Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле

Министерство образования РФ

Казанский Государственный Технический Университет им. А.Н. Туполева

Курсовой проект

«Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле».

Выполнила ст.гр. 4652 Валиева А.А.

Преподаватель: Зарайский С.А.

Оценка______________

Дата______________

Казань 2006

Содержание

Аннотация…………………………………………………………………………3

Введение…………………………………………………………………………...4

Цели и задачи АИС………………………………………………………........5

Функционирование объекта управления………………………...........5
Функционирование системы управления……………………………22
Формирование целей и задач АИС…………………………………...24

Функциональная структура АИС……………………………………………27

Внешние объекты АИС..……………………………………………...27
Структура данных АИС…………………………………………….....27
Задачи и функции АИС……………………………………………….29

Математическое обеспечение АИС………………………………………....32

Построение математической модели………………………………...32
Разработка методов решения задач…………………………………..33
Решение задачи на контрольном примере…………………………..34

Информационное обеспечение АИС………………………………………..39

Проектирование базы данных………………………………………...39
Ведение базы данных………………………………………………….48

Технологический процесс обработки данных……...………………………51

Технология обработки данных……………………………………….51
Обеспечение достоверности и безопасности данных….……………55

Программное обеспечение АИС……………………………………...……..57

Прикладное программное обеспечение……………………………...57
Алгоритмы программ решения задач………………………………...58

Техническое обеспечение АИС……………………………………………..61

Определение списка задач по обработке данных…………………...61
Расчет времени ввода данных при ведении базы данных…………..62
Определение времени печати данных………………………………..64
Определение загрузки ЭВМ…………………………………………..65

Источники…………………………………………………………………….68
Приложения…………………………………………………………………..69

Приложение 1. Формы документов…………………………………………….69

Аннотация

Данная работа заключается в разработке автоматизированной информационной системы «АИС планирования закупок в оптовой торговле в ООО «Большой праздник».

Цель состоит в повышении эффективности планирования закупок.

В работе рассмотрены следующие задачи:

- Определение потребности в материале;

- Выбор поставщика.

Введение

Главной задачей фирмы Общества с ограниченной ответственностью «Большой праздник» является извлечение прибыли за счет оптовых продаж товаров потребителям.

Товар этой фирмы является сезонным (зимний ассортимент – елочные украшения, пиротехнические изделия; весенний ассортимент – садовый инвентарь, семена, удобрения, земля) у которого присутствует ограниченный срок хранения. Поэтому важнейшей задачей является эффективная реализация товаров, которая напрямую зависит от точного планирования закупок.

Правильное распоряжение ограниченными оборотными средствами, выбора наиболее подходящего поставщика, расчетом нужного ассортимента в количественном выражении осуществляет отдел закупок.

Цели и задачи АИС.

Функционирование объекта управления.

Оптовая фирма Общество с ограниченной ответственностью «Большой праздник» связана с приобретением и реализацией путем безналичных расчетов товаров сезонного характера (в зимнее время – новогодних; весной-осенью – садовыми изделиями (семена, луковичные, садовый инвентарь, удобрение, земля)) юридическим и физическим лицам для осуществления ими предпринимательской деятельности.

Согласно Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93), утвержденным постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. № 17 (в редакции изменений и дополнений) в понятие оптовой торговли включается деятельность по продаже товаров розничным торговцам, промышленным, коммерческим, учрежденческим или профессиональным пользователям или же другим оптовым торговцам.

Реализация товаров в оптовой торговле осуществляется по договорам купли-продажи, поставки. Реализация осуществляться со складов организации.

При оптовой торговле товары учитываются по покупным ценам, а именно по фактической себестоимости, включающей в себя в соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 сумму фактических затрат на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, особо предусмотренных законодательством Российской Федерации).

В свою очередь фактические затраты на приобретение товаров складываются из сумм, уплачиваемых в соответствии с договором поставщику (продавцу); расходов на оплату информационных и консультационных услуг, связанных с приобретением товаров; невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением товаров.

Реализация товаров производится в соответствии с положениями статьи 454 ГК РФ по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель в свою очередь обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

Одним из видов договора купли-продажи является договор поставки товаров, по которому согласно статье 506 ГК РФ осуществляющий предпринимательскую деятельность поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. Договор поставки заключается с каждым покупателем при первой покупке товара в двух экземплярах (один остается у нас).

В данной фирме согласно штатному расписанию работает тринадцать человек, из них: управление – директор; отдел закупок – заместитель директора по развитию, менеджер отдела закупок; отдел продаж – менеджер отдела продаж в количестве трех человек; бухгалтерия – главный бухгалтер, бухгалтер; секретариат – офис-менеджер; склад – кладовщики в количестве четырех человек.

Поставками занимается отдел закупок. Алгоритм действий заключается в следующем. Менеджер отдела закупок принимает от предполагаемых поставщиков коммерческие предложения, рассматривает их и если они нам подходят, советуясь с заместителем директора по развитию, заключает с ним договор. Далее вносит все данные в карточку поставщика. Заместитель директора по развитию пользуясь отчетом о нераспределенных товарных остатках на сегодняшний день, отчетом реализации товара за аналогичный заказываемый период, сведениями о максимально допустимой суммы на закупку товара и выбрав наиболее подходящих поставщиков на основании справочника поставщиков где указаны их коммерческие предложения на поставку и сведения о нарушении поставки формирует заявки товара по поставщикам, согласовывает их с директором. Эту заявку отправляет поставщику для осуществления поставки. После того как товар поступил менеджер отдела закупок на основании документов, которые принес кладовщик, приходует товар и фиксирует сведения о нарушении поставки, если такие имеются в журнале поставщиков.

При покупке товара за безналичный расчет. Алгоритм действий осуществляется следующим образом. Покупатель приходит в офис, где находится весь присутствующий ассортимент товара и просматривает его. На каждом товаре висит ценник, где указано наименование, код товара, цена, фасовка, количество штук в минимальной упаковке. Клиент записывает коды товара на ценнике и подходит к менеджеру. Менеджер отдела продаж проверяет задолженность покупателя, если ее нет, выписывает ему счет на оплату. По этому счету товар резервируется на 3 дня (либо по договоренности), т.е. в течение 3-х дней должна поступить оплата. Если она не поступает, товар автоматически снимается с резерва. Если поступает, продолжает находится в резерве, до того момента пока покупатель не придет выписывать товар, но максимальный срок оговорен. Когда покупатель придет ему на основании счета на оплату выписывают накладную (три экземпляра) и счет-фактуру (два экземпляра). Но при этом менеджер проверяет наличие и правильность заполнения доверенности, личность по паспорту. Менеджер отдела продаж отдает клиенту два экземпляра накладной, одну счет-фактуру, а один экземпляр накладной с подписью и доверенностью и счет-фактуру оставляет у себя. Далее клиент идет на склад получать товар. Кладовщики проверяют наличие накладной (подпись, печать), счет-фактуру, личность получателя по паспорту. Далее собирают и отдают товар, ставят на накладной подпись в графе отпустил, себе оставляют один экземпляр накладной с подписью клиента о том, что к количеству и качеству полученного товара претензий не имеет.

Также покупатели присылают заявки на товар по факсу или Интернету, менеджер отдела продаж проверяет задолженность и если ее нет выписывает счет на оплату и отправляет ее аналогичным способом.

Обязанности кладовщика

- быть в составе комиссии при инвентаризации товарно-материальных ценностей, в случае различия между числящихся остатках и остатков в наличии отвечать как материально-ответственное лицо.

- принимать товар, подписывать приходные накладные, если все в порядке, а если иначе составлять акт приемки товара. Все эти документы передавать менеджеру отдела закупок.

- отпускать товар покупателям по расходной накладной.

Обязанности менеджера отдела продаж

- обслуживать покупателей по безналичному расчету.

- оформлять соответствующие документы: заявка на закупку на основании данных об остатках товаров, оформлять договор поставки товара, если покупатель пришел впервые, выписывать счет на оплату, расходную накладную и счет-фактуру на основании оплаты.

Обязанности менеджера отдела закупок

- принимать от кладовщиков приходные накладные, акты приемки товара.

- разрешать разногласия в случае отклонений по приходной накладной.

- оприходовать товар, занести отклонения условий поставки, если они были в карточку поставщика.

- оформленные приходные накладные передавать бухгалтеру.

- принимать коммерческие предложения от поставщиков, согласовывать с заместителем директора и если они подходят, заключать с ним договор на поставку и вносить все сведения в карточку поставщика.

Обязанности бухгалтера

- принимать и проверять правильность оформления от менеджера закупок приходных накладных, а от менеджера продаж расходных накладных.

- проводить инвентаризацию склада на начало года в составе комиссии, заполнять соответствующие документы, вносить корректировки в случае отклонений. В случае недостачи, эту сумму делить на количество работников склада и вычитать с заработной платы.

- каждое утро связываться с клиент-банком принимать выписку за предыдущий день. Вводить ее в 1С бухгалтерию, для того чтобы менеджеры отдела продаж знали кто проплатил по безналичному расчету.

- сообщать директору остатки денежных средств на утро, и приносить счета на оплату собранными за предыдущий день (вода, реклама, канцелярские товары и прочие) и расчеты на проплату налогов.

- забирать подписанные счета на оплату и перечислять денежные средства по банк-клиенту.

Обязанности Главного бухгалтера

- вести учет и контроль для налогового учета на фирме.

- сдавать в установленный сроки в инспекцию межрайонной налоговой службы, пенсионный фонд, фонд социального страхования, государственную статистику отчеты.

- заниматься всеми вопросами организаторского, претензиционного характера возникшими в ходе работы организации в области бухгалтерского учета.

Обязанности заместителя директора по развитию.

- производить закупку товара на основании отчета о нераспределенных товарных остатках на сегодняшний день, отчета о реализации товаров за аналогичный заказываемый период, сведений о максимально разрешимой суммы на закупку, коммерческих предложений от поставщиков, сведений о нарушении поставки, предварительно согласовав окончательную заявку на закупку товара по поставщикам с директором.

- заниматься всеми вопросами организаторскими, претензиционными вопросами, которые возникают в ходе работы организации.

Контекстная диаграмма состоит из одного блока – планирование закупок в оптовой торговле. Входным потоком является остатки на начало года, приходная накладная, расходная накладная, заявки клиентов, коммерческие предложения поставщиков. Выходным потоком является заявка на закупку товара по поставщикам.

Сотрудники фирмы в своей работе руководствуются следующими документами:

- Гражданский кодекс РФ;

- Налоговый кодекс РФ;

- Устав фирмы;

- Должностные инструкции;

- Нормативные документы и инструкции по заполнению;

- Справочник контрагентов;

- Номенклатурный справочник;

Процесс организации закупки товара сотрудники осуществляют с помощью технических средств обработки информации, таких как:

- Компьютеры: Pentium III и выше;

- Оперативная память: не менее 256 Mb;

- Видеокарта: обеспечение режима работы с разрешением не менее 800*600.

- Монитор: не менее 15.

Для обработки заявок от клиентов, выписки счетов на оплату и первичных бухгалтерских документов, а также для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами используется программа «1С: предприятие-Торговля и склад, редакция 7.7».

Диаграмма А0 – планирование закупок в оптовой торговле.

Учет движения товара на складах производится бухгалтером, кладовщиками и менеджерами отдела продаж и менеджером отдела закупок. Все они работают на основании должностных инструкций, справочника контрагентов, номенклатурного справочника и нормативных документов и инструкций по их заполнению. Кладовщики на основании приходной накладной принимают товар на склад, и в случае нарушений условий поставки оформляют соответствующие документы и подают сведения менеджеру отдела закупок. Также менеджер отдела закупок при поступлении распоряжения от заместителя директора по развитию формирует отчет о нераспределенных остатках товара на сегодняшний день и отчет о реализации товара за аналогичный заказываемый период. Менеджеры отдела продаж работают непосредственно с клиентами, они выписывают товар, на основании остатков на текущий момент времени, который формируется при помощи остатков на начало года, приходных накладных, расходных накладных.

Организация закупки товара производится совместно с менеджером отдела закупок, заместителем директора по развитию и директором. Заместитель директора по развитию на основании предоставленных отчетах нераспределенных остатках товара на сегодняшний день, продажи товара за аналогичный период от менеджера отдела закупок формирует заявку на закупку товара, который необходим в количественном выражении. Далее производится выбор поставщика на основании коммерческих предложений от поставщиков, также учитываются сведения о нарушении поставки обработанные менеджером отдела закупок. Далее формируется заявка на закупку товара по поставщикам и согласовывается с директором.

Диаграмма А1 – движение товара на складах.

Движение товаров на складах включает в себя этапы поступления, контроль условий выполнения поставок, учет реализации, расчет остатков товара. Кладовщики принимают товар на основании приходной накладной. Они оперируют на основании должностных инструкций и методики получения товара. Во время получения товара производится контроль условий выполнения поставок (количества, качества) оформляется приходная накладная, а в случае несоответствия также и акт приемки товара и все сведения передаются менеджеру отдела закупок. Учет реализации товара производится на основании выписанной расходной накладной, которую выписывает менеджер отдела продаж клиенту. С этой накладной он идет на склад где получает товар. Выдает товар кладовщик. Расчет остатков товара формируется с помощью остатков на начало года, приходных накладных, расходных накладных, заявок клиентов в результате формируются остатки товаров на складах на каждый день.

Диаграмма А2 – организация закупки товара.

Заместитель директора по развитию, руководствуясь должностной инструкцией, методикой определения потребности в материале, номенклатурным справочником, справочником контрагентов и полученным отчетом нераспределенных остатках товара на сегодняшний день, отчетом о реализации товара за аналогичный заказываемый период формирует предварительную заявку на заказ. Далее производится выбор поставщика. Основным критерием при выборе поставщика является коммерческие предложения поставщиков, основными пунктами которых является прайс-лист поставщика; данные о условиях поставки; приемлемые условия оплаты (товарный кредит, отсрочка платежа); широта и постоянство ассортимента; ритмичность поставок, отлаженная логистика; наличие дополнительных услуг (документальное сопровождение товара, резервирование дефицитного товара, возврат бракованного товара), рекламная поддержка, наличие или отсутствие договора на поставку. Также учитывается сведения о нарушении поставки (отсутствие брака, скорость выполнения заказа, человеческий фактор), которые предоставляется менеджером отдела закупок.

Функционирование системы управления.

Задачи АИС:

Определение потребности в материале.

Входные данные:

отчет нераспределенных остатках товара на сегодняшний день;
отчет о реализации товара за аналогичный заказываемый период.

Выходные данные:

предварительная заявка на заказ.

Выбор поставщиков.

Входные данные:

предварительная заявка на заказ;
сведения о нарушении поставки.
коммерческие предложения поставщиков.

Выходные данные:

Заявки на закупку товара по поставщикам.

Первая задача в настоящий момент выполняется следующим образом. Заместитель директора по развитию ориентируясь на предоставленный отчет нераспределенных остатках товара на сегодняшний день и отчета о реализации товара за аналогичный заказываемый период (т.е. на тот период на который товар заказывается) предоставленный менеджером отдела закупок формирует предварительную заявку на заказ.

После того, как выполнена первая задача, заместитель директора по развитию приступает к выполнению второй задачи. Получив предварительную заявку на заказ. Он начинает заниматься одной из основных проблем (второй задачей), возникающих при закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером оптовой фирмы. Поэтому здесь учитываются сведения о нарушении поставки поставщиками полученные от кладовщиков и занесенные в карточку поставщика менеджером отдела закупок. Также рассматриваются коммерческие предложения поставщиков, основными критериями является:

- широта и постоянство ассортимента;

- конкурентоспособные цены и приемлемые условия оплаты (товарный кредит, отсрочка платежа);

- ритмичность поставок, отлаженная логистика;

- высокий уровень сервиса и качественное обслуживание клиентов:

▪ отсутствие брака, недостачи, пересортицы;

▪ скорость выполнения заказа;

▪ человеческий фактор (внимательность к клиенту);

▪ бонусы (премирование фирмы по результатам работы).

- наличие дополнительных услуг, таких как:

▪ документальное сопровождение товара;

▪ резервирование дефицитного товара;

▪ возврат бракованного товара;

▪ консультирование о товарах;

▪ услуги по фасовке мелкого товара;

▪ доставка мелкими партиями.

- возможность предоставления актуальной коммерческой информации;

- совместный маркетинг продукции, рекламная поддержка.

Далее заместитель директора по развитию выбирает наиболее подходящих поставщиков, формирует заявку на закупку товара по поставщикам, которая в дальнейшем согласовывается с директором.

Документами, используемыми для выполнения задачи закупки (т.е. получаемые документы) являются совокупность документов, которые в последующем формируют нераспределенные остатки товаров на сегодняшний день, такие как остатки товара на начало года, приходная накладная, расходная накладная, заявки клиентов (см. альбом форм документов). В процессе организации закупки создается документ, который используются для закупки товара - это заявка на закупку товара по поставщикам. Все документы должны быть оформлены должным образом в соответствии с требованиями сотрудничающих организаций, и требованиями налоговой инспекции. Образцы правильно оформленных документов представлены в альбоме форм документов.

Структура документов.

Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле 📙 Курсовая → 🆔 2293