Автоматизированное ведение учета оборотов товарно-материальных ценностей с использованием программы 1С:Предприятие 8.1

Введение

В настоящее время происходит автоматизация  большинства предприятий нашей  страны. Это обусловлено необходимостью повышения качества выполняемых  работ и уменьшения трудовых затрат. Каждое предприятие производственной сферы заинтересовано в получении прибыли и укреплении своих позиций на рынке.

На предприятиях, имеющих на своих  складах расширенную номенклатуру материальных ценностей, введение механизированного  учета их движения позволяет оптимизировать запасы с соблюдением нормативов, исключить наличие на складах  запасов ТМЦ долго лежащих  без движения, не допускать перебоев с поставками, контролировать расчеты  с поставщиками. Автоматизация процесса учета на складе позволяет отказаться от трудоемкого ведения складского учета на бумажных носителях. Взаимосвязь  работы вычислительной техники на складе и в бухгалтерии позволяет  оптимизировать работу бухгалтерии.

Цель написания курсовой работы – рассмотрение автоматизированного учета оборотов ТМЦ, проектирование автоматизированной информационной системы, проектирование автоматизированного рабочего места бухгалтера.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить теоретические основы автоматизации учета материалов;
• Описать документооборот на данном участке учета;
• Описать возможности компьютерной программы 1С:«Предприятие» для автоматизации задач участка учета ТМЦ;
• Описать нормативно-справочную базу программы 1С:«Предприятие»;
• Разработать структуру кодов номенклатуры;
• Изучить рынок программных продуктов и рынок компьютерной и оргтехники;
• Спроектировать автоматизированное рабочее место.

Глава 1. Изучение экономической информационной системы

1.1 Основные понятия и сущность экономических информационных систем

Современная экономика немыслима  без информации. Тысячи предприятий, миллионы налогоплательщиков, триллионы  рублей, биржевые котировки, реестры  акционеров - все эти информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять  правильное решение.

Современный специалист - экономист  должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными  знаниями, такими как основы менеджмента, основы внешнеэкономической деятельности, банковское дело, административное управление, налогообложение он должен владеть  информацией по построению информационных систем.

Сегодня обработка экономической  информации стала самостоятельным  научно-техническим направлением с  большим разнообразием идей и  методов. Отдельные компоненты процесса обработки данных достигли высокой  степени организации и взаимосвязи, что позволяет объединить все  средства обработки информации, на конкретном экономическом объекте  понятием "экономическая информационная система" (ЭИС). Детальное изучение ЭИС опирается на понятия "информация" и "система".

Информация и система, возможно, являются простейшими фундаментальными категориями, не выражаемыми через  более общие понятия (как, например, точка в геометрии). Поэтому приводимые далее определения всего лишь поясняют и уточняют эти категории.

Информационная система  – это коммуникационная система  по сбору, передаче и переработке  информации об объекте для достижения поставленной цели.

Любой экономический объект своей деятельностью реализует  функции управления. Управление всегда связано с обменом информацией  внутри системы и с окружающей средой. Поэтому любой системе управления экономическим объектом соответствует своя экономическая информационная экономическая система (ЭИС).

ЭИС представляет собой систему, функционирование которой во времени  заключается в сборе, хранении, обработке  и распространении информации о  деятельности какого-то экономического объекта реального мира. Информационная система создается для конкретного  экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи  элементов объекта.

ЭИС предназначены для  решения задач обработки данных, автоматизации конторских работ, выполнения поиска информации и отдельных задач, основанных на методах искусственного интеллекта. (8, с.331)

Задачи обработки данных обеспечивают обычно рутинную обработку  и хранение экономической информации с целью выдачи (регулярной или  по запросам) сводной информации, которая  может потребоваться для управления экономическим объектом.

Автоматизация конторских работ  предполагает наличие в ЭИС системы  ведения картотек, системы обработки  текстовой информации, системы машинной графики, системы электронной почты  и связи.

Поисковые задачи имеют свою специфику, и информационный поиск  представляет собой интегральную задачу, которая рассматривается независимо от экономики или иных сфер использования  найденной информации.

Структура ЭИС:

1.Экономическая информация

Термин  информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение.

Информация - новые сведения, принятые, понятые  и оцененные конечным потребителем как полезные. Информацией являются сведения, расширяющие запас знаний конечного потребителя об окружающем нас мире.

Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с  процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления  материальных благ и услуг. 

Экономическая информация –  это совокупность сведений о хозяйственной  деятельности экономических субъектов.

2. Информационные технологии

 Информационные технологии (ИТ) – это совокупность методов  и средств получения и использования  информации на базе современной  вычислительной и коммуникационной техники программного обеспечения и математических методов.

Структура ИТ:

3. Организационная структура

Организационная структура  управления предприятием формирует  методы управления и существенно  влияет на выбор информационных технологий в данной системе.

Организационная структура  состоит из организационных единиц управления (структурное подразделение  и управленческий персонал).

Различают несколько типов  организационных структур:

• Иерархическая структура (многоуровневая)
• Сетевая структура (строится на основе бизнес-единиц)

4. Функциональная структура

Функциональная структура  отражает содержание системы. Представляет собой совокупность функциональных подсистем, задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления.

Функциональная подсистема – это методы, модели и алгоритмы  получения и обработки управляющей  информации.

Функциональные подсистемы связываются между собой информационными  потоками и образуют документооборот  предприятия.

Функциональные подсистемы:

• Стратегическое управление (финансовое планирование, финансовый анализ, маркетинг, управление проектами);
• Управление персоналом (штатное расписание, кадровый учет, расчет заработной платы, организационный менеджмент);
• Управление производством (техническая подготовка производства, технико-экономическое планирование, оперативно-календарное планирование, учет затрат на производство);
• Оперативное управление (управление закупками и продажами, управление запасами, складской учет);
• Бухгалтерский учет (расчетный счет, касса, основные средства, материалы и т.д). (1, с.416)

1.2 Учет оборотов товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) - это аналог названия материально-производственных запасов (МПЗ). То есть это активы организации, используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд организации. 

Готовая продукция является частью материально-производственных запасов, предназначенных для продажи (конечный результат производственного цикла, активы, законченные обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которых соответствуют условиям договора или требованиям иных документов, в случаях, установленных законодательством).

Товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенные для  продажи.

Задача по учету материальных ценностей является многоэлементной. В ее состав входят частные задачи: учет поступления материальных ценностей  в разрезе номенклатурных номеров, материально ответственных лиц, складов, поставщиков, источников поступления, периодов и др.; учет выбытия материальных ценностей; определение оборотов и  остатков материальных ценностей по аналитическим счетам, субсчетам  и синтетическим счетам; определение  сумм отклонений по счетам; определение  стоимости материальных ценностей, относимых на производственные счета  и др.  Каждая задача характеризуется  определенной дискретной автономности  и в тоже время является слагаемым  элементом в общей задаче по учету  материальных ценностей, что указывает на методологическую взаимосвязь перечисленных задач. Так, не получив предварительных сведений о поступлении и расходе материальных ценностей в разрезе  номенклатурных номеров, невозможно решить задачу  по определению остатков на конец отчетного периода и т.д. Эта взаимосвязь осуществляется с помощью специальных массивов.

Задачи по учету материальных ценностей взаимосвязаны не только между собой, но и с другими  бухгалтерскими задачами, в частности  с учетом с задачами учета производства, учета труда и заработной платы, учета расчета с поставщиками, а также с задачами планирования, анализа и оперативного управления производственно-хозяйственной деятельностью  сельскохозяйственных объектов. Это  находит проявление в том, что  информация по учету наличия на складе материальных ценностей и сельскохозяйственной продукции используется при планировании потребности в минеральных удобрениях, запчастях, горюче-смазочных материалах, семенах и других предметах труда; учетная информация по использовании  в производстве предметов труда  наряду с плановой информацией является исходной при проведения анализа; оперативная 

информация по учету предметов  труда – исходной при оперативном  управлении производственно хозяйственной  деятельностью и т. д.

Перечень решаемых задач  по учету движения материальных ценностей зависит от уровня автоматизации процесса сбора первичных данных, методов учета затрат на производство, учета материальных ценностей и цели той или иной задачи.

Перечень решаемых задач  по учету ТМЦ

Таблица 1

продолжение таблицы 1

1.3 Документооборот  по  учету товарно-материальных ценностей

Документооборот - это создание первичных учетных  документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных  документов в бухгалтерском учете  регламентируется графиком документооборота.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (далее - Федеральный закон  №129-ФЗ), должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы являются первичными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский учет.

Документы по учету товарно-материальных ценностей

Таблица 2

Продолжение таблицы  2

Глава 2. Проектирование автоматизированной информационной системы

2.1 Бухгалтерские программы. Обзор некоторых бухгалтерских программ. Возможности программы «1С:Предприятие» для автоматизации задач по учету товарно-материальных ценностей

Работа  бухгалтерии любой фирмы сводится не только к хранению данных об имуществе и обязательствах предприятия, но и в главную очередь к формированию на основании этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Естественно, такую работу можно проделать, используя только различные программные продукты, предназначенные для удобного хранения данных - базы данных или, в простом случае, электронные таблицы, однако одним из основных требований к бухгалтерскому учету (согласно закону о бухгалтерском учете) является документальное обоснование каждой бухгалтерской операции.

В настоящее  время на рынке имеется огромный выбор различных комплектующих  и программных средств, которые  постоянно обновляются. Особое место  среди программного обеспечения  отводится бухгалтерским программам, эти программы написаны профессиональными  программистами на языках программирования. Эффективность применения той или  иной программы зависит непосредственно  от аппаратных ресурсов компьютера и  от вида деятельности предприятия.

Приведем  несколько наиболее известных и  популярных российских разработчиков  автоматизированных бухгалтерских  систем:

«1С»; «Галактика»; «Парус»; «Интеллект-сервис» и др.

Рассмотрим  возможности этих программ:

1. Функциональные возможности системы «Галактика-Старт» позволяют автоматизировать основные учетно-управленческие задачи предприятия, в том числе:

• складской учет;
• управление сбытом и снабжением;
• расчеты с поставщиками и получателями;
• кассовые и финансово-расчетные операции;
• учет малоценных и быстро изнашиваемых предметов;
• учет ТМЦ;
• учет основных средств;
• учет нематериальных активов;
• формирование бухгалтерской отчетности;
• расчет налоговых отчислений;
• расчет заработной платы.

2. Программа "ПАРУС - Бухгалтерия" предназначена для автоматизации бухгалтерского учета в учреждениях, находящихся на бюджетном финансировании. Программа "ПАРУС - Бухгалтерия" обеспечивает:

• формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности, для ее использования поставщиками, покупателями, налоговыми, финансовыми и банковскими органами и иными заинтересованными субъектами;
• регистрацию первичных документов, служащих основанием для учета, хранения и перемещения денежных средств или материальных ценностей;
• отражение на счетах бухгалтерского учета операций, совершаемых на основании документов, в т.ч.:
• ведение учета хозяйственных операций в хронологическом порядке с отражением движения средств на синтетических счетах (субсчетах) и счетах аналитического учета;
• ведение учета основных средств в инвентарной картотеке с расчетом по ним амортизации, отражение операций с инвентарными объектами в журнале учета хозяйственных операций;
• ведение учета товарно-материальных ценностей по местам хранения в разрезе материально-ответственных лиц;
• ведение учета расчетов с дебиторами и кредиторами и др.;
• подготовку внутренних документов по фактам финансово-хозяйственной деятельности за определенный учетный период, в т.ч. периодическую отчетность по движению средств, в виде многочисленных отчетов (оборотные ведомости, Главная книга и Кассовая книга, отчеты по журналам операций, и пр.).
• подготовку годовой, квартальной, месячной отчетности бюджетного учреждения.

3. Фирма «1С», система «1С: Предприятие». На сегодняшний день это самый известный и продаваемый продукт в России. Популярность этой программе обеспечили мощная реклама, развитая дилерская сеть, невысокая цена и грамотная маркетинговая стратегия.

«1С:Предприятие» может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.

Разнообразные и гибкие возможности  системы «1С:Предприятие» позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.

Система «1С:Предприятие» может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

• учет операций по банку и кассе;
• учет основных средств и нематериальных активов;
• учет материалов и МБП;
• учет товаров, услуг и производства продукции;
• учет валютных операций;
• учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;
• учет расчетов по заработной плате;
• учет расчетов с бюджетом;
• другие разделы учета.

Учет  товарно-материальных ценностей с помощью программы «1С:Предприятие»:

Учет ТМЦ требует, как правило, обработки больших объемов информации. Поэтому конфигурация максимально облегчает работу пользователя с помощью широкого использования механизма автоматической подставки данных по умолчанию, возможности ввода документов на основании других документов, с помощью других приемов.

Учет  товаров, материалов и готовой продукции  реализован в конфигурации в соответствии с ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов" и методическим указаниям  по его применению.

Операции  поступления, перемещения и выбытия  товарно-материальных ценностей (ТМЦ), регистрируются путем ввода в  информационную базу соответствующих  документов. Бухгалтерские проводки при этом формируются автоматически. Реквизиты проводок заполняются  на основании информации, содержащейся в документе.

Так при  регистрации поступления ТМЦ  путем ввода документа "Поступление  товаров и услуг", номенклатура поступающих ТМЦ перечисляется  в табличной части документа  на закладке "Товары". Причем в процессе заполнения табличной части пользователем для каждой номенклатурной позиции конфигурация автоматически подставляет счет учета бухгалтерского учета, счет учета НДС и некоторые другие данные. Эти данные используются конфигурацией при автоматическом формировании проводок.

Проводка  формируется по каждой записи табличной  части "Товары". В качестве субконто (объекта аналитического учета) дебета проводки указывается элемент справочника "Номенклатура" из одноименной колонки табличной части "Товары".

Таким образом, аналитический учет ТМЦ ведется  на основе справочника "Номенклатура". В этом справочнике хранятся наименования и прочие реквизиты товарно-материальных ценностей.

При автоматической подстановке бухгалтерского счета  учета ТМЦ по умолчанию конфигурация выбирает наиболее подходящую запись из специального списка, хранящегося  в информационной базе.

Для указания счета учета расчетов с контрагентом в проводке по умолчанию будет  выбрана наиболее подходящая запись из другого аналогичного списка.

Благодаря использованию принципа умолчания  можно разделить работу по учету  ТМЦ между бухгалтерами и другими  сотрудниками предприятия следующим  образом. Бухгалтеры осуществляют общее  методическое руководство, контролируют и заполняют списки, используемые для подстановки бухгалтерских  счетов в документы учета движений ТМЦ. (Причем поставляемая конфигурация уже содержит  списки, предварительно заполненные минимально необходимыми наборами записей). А сотрудники, отвечающие за регистрацию движений ТМЦ (сотрудники отдела материально-технического снабжения, производственных подразделений и др.), вводят документы, заполняют их наименованиями ТМЦ, контрагентов и прочими реквизитами, после чего бухгалтерские проводки формируются автоматически по правилам, предписанным бухгалтерами.

Товарно-материальные ценности могут выбывать по нескольким причинам: в результате продажи, передачи в производство, списания и др. В  конфигурации поддерживаются следующие  способы оценки ТМЦ при их выбытии:

• по средней себестоимости;
• по себестоимости первых по времени приобретения материально–производственных запасов (способ ФИФО).

Выбор того или иного способа устанавливается  в информационной базе в настройках политики бухгалтерского учета организации.

Помимо  синтетического учета ТМЦ на счетах бухгалтерского учета, конфигурация обеспечивает ведение аналитического учета по их видам — позициям номенклатуры (то есть элементам справочника "Номенклатура") и по местам хранения (складам). Это  позволяет формировать бухгалтерские  отчеты, отражающие наличие и перемещения  ТМЦ в разрезе позиций номенклатуры и  мест хранения в денежном и количественном выражении.