Автоматизированная система учета кадров

КП 070590519  

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 5

1 Анализ предметной области 7

1.1 Анализ объекта  исследования 7

1.2 Модель существующего бизнес-процесса учета движения кадров 10

1.3 Модель автоматизированного бизнес-процесса учета движения кадров 18

2 Проектирование автоматизированной информационной системы учета кадров 24

2.1 Информационно - логическая модель системы учёта кадров 24

2.2 Физическая модель данных 28

2.3 Формирование запросов и отчётов 34

2.4 Защита информации  в базе данных 42

3 Руководство пользователю 44

4 Анализ экономической эффективности 51

4.1 Расчёт стоимости  часа работы электронно - вычислительной  машины 51

4.2 Расчёт затрат  на составление и отладку проекта 55

4.3 Расчёт экономической эффективности программнго продукта 58

Заключение 62

Список  использованных источников 64

Приложение  А 65

Приложение  Б 69

Приложение  В 70

Приложение  Г 71

Приложение  Д 72 

ВВЕДЕНИЕ

Современная среда функционирования предприятия основана на оперативном  учете и обработке больших  объемов информации. Большое количество конкурентов и огромные потоки информации не дают времени на раздумье. Каждый отдел предприятия, да и все предприятие  в целом, вынуждены действовать в экстренном режиме день изо дня при отсутствии грамотной автоматизированной системы учета и управления. Как показывает практика, на большинстве как мелких, так и крупных предприятий такая система либо отсутствует вообще, либо не функционирует должным образом.

В последние годы на первый план выдвигается новая отрасль - информационная индустрия, связанная  с производством технических  средств, методов, технологий для производства новых знаний. Эта индустрия тесно  связана с развитием компьютерных технологий.

В информационном обществе доминирует производство информационного  продукта, а материальный продукт становится более информационно-емким. Изменятся весь уклад жизни, система ценностей: возрастает значимость культурного досуга, возрастает спрос на знания, от человека требуется способность к интеллектуальному труду и творчеству. В результате появились противоречия между ограниченными возможностями человека по восприятию и переработке информации и существующими массивами хранящейся и передаваемой информации.

        Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных. Данные комплексы значительно облегчают процесс обработки данных и манипуляции ими.

Одной из самых распространенных проблем в деятельности предприятия  является учет  кадров. Инспектору отдела кадров каждый день проходится сталкивать с большим количеством бумажной работы, обрабатывать вручную сотни  документов. Прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер также является важной частью работы сотрудника отдела кадров. Анализ кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы должны решаться инспектором отдела кадров.

Именно поэтому в данной работе решается задача разработки автоматизированной системы учета кадров. Данная система  использует технологию баз данных и  системы управления базами данных. Кроме того, стоит задача разработки дружественного и интуитивно понятного интерфейса, так как опыт работы с компьютером у всех инспекторов отдела кадров совершенно разный. Одной из главных задач данной работы – задача построения базы данных в соответствии со спецификой кадрового дела и деятельности предприятия. Цель данной системы – повысить эффективность процесса учета кадров.

1 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Анализ объекта исследования

Предприятие, на котором  решается проблема автоматизации кадров относится к государственным  унитарным предприятиям. КГАУ «Ульчское  лесное хозяйство» находится по адресу: Хабаровский край, Ульчский район, поселок Циммермановка, улица Лесная дом 3.

Данное предприятие ставит своей целью как удовлетворение общественных потребностей населения, так и получение прибыли. Среди  основных видов деятельности предприятия  можно отметить государственную  инвентаризацию лесов; постановка лесничеств и лесопарков на государственный кадастровый учет; лесоустройство, лесное планирование и лесное проектирование; тушение пожаров и инспектирование лесных массивов.

КГАУ «Ульчское лесное хозяйство» работает по выигранным тендерам и государственным контрактам. Вращается  на рынках пиломатериала, лесоматериала, пожарной безопасности, охраны окружающей среды.

Основной целью организации  является профессиональное, эффективное и  всестороннее обеспечение интересов РФ в сфере управления, охраны, защиты, воспроизводства, использования лесов и земель лесного фонда, как государственного федерального имущества.

Предприятие не является крупным, что говорит о малой численности сотрудников и не витиеватой структуре организации. Для обеспечения непрерывной и высоко профессиональной деятельности обеспечивается квалифицированным персоналом. Для управления процессом организации деятельности предприятия необходим полный укомплектованный штат администрации. Структура организации КГАУ «Ульчское лесное хозяйство» представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная  структура предприятия

Администрация организации  состоит из директора, экономиста, бухгалтера, инспектора отдела кадров, инженера леса, мастера, завхоза, механика.

Для обеспечения основной деятельности КГАУ «Ульчкое лесное хозяйство» необходимые следующие трудовые единицы: водитель, тракторист, бульдозерист, работникпожарной станции, пожарная команда, работники пилорамы.

Пожарная команда, работники  пилорамы не входят в штатное расписание организации, персонал нанимают по договору подряда для совершения сезонных работ.

Вспомогательным персоналом являются сторож и уборщица, напрямую зависящие от завхоза организации.

Предприятие активно занимается собственными разработками новых технологий трелёвки леса.

Деятельность предприятия  зависит от получения государственных  контрактов. Государственные контракты  подразделяются на:

а)Контракт на поставку лесоматериала;

б)Контракт на тушение пожаров;

в)Контракт на мониторинг лесных массивов.

Сценарий развития предприятия  напрямую зависит от размера контрактов, их количества, влияние партнёра на рынке лесоматериалов. Поведение  партнеров отличается относительной  постоянностью, однако при несоблюдении контрактов поведение партнеров  может измениться с положительное  на отрицательное. Именно поэтому модель поведения партнеров на прямую зависит от деловой активности и сознательности самого предприятия.

Предприятия занимается лесопосадками, тем самым восстанавливая ресурсы, т.к. лесные ресурсы являются быстро исчерпаемыми. Кроме того, предприятия  занимающиеся подобным видом деятельности по лесному кодексу Российской Федерации обязаны восстанавливать лесные массивы.

Конкуренты не имеют критического влияния на деятельность КГАУ «Ульчское лесное хозяйство» в связи с территориальным разделением лесомассивов и удаленность таковых от места расположение самих предприятий. Таким образом, на территории отведенной данному предприятию вырубку леса может производить либо само предприятие, либо сторонние юридические и физические лица, но лишь по юридически оформленному договору с нашим предприятием.

1.2 Модель существующего бизнес-процесса учета движения кадров

Так как цель данной –  оптимизация и повышение эффективности  процесса учета кадров, то целесообразно  разобрать бизнес-процесс учета движения кадров.

Для более эффективного управления производством фирма разрабатывает  стратегический план, который затрагивает  всю деятельность организации, в  том числе и управление персоналом. И здесь главным элементом, определяющим направление деятельности, является кадровая политика.

Кадровая политика включает:

а)разработку общих принципов и определение приоритетов целей в области управления персоналом;

б)планирование потребности в трудовых ресурсах и путей формирования штатов;

в)создание поддержку системы движения кадровой информации;

г)определение принципов распределения средств; д)обеспечение эффективной системы стимулирования

труда;

е)политику развития персонала.

Как видно из выше перечисленного, деятельность отдела кадров затрагивает  множество процессов.

К функциям отдела кадров относится  принятие и увольнение сотрудников, составление различных приказов и табеля рабочего времени, оформление, текущей учет документации по движению кадров, нормативный контроль по трудовому кодексу Российской Федерации правильных формулировок приказов и распоряжений по отделу кадров, получение и ведение дополнительной информации о работнике предприятия КГАУ «Ульчское лесное хозяйство».

Описание процесса учета движения кадров «КГАУ Ульчское Лесное Хозяйство» представлено на Рисунке 2.

Рисунок 2 – Процесс учета движения кадров

Из Рисунка 2 видно, что  основными нормативными документами  регулирующими учет движения кадров являются устав предприятия, должностные инструкции сотрудника, положение об отделе кадров, Федеральный закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных.

Среди входящих документов следует рассмотреть трудовую книжку сотрудника, штатное расписание фирмы  и паспорт, заявления сотрудников и персональную информацию.

Управляющими механизмами  данного процесса, естественно являются сотрудник одела кадров, директор.

И выходными документами  данного подразделения являются трудовой договор, личное дело, приказы по личному составу, производственные приказы, информация, предоставляемая, в другие отделы организации.

Процесс учета движения кадров можно декомпозировать на четыре подпроцесса: прием документов и заявлений, обработка документов и заявлений, обработка приказов по личному делу, обработка производственных приказов.

На Рисунке 3 представлена схема  декомпозиции учета движения кадров «КГАУ Ульчское лесное хозяйство».

Рисунок 3 – Декомпозиция процесса учета движения кадров

Рассмотрим процесс «Прием документов и заявлений». Нормативными актами, влияющими на процесс приема документов и заявлений являются должностные инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией в данный процесс выделим персональные данные, заявление, трудовая книжка, паспорт.

Механизмом, воздействующим на «Прием документов и заявлений» является непосредственно сотрудник отдела кадров рассматриваемого нами предприятия.

Выходной информацией  данного подпроцесса являются полученные от сотрудников документы и заявления.

Рассмотрим процесс «Обработка документов и заявлений». Нормативными актами, влияющими на данный процесс являются должностные инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, соответственное положение об отделе кадров.

Входящая информация в  данном процессе обозначена полученными ранее заявлениями и документами сотрудников.

Механизмами, управляющими данными процесса являются сотрудник  отдела кадров «КГАУ Ульчское Лесное хозяйство».

Выходными данными этого процесса является обработанная сотрудником отдела кадров информация.

Рассмотрим процесс «Обработки приказов по личному делу». Нормативными актами, влияющими на данный процесс являются должностные инструкции, Федеральный Закон устав организации, положение об отделе кадров.

Входящая информация данного  процесса представлена обработанная ранее информация и штатное расписание.

Механизмом, управляющим  данным процессом является инспектор  отдела кадров и директор предприятия.

Выходными данными этого процесса является личное карточка сотрудника, приказы по личному составу (среди которых больничный, заявление на отпуск, увольнение, трудовой договор, перевод работников), информация для сторонних отделов «КГАУ Ульчское Лесное Хозяйство». 

Рассмотрим процесс «Обработки производственных приказов». Нормативными актами, регулирующими данный процесс являются должностные инструкции, устав организации, положение об отделе кадров.

Среди входящих данных видим  штатное расписание предприятия  и обработанную ранее информацию.

Среди механизмов, управляющих  данным процессов определим сотрудника отдела кадров и директора.

Выходящим документом является информация для сторонних отделов, производственные приказы (среди них командировочные листы, перевод работников, увольнение).

Так как наша  автоматизированная система затрагивает непосредственно  учет движения кадров, то рассмотрим декомпозицию процесса «Обработка приказов по личному делу». На рисунке 4 представлена декомпозиция процесса.

 Рисунок 4 – Декомпозиция  процесса «Обработка приказов по личному делу»

Процесс «Обработка приказов по личному делу» декомпозируется на три подпроцесса: во-первых, «Ввод персональных данных», во-вторых, «Ручное формирование приказа», и наконец, «Печать и вывод приказа».

Рассмотрим процесс «Ввод персональных данных». Нормативными актами, регулирующими данный процесс являются должностные инструкции сотрудника и Федеральный закон Российской Федерации №153 и соответствующее нормативное положение об отделе кадров.

Входной информацией подпроцесса «Ввод персональных данных» является ранее обработанная информация.

Механизмом, управляющим  данным процессом является сотрудник  отдела кадров предприятия.

Выходящей информацией является введенная информация сотрудником отдела кадров предприятия.

Рассмотрим процесс «Ручное формирование приказа». Нормативными актами, регулирующими данный процесс являются должностные инструкции сотрудника и Федеральный закон Российской Федерации №153, положение об отделе кадров, а также устав данного предприятия.

Входной информацией является оформленные персональные данные сотрудника организации.

Механизмом, управляющим  данным процессом является сотрудник  отдела кадров предприятия.

Выходящей информацией являются оформленные приказы по личному делу (трудовой договор, приказ на увольнение, на отпуск, лист временной нетрудоспособности, перевод сотрудника) по соответствующему сотруднику предприятия.

Вместе с процессом  «Обработки приказа по личному делу»  необходимо рассмотреть и процесс  «Обработки производственных приказов», так как в купе они составляют весомую часть учета движения кадров.

Данные процессы по технике  выполнения очень похожи. В состав производственных приказов входят приказ на командировку, некоторые виды приказов на увольнение и, также, некоторые виды приказов не перевод сотрудника.

Далее рассмотрим процесс «Обработки производственных приказов». На рисунке 5 представлена его декомпозиция.

Рисунок 5 - Декомпозиция процесса «Обработка производственных приказов»

Процесс «Обработка производственных приказов» декомпозируется на три  подпроцесса: во-первых, «Ввод персональных данных», во-вторых, «Ручное формирование приказа», и наконец, «Печать и  вывод приказа».

Рассмотрим процесс «Ввод  персональных данных». Нормативными актами, регулирующими данный процесс являются должностные инструкции сотрудника и Федеральный закон Российской Федерации №153 и соответствующее  нормативное положение об отделе кадров.

Входной информацией подпроцесса  «Ввод персональных данных» является ранее обработанная информация.

Механизмом, управляющим  данным процессом является сотрудник  отдела кадров предприятия.

Выходящей информацией является введенная информация сотрудником  отдела кадров предприятия.

Рассмотрим процесс «Ручное  формирование приказа». Нормативными актами, регулирующими данный процесс  являются должностные инструкции сотрудника и Федеральный закон Российской Федерации №153, положение об отделе кадров, а также устав данного предприятия.

Входной информацией является оформленные персональные данные сотрудника организации.

Механизмом, управляющим  данным процессом является сотрудник  отдела кадров предприятия.

Выходящей информацией являются оформленные производственные приказы (трудовой договор, приказ на увольнение, на отпуск, лист временной нетрудоспособности, перевод сотрудника) по сотруднику предприятия.

Как видно из двух последних  рисунка декомпозиций процесса, сотруднику предприятия приходится в ручную проделывать одну и туже достаточно трудоемкую работу. Это занимает достаточно много сил и времени рабочего. Именно поэтому следует применить  систему автоматизации к данному  процессу. Ведь система автоматизации  удешевит данный процесс, упростит его, сделает работу сотрудника отдела кадров более эффективной, сократит вероятность  ошибки.

1.3 Модель автоматизированного бизнес-процесса учета движения кадров

Из рассмотренных выше действующих бизнес-процессов учета  движения кадров видно, что данные процесс  нуждается в изменении. В нашем  случае изменением является внедрение  в учет кадров автоматизированной системы  учета.

В таком случае необходимо рассмотреть модель автоматизированного  бизнес-процесса учета движения кадров. Или модель «как должно быть».

Модель «как должно быть»  интегрирует перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяет сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

На рисунке 6 представлено описание бизнес-процесса «Учет движения кадров»  в рассмотрении модели «как должно быть». Как видно из рисунка 6, сам  по себе процесс ничем не отличается от аналогичного существующего.

Рисунок 6 – Автоматизированный процесс учета движения кадров

Из рисунка 6 видно, что  основными нормативными документами  регулирующими учет движения кадров являются устав предприятия, должностные  инструкции сотрудника, положение об отделе кадров, Федеральный закон  Российской Федерации №153 о защите персональных данных.

Среди входящих документов следует рассмотреть трудовую книжку сотрудника, штатное расписание фирмы  и паспорт, заявления сотрудников  и персональную информацию.

Управляющими механизмами  данного процесса, естественно являются сотрудник одела кадров, директор.

И выходными документами  данного подразделения являются трудовой договор, личное дело, приказы  по личному составу, производственные приказы, информация, предоставляемая, в другие отделы организации.

На рисунке 7 представлена декомпозиция автоматизированного учета движения кадров предприятия.

Рисунок 7 – Декомпозиция автоматизированного процесса учета  движения кадров.

Автоматизированный процесс  учета движения кадров, в свою очередь, декомпозируется еще на два подпроцесса.

Рассмотрим подпроцесс «Прием документов и заявлений». Нормативными актами, влияющими на процесс приема документов и заявлений являются должностные инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией  в данный процесс выделим принятую сотрудником отдела кадров информацию от сотрудников КГАУ «Ульчское лесное хозяйство».

Механизмом, воздействующим на «Прием документов и заявлений» является непосредственно сотрудник  отдела кадров рассматриваемого нами предприятия.

Выходной информацией  данного подпроцесса является принятая информация от сотрудников организации.

Рассмотрим внедряемый нами подпроцесс «Работа с автоматизированной системой учета кадров». Нормативными актами, влияющими на данный процесс  работы с автоматизированной системой учета кадров являются должностные  инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, а также специальное нормативное  положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией  в данный процесс выделим персональные данные, заявление, трудовая книжка, паспорт, штатное расписание КГАУ «Ульчское  лесное хозяйство».

Механизмом, воздействующим на «Прием документов и заявлений» является непосредственно сотрудник  отдела кадров рассматриваемого нами предприятия.

Выходной информацией  данного подпроцесса является личная карточка, производственные приказы, трудовой договор, приказы по личному составу, информация для сторонних отделов  рассматриваемой организации.

Среди производственных приказов имеются приказ на увольнение(при  определенных причинах), приказ на перемещение, а также приказ на командировку.

Среди приказов по личному  делу перечислим перемещение сотрудника, приказ на отпуск, приказ на увольнение, приказ на зачисление в штат, лист временной нетрудоспособности (больничный) сотрудника КГАУ.

Так как целью нашей работы является именно автоматизация процесса, то рассмотрим декомпозицию процесса «Работа  с автоматизировано системой учет кадров». Декомпозиция изображена на рисунке 8.

Рисунок 8 – Декомпозиция процесса «Работа с автоматизированной системой учет кадров»

Бизнес-процесс «Работа  с автоматизированной системой учет кадров» декомпозируется на два  подпроцесса: ввод данных в систему и анализ и формирование отчетов.

Рассмотрим процесс «Ввод  данных в систему». Нормативными актами, влияющими на данный процесс работы с автоматизированной системой учета кадров являются должностные инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, а также специальное нормативное положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией  в данный процесс выделим принятую сотрудником отдела кадров информацию.

Механизмом, воздействующим на процесс «Ввод данных в систему» является непосредственно сотрудник отдела кадров рассматриваемого нами предприятия.

Выходной информацией  данного подпроцесса является введенные в систему сотрудником отдела кадров данные.

Рассмотрим процесс «Анализ  и формирование отчета». Нормативными актами, влияющими на данный процесс  работы с автоматизированной системой учета кадров являются должностные  инструкции, Федеральный Закон Российской Федерации №153 о защите персональных данных, а также специальное нормативное  положение об отделе кадров.

Среди входящей информацией  в данный процесс выделим введенную  в систему сотрудником отдела кадров информацию.

Механизмом, воздействующим на процесс «Анализ и формирование отчетов» является система управления базами данных, которая зависит от среды разработки базы данных.

Выходной информацией  данного подпроцесса является личная карточка, производственные приказы, трудовой договор, приказы по личному составу, информация для сторонних отделов  рассматриваемой организации.

Как уже говорилось выше, среди производственных приказов имеются  приказ на увольнение (при определенных причинах), приказ на перемещение (также  при определенных условиях), а также  приказ на командировку.

Среди приказов по личному  делу перечислим перемещение сотрудника, приказ на отпуск, приказ на увольнение, приказ на зачисление в штат, лист временной  нетрудоспособности (больничный) сотрудника КГАУ.

Как видно из схем декомпозиций бизнес-процессов, количество ручных операций уменьшилось в двое, что и являлось целью разработки и внедрения  автоматизированной системы учета движения кадров предприятия.

Модель процессов «как будет» показывает эффективность внедряемой автоматизированной системы.

Модель «как должно быть»  интегрирует перспективные предложения  руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков, информационных разработчиков и позволяет сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

Переход от модели «как есть»  и «как должно быть» в нашем  случае осуществляется путем совершенствования  технологий путем на основе оценки их эффективности.

Будет задействован легкий реинжиниринг, то есть критериями  оценки   являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников.

2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА  КАДРОВ

2.1 Информационно-логическая  модель системы учета кадров

Предложенная ранее автоматизированная система учета кадров реализована по технологии создания баз данных и использование систему управления базами данных.

В последнее время базы данных стали неотъемлемой частью практически  всех компьютерных систем - от отрасли  до отдельного предприятия. За последние  несколько лет вырос уровень  потребительских качеств систем управления базами данных: разнообразие поддерживаемых функций, удобный для  пользователя интерфейс, сопряжение с  программными продуктами, в частности  с другими системами управления базами данных, возможности для работы в сети и так далее. Система управления базами данных позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.