Автоматизированное рабочее место администратора фотостудии

ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

 

ФАКУЛЬТЕТ ПОДГОТОВКИ ИНЖЕНЕРНЫХ КАДРОВ

КАФЕДРА «СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО  ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ПОИСКОВОГО КОНСТРУИРОВАНИЯ»

 

МЕЖДИСЦИПЛИНАРНЫЙ КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

 

По теме «Автоматизированное рабочее  место администратора фотостудии»

 

Выполнил:

Студент гр.АУЗ 463с

__________Толстых В.А.

«__» ___________2012г

 

Проверил:

доцент кафедры САПР и ПК

___________Л.Н. Бутенко

«__»___________ 2012 г

 

 

 

 

Волгоград 2012

Оглавление

Введение

Работая в сфере фотографии, я часто сталкиваюсь с тем, что в большинстве фотостудий нет специализированного программного обеспечения для приема заявок клиентов и ведения статистики деятельности студии. В большинстве студий прием заявок осуществляется с помощью стандартного офисного программного обеспечения. Следовательно, все действия и вся ответственность за правильное оформление заказа, расчет его стоимости ложится на плечи администратора студии. Отсюда появляются такие проблемы как отсутствие баз клиентов, фотографов, оборудования, услуг, сложности при расчете заказа, нет возможности вести статистику деятельности фотостудии.

На данный момент на рынке  программного обеспечения существуют разные системы для автоматизации  деятельности предприятий малого бизнеса, но ни одна из подобных систем не специализирована для данной предметной области. А создания модификации именно для фотостудии будет очень дорого стоить. Поэтому и возникла необходимость в создании специализированной программы для автоматизации рабочего места администратора фотостудии.

Целью данного дипломного проекта является разработка программы «АРМ администратора фотостудии».

Эта система должна оптимизировать работу администратора фотостудии, путем автоматизации приема заказа, расчета его стоимости, составления необходимых документов. Будет вестись база по всем клиентам, заказам, фотографам, видам услуг и оборудованию. Модуль «Статистика» даст возможность прогнозировать дальнейшую деятельность студии. Модуль «Расчет стоимости заказа» будет точно подсчитывать конечную стоимость заказа. Так же система будет составлять необходимую документацию для каждого заказа.

1. Назначение и цели создания системы

Система предназначена  для организации приема заказов  в фотостудии. Система должна автоматизировать следующие действия (операции):

• прием заказа;

• составление товарного чека;

• расчет стоимости заказа;

• составление документации, необходимой для конкретного заказа;

• сбор и обработка статистических данных;

Целью создания системы  является оптимизация деятельности администратора фотостудии.

Обеспечить правильность регистрации заказа;

Составлять все необходимые  документы;

Собирать и обрабатывать статистическую информацию.

 

 

 

 

 

 

2. Анализ предметной области

2.1 Описание бизнес-процессов протекающих на предприятии.

Клиент с помощью администратора регистрируется в базе клиентов фотостудии. Администратор регистрирует новый заказ. Клиент с помощью администратора выбирает необходимые услуги (аренда фотостудии и оборудования или заказ услуг фотографа). Администратор подсчитывает стоимость заказа и составляет чек и договор. Обе стороны подписывают договор.

2.2 Описание бизнес-процессов  в виде диаграмм потоков данных

Бизнес-процесс фотостудии

Рис.1 IDEF0 – диаграмма АС (AsIs). Функциональный блок.

Рис.2 IDEF0 – диаграмма АС (AsIs). Первый уровень декомпозиции

Рис. 3 IDEF0 – диаграмма АС (AsIs). Декомпозиция 2го уровня

2.3 Формирование требований к  автоматизированной системе

Требования к проектируемой  системе:

1. Автоматизация приема заявок и их учета;
2. Хранение данных о заказах, заказчиках и сотрудниках;
3. Автоматизация расчета стоимости услуг;
4. Формирование необходимой документации;
5. Формирование статистических данных.

 

Критериями эффективности  функционирования системы являются:

1. Сокращение времени обработки информации, связанной с получением новых заказов;
2. Оптимизация рабочего времени сотрудников;
3. Сокращение количества ошибок при формировании документации;
4. Повышение качества обслуживания.

2.4 Анализ имеющихся систем автоматизации  решающих поставленную задачу

Большинство фирм, со схожей сферой деятельности, используют широко известные системы (такие, как система управления предприятием "1С"). Но у этой системы нет модификации, которая полностью подходила бы для решения задач именно в фотостудии. На данный момент большинство фотостудий ведут учет заказов и составляют необходимую документацию вручную, используя стандартные офисные средства, либо используют он-лайн системы, которые выигрывают по стоимости, но зачастую имеют недостаточный функционал.

Частично подходят для  решения поставленной задачи следующие системы:

1. Claris   http://www.clariscrm.ru/

Это Web CRM система для  ведения клиентской базы и учета  заказов клиентов

Достоинства:

• Быстрый старт. Система Кларис готова к работе сразу после регистрации.;
• Система доступна в любое время с любого компьютера, подключенного к Интернет;
• Удобное управление правами доступа;

 

Недостатки:

• Система имеет web-интерфейс, что неактуально в данном случае;
• Отсутствует модуль ведения статистики;
• система не специализирована для данной предметной области;

 

2. Программа «Учет Заказов 1.0» http://www.systc.ru/programmy/Prg_Demand_1_x/

Достоинства:

• Низкая цена;
• Простота в использовании;
• Возможность отслеживать состояние заказа;

Недостатки:

• Отсутствие возможности вести документооборот;
• Невозможность выводить данные на печать;
• Отсутствие специализации для данной сферы;

 

3. amoCRM

Это система учета потенциальных клиентов и заказов.

Достоинства:

– В web системе CRM можно работать online из любой точки мира;

–  Система разграничения прав;

– Система способна работать в связке с различными внешними приложениями, например, с бухгалтерией или с корпоративной IP телефонией;

Недостатки:

– Сложность обучения и работы в системе;

– Множество ненужных модулей;

– Высокая стоимость.

 

Таблица 1 – Сравнительный  анализ систем учета заказов

	Claris	Учет Заказов 1.0	amoCRM
Сложность освоения	3	5	2
Автоматизация формирования документации	4	0	5
Ведение базы данных	4	2	4
Стоимость	2	5	1

 

 

 

3. Экономическое обоснование

При составлении сметы  затрат на разработку системы учитываются:

1) Стоимость материалов, покупных полуфабрикатов и изделий.

Таблица 2 - Определения затрат на материалы, покупные изделия

Наименование	Ед. изм.	Количество	Цена за единицу, руб.	Стоимость
CD Диски	шт.	1	25.00	25.00
Канцтовары	шт.	5	5.00	25.00
Бумага (А4)	пачка	1	120.00	120.00
Итого:				170.00

 

Транспортные расходы  учитываются здесь же и составляют 100 руб.

Затраты на материалы  и покупные изделия равны: 170+100=270р.

2) Основанная заработная плата

К этой статье относится  заработная плата программистов, лаборантов,  непосредственно связанных с  разработкой, а также зарплата сотрудников  внештатного состава, привлекаемых к разработке.

Таблица 3 – Расчет основной заработной платы

Исполнитель	Заработная плата в  месяц, руб.	Зарплата за 1 день, руб.	Трудоемкость	Сумма, руб.
Программист	6000	300	40	12000
Итого				12000

 

3) Дополнительная заработная плата.

На эту статью относятся  выплаты, предусмотренные законодательством  за неотработанное рабочее время. Размер дополнительной заработной платы сотрудников  определяется в процентах от основной и составляет 10-12% от основной заработной платы.

Здоп = Зосн * 0,12 = 12000 * 0,12 = 1440 руб.

4) Отчисления на социальные нужды.

На эту статью относятся  отчисления на оплату перерывов в  работе по временной нетрудоспособности. Отчисления на социальные нужды составляют 40% от величины основной заработной платы.

В отчисления на социальные нужды входят:

отчисления на медицинское  страхование:

- в городской бюджет – 0,2%

- в федеральный бюджет – 3,4%

- отчисления в фонд занятости – 1,5%;

- отчисления в пенсионный фонд – 29%;

- отчисления на социальное страхование – 5,4%;

  - транспортный налог – 1%.

Зсн = Зосн * 0,405 = 12000 * 0,405 = 4860 руб.

 

 

 

 

Таблица 4 - Итоговая таблица  сметы затрат.

Наименование статьи расходов	Сумма, руб.
Стоимость материалов, покупных полуфабрикатов и изделий	270
Основная заработная плата	12000
Дополнительная заработная плата	1440
Отчисления на социальные нужды	4860
Итого	18570

 

Цена программного продукта определяется себестоимостью и прибылью, которая в свою очередь составляет 30% от фонда оплаты труда.

Ц = 18570 + 0,3 *  13440 = 22602 руб.

 

 

 

 

 

 

4. Проектирование автоматизированной  системы

4.1 Описание цели и назначения  создаваемой АС

Система предназначена  для организации приема заказов  в фотостудии. Система должна автоматизировать следующие действия (операции):

• прием заказа;

• составление товарного чека;

• расчет стоимости заказа;

• составление документации, необходимой для конкретного заказа;

• сбор и обработка статистических данных;

Целью создания системы  является оптимизация деятельности администратора фотостудии.

Обеспечить правильность регистрации заказа;

Составлять все необходимые  документы;

Собирать и обрабатывать статистическую информацию;

4.2 Требование к составу системы

Система должна включать в себя следующие  компоненты:

1) персонал системы, который  состоит из администратора системы;

2) комплекс средств автоматизации:

- техническое обеспечение;

- информационное обеспечение;

- программное обеспечение;

 

Подсистема «Работа с базой данных» должна:

• хранить данные;
• предоставлять ввод данных;
• осуществлять редактирование;
• выполнять удаление;
• выполнять поиск данных;

Подсистема «Статистика» должна:

• вести обработку данных;
• строить диаграммы по обработанным данным;

Подсистема «Расчет стоимости  заказа»

- рассчитывать стоимость заказа исходя из выбранных услуг;

Подсистема «Формирования отчетов  и договоров» должна:

• формировать отчеты;
• составлять договоры;
• выводить отчеты и договоры на печать;

Архитектура системы представлена в Приложении А

4.3 Требования к функциям АС

Главной функцией системы является информационная поддержка деятельности администратора фотостудии, которая состоит из:

 

1. функций технического обеспечения:

а) поддерживать работоспособность  системы;

б) отображать информацию на экране;

2 ) функций информационного обеспечения:

а) осуществлять надежный обмен информации между программной и аппаратной частью системы, а также смежными модулями.

3)  функций программного обеспечения:

1. Подсистема «Работа с базой данных» должна:

• хранить данные;
• предоставлять ввод данных;
• осуществлять редактирование;
• выполнять удаление;
• выполнять поиск данных;

2. Подсистема «Статистика» должна:

• вести обработку данных;
• строить диаграммы по обработанным данным;

с) Подсистема «Расчет стоимости  заказа»

- рассчитывать стоимость заказа исходя из выбранных услуг;

с) Подсистема «Формирования отчетов  и договоров» должна:

• формировать отчеты;
• составлять договоры;

-    выводить отчеты и договоры на печать;

4.4 Требования к видам обеспечения

4.4.1. Требования к математическому обеспечению

Для расчёта стоимости  заказа используется подсистема «Расчет  стоимости заказа». Данная подсистема складывает цены, выбранных пользователем услуг, что в итоге дает итоговую стоимость заказа.

4.4.2 Требования к информационному обеспечению

Информационное обеспечение  должно выполнять следующие функции: надежный обмен информации между  программной и аппаратной частью системы.

Информационное обеспечение  должно обеспечивать возможность просмотра, модификации и хранения данных.

Входной информацией  для системы являются:

• Данные о клиенте;

•  Информация о заказе;

Выходной информацией  для системы являются:

• Товарный Чек;

•  Договор;

• Статистические данные;

При создании нового проекта система  должна создать новую базу данных с уникальным именем и со следующими сущностями:

- сущность «Заказчики»;

- сущность «Заказы»;

- сущность «Исполнители»;

- сущность «Услуги»;

- сущность «Договоры»;

Описание сущностей:

1. «Заказчики»

В данной сущности будет  храниться информация о заказчиках.

2. «Заказы»

В данной сущности будет  храниться информация о заказах.

3. «Фотографы»

В данной сущности будет  храниться информация о студийных  фотографах.

4. «Услуги»

В данной сущности будет  храниться информация о всех видах  услуг фотостудии.

5) «Договоры»

В данной сущности будет  храниться информация о всех видах  договоров.

Каждая из перечисленных  выше сущностей имеет элементарные данные – атрибуты, которые описывают ее различные свойства (Таблица 5).

Таблица 5  Сущности и атрибуты

Сущность	Атрибуты сущности
Заказы	Код заказа
	Заказчик
	Фотограф
	Выбранные услуги
	Стоимость
Договоры	Код договора
	Тип договора
Фотографы	Код фотографа
	ФИО фотографа
	Жанр съемок
	Дата рождения
	Дата принятия на работу
Заказчики	Код заказчика
	ФИО или название организации
	Адрес
	Телефон
Виды услуг	Код вида
	Название услуги
	Необходимый договор
	Стоимость

4.4.3 Требования к лингвистическому обеспечению

Для реализации системы  должна использоваться среда разработки Delphi 7.

БД на Microsoft SQL Server.

Все надписи экранных форм, а также сообщения, выдаваемые пользователю должны быть на русском  языке.

4.4.4 Требования к программному обеспечению

Программное обеспечение системы должно быть достаточным для выполнения всех автоматизируемых функций, реализуемых с применением средств вычислительной техники.

Программное обеспечение  системы делится на два класса:

1) Заимствованное ПО:

• операционная система Microsoft Windows XP или Microsoft Windows 7;

• Microsoft Visual Studio;

2) Разрабатываемое ПО

«АРМ Администратора Фотостудии».

На все программное  обеспечение, используемое совместно  с системой, должны иметься лицензии, удостоверяющие законность применения пользователем системы данных программных продуктов. В случае использования нелицензионного программного обеспечения исполнитель ответственности за некорректную работу системы ответственности не несет.

4.4.5 Требования к техническому обеспечению

Минимально необходимый состав ПК для функционирования системы:

• ПК на базе процессора Pentium 2.2 ГГц / AMD Athlon 64 3200;

• оперативная память 1Gb;

• 17' монитор, поддерживающий разрешение в графическом режиме 1024x768;

• клавиатура;

• манипулятор «мышь».

4.4.6 Требования к организационному обеспечению

К работе с системой должны допускаться сотрудники, имеющие  навыки работы на персональном компьютере, ознакомившиеся с руководством пользователя системы.

4.4.7 Требования к методическому обеспечению

В качестве сопроводительной документации должны быть разработаны следующие документы:

• руководство пользователя;

 

 

Заключение

Успешное предприятие  в современном мире не возможно без  применения компьютерных технологий. Моя система «АРМ администратора фотостудии» является оптимальным решением для большинства фотостудий, особенно для крупных студий с большим потоком клиентов.

Точность и быстрота работы профессионально  разработанной и отлаженной автоматизированной системы позволяет значительно  снизить время обслуживания клиентов фотостудии, улучшить качество обслуживания, что способствует росту положительного имиджа. Это несомненно, наилучшим образом скажется на конкурентоспособности предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1.   ГОСТ 34.003-90, Информационная технология, Комплекс стандартов на автоматизированные системы, Автоматизированные системы. Термины и определения
2. Шульман, Р.Е. Методическое указание по выполнению экономической части дипломных проектов / Р.Е Шульман. – Волгоград: ВолгГТУ, 2003. – 25 с.
3. Баженова И. Ю. Основы проектирования приложений баз данных. – М.: «Бином. Лаборатория знаний», 2009. – 325с.
4. П.В. Шумаков, В.В. Фаронов "Delphi. Руководство разработчика баз данных." Издательство: АСТ. 2010г. 341с.
5. Андерсен Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования /пер. с англ. С.В. Ариничева /науч. ред. Ю.П. Адлер. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2003.- 272 с.
6. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием. - М.: «ИНФРА-М», 2000.- 239 с.
7. Сайт Википедия http://ru.wikipedia.org

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения

Приложение А

Архитектура системы

 

 

 

 

 

Приложение Б

UML диаграмма

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение В

Диаграмма структуры реляционных  таблиц