МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра бухгалтерского учёта и аудита в  бюджетных и

некоммерческих  организациях 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа 
 

По дисциплине: "Теории бухгалтерского учета" 
 
 

Тема: "Автоматизированная форма бухгалтерского учета" 
 
 
 
 
 

Исполнитель: Т.С. Васильева 

Группа: 1БУАЗ-08-2 

Проверил: профессор, Д.Э.Н.

Г. П. Селиванова. 
 
 
 
 
 

Нижний  Тагил

2008-2009 
 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

     Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии  и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.

     Из-за небрежности в бухгалтерском  учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому очень много, причем часто  страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

     Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить  количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить  число арифметических ошибок, оценить  текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХУЧЕТА

1. Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

     Проблемы  повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам. 

2.   Требования к бухгалтерской системе

     Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

     В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны, по крайней мере: безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

     Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные нормативы, которые приняты в текущее время.

     Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

     Не  менее важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. Это подразумевает также удобную организацию технической поддержки программных продуктов. При выборе системы следует иметь в виду, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, а также за заменой устаревшей версии на более свежую.  

3. Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.

     В мире существует более тысячи тиражируемых бухгалтерских пакетов различной  мощности и стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

     Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила  в несколько этапов. Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

     Второй  этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в  бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

     Третий  этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных  программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.  
 

4. Элементы  компьютерной системы

     В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях  легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы ( бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

     Компьютерная  система включает в себя следующие  элементы.

     а) Аппаратные средства - это устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

     б) Программные средства.

     1. Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере служебные операции, например, проверку и настройку отдельных узлов аппаратно-программного взаимодействия. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

     2. Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для решения пользовательских задач, которые организация-пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

     в) Документация - описание системы и структуры управления (ввод, обработка и вывод данных, обработка сообщений, управляющие команды).

     г) Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

     д) Данные - необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе (например, сведения о хозяйственных операциях).

     е) Процедуры контроля - в разрезе учета это процедуры, обеспечивающие корректную запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки. 

5. Особенности компьютерной обработки  данных

     Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета  оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

     1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает  использование одних и тех  же команд при выполнении идентичных  операций бухгалтерского учета,  что практически исключает появлению  случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

     2. Разделение функций. Компьютерная  система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

     3. Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению  с неавтоматизированными системами  бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

     4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

     5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций. 

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ  ТЕХНОЛОГИЯ ЭФФЕКТИВНОЙ  АВТОМАТИЗАЦИИ БУХУЧЕТА

     В данной главе преимущества ведения автоматизированного бухгалтерского учета будут рассматриваться на примере программы КИС "ГАЛАКТИКА". Это обусловлено тем, что эта программа соответствует современным требованиям к системам автоматизации бухгалтерского учета, определенным в главе 1 и на ОАО "ВГОК" на данных которого пишется эта курсовая работа, используется именно эта система.  

1. Общие сведения о программе

     Корпорация  Галактика с 1987 года разрабатывает  программные продукты, с помощью  которых тысячи предприятий стран  СНГ решают проблему автоматизации  управления хозяйственной деятельностью.

     Система "Галактика" является средством непрерывного управления деятельностью предприятия и его подразделений, использованием ими ресурсов, инвестиций, а также инструментом преодоления возникающих трудностей и предотвращения возможных срывов в работе. Располагая этим мощным инструментом, предприятие полностью решает фундаментальную проблему своего существования - эффективную организацию бизнес-процессов в быстро изменяющихся окружающих условиях. Система "Галактика" состоит из нескольких модулей, которые позволяют осуществлять планирование хозяйственной деятельности, оперативное управление ею, бухгалтерский учет, анализ результатов реализации плана.

     Разумеется, система учитывает специфику  предприятия. "Галактика" имеет  более трехсот различных настроек и это позволяет учитывать особенности нашего предприятия. В корпорации очень большое значение уделяют тестированию программы, то есть ее практической пригодности. Благодаря чему удается своевременно выявлять ошибки и вносить необходимые изменения. Какие это могут быть ошибки? Например, несоответствие условиям работы предприятия, либо изменения законодательной базы. Каждый квартал корпорация выпускает новый релиз, и в среднем 1 раз в год новую версию. Эти версии пользователь "Галактики", в том числе и наше предприятие, получает бесплатно. Таким образом, система постоянно совершенствуется.

     Известно, что хозяйственная деятельность предприятия сопровождается оформлением  значительного количества различных  документов, фиксирующих суть проводимых хозяйственных операций, условия их осуществления и называемых первичными документами. Исчерпывающее документирование деятельности, своевременная генерация корректных первичных документов - это первый этап учетной работы. Второй этап состоит в отражении на основе первичных документов хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. В такой же последовательности организована работа в системе "Галактика": ввод первичного документа; составление бухгалтерской проводки. Следует отметить, что первичные документы, сформированные в отдельных функциональных модулях программы, хранятся в единой базе данных и только по мере необходимости по ним формируются бухгалтерские проводки. Таким образом, программа "Галактика" предоставляет нам возможность получать отчеты о положении дел на предприятии на основании первичных документов (договоров, актов, накладных, складских ордеров и т.д.) и отчеты на основании счетов бухгалтерского учета.

     В системе "Галактика" реализован механизм, который позволяет к каждому  первичному документу привязать  соответствующую бухгалтерскую проводку. Лучше всего это делать с помощью Типовых Хозяйственных Операций (ТХО). Это обеспечивает автоматизированное выполнение действий, связанных с отражением хозяйственных средств предприятия на счетах бухгалтерского учета. Специальный программный модуль "Хозоперации" связывает данные оперативного учета со счетам и бухгалтерского учета посредством Типовых Хозяйственных Операций. Эффективно используя все возможности этого модуля, бухгалтер освобождается от рутинной работы, состоящей в многократном повторении одних и те же стандартных действий, и, кроме этого, избегает некоторых возможных ошибок, возникающих в результате невнимательности при составлении бухгалтерских проводок "вручную". 

     Рис. 1 Схема формирования проводок с  помощью ТХО 

     Автоматизированное  формирование проводок к документам основано на том, что для каждого  типа документа существует определенный перечень хозяйственных операций. Например, для документа "Приходный кассовый ордер" можно составить следующие  Типовые Хозяйственные Операции:

     "Поступление  в кассу денежных средств с  расчетного счета" (проводка: Дебет  50 - Кредит 51).

     "Возврат  подотчетными лицами неиспользованных  сумм" (проводка: Дебет 50 - Кредит 71).

     "Поступление  денежных средств от работников  предприятия в счет погашения задолженностей по недостачам" (проводка: Дебет 50 - Кредит 73) и т.д.

     Таким образом, бухгалтер в процессе ввода  системы в промышленную эксплуатацию определяет перечень Типовых Хозяйственных  Операций к первичным документам и, затем, в дальнейшем при формировании бухгалтерских проводок к документу ему остается только из предложенного списка операций выбрать ту, которая соответствует созданному первичному документу, при этом сумма по бухгалтерской проводке будет соответствовать сумме, проходящей по документу.

     Следует учесть, особенность документов, созданных  в Контуре Бухгалтерского учета, - привязывать бухгалтерские проводки к ним можно двумя способами: 1-ый способ - определять типовую хозяйственную операцию непосредственно в первичном документе; 2-ой способ - определять типовую хозяйственную операцию для группы документов в модуле "ХозОперации". Допустим, на предприятии за день по банку проходит несколько десятков платежных поручений. Вы можете формировать бухгалтерские проводки в каждом вновь созданном платежном поручении или в конце дня в модуле "ХозОперации" по одной команде сформировать проводки сразу для всех платежных поручений.

     Этим  преимущества автоматизированного  бухучета не исчерпываются. Типовую  хозяйственную операцию можно настроить так, что суммы оборотов по проводке будут рассчитываться по заданным алгоритмам. В таких алгоритмах используются функции языка проектирования отчетов и системные ключи. С помощью функций языка проектирования отчетов определяются обороты и сальдо по счетам бухгалтерского учета. Системные ключи - это реквизиты первичных документов (счетов, договоров, накладных, актов).

     Нельзя  не упомянуть о том, что механизм Типовых Хозяйственных Операций дает возможность автоматизированного  расчета налогов с одновременным формированием проводки.

     Для того чтобы представить процесс  настройки Типовой Хозяйственной  Операции, опишем типовую операцию, например, для документа "Бухгалтерская  справка", с помощью которой  впоследствии автоматически будет  формироваться проводка по начислению налога на недвижимость:

Наименование  операции: Начислен налог на недвижимость за квартал  Дебет 81 Кредит 68

Алгоритм  расчета суммы для формирования проводки:(СКД01-СКК02)*0,0025

где СКД01, СКК02 - сальдо на начало квартала по дебету счета 01 и кредиту счета 02

     При создании в модуле "Банк, отчеты" бухгалтерской справки система  автоматически рассчитает сумму  оборота по проводке на основании  введенной формулы после выбора данной операции.

     К одной типовой хозяйственной  операции можно сформировать несколько бухгалтерских проводок.

     Механизм  Типовых Хозяйственных Операций избавит от рутинной работы, связанной  с ведением трудоемкого аналитического учета. Но для этого бухгалтер  должен определить, во-первых, четкую систему  аналитических счетов и, во-вторых, порядок группировки исходных данных.

     Кроме описанных выше основных операций по формированию бухгалтерских проводок к документам, в системе "Галактика" существуют дополнительные операции: отмена сформированных проводок, формирование групповых (свернутых и развернутых) проводок, формирование корректирующих проводок в случае несоответствия суммы по документу и суммы по проводкам, относящихся к данному документу, составление отчетных форм (реестров), настройка Типовых хозяйственных операций для автоматического закрытия временных счетов в конце отчетного периода.

     Система "Галактика" - сетевой многопользовательский комплекс. Это означает, что оформлением первичных документов могут заниматься менеджеры предприятия, а бухгалтеру предстоит к созданным документам привязать бухгалтерские проводки. В этом случае актуально такое достоинство системы, как возможность групповой обработки документов одной типовой хозяйственной операцией, т.е. к нескольким ранее созданным однотипным документам можно за один прием добавить бухгалтерские проводки. 
 
 

2. Краткая характеристика предприятия

      ОАО ВГОК – одно из крупнейших горнодобывающих предприятий в Уральском регионе, входит в вертикально интегрированную горно-металлургическую компанию "Евраз Групп".

      Основная  продукция предприятия – железная руда, которая добывается как открытым, так и подземным способом, концентрат мокрой магнитной сепарации, доменный агломерат, известняк, дунит, щебень, песчано-щебеночная смесь и ряд других продуктов.

      Производственные  мощности комбината позволяют добывать около 3,8 млн. тонн руды и производить более 3 млн. тонн агломерата.

      Основным  потребителем продукции ВГОКа является Нижнетагильский металлургический комбинат (предприятие "Евраз Групп"), флагман отечественной черной металлургии.

      Своей главной стратегической целью руководство Высокогорского ГОКа считает устойчивое развитие предприятия, которое возможно при комплексном решении экономических, технических, экологических задач, вопросов развития персонала и охраны труда, а также при обеспечении социальной стабильности на комбинате.

      На  ВГОКе реализуется ряд программ по расширению производственных мощностей, осваиваются прогрессивные технологии в области горнорудного и обогатительного производств.

      Бухгалтерский учет в ОАО "ВГОК" осуществляется в соответствии с требованиями законодательства в области бухгалтерского учета на основании рабочего плана счетов бухгалтерского учета, а также в соответствии с локальными нормативными актами по бухгалтерскому учету.

      Учет использования прибыли текущего года ведется по дебету счета 99 «Использование прибыли»  с последующим списанием накопленных сумм в конце года в дебет счета 84 при реформации баланса.

     Моментом реализации, используемым на предприятии является отгрузка.

     Учет трудовых затрат на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг) ведется в разрезе технологических операций. Это означает, что для каждого вида выпускаемых изделий определяется набор операций (например сборка, покраска и т.д.) совокупная стоимость которых и определяет сумму трудовых затрат в себестоимости изделия.

     Учет общехозяйственных (накладных) расходов  ведется обособленно от прямых расходов и может списываться ежемесячно полностью на затраты реализованной продукции.