Автоматизированное рабочее место бухгалтера. 2

     Содержание 

     Введение

    Рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтеров (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в вычислительный центр, чтобы составить сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

    По  мере оснащения предприятия средствами вычислительной техники более высокого класса становится вопрос об использовании  безбумажной формы бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения вычислительной техники, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.

           Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют  использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Одним из обязательных условий автоматизации и учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе:

• Первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке;
• Документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах;
• Коды;
• Отчетные разработки, получаемые автоматически;
• Программы работ вычислительной техники;
• Технологические и инструментальные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм.

      При этом программы обработки бухгалтерской  информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению  бухгалтерских регистров в удобном  для чтения виде, невозможность несанкционированных  исправлений в записях и др.

      Организации самостоятельно выбирают формы и  методы бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия  вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать  свои, включая формы бухгалтерских регистров, программа регистрации и обработки информации. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных.

      С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 1. Сущность и понятие АРМ бухгалтера

1.1 Общая характеристика  АРМ бухгалтера

     На  современном этапе автоматизации  управления общественным производством  наиболее перспективным является автоматизация  планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных непосредственно на рабочих местах специалистов.

       Эти системы получили широкое  распространение в организационном  управлении под названием автоматизированных  рабочих мест (АРМ).

       Специфика деятельности бухгалтерии позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

     АРМ – совокупность методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области, и позволяющих оперативно отражать его информационные и вычислительные запросы.

     АРМ стало необходимым орудием в  повседневной работе специалиста, так как сокращается поток бумажных носителей, снижается трудоемкость выполняемых работ, повышается профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы.

     В современных условиях АРМ должно отвечать следующим требованиям:

     1. Своевременное удовлетворение профессиональной, информационной и вычислительной потребности специалиста.

     2. Минимальное время ответа на  запросы пользователя.

     3. Адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам.

     4. Простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения.

     5. Надежность и простота обслуживания.

     6. Возможность быстрого обучения  пользователя.

     7. Возможность работать в составе  вычислительной сети.

     АРМ бухгалтера – рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций. 
 
 
 
 

                                  Схема АРМ - бухгалтера

     схема

       АРМ можно определить как комплекс  информационных ресурсов, программно-технических  и организационно-технологических  средств индивидуального и коллективного  пользования, объединенных для  выполнения определенных функций профессионального работника управления.

       С помощью АРМ специалист может  обрабатывать тексты, посылать и  принимать сообщения, хранящиеся  в памяти ЭВМ, участвовать в  совещаниях, организовывать и вести  личные архивы документов, выполнять расчеты и получать готовые результаты в табличной и графической форме. Обычно процессы принятия решений и управления в целом реализуются коллективно, но необходима проблемная реализация АРМ управленческого персонала, соответствующая различным уровням управления и реализуемым функциям. Подготовка информации для принятия решений, собственно принятие решений и их реализация могут иметь много общего в различных экономических службах предприятия. Также многие функции являются типовыми для многих предприятий. Это позволяет создавать гибкие, перестраиваемые структуры управления.

       В основу конструирования АРМ  положены следующие основные  принципы:

      1. Максимальная ориентация на  конечного пользователя, достигаемая  созданием инструментальных средств  адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения.

      2. Формализация профессиональных  знаний, то есть возможность предоставления  с помощью АРМ самостоятельно  автоматизировать новые функции  и решать новые задачи в  процессе накопления опыта работы с системой.

     3. Проблемная ориентация АРМ на  решение определенного класса  задач, объединенных общей технологией  обработки информации, единством  режимов работы и эксплуатации, что характерно для специалистов  экономических служб.

      4. Модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации, а также модификацию и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования.

      5. Эргономичность, то есть создание  для пользователя комфортных  условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

1.2 Цели и задачи, решаемые автоматизированной системой.

     Автоматизированная  информационная система позволяет  бухгалтеру полностью автоматизировать учетный процесс и составление  отчетов.

     База  данных обеспечивает сопоставимость информации и передачу из одного файла в другой. Комплекс программных средств позволяет автоматический подсчет итоговых сумм, составление мемориальных ордеров, изменение и корректировку информации непосредственно в базе данных баз каких-либо дополнительных изменений структуры и алгоритма работы программы, составление книги “Журнал-главная”, составление баланса и сводных отчетов, полностью автоматизирован учет кассовых операций, расчетных операций, учет денежных средств на расчетном счете, учет расчетов с подотчетными лицами и др. задачи.

     Производители программного обеспечения постоянно  проводят работу по корректировке автоматизированной системы в соответствии с изменениями  в законодательстве. Например: была оперативно проведена работа по изменению количества знаков расчетного счета и введению в реквизиты юридических лиц идентификационного налогового номера (ИНН). Если в работе программы были отмечены какие либо ошибки и недостатки, то они быстро устранялись.

     В базе данных автоматизированной системы обеспечивается сохранность данных в течении длительного периода. Это позволяет хранить данные по операциям как текущего отчетного периода, так и предыдущих лет. В случае необходимости возможен поиск информации и проведение корректировки.

1.3 Классификация АРМ бухгалтера

     Обоснованное отношение  АРМов к определенной группе способствует глубокому и тщательному анализу  возможности, сравнительной оценке различных однотипных АРМов с  целью выбора наиболее предпочтительного. В связи с этим необходимо дать четкую классификацию АРМов.

     Множество известных АРМ может быть классифицировано на основе следующих обобщенных признаков:

1. По функциональной сфере использования:

1.1. АРМ административно-управленческого  персонала; 

1.2. АРМ проектировщиков; 

1.3. АРМ специалиста в области экономики, математики, физики, медицины и т.д.;

1.4. АРМ производственно-технологического  назначения.

2. По режиму эксплуатации ЭВМ:

2.1. Одиночный; 

2.2. Групповой; 

2.3. Сетевой. 

3. По степени подготовленности пользователя к работе на ПЭВМ

3.1. Пользователи, владеющие программированием; 

3.2. Пользователи, получившие специальную  подготовку по использованию  инструментальных средств АРМ  и освоившие работу на конкретной  ПЭВМ;

3.3. Пользователи не получившие специальных  знаний, но имеющие определенные навыки работы на конкретной ПЭВМ;

3.4. Пользователи не имеющие знаний  в области ПЭВМ и не умеющие  на ней работать 

4. По функциональной направленности

4.1 Обучающие; 

4.2 Функционально-специализированные;

4.3. Системы автоматизированного проектирования (САПРы).

5. По функциональной сфере использования:

5.1. Научная деятельность;

5.2. Проектирование;

5.3. Производственно-технологические процессы,

5.4. Организационное управление.

6. По уровню управления на предприятии можно выделить три класса типовых АРМ:

6.1. АРМ руководителя;

6.2. АРМ специалиста; 

6.3. АРМ технического и вспомогательного  персонала. 

     Внутри  каждой из выделенных групп АРМ может  быть проведена более детальная  классификация. Например, АРМы организационного управления могут быть разделены на АРМ руководителей организаций и подразделений, плановых работников, работников материально-технического снабжения, бухгалтеров и др.

     Одним из подходов к классификации АРМ  является их систематизация по видам  решаемых задач. Возможны следующие  группы АРМ:

      1. Для решения информационно-вычислительных  задач;

      2. Для решения задач подготовки  и ввода данных;

      3. Для решения информационно-справочных  задач;

      4. Для решения задач бухгалтерского  учета;

      5. Для решения задач статистической  обработки данных;

      6. Для решения задач аналитических  расчетов.

       Обоснованное отнесения АРМ к  определенной группе будет способствовать  более глубокому и тщательному  анализу, возможности сравнительной  оценки различных однотипных  АРМ с целью выбора наиболее  предпочтительного.

     Глава 2. Программы и программное  обеспечение АРМ

2.1 Особенности использования электронно-вычислительной техники  в учете.

     Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета  оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. 

• Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки ( или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

• Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

• Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

• Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

• Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

2.2 Принципы выбора бухгалтерских программ

    Современный уровень развития компьютерной техники  сделал возможным обработку первичных  документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютера.

    На  российском рынке средняя цена персонального  компьютера, с помощью которого можно  автоматизировать учет на малом предприятии, составляет 500—700 долларов США, что  делает компьютеризацию бухгалтерского учета доступной для большинства предприятий малого бизнеса.

    Компьютеризация возможна для всех уровней учета:

    сбора и регистрации первичной информации (учет готовой продукции, сырья и  материалов на складах, рабочего времени  и неявок сотрудников);

    ведения учетных регистров хозяйственных  операций;

    организации учета расчетов предприятия, учета  затрат на производство и калькулирования  себестоимости продукции (работ, услуг);

    расчета и печати (переноса на бумажный носитель) отчетных форм.

    Компьютерные системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным аспектам финансового состояния предприятия, необходимую руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием.

    К такой информации, в частности, относится:

    состояние расчетного и валютного счета;

    дебиторская и кредиторская задолженность;

    состояние кредитных линий и т.п.

    Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический  анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности предприятия.

    Кроме того, ведение бухгалтерского учета  с помощью компьютерных систем предоставляет  Вам возможность сэкономить один из самых важных ресурсов — время, которое Вы сможете использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования.

      2.2.1 Выбор вариантов автоматизации учета

    Недостаточно  приобрести компьютер, чтобы поднять технику ведения учета на предприятии до современных стандартов. Чтобы научить Ваш компьютер вести бухгалтерский учет, необходим специализированный программный продукт.

    Существует  несколько путей его получения:

    Первый  — разработка собственными силами.

    Второй  — заключение договора с профессиональной организацией на разработку программного продукта.

    Третий  — копирование готового программного продукта у другого пользователя.

    Четвертый — приобретение готового программного продукта.

    Первый  вариант связан с необходимостью содержать в штате высококвалифицированных программистов, что делает полученный в итоге программный продукт крайне дорогостоящим.

    Второй  вариант имеет сходный недостаток — большую цену, поскольку исполнение единичного заказа связано с высокой себестоимостью продукта для специализированной компьютерной фирмы (они обычно выпускают тиражируемые программные продукты). Кроме того, при этом варианте вряд ли удастся найти серьезную фирму-исполнителя (крупные предприятия этой отрасли просто не возьмутся за такой заказ), а мелкие фирмы не в состоянии обеспечить надлежащую гибкость программного продукта и его последующее сопровождение.

    Третий  вариант помимо нарушения авторских  прав фирмы-изготовителя программного продукта ограничен тем, что в  этом случае Вы будете лишены технической поддержки со стороны разработчика, которая предоставляется только официальным пользователям.

    Поэтому с точки зрения экономии средств  и времени, а также эффективности  использования программного продукта наиболее приемлемым оказывается четвертый вариант — приобретение программы автоматизации бухгалтерского учета у разработчика или дилера, обеспечивающего необходимый сервис и обновление программы по мере создания новых ее версий.

      2.2.2 Как выбирать программу?

    Ваш выбор из множества программных продуктов, предлагаемых сегодня на российском рынке, должен быть обусловлен теми целями, которые Вы ставите перед собой, автоматизируя учет.

    Если  на Вашем предприятии руководитель и главный бухгалтер представлены в одном лице и Вам важна  не всесторонняя автоматизация учета и гибкость программных средств, а вопросы простого соблюдения формальной отчетности перед налоговыми органами, банком и т.д., то Вам нужен относительно простой и недорогой программный продукт.

    Этот  продукт должен помогать Вам в решении формальных вопросов без перегрузки дополнительными функциями и возможностями, которые Вам не нужны.

    Необходимая Вам программа должна иметь готовую  настройку и жесткую схему  работы, т.е. не требовать дополнительной настройки со стороны пользователя. Продавец программы должен обеспечить обновление по мере изменений в законодательстве и правилах бухгалтерского учета.

    Если  же Вы хотите автоматизировать учет как  можно полнее и воспользоваться  всеми преимуществами такой автоматизации, то Вам необходим программный продукт, который может быть адаптирован к специфике деятельности, индивидуальным особенностям Вашего предприятия.

    Такой продукт должен иметь настройку  не только на план счетов, используемый Вашим предприятием, его учетную  политику и автоматическое формирование бухгалтерских проводок, но и на структуру бухгалтерии с выделением необходимых участков и операций на них.

    Нередко компании при выборе бухгалтерской  программы руководствуются принципом: «В одной фирме стоит такая-то программа — они довольны... у нас будет такая же». Часто такие рассуждения оказываются неправильными. Каждая компания имеет свои, характерные только для нее особенности ведения учета. Поэтому, чтобы максимально выиграть от введения новой программы, фирма должна убедиться, что ей не придется подстраиваться под программу — она будет полностью отвечать ее запросам. Особенно это становится актуальным для средних и больших предприятий. 

     Глава 3. Техническое и программное обеспечение АРМ бухгалтера

3.1 Программное обеспечение АРМ бухгалтера

Описанные функциональные возможности АРМ бухгалтера реализуются  совокупностью программных компонентов. АРМ бухгалтера должен быть укомплектован  необходимыми программно-инструментальными средствами

Программное обеспечение (ПО) АРМ - это совокупность программ и сопровождающей их документации, позволяющую использовать ЭВМ для  решения бухгалтерских задач.

Программное обеспечение любого АРМ подразделяется на общее (системное) и прикладное.

Прикладное ПО предназначено для решения прикладных задач, а общее (системное) предназначено для обеспечения работы различных компонентов АРМ.

1. Системное ПО - комплекс программ необходимых для организации обработки информации, контроля работы аппаратной части и тех. обслуживания ЭВМ, включает:

     1.1. Операционные системы (ОС) предназначены для выполнения пользовательских программ, для планирования и управления ресурсами ЭВМ. ОС планирует решение задачи, следит за ее осуществлением, создает различные режимы решения задач, управляет вводом-выводом. Сетевые ОС - комплекс программ, обеспечивающий обработку, передачу, хранение данных в сети. Сетевая ОС обеспечивает доступ ко всем ресурсам сети, распределяет и перераспределяет различные ресурсы сети.