Автоматизация учета товаров в розничной торговле

Содержание 

Введение 

     Розничная  торговля   является   важнейшей   отраслью   хозяйственной деятельности. В сфере розничной  торговли  заканчивается  процесс  обращения товаров и они переходят в сферу личного потребления.  Розничная  торговля  - реализация товаров непосредственно населению для личного потребления.

     Для  правильного  руководства  деятельностью  предприятия   розничной торговли необходимо располагать полной, точной,  объективной,  своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это  достигается  ведением бухгалтерского учета на предприятии.

     Основным  объектом бухгалтерского учета в  розничной торговле  являются товары,  поэтому  бухгалтерия   организации   розничной   торговли   обязана обеспечить полный учет  поступающих  товаров  и  своевременное  отражение  в учете операций, связанных с их выбытием.

     Если  в  организации  налажена  практическая   реализация   принципов учета, то это создаст условия для эффективного  решения  задач,  стоящие перед бухгалтерским учетом предприятия розничной торговли.  Задачи,  стоящие перед  бухгалтерским  учетом   товарных   операций   предприятия   розничной торговли, могут  быть  выполнены  только  при  правильной  его  организации.

     Недостатки  в организации бухгалтерского  учета вызывают  отставание  учета, запаздывание предоставления отчетности и другой информации. Наличие  больших разрывов  во  времени  между  моментом  возникновения   учетно-экономической информации и моментом ее использования препятствует повышению  экономической эффективности деятельности торговых предприятий. Недостатки в организации учета приводят к его запутанности,  созданию условий  для  хищений  материальных  ценностей,   увеличению   расходов   на содержание учетного персонала. 

1. Анализ  предметной области

1. Особенности розничной торговли

     Розничная торговля (ритейл, ритейлинг, ритейлинговый бизнес) — это совокупность видов предпринимательской деятельности, увеличивающая ценность товаров и услуг, продаваемых потребителям и предназначенных для личного или семейного использования [1]. Розничная торговля в нашей стране интенсивно развивается, появляются современные форматы (гипермаркеты, дискаунтеры), западный бизнес проникает в столицы, а крупные отечественные сети захватывают регионы.

     Основными проблемами как в розничной торговле в целом, так и в сфере розничной  торговли бытовой техникой и электроникой в частности, являются: текучесть  персонала, децентрализованность операций, потери в виде краж и вследствие упущенной выгоды, недостаток информации, неопределенность в отношении будущего, сложность ценообразования.

     Розничной торговле присущи особенности, отличающие ее от других видов бизнеса.

     Во-первых, средний размер покупки (трансакции) у розничных торговцев намного меньше, чем у фирм-производителей.

     Во-вторых, конечные потребители совершают  много незапланированных покупок; а те, кто покупают для перепродажи, использования в производстве продуктов или для ведения собственного бизнеса, в закупках проявляют большую систематичность и, как правило, планируют свои действия заранее.

     В-третьих, большинство обычных покупателей  необходимо каким-то образом завлечь  в магазин; в то же время, чтобы  инициировать и осуществить продажу (трансакцию), торговые агенты нередко сами наведываются к производителям, оптовикам и в другие фирмы.

     Каждый  фактор влечет за собой особые требования, предъявляемые к розничной фирме. Средний объем покупок, совершаемых  за одно посещение универмага, специализированного  магазина или супермаркета, как правило, не превышает 100 долларов. Столь незначительные размеры покупок заставляют розничных торговцев жестко контролировать затраты, связанные с каждой трансакцией; стремиться максимально увеличить количество потребителей, посещающих данный магазин (для этого необходимо уделять больше внимания рекламе и мероприятиям по стимулированию сбыта); увеличивать количество импульсивных покупок, навязывая товары покупателю.

     Управление  запасами в розничной торговле нередко  связано со значительными сложностями, что объясняется необходимостью проведения множества мелких трансакций с многочисленными потребителями. Например, каждую неделю типичный супермаркет совершает от 6000 до 7000 трансакций. Это чрезвычайно затрудняет розничным торговцам задачу определения уровней имеющихся у них запасов и популярности различных торговых марок, а также размеров и цен. Именно поэтому розничные фирмы все чаще используют компьютеризованные системы управления запасами. 

2. Основные  технологические  процессы

     Технологический процесс включает в себя совокупность последовательно взаимосвязанных способов, приемов и трудовых операций, направленных на сохранение потребительских свойств товаров и ускорения доведения товаров до торговой сети и потребителей. Технологический процесс обеспечивает обработку потоков, начиная с поступления товаров в магазин и кончая полной подготовкой их к продаже. Технологический процесс включает такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах и др.

     Торговый  процесс обеспечивает смену форм стоимости. Особенность этого процесса заключается в том, что предметом  труда здесь являются не только товары, но и покупатели. Работники магазинов  осуществляют продажу товаров и обслуживание покупателей, а покупатели участвуют в торговом процессе. Обеспечивая непосредственное доведение товаров до потребителей, торговый процесс включает в себя и такие виды организации коммерческой деятельности, как изучение спроса населения, формирования ассортимента и рекламу товаров, оказание покупателям дополнительных услуг, текущее пополнение товаров и др.

     Основными принципами организации этих процессов  в торговых предприятиях являются:

• Обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров.
• Обеспечение наилучших условий выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания.
• Достижение оптимальной экономической эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости товаров, экономии труда, роста его производительности, снижения издержек обращения.

     Схема технологического процесса в магазине показана на рисунке 1.

     Приемка товаров по количеству и качеству осуществляется в соответствии с инструкциями "О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству", "О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству", если в договорах - поставки, стандартах и ТУ не предусмотрен другой порядок приемки товаров. Товары, поступившие в магазин, принимаются и приходуются работниками, на которых возложена материальная ответственность за их сохранность. Приемке и оприходованию подлежат только доброкачественные товары, отвечающие требованиям стандартов и технических условий. Не допускается приемка в магазин товаров с истекшими сроками реализации (хранения).  

     Рисунок 1 – Схема технологического процесса 

     После приемки товара необходимое его  количество поступает в торговый зал, а остальная часть перемещается в складские помещения. Передача товаров из одного магазина в другой, а также внутри предприятия из отдела в отдел (секцию), за сохранность которых несут ответственность разные материально ответственные лица, производится только по письменному распоряжению (распорядительной надписи на товарных документах) руководителя вышестоящей организации (при передаче в другой магазин) или директора магазина (при передаче в другой отдел, секцию). Указанное распоряжение подписывается также бухгалтером. 

     При организации хранения товаров основное внимание должно быть уделено борьбе с товарными потерями. Рациональная организация хранения предполагает создание условий хранения товаров в соответствии с их физико-химическими свойствами, оптимальное размещение товаров в местах хранения с учетом времени их поступления и очередности продажи, частоты спроса, эффективного использования площади кладовых. Наиболее сложной и трудоемкой операцией торгового и технологического процесса в продовольственных магазинах является подготовка товаров к продаже, в частности их фасовка. При торговле предварительно расфасованными товарами подготовительные операции сводятся к минимуму, что позволяет значительно ускорить процесс их продажи.

     Подготовленные  к продаже товары перемещают в  торговый зал. Товары доставляют в то время, когда в нем находится минимальное количество покупателей, чтобы не препятствовать процессу продажи. До подачи товаров в торговый зал производятся проверка их качества, маркировки и подготовка к продаже: освобождение от тары, чистка и утюжка одежды, оправка кусков тканей, очистка обуви от пыли, сборка и очистка от смазки хозяйственных машин, велосипедов, мопедов, мотоциклов и других изделий из металла, протирка бутылок и консервных банок, зачистка, нарезка, предварительная расфасовка некоторых товаров и т.д. 

     Продажа товаров - завершающая стадия торгово-технологического процесса в магазине. Продажа товаров в магазине производится всем гражданам на общих основаниях за наличный расчет и путем безналичного перечисления средств. В магазине самообслуживания товары, поступившие в нерасфасованном виде, предварительно расфасовываются с учетом спроса покупателей и сроков реализации товаров в специально выделенном и оборудованном для этой цели помещении и в зависимости от свойств товара упаковываются в полиэтиленовую или целлофановую пленку, пергаментную или оберточную бумагу, пакеты, сетчатую тару, коробки и т.д. Деньги за проданные товары в магазинах с количеством рабочих мест от трех и выше получают кассиры, в магазинах до трех рабочих мест (кроме хлебных, молочных и магазинов кулинарии), в отделах штучных товаров и по продаже прохладительных напитков, соков, мороженого - непосредственно продавцы, а в продовольственных магазинах самообслуживания - контролеры-кассиры. 

     В промтоварных магазинах, торгующих методом самообслуживания и с открытой выкладкой товаров, деньги за проданный товар могут также получать продавцы и другие материально ответственные лица, пользуясь кассовым аппаратом, установленным на рабочем месте. При этом на каждую принятую в уплату за товар сумму печатается кассовый чек, который выдается покупателю вместе с причитающейся сдачей и покупкой. 

     В случае выявления недостачи ценностей  и порчи товаров, а также тары администрация магазина обязана принять меры к оформлению надлежащих актов на эти потери, установлению причин недостач и порчи товаров и тары, выявлению виновных в этом лиц для взыскания в установленном порядке суммы ущерба, а также осуществить предупредительные меры к недопущению таких потерь в дальнейшем. 

     Таким образом, организация торгово-технологического процесса на торговом предприятии должна способствовать наиболее эффективному доведению товара в широком ассортименте надлежащего качества до покупателя с наименьшими затратами труда и времени при высоком уровне торгового обслуживания.  

     1.3 Организация учета  товаров и контроля движения.

     Чтобы правильно сформировать продажную  цену и узнать финансовый результат, нужно грамотно отразить стоимость  товаров в бухгалтерском и  налоговом учете. Учет в розничной  торговле имеет некоторые нюансы, которые необходимо знать.

     Для ведения бухучета фирма может  сама выбрать способ учета товаров: по покупным ценам или по продажным. Главное закрепить выбранный способ в учетной политике. Однако в налоговом учете товары всегда нужно отражать по покупным ценам.

     Покупная  цена – сумма расходов, связанных  с приобретением товара, то есть его фактическая себестоимость. В бухгалтерском и налоговом учете себестоимость купленных товаров формируют по-разному. То есть некоторые расходы по правилам бухучета включают в их фактическую себестоимость, а по правилам налогового учета – нет. Учет затрат, связанных с покупкой товаров, приведен в таблице 1. 

Таблица 1 – Учет затрат

     Продажная цена товаров состоит из покупной стоимости и торговой наценки. Торговая наценка включает в себя запланированный доход фирмы и НДС. Торговую наценку и розничную цену товара отражают в специальном документе – реестре розничных цен. При продаже товаров наценку списывают.

     Иногда  товар необходимо переоценить (уценить  или дооценить). Переоценив товары, составляют инвентаризационную опись, акт. В ней указывают:

• дату изменения цены;
• наименование переоцениваемого товара;
• количество переоцениваемого товара;
• прежнюю цену на товар;
• новую цену на товар;
• сумму переоценки (разность между стоимостью товаров в старых и новых ценах).

     Операции  движения товара, будучи звеньями технологической  цепочки работы с товаром и  иным имуществом, как раз и являются той основой, вокруг которой, собственно, и выстраиваются все процедуры контроля: и контроль покупателей товара, и контроль денежных средств в оплате за товар, и контроль персонала, перемещающего этот товар.

     Прием товара от поставщиков или из собственного распределительного центра (склада) торговой сети является одной из узловых точек, в которых могут и, несомненно, возникают значительные потери. Поэтому данный этап товародвижения должен подвергаться особому контролю, ведь именно с него, а чаще еще и со склада, начинаются потери в магазине. В отношении множества известных рисков и всевозможных способов нанесения ущерба на этом этапе применяются блокирующие контрольные мероприятия, сводящиеся к четкому контролю ограниченного набора параметров:

     •соответствие количества принимаемого товара сопроводительным документам;

     •соответствие качества принимаемого товара сопроводительным документам и отраслевым требованиям;

     •соответствие количества товара, принятого на склад  магазина, количеству товара, введенного в компьютерную систему учета;

     В режиме функционирования магазина постоянный контроль качества товара также предназначен для предотвращения потерь путем своевременной корректировки условий и режимов хранения в кладовых; постоянной ротации товара на полках, когда ближе к покупателю должен выставляться товар, имеющий более «близкие» к окончанию сроки реализации, а также выявления товара с истекшими сроками годности. Особому контролю подвергаются целиком товарные группы при жалобах покупателей на качество тех или иных товаров.   

     Значительно улучшают контроль за товаром, сокращают кражи и позволяют экономить магазинам средства применение штрихового кодирования на товаре и электронного контроля на выходе (противокражные системы). Данные контроля за состоянием склада магазина могут обеспечить информацией о предметах особенно уязвимых для краж.

     Таким образом, в технологической цепочке можно выделить следующие точки контроля (рис. 2) 

Рисунок 2 – Точки контроля движения товара

     2. Проектирование информационной системы 

     2.1 Моделирование системы управления

     При управлении в данной сфере приходится принимать сложные решения, касающиеся разработки стратегий, размещения магазинов, выбора товарного ассортимента и предоставляемых услуг, управления персоналом, а также вопросов ценообразования, продвижения и представления товаров в магазине [1]. Диаграмма деятельности по управлению магазином приведена на рисунке 3.

     Рисунок 3 - Диаграмма деятельности по управлению магазином 

     Наибольшее  внимание руководством предприятий  данной сферы уделяется вопросам организации торгово-технологических процессов в магазине. Основные процессы определены в подсистеме «Управление товаром». При управлении товаром выполняется цепочка технологических операций:

     - Прием товара;

     - Перемещение товара (на склад,  в торговый зал и т.д.);

     - Выкладка товара (мерчендайзинговые решения);

     - Продажа товара.

     Каждая  из этих операций контролируется подсистемой  контроля движения товаров. В подсистему поступает информация из каждой подсистемы, что дает возможность подсистеме контроля не только формировать отчетность, но и выдвигать требования по перемещению товаров (нехватка товаров в зале, плохое расположение с точки зрения безопасности и т.д.), а также формировать решения по проведению акций и мероприятий (плохая продажа товара, приближение окончания срока годности и т.д.). Диаграмма взаимодействия подсистем с подсистемой контроля показана на рисунке 4. 

Рисунок 4 – Взаимодействие подсистем 

     2.2 Моделирование подсистемы  контроля

     Вся поступающая в подсистему информация должна регистрироваться в общей  базе, поскольку для принятия решений требуется совокупная информация из разных источников. Диаграмма потоков данных для подсистемы контроля показана на рисунке 5. 
 
 

     Рисунок 5 – Диаграмма потоков данных 

     Из  рисунка видно, что в подсистеме выполняются 4 основных процесса:

     1. Контроль поступление товара. Информация складывается из сопроводительных документов при поступлении товара.

     2. Контроль наличия товара в торговых залах и складах. Информация для данного процесса складывается из информации о поступлении товара и информации по продажам, а также информации по потерям в торговом зале.

     3. Контроль продаж. Информация для данного процесса складывается из информации по произведенным продажам и необходима для определения хорошо и плохо продаваемых товаров.

     4. Контроль сроков годности продуктов. Информация для данного процесса берется из характеристик продуктов и информации об их поступлении на склад.

     Описание  процессов представлено в таблице 2. 
 
 
 

Таблица 2 – Описания процессов контроля

     Таким образом, необходимо разработать информационную модель, в которой будет осуществляться подобное преобразование информации. 

     2.3 Разработка шаблонов документов

     НИПИстатинформ  Госкомстата России на основании  Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 разработаны образцы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации", утвержденным Минфином Российской Федерации от 29 июля 1998 г. N 34н (табл. 3).  

Таблица 3 – Первичные формы учета