Автоматизированние рабочих мест

       Введение 

       Проблема  автоматизации производственных процессов  и процессов управления как средства повышения производительности труда  всегда являлась и остается актуальной. Необходимость автоматизации управления и его звеньями объясняется задачами облегчения труда управленческого персонала, сдерживанием роста его численности, вызываемым развитием производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной базе производства, в отношении которого производится автоматизация.

       На  современном этапе автоматизации  управления производством наиболее перспективным является автоматизация  планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных  непосредственно  на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном управлении под названием автоматизированных рабочих мест (АРМ). Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности. В данной работе мы рассмотрим АРМ начальника отдела кадров. Увидим, какие достоинства и недостатки это имеет. С каким программно-аппаратным комплексом работает данный специалист. 
 
 
 
 
 
 
 

       Информационная  среда АРМ 

       Деятельность  работников сферы управления (бухгалтеров, специалистов кредитно-банковской системы, плановиков, технологов, руководителей, конструкторов и т.д.) в настоящее   время  ориентирована  на   использование   развитых технологий. Организация и реализация управленческих функций требует радикального изменения, как самой технологии управления, так и технических средств обработки информации, среди которых главное место занимают персональные компьютеры. Они все более превращаются из систем автоматической переработки входной информации в средства накопления опыта управленческих работников, анализа, оценки и выработки наиболее эффективных экономических решений.

       Автоматизированное  рабочее место (АРМ) определяется как  совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

       Создание  автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по "накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а работник сферы управления (экономист, технолог, руководитель и т.д.)  выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.

       АРМ создается для обеспечения выполнения некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание. АРМ имеют проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область. Профессиональные АРМ являются главным инструментом общения человека с вычислительными системами, играя роль автономных рабочих мест, интеллектуальных терминалов больших ЭВМ, рабочих станций в локальных сетях.

       Целью внедрения АРМ является усиление интеграции управленческих функций, и каждое более или менее «интеллектуальное» рабочее место должно обеспечивать работу в многофункциональном режиме.

       АРМ выполняют децентрализованную одновременную  обработку экономической информации на рабочих местах исполнителей в  составе распределенной базы данных (БД). При этом они имеют выход через системное устройство и каналы связи в ПЭВМ и БД других пользователей, обеспечивая таким образом совместное функционирование ПЭВМ в процессе коллективной обработки.

       Типы  внешней информации--- 

       Примерный обмен информации в организации. 

       Технические средства АРМ 

       В состав технических средств входит как непосредственно ЭВМ, на базе которой реализуется данное автоматизированное рабочее место, так и подключаемые к ней периферийные устройства и иные технические средства, набор которых может быть различен в зависимости от поставленных задач.

       При выборе конкретных технических средств  для построения АРМ специалиста  необходимо хорошо ориентироваться  на рынке предлагаемого оборудования, знать его основные компоненты и важнейшие технические характеристики. В противном случае будет затруднительно провести оптимальный выбор необходимых технических средств, который бы удовлетворял всем запросам конкретного пользователя и действительно бы повышал эффективность его работы.

       Основными компонентами ЭВМ являются:

       — центральный микропроцессор;

       — системная шина;

       — оперативная память;

       — устройства ввода-вывода;

       — накопители информации.

       Кроме того, к ЭВМ могут подключаться:

       — печатающие устройства (принтеры, плоттеры);

       — коммуникационное оборудование (модемы);

       — устройства ввода изображений (сканеры).

       ПК  собран на базе Atom 330 / 2Gb / 250 / NVIDIA GF9400 / CR / WiFi / DVI,HDMI,6xUSB,LAN-Gbt / MeGoo / black. Монитор ЖК 20" Philips 202E2SB/62

       К дополнительным периферийным устройствам  в рамках АРМ установлен общий  для всех принтер на основе: МФУ Lexmark X463de

(принтер  / сканер / копир)38 / 38стр / мин дуплекс  цв. Сенсор.экран, сеть сетевой принтер-копир-сканер, формат A4, скорость ЧБ-печати (А4) до 38стр/мин, оптическое разрешение сканера 600x600 dpi, автоматическая двусторонняя печать, двустороннее сканирование и копирование, автоподача оригиналов, USB

Факс  Brother FAX-2920

Дисплей  LCD монохромный

Автодозвон  Да

Скорость  передачи данных  33600 кбит/с

Прием при отсутствии бумаги, страниц   448 стр.

Беспроводная  трубка  Нет

Авт. обрезка бумаги  Нет

Листов  в лотке   250

Многофункциональный аппарат  Да

Расходные материалы   DR-2075 Фотобарабан TN-2075 Тонер-картридж

Формат   A4

Однокнопочный набор (кол-во номеров) 20

       Все компьютеры в организации объединены в локальную сеть по средствам  Wi-Fi маршрутизатора (router) D-Link DIR-685 802.11n Xtreme N Storage 4 порта 10 / 100 / 1000 Base-TX PhotoPhrame.

       В организации используется сервер для хранения и обработке данных, а так же для коллективного доступа в сеть интернет. Характеристики сервера для небольшого офиса были подобраны индивидуально.

       Краткое описание: 1U Rackmount

2 х 2.66 GHz Intel® Xeon® E5640 Nehalem QuadCore  w/HyperThreading 5.86GT/s FSB, 12 Mb L3 cache

       Intel®  5520 (Tylersburg) chipset ICH10R + IOH-36D

       6 х DIMM 2048Mb DDR-III PC3-10600 ECC Registered

       4 дисковых отсека HotSwap 3.5" SerialATA/SAS

       4 х HDD 1000Gb SerialATA 7200rpm

       DVD-ROM 8x/16x (slim)

       Отказоустойчивый  БП с возможностью горячей замены 1+1 650Вт 

       Математическое  обеспечение используется на данном АРМ

       Математическое  обеспечение АРМ представляет собой  совокупность алгоритмов, обеспечивающих формирование результатной информации.

       К инструментарию математического обеспечения относятся:

• средства моделирования процессов управления
• типовые задачи управления
• методы математического программирования
• методы математической статистики
• теории массового обслуживания и др.

       На  данном рабочем месте начальник  отдела кадров использует программные продукты: 1С Управление персоналом и 1С Архив. От грамотного управления персоналом во многом зависит эффективность работы предприятия в целом. Квалифицированные, инициативные и лояльные работники способны существенно повысить эффективность работы предприятия. Управление персоналом не сводится к ведению личных дел работников и сбору соответствующих данных. Для успеха бизнеса необходим современный подход к отбору персонала, разработка системы мотивации и оценки деятельности работников. Требуется регулярный анализ с целью выявления общих тенденций и рационального использования полученных результатов.

       1С  Управление персоналом - прикладное решение, является автоматизированным инструментом кадровой политики предприятия. Решение помогает оценивать профессиональную отдачу каждого работника, выявлять наиболее перспективных людей, рационально расставлять кадры,  устанавливать эффективное стимулирование и справедливую систему оплаты труда. Прикладное решение автоматизирует следующие направления деятельности по управлению персоналом:

       планирование  потребностей в персонале;

решение задач обеспечения бизнеса кадрами  — подбор, анкетирование и оценка;

       кадровый  учет и анализ кадрового состава;

       анализ  уровня и причин текучести кадров;

       ведение регламентированного документооборота.  

       Автоматизация управления персоналом полезна всем работникам предприятия.

       Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия  и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

       Кадровая  служба получит ценный инструмент автоматизации  рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

       Работники предприятия будут уверены в  том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д. 

       1С  Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации. Использование 1С: Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам. 1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам, как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

       Хранение  документов можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам, как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

       Создание документов 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

       Учет  документов в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены. 
 

       Программное обеспечение 

       Любой компьютер представляет собой автоматическое устройство, работающее по заложенным в него программам. Компьютерная программа представляет собой последовательность команд, записанных в двоичной форме на машинном языке, понятном процессору компьютера. Компьютерная программа является формой записи алгоритмов решения поставленных задач. Совокупность готовых к исполнению программ, хранящихся в оперативной и внешней памяти компьютера, называется его программным обеспечением.

       Можно выделить три основных вида программного обеспечения: системное, прикладное и  инструментальное.

       Системное программное обеспечение — это комплекс программ, которые обеспечивают эффективное управление компонентами вычислительной системы, такими как процессор, оперативная память, каналы ввода-вывода, сетевое оборудование, выступая как «межслойный интерфейс» с одной стороны которого аппаратура, а с другой приложения пользователя. В отличие от прикладного программного обеспечения, системное не решает конкретные прикладные задачи, а лишь обеспечивает работу других программ, управляет аппаратными ресурсами вычислительной системы и т.д. В данном случае на компьютере была установлена Windows XP Service Pack 3. Файловый менеджер стандартный проводник (Explorer), архиватор 7zip.

       Прикладная  программа или приложение — программа, предназначенная для выполнения определенных пользовательских задач и рассчитанная на непосредственное взаимодействие с пользователем. В большинстве операционных систем прикладные программы не могут обращаться к ресурсам компьютера напрямую, а взаимодействуют с оборудованием и проч. посредством операционной системы.

       По  типу:

       программные средства общего назначения

       Текстовые редакторы

       Системы компьютерной вёрстки

       Графические редакторы

       СУБД

       программные средства специального назначения

       Экспертные  системы

       Мультимедиа приложения (Медиаплееры, программы для создания/редактирования видео, звука, Text-To-Speech и пр.)

       Гипертекстовые  системы (Электронные словари, энциклопедии, справочные системы)

       Системы управления содержимым

       программные средства профессионального уровня

       САПР

       АРМ

       АСУ

       АСУ ТП

       АСНИ

       Геоинформационные системы

       Биллинговые системы

       CRM

       Из  прикладного обеспечения с чем работает человек на донной машине установлено:

       офисное ПО: текстовый процессор Writer, электронные таблицы Calc из состава пакета OpenOffice.

       По  для работы в сети: браузер Opera, почтовая программа The Bat.

       1С  Зарплата и кадры и 1С Архив.

       Специалист  данного отдела ведет записи, составляет распоряжения и просматривает их в программе Write. При необходимости найти, какую либо дополнительную информацию можно поискав ее в глобальной сети интернет с помощью браузера Opera. Начальник отдела кадров может вести переписку с помощью почтовой программы. Переписку возможно вести с любым человеком через глобальную сеть, а так же с любым человеком, отделом в данной компании через локальную сеть.

       1С  Зарплата и Кадры дают возможность

• планирование потребностей в персонале;
• решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;
• кадровый учет и анализ кадрового состава;
• анализ уровня и причин текучести кадров;
• ведение регламентированного документооборота.

       Для планирования потребностей предприятия  в персонале удобно использовать специальный инструмент. Данный инструмент позволяет просмотреть различные  варианты подбора и распределения  кадров, оценивая их выгоды и издержки. Кадровый план можно сформировать по центрам финансовой ответственности либо по структуре организаций юридических лиц; можно заполнить по текущему состоянию кадров. Конфигурация содержит отчеты, позволяющие оценить эффективность кадровой работы.

       При обеспечении бизнеса кадрами Прикладное решение облегчает процесс подбора кадров и одновременно способствует повышению качества этого процесса за счет автоматизации и документирования операций по подбору и оценке кандидатов на работу в организации.

       С помощью прикладного решения выполняются следующие функции:

• хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах;
• хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, от резюме до результатов анкетирования;
• планирование встреч с кандидатами и регистрация принятых решений вплоть до принятия на работу.

       Кадровый  учет имеет конечной целью наиболее полное использование потенциала каждого работника, подсистема управления персоналом обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства.

       По  накопленной информации о работниках можно построить разнообразные  отчеты:

• списки работников,
• коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность,
• движение кадров,
• статистика кадров,
• отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков).

       1С  архив позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам. Позволяет просматривать или редактировать и совершать быстрый поиск информации. 
 
 
 

       Эргономические  черты АРМ

       Основной  принцип эргономики заключается  в том, что работа должна быть удобной  для человека, а не заставлять его  приспосабливаться к своей работе. Регулируемые крепления позволяют  пользователю подстраивать рабочее место под свои индивидуальные особенности, обеспечивая максимальный комфорт и производительность. Данное рабочее место можно охарактеризовать как наиболее эргономное и удобное для работы.

       Компьютер на базе Неттоп iRU 112 занимает минимум на рабочем месте и при доступности подключения к нему разного оборудования в случае необходимости. Монитор Philips с LED-подсветкой и Углы обзора (гор./верт.) 176/170 градусов позволяют комфортно работать без быстрого уставания для глаз. Телефона/факс расположенный рядом позволяет совершать звонки, принимать и отправлять факсы прямо с места.

       Рекомендации  по улучшению рабочего места 

       Для начало следует подобрать оборудование для более комфортной работы. Это  касается как компьютеров, так и офисной мебели. Человек не должен чувствовать дискомфорт при работе. Хорошо подобранное кресло и стол позволяют работать меньше уставая. На мониторе так же не стоит экономить, так как это играет немаловажную роль, поскольку при сильном уставании глаз человеку чаще требуется отдых, а это отвлекает от работы. Стоит ввести систему электронного документооборота. Это положительно скажется на работе, т.к. уменьшится время на подготовку и рассмотрение документов. Позволяет вести контроль за состоянием и снизить расходы по ведению документов. Неплохо бы установить более мощные компьютеры для ускорения работы и быстрого отклика на запросы пользователя. В рабочее время стоит запретить доступ к таким ресурсам как vkontakte, odnoklassniki, icq и т.п. чтобы человек не отвлекался в рабочее время на другие дела которые могут сказаться на работе.