или на карточках складского учета.

При автоматизированной обработке информации на оптовых предприятиях для натурально-стоимостного учета товаров и тары используют базу данных, сформированную при выписке товарных документов на поступление, реализацию и прочее выбытие товаров и тары. В оборотной ведомости натурально-стоимостного учета по каждому номенклатурному номеру показывают входящее сальдо, приход, расход и исходящее сальдо товаров и тары.

Таблица 1.4. – Схема корреспонденции счетов бухгалтерского учета продажи товаров

3.2. Анализ автоматизированной системы учета товаров и тары на оптовых предприятиях

Автоматизация учета товаров и тары на оптовых предприятиях будет способствовать более точному учету движения товаров, оптимизировать товарные запасы, росту товарооборота.

 В процессе хозяйственной  деятельности на оптовых предприятиях  активно применяются кассовые  аппараты с автоматическим считыванием  информации о товаре с ярлыков или упаковок со штриховым кодом.

Обработка экономической  информации на ЭВМ с использованием терминалов, микропроцессоров и других технических средств позволяет получить информацию об остатках, поступлении, реализации и прочем выбытии товаров в самом подробном ассортименте, что улучшает управление торговым процессом и предупреждает завоз в розничную торговую сеть товаров, не пользующихся спросом покупателей.

ЭВМ автоматически контролирует выполнение поставщиками договоров  поставки товаров в развёрнутом  ассортименте, помогает изучать удовлетворение покупательского спроса и проводит другой анализ, который невозможно вести вручную или с использованием простейшей вычислительной техники [19].

Что касается товарного  учета, то имеющиеся на предприятиях автоматические системы учета товаров предполагают непосредственное использование штрихового кодирования [20].

Главная цепочка движения товара может быть на предприятии  представлена так: закупка у поставщика – оприходование на склад – передача в торговый зал – продажа покупателю.

С внедрением автоматизированной системы управления сама цепочка не изменится, просто технология процесса и управления будет другой. При компьютеризации учета товаров на экране дисплея можно получить экспресс-граммы запасов ходовых и неходовых товаров.

Экспресс-граммы позволят четко контролировать остатки товаров на торговых предприятиях, помогают определять и изучать причины выявленных отклонений, а главное – принимать меры по улучшению товароснабжения, оптимизации товарных запасов [18].

В современных условиях руководству оптовых предприятий  приходится постепенно принимать важные управленческие решения, направленные на повышение прибыльности и укрепления финансовой стабильности своего предприятия. На этапе подготовки таких решений необходимо располагать всесторонней информацией о финансово-хозяйственной деятельности организации.

На отечественном рынке  программ имеется достаточно большое  количество предложений по автоматизации финансово-экономической деятельности.

Лидерами среди разработчиков  комплексных систем автоматизации  бухгалтерского учета, эксплуатируемых на предприятиях России являются такие фирмы, как: «1С» (Москва), «Интеллект-Сервис» (Москва). Ситуация на рынке финансово-экономического программного обеспечения отличается динамичностью. Ежегодно разрабатываются принципиально новые версии программ, пересматривается классификация программного обеспечения. Ускорение развития автоматизации всех сфер человеческой деятельности объясняется как возрастающими потребностями общества, так и высокими темпами эволюции вычислительной техники.