Автоматизированные системы управления в организации

     Федеральное агентство по образованию

     Государственное образовательное учреждение 
высшего профессионального образования

     «Ковровская Государственная Технологическая  Академия» 
 

     Кафедра Менеджмента 
 
 

     РЕФЕРАТ

     по  дисциплине «Введение в специальность» 

      на  тему: Автоматизированные системы управления в организации 
 
 

     Руководитель:

     к.э.н., доцент       В.В. Яценко 
 

     Исполнитель:

     ст. гр. ЗМ-205        И.Г. Егоров 
 
 
 
 

      Ковров 2005 
Содержание 

      Введение 

      "«И  хоть мы не господа положения,  но по положению мы – господа».

      Эта фраза героя Ролана Быкова из фильма «Мертвый сезон» представляется мне  итогом общения с представителями  фирм, предлагающих на российском рынке новейшие информационные технологии как инструмент повышения эффективности промышленного производства. Последнее десятилетие у нас проходило под девизом повышения активности производственного процесса за счет смены собственника. При этом была разрушена система управления государством, сильно пострадала система управления предприятиями.

      Практика  показала: тот, кто владеет контрольным  пакетом акций предприятия, зачастую не способен даже возобновить производство. Для выхода страны из кризиса посредством создания наукоемкой, конкурентоспособной продукции вопросы управления предприятием имеют большое значение. В связи с требованиями, диктуемыми современной техникой и экономикой, резко возросла потребность промышленного предприятия в работниках, обладающих специальными знаниями, и соответствующей форме организации этих знаний.

      Сегодня лейтмотив предложений специалистов консалтинговых фирм заключается в  том, что российским предприятиям пора от автоматизации отдельных процессов (проектирования, расчетов, производства, бухучета) переходить к комплексной автоматизации производственного процесса через внедрение систем управления проектами и в целом предприятиями. То есть необходимо автоматизировать процесс создания самолета, автомобиля и к нему «привязывать» конструирование, производство, расчет бюджета, бухгалтерский учет и т. д."¹

      Задачи  планирования и управления промышленными  предприятиями - одна из основных областей применения цифровых вычислительных машин. Именно, исходя из потребности решения  таких задач для нужд народного хозяйства, определялось, сколько машин надо выпускать, каковы должны быть архитектура и программное обеспечение ЭВМ.

      В последнее время для автоматизации  и оптимизации внутренней деятельности предприятий все чаще применяются  новые программные продукты, призванные автоматизировать и формализовать отношения внутри технологических цепочек и, таким образом, сведя к минимуму человеческий фактор в принятии решений, оптимизировать весь процесс управления товарными потоками. Применение Систем Автоматизации Управления Предприятием (АСУП) позволяет сосредоточиться на развитии стратегии бизнеса, передав системе все бизнес-процессы, которые можно формализовать и алгоритмизировать.

      В настоящее время вместо понятия  АСУП используется более точное понятие "интегрированные системы планирования ресурсов предприятия" (Enterprize Resource Planning Systems - ERP-системы). Под ними понимают системы, в которых функционально объединяются существовавшие ранее как автономные системы для решения задач автоматизации учета и управления производством, финансами, снабжением и сбытом, кадрами и информационными ресурсами. Техническую базу современных ERP-систем, использующих преимущественно распределенную архитектуру клиент-сервер, составляют серверы и рабочие места пользователей, объединенные локальными сетями.

      Однако  исполнитель не будет тратить  деньги на то, чтобы просто отметиться в списке "охваченных" информатизацией. Он хочет видеть отдачу от вложенных  средств и рассчитывает получить эффективное решение задач предприятия. Ему необходима реальная автоматизация реального предприятия, т.е.

      * чтобы усилия со стороны предприятия способствовали улучшению его работы (например, увеличению доходов, повышению качества продукции, росту эффективности и оперативности управленческих решений и т.д.), а не наоборот;

      * чтобы результат соответствовал затратам - и приобретенная техника использовались на полную их мощность;

      * чтобы выполненные в ходе автоматизации работы, оказанные услуги, приобретенные продукты превратились в капитал предприятия;

      * чтобы сделанное было надежной  основой для дальнейших шагов,  и не приходилось снова и  снова начинать "с нуля".

      Ну, а если говорить о собственно компьютерной системе автоматизации, то это должна быть:

      * полноценная и эффективная автоматизация - покупка профессиональной промышленной системы, а не просто мощного калькулятора;

      * автоматизация заданных видов деятельности - и ничего лишнего: оплата только реальных потребностей;

      * простота освоения системы персоналом предприятия - минимум затрат на обучение при необходимом качестве изучения;

      * возможность расширения и поддержки информационной системы в будущем -основа для последующих этапов автоматизации;

      * и, конечно же: приемлемое соотношение "цена - качество".

      Актуальность  данной работы обуславливается постоянным внедрением на отечественных предприятиях интегрированных информационных систем (ИС) управления. Количество внедрений измеряется десятками, качество внедрения зачастую является предметом споров, слухов, домыслов и разочарований. В то же время интерес к интегрированным информационным системам не угасает, и руководители предприятий отваживаются на рискованные шаги, ободренные щедрыми обещаниями специалистов отделов продаж, научными конференциями, статьями в органах печати и т.д.

      Цели  ставятся следующие: попытка обобщения накопленного опыта по внедрению интегрированных информационных систем и формирование общих принципов организации выбора и внедрения автоматизированных систем управления промышленным предприятием, а также анализ их эффективности.

       Глава 1.  Развитие АСУП. Классификация систем управления 

      Прежде  чем восстанавливать историю  создания и внедрения АСУП в России, необходимо уточнить, о чем идет речь с точки зрения современных  понятий об информатике и информационных технологиях. Когда-то расхожий термин "АСУП -автоматизированная система управления предприятием" сейчас почти не употребляется. Дело здесь в том, что смысл понятия "автоматизированная система управления", предполагавшего непременное присутствие человека как звена системы управления (в отличие от понятия "автоматическая система управления") был потерян. Многократное "забалтывание" понятия АСУП привело к тому, что, говоря АСУП, перестали замечать содержащееся в нем противоречие. В действительности именно функция управления предприятием никогда не была реализована в АСУП, которые лишь предоставляли информацию лицам, принимавшим решения по управлению предприятием, но находившимся вне системы.

      Когда в конце 40-х - начале 50-х годов в  коммерческих организациях появились  первые ЭВМ, практически никому не приходило в голову распределять обработку данных между различными машинами. Пользователи были рады и тому, что машины избавили их от утомительной ручной обработки информации. По мере развития вычислительной техники появилась возможность выполнять на одном или нескольких компьютерах ряд разных задач и передавать данные из одного приложения в другое, что представлялось гигантским шагом вперед.

      Появление в начале 80-х персональных компьютеров  позволило автоматизировать ведение  учета и обработку данных даже небольшим компаниям, не имеющим высококвалифицированного управленческого и технического персонала. Для этой категории потребителей программного обеспечения были созданы приложения нового, коммерческого типа, интегрирующие несколько разных функций и позволяющие нескольким частям приложения манипулировать единожды введенными данными.

      К концу 80-х годов идея создания единой модели данных в рамках целого предприятия  заинтересовала ряд международных  промышленных компаний, которые искали способ упростить управление производственными процессами. Первым шагом в данном направлении стала разработка концепции MRP (Materials Resource Planning -планирование материальных ресурсов), рассматривавшей планирование материалов для производства. В ходе разработки концепции MRP американскими специалистами в области управления было замечено, что существует два типа материалов: с зависимым спросом (для выпуска десяти автомобилей нужно пятьдесят колес - не больше и не меньше и  при этом к определенному сроку)  и с  независимым  спросом (типичная ситуация с запасами для торговых предприятий).

      Основная  цель концепции MRP заключалась в минимизации издержек, связанных со складскими запасами (в том числе и на различных участках производства). В основе этой концепции лежит понятие BOM (Bill Of Material - спецификация изделия, ответственность за которую возложена на конструкторский отдел), отражающее зависимость спроса на сырье, полуфабрикаты и другие продукты от плана выпуска готовой продукции. При этом очень важную роль играет время, для учета которого необходимо иметь четкое представление о технологической цепочке выпуска продукции, то есть знать, какова последовательность и длительность операций. На основании плана выпуска продукции, ВОМ и технологической цепочки осуществляется расчет потребности в материалах к конкретным срокам.

      Однако  у концепции MRP есть серьезный недостаток. Дело в том, что при расчете в рамках этой концепции потребности в материалах не учитываются ни имеющиеся производственные мощности, ни их загрузка, ни стоимость рабочей силы. Этот недостаток был исправлен в концепции MRPII (Manufacturing Resource Planning -планирование производственных ресурсов). MRPII позволяла учитывать и планировать все производственные ресурсы предприятия - сырье, материалы, оборудование, персонал и т.д.

      По  мере развития концепции MRPII к ней постепенно добавлялись возможности учета остальных затрат предприятия. Так появилась концепция ERP (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия), называемая иногда также планированием ресурсов в масштабе предприятия (Enterprise-wide Resource Planning). В основе ERP лежит принцип создания единого хранилища данных (репозитария), содержащего всю деловую информацию, накопленную организацией в процессе ведения бизнеса, в частности финансовую информацию, данные, связанные с производством, управлением персоналом, и любые другие данные.

      Концепция ERP нашла широкое применение, т.к. планирование ресурсов позволяло сократить время выпуска продукции, улучшить обратную связь с потребителем.

      В настоящее время практически все современные западные системы управления базируются на концепции ERP.

      Самый новый из стандартов систем управления предприятиями - CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) - помимо всего охватывает и взаимодействие с клиентами, оформление заказов и технических заданий и т.д. Таким образом, если MRP, MRPII и ERP ориентированы на внутреннюю организацию предприятия, CSRP включает в себя полный цикл - от проектирования будущего изделия до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. Суть концепции CSRP состоит в том, чтобы интегрировать заказчика в систему управления. Согласно концепции не отдел сбыта, а сам покупатель размещает заказ на изготовление продукции, сам отвечает за правильность его исполнения.

      На  рынке информационных технологий России действуют разработчики ERP-систем и системные интеграторы. Серьезное развитие получили методология и средства моделирования бизнес-процессов современных предприятий, функционирующих в условиях рыночной экономики, процессно-ориентированных методов анализа и проектирования систем.

       Глава 2   Обзор АСУП. Область применения 

      На  мировом рынке сейчас предлагается свыше 500 систем АСУП класса MRPII -ERP. Развитие этого рынка идет очень быстрыми темпами - число внедрений таких систем в мире растет на 35-40% в год. На отечественном же рынке сейчас присутствуют около десятка западных систем и три-четыре отечественные системы класса КИС (корпоративные информационные системы). К АСУП для крупных предприятий относятся такие системы класса ERP как R/3, Baan, Oracle, One World. Среди отечественных разработок можно отметить системы Галактика (MRPII) и Парус 8.x (МЕР).

      Заметим, что на данный момент отечественного потребителя системы стандарта  ERP отпугивают своей якобы избыточной функциональностью и дороговизной. В качестве примера, как правило, приводятся самые заметные представители этого класса - продукты SAP, Baan и Oracle. В действительности дорогостоящие программные продукты этих корпораций сложны для внедрения на российских предприятиях, и главным образом потому, что у нас не хватает специалистов по внедрению. Что еще более существенно -эти системы требуют от заказчика серьезной реорганизации управления.

      Достоинством  и одновременно недостатком ERP-систем этого уровня является их универсальность. Существуют референтные модели для любого типа производственного процесса, а количество автоматизированных рабочих мест определяется исключительно финансовыми возможностями заказчика. Однако и возможности эти должны быть солидными: проект с использованием такой системы не может обойтись дешевле 500 тыс. долл., а чаще всего его стоимость достигает нескольких миллионов долларов. По сути, эти системы оптимальны для областей бизнеса не менее масштабных, чем бизнес самих разработчиков.

      Для компаний среднего уровня, (или имеющих не слишком диверсифицированный бизнес) больше подходят другие системы класса ERP. До последнего времени поступающая о них информация была довольно скудной, и их потенциальные потребители чаще всего не знали, на кого они рассчитаны. Здесь речь идет о западных продуктах для самого массового сегмента рынка - среднего и малого бизнеса, то есть для компаний с годовым оборотом от 5 до 10 млн. долл. и количеством работающих от 100 до 1000 человек. Основное отличие ERP-систем среднего уровня от ERP-систем для крупных предприятий состоит в ограниченности решаемых задач и относительной простоте используемых технологий. Обычно эти системы поддерживают несколько определенных видов промышленной деятельности и имеют ограниченное число возможных пользователей. Однако и стоимость проекта по внедрению такой системы составляет от 50 до 250 тыс. долл., что вполне соответствует масштабам бизнеса малых и средних предприятий. Заметим, что стоимость проекта внедрения российских ИСУП колеблется в пределах от 50 до 500 тыс. долл. для тиражно-заказных систем и до 10 тыс. долл. - для 'тиражируемых, или "коробочных", систем.

      Опыт  зарубежных предприятий показывает, что этап выбора системы управлением  предприятия является одним из самых  важных, и руководство предприятия  должно быть крайне заинтересовано в выборе правильного решения. Любой проект в области автоматизации должен рассматриваться предприятием как стратегическое вложение средств, которое должно окупиться за счет усовершенствования управленческих процессов, повышения эффективности производства, сокращения издержек, и ставиться на один уровень с приобретением, например, новой производственной линии или строительством цеха.

      В первую очередь руководство предприятия  должно определить требования, предъявляемые  к системе (в частности, какие функциональные области и какие типы производства она должна охватывать, какую техническую платформу использовать, какие производить документы), и составить документ "Требования к компьютерной системе". Этот документ предназначен, прежде всего, для самого предприятия, так как в нем описаны все характеристики новой системы и содержатся критерии для сравнения разных систем управления предприятием по заранее определенным параметрам: на его основании осуществляется выбор ERP-системы.

      Заметим, однако, что любая из таких систем - лишь средство повышения эффективности управления, принятия правильных стратегических и тактических решений на основе предоставляемой этой системой своевременной и достоверной информации. 

      Критерии  выбора АСУП

      Итак, на что же можно ориентироваться при построении информационной системы?

      Во-первых, исходить из того, что процесс автоматизации - многошаговый, или, как говорят  в программной инженерии, итерационный. При этом, как и любая другая жизненно важная деятельность предприятия, автоматизация, однажды начавшись, не заканчивается никогда.

      Во-вторых, понимать, что даже будучи многоэтапной, автоматизация должна воплощаться  в жизнь в соответствии с единым планом, который является составной  и неотъемлемой частью общей концепции развития предприятия. И обследование, которое дает возможность оценить реальную ситуацию и выработать схему преобразований, должно изначально охватывать все предприятие и все аспекты его деятельности.

      В-третьих, внедрение ERP-системы или больших ИСУП - не всегда единственный и не всегда экономически наиболее эффективный (по крайней мере на первых этапах) вариант автоматизации. Необходимость приобретения "тяжелых" и дорогих систем (как, впрочем, и любых других) должна целиком и полностью вытекать из насущных потребностей и реальных возможностей конкретного предприятия, а также готовности к их полноценному применению.

      Иначе: речь идет о последовательном построении корпоративной информационной системы, создаваемой на основе продуманной  стратегии с использованием систем автоматизации как отечественного, так и западного производства, позволяющих решать существующие задачи и доказавших на практике свою эффективность.

      В этом длинном определении есть ряд  ключевых моментов. Рассмотрим их подробнее.

      Продуманная стратегия подразумевает, что перед началом работ по автоматизации на предприятии производят детальную оценку текущего его состояния и вырабатывают стратегию и тактику реорганизации управления и автоматизации его (самостоятельно или с помощью сторонних консультантов). Наличие стратегии и тактики позволяет, в частности, обеспечить:

• понимание того, что автоматизация должна максимально способствовать совершенствованию управленческого процесса, а не консервировать возможно существующие на предприятии неэффективные схемы управления;
• осознание факта, что автоматизация - это не одна из обязанностей начальника отдела АСУ (и только его), а важнейший для предприятия бизнес-проект, требующий постоянного внимания со стороны высшего руководства;
• выработку критериев оценки успешности проекта по автоматизации;
• контроль процесса автоматизации в целом, возможность не "утонуть" в частностях, оперативную коррекцию отклонений;
• минимизацию общих затрат на автоматизацию за счет согласованной реализации этапов;
• построение единой, интегрированной информационной системы предприятия, отсутствие появления "лоскутной" автоматизации в худшем смысле этого понятия;
• преемственность в построении системы.

      Последовательное  построение в плане выбора системы  автоматизации означает приобретение сначала программных комплексов, которые "по плечу" предприятию и могут давать выгоду сразу, а не в отдаленной перспективе. Заметим, что это не влечет за собой отказ от использования уже на первых этапах самых современных разработок, в том числе и западного производства. Напротив, для видов деятельности, не имеющих существенных национальных "особенностей" (бюджетирование и др.), этим можно эффективно пользоваться.

      В плане ввода в действие системы  автоматизации, последовательность может  означать, например, реализацию сначала "пилотного" проекта (внедрения в рамках отдельного подразделения или филиала), или автоматизацию самого "узкого" участка деятельности.

      В плане наращивания функциональности системы этапность понимается как  постепенное развитие имеющихся  возможностей, последовательная поставка новых модулей конкретного программного комплекса, приобретение новых систем, эффективно интегрирующихся и дополняющих уже имеющиеся и т.д.

      Такой подход позволяет:

• с меньшими для предприятиями потерями или вообще без них перейти к новым формам работы (резкое изменение методов работы - "шоковая терапия" - может затруднить деятельность предприятия или даже породить хаос);
• пройти этапы в "школе" автоматизации в режиме, приемлемом для данного конкретного предприятия, создавая и развивая культуру управления с использованием информационных систем;
• разнести во времени затраты предприятия, в том числе финансовые,
• уменьшить риски срыва проекта;
• на основе получаемого опыта и оценок результатов уточнить и при необходимости вовремя и с небольшими затратами скорректировать план реорганизации и автоматизации;
• более рационально преодолеть психологические барьеры персонала, выработать новую мотивацию труда, необходимый настрой на перемены и понимание и поддержку происходящего;.
• эффективнее провести  обучение, обеспечить необходимое отношение работников к точности и оперативности ввода данных, ведению справочников и т.д.;
• воспитать собственную группу управленцев и специалистов, способную квалифицированно решать организационные, технические и прочие вопросы реформирования предприятия и проведения автоматизации.

      Решение существующих задач, иначе говоря, автоматизация  того, что реально нужно и ничего лишнего. Для предприятий непроизводственной сферы или с несложным производственным циклом жесткая "нацеленность" ERP-систем на производство является .просто излишней, и для них рациональным и достаточным вариантом может быть, например, отечественная система финансово-экономического управления плюс локализованная система MFC-класса. С другой стороны, для промышленного предприятия с налаженной системой управления, близкой к требованиям западных стандартов, оптимальным решением возможно была бы ERP-система, соответствующая отрасли и типу производства предприятия, дополненная, к примеру, системой автоматизированного проектирования.

      Доказавших  на практике свою эффективность систем. Не секрет, что даже очень мощная ERP-система не может охватить все без исключения направления деятельности современного предприятия, а номинально присутствующие возможности не всегда в полной мере отвечают реальным потребностям. С другой стороны, на рынке нередко представлены отработанные и проверенные временем решения частных задач, поставляемые сторонними разработчиками. Поэтому при создании информационной системы предприятия может быть разумно использовать специализированные программные комплексы (заметим, что такой возможностью пользуются и разработчики ERP-систем и ИСУП при построении своих программных продуктов).

      Как отечественного, так и западного  производства. Это важный момент с точки зрения смягчения роли местных "особенностей". Разумное сочетание качественных отечественных разработок (систем автоматизации бухгалтерского и налогового учета, управления персоналом, складского учета, специализированных систем управления производством, систем электронного документооборота, тех же ИСУП и др.) и .зарекомендовавших себя на нашем рынке западных систем, (как специализированных комплексов, так и ERP-систем) может давать хорошие результаты.

      Изложенный  выше подход, - это не дань какой-то нашей "ERP-ущербности". Главная цель любого бизнеса - получение достаточно высокой прибыли на запланированном интервале времени. Данная цель далеко не всегда означает необходимость покупки ERP-системы.

      ERP-системы при всем богатстве своей функциональности имеют некоторые ограничения. И несмотря на то, что почти все они поставляются вместе со встроенными средствами допрограммирования, реализация на базе какой-либо ERP-системы всех функций, например, управленческого планирования и контроля не представляется быстрой и рациональной по своим затратам, а иногда является просто невозможной.

      Поэтому при появлении на рынке новых  эффективных средств управления многие компании не ждут, пока разработчики ERP-систем дополнят свои программы соответствующими модулями, а стремятся создать необходимый для предприятия "джентльменский набор" средств автоматизации (Enterprise Application Suite (EAS) -комплекс приложений в рамках предприятия) и получить с его помощью дополнительные конкурентные преимущества.

      Но, конечно, вариант, когда одна внедренческая компания предлагает и поставляет все представленные на рынке системы автоматизации, - недостижимый идеал. Современные информационные системы слишком сложны, чтобы одна, даже очень большая компания могла освоить их все на должном уровне.