Автоматизированные информационные технологии в офисе. 3

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

Нижегородский государственный  университет им. Н. И. Лобачевского

Дзержинский филиал

 

 

Специальность: «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

 

 

Дисциплина: «Информационные системы в экономике»

 

Контрольная работа: «Автоматизированные информационные технологии в офисе»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: Рубинская Е.В.

Группа: 3-44 БУ/15

   Проверил: Мизиковский  И. Е.

 

 

 

 

Дзержинск, 2011 г.

                                                          Реферат

Общий объем работы составляет 40 листов. Количество схем и рисунков:2.  Количество использованных источников литературы – 6.

Цель работы: проанализировать основные информационные технологии, применяемые для работы в офисе, выявить их основные особенности. Объект: программное обеспечение фирмы ООО ПКФ «Дзержинский завод Пластиковых Конструкций».

Краткие выводы по результатам  работы. По первому подразделу: были  приведены виды обеспечения информационных технологий, обосновано назначение автоматизации офиса.

По второму подразделу: были описаны основные автоматизированные информационные технологии в офисе.

По третьему подразделу: приведена характеристика предприятия ООО ПКФ «Дзержинский завод пластиковых конструкций» и рассмотрены основные возможности программного обеспечения, применяемого на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………….................................4

Глава 1. Автоматизация офиса и виды обеспечения.

1.1. Характеристика и назначение  автоматизации офиса……………………………………..5

1.2  Основные компоненты информационной  технологии автоматизации офиса………….7

1.3  Виды обеспечения  информационных технологий……………………………………....12

Глава 2. Автоматизированные информационные технологии в офисе………………….....13

2.1 Microsoft Office ХР…………………………………………………………………………14

2.2 Word…………………………………………………………………………………………15

2.3 Excel.………………………………………………………………………………...............24

2.4 Другие программы………………………………………………………………………….28

2.5 Бухгалтерские программы…………………………………………………………………30

Глава 3. Характеристика предприятия  и ПО. 

3.1 Характеристика предприятия  ООО ПКФ «Дзержинский завод  пластиковых конструкций»…………………………………………………………………………………...32

3.2 Основные возможности  программного обеспечения СуперОкна 2006………………...34

3.3 Основные возможности  программного обеспечения Мегаплан………………………...36

Заключение……………………………………………………………………………………..38

Список литературы……………………………………………………………………………..40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся  экономическую ситуацию. Выбранная  мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее  информационное обеспечение это  не только залог успеха и конкурентоспособности  фирмы, но и порой выступает как  средство выживания в условиях жесткой  конкуренции.

Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в  целом. Оно может рассматриваться  не только в целом, охватывая все  функции управления, но и по отдельным  функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и  переработке информации, необходимой  для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении  и деятельности фирмы на высший уровень  управления и взаимный обмен информацией  между всеми взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств  связи.

Цель данной работы - исследование информационных технологий офиса, как  основы эффективного управления предприятием.

Объектом исследования является программное обеспечение фирмы ООО ПКФ «Дзержинский завод Пластиковых Конструкций».

 

 

 

 

 

Глава 1. Автоматизация офиса и виды обеспечения.

1.1. Характеристика  и назначение автоматизации офиса

Специалисты традиционных профессий  все имеют на своем рабочем месте компьютер и используют информационные технологии в своей профессиональной деятельности.

Создание и редактирование документов с помощью компьютера, т. е.овладение офисными информационными  технологиями становится в информационном обществе социально необходимым умением.

Современные информационные технологии позволяют включать в состав документа любые мультимедийные объекты (графику, звук, анимацию, видео), а также создать фотоархив, отсканировав старые фотографии и поместив их в упорядоченном виде в компьютерный фотоальбом, в процессе обучения вы можете подготовить реферат с

иллюстрациями, компьютерную презентацию. Умение работать с мультимедиа документами, создавать компьютерные презентации становится важным в информационном обществе.

В современном информационном обществе навыки традиционного черчения на ватмане уходят в прошлое. Вместо этого полезно получить первоначальное представление о назначении и возможностях компьютерных систем автоматизированного проектирования (САПР). Такие системы позволят быстро рассмотреть различные варианты планировки интерьера, создать чертеж или схему.

Использование электронных  таблиц сделает более простыми и наглядными процессы исследования и построения графиков функций в процессе изучения математики, построения и исследования моделей различных объектов и процессов.

Необходимость упорядочить  информацию, например, о людях, с которыми вы контактируете, требует использования записной книжки.

Однако часто удобнее  использовать для хранения такой  информации компьютерную базу данных «Записная книжка». При поиске информации в современной библиотеке или в Интернете необходимо иметь навыки поиска информации в базах данных. В информационном обществе очень полезным является умение создавать базы данных, а также вести в них поиск данных.

Квалифицированный пользователь компьютера может на основе использования средств визуального объектно-ориентированного программирования создавать необходимые ему специализированные приложения. Например, можно создать приложение, которое автоматизирует заполнение многочисленных квитанций оплаты за квартиру, электроэнергию, газ и др.

Современному человеку необходимо овладеть коммуникативной культурой, т. е. умениями создавать и посылать электронные письма, находить нужную информацию во Всемирной паутине или в файловых архивах и т. д. Необходимым условием успешной профессиональной деятельности становится создание и публикация в Интернете Web-сайтов с  информацией о деятельности организации или предприятия.

Информационная культура состоит не только в овладении определенным комплексом знаний и умений в области информационных и коммуникационных технологий, но также предполагает знание и соблюдение юридических и этических норм и правил. Законы запрещают использование пиратского компьютерного обеспечения и пропаганду насилия, наркотиков и порнографии в Интернете. Общение с помощью электронной почты или в чатах, участие в телеконференциях предполагают соблюдение определенных правил: отвечать на письма и не рассылать знакомым и незнакомым людям многочисленные рекламные сообщения (спам), не отклоняться от темы обсуждения в телеконференциях и чатах и т. д.

Информационная  технология автоматизированного предприятия (офиса) – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и обработки информации.

Автоматизированный офис:

• поддерживает внутреннюю связь персонала;

• дает возможность группового решения задач;

• повышает производительность труда;

• предоставляет новые  средства коммуникации с внешним  окружением.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Основные компоненты информационной технологии автоматизации офиса

База  данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети. Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта, основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Можно также послать отправление с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее  имеются две возможности. Первая — купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Вторая возможность связана с покупкой услуги использования электронной почты, которая предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для  группового решения проблем. Для  этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом  аудиопочты по сравнению с электронной  является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Табличный процессор. Функции современных программных сред табличных процессоров позволяют выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме. Объединяя эти операции по общим признакам, можно выделить наиболее многочисленные и применяемые группы технологических операций:

- ввод данных как с клавиатуры, так и из баз данных;

- обработка данных (сортировка, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные группы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д.);

- вывод информации в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных;

- качественное оформление табличных форм представления данных;

- многоплановое и качественное оформление данных в виде диаграмм и графиков;

- проведение инженерных, финансовых, статистических расчетов;

проведение математического  моделирования и другие операции.

Электронный календарь. Он предоставляет возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Система дополнительно  дает возможность получить доступ также  и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные  конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решение, имеются три возможности получения информации в форме видеотекста:

- создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

- заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлам видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

- заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видео текста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей  продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках 'биржевой информации.

Хранение  изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. Поэтому возникла идея хранить не сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений  является перспективной офисной  технологией и основывается на использовании специального устройства — оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференций является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференций не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвязи между ее участниками.