Федеральное агентство по образованию ГОУ  СПО СПб

        «Технический колледж управления  и коммерции» 
 
 

      Курсовая  работа

      По  предмету: Документационное обеспечение управления

      На  тему: «Автоматизированный контроль

      за  исполнением документов» 
 
 
 
 

               Выполнила:  Студентка группы 9Д-31

                  Кошелева Елена 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2009

Содержание:

1. Введение…………………………………………………………………….3

2. Автоматизированный  контроль как система……………………………..5

1. Возможности системы…………………………………………………5

2. Функции системы………………………………………………………6
3. Как работает АСКИД…………………………………………………..7
4. Жизненный цикл поручения…………………………………………..8
5. Структура поручения……………………………………………….…10
6. Структура документа………………………………………………….12
3. Работа с документами……………………………………………………..13
1. Просмотр документа…………………………………………………..13
2. Редактирование документа……………………………………………13
3. Входящие поручения……………………………………………...13
4. Работа с текущими поручениями……………………………………...14
5. Поиск выполненных поручений………………………………………14
6. Архив закрытых поручений……………………………………………14
7. Работа с входящим поручением……………………………………….15
1. Просмотр входящего поручения…………………………………..15
2. Поиск входящих поручений……………………………………….15
4. Отчеты………………………………………………………………………16
1. Контроль текущих поручений……………………………………16
2. Контроль исполнения…………………………………………………..18
5. Управление ролями…………………………………………………………18
6. Заключение…………………………………………………………………..19

Список  используемой литературы…………………………………………….20

Приложение……………………………………………………………………..21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение

     За  время жизненного цикла документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах. В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Но потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях. Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе. На самом деле разговоры о необходимости создания правовой системы для придания соответствующего статуса электронному документу идут уже давно. Необходимо выработать механизмы наложения подписи и печати на электронный документ, а также механизмы их регистрации. Т.е. речь идет, собственно, о добавлении к документу информации, определяющей его аутентичность. Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что содержательная информация документа не претерпела изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом. Аутентичность документа может быть доказана путем применения к нему электронной подписи. Поэтому, файл получает юридическую силу документа только после его подписания электронной подписью.

     Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

       Автоматизированная  система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

• после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;
• документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);
• система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

      В нашем веке уже существуют автоматизированный системы контроля такие как: Company Media, LanDocs, Optima Workflow, БОСС-Референт, ДЕЛО и АСКИД. Последнюю рассмотри подробнее.

2. Автоматизированный  контроль как система

   Программа "АСКИД" предназначена для регистрации  входящей и исходящей корреспонденции, а также автоматизированного  контроля за исполнением входящих документов и включает в себя следующие задачи:

• ведение входящих документов;
• ведение исходящих документов;
• отслеживание сроков исполнения документа.
• контроль состояния исполнения документа.
• печать входящих/исходящих карточек, резолюций;
• ведение справочников;

2.1. Возможности системы

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

• Руководителям:

• создавать (регистрировать) новые карточки документов,
• создавать (регистрировать) новые поручения,
• отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,
• контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,
• контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,
• осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,
• фиксировать факт выполнения поручений (“закрывать” поручения),
• осуществлять поиск поручений по различным критериям,
• просматривать архив выполненных и закрытых поручений,
• выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,
• выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,
• просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

• Исполнителям:

• получать новые поручения от руководства,
• на основании полученных поручений выдавать новые исходящие поручения
• контролировать сводное состояние своих текущих поручений,
• осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,
• фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),
• осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,
• просматривать архив выполненных поручений,
• выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,
• выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

2.2. Функции системы

• Формирование  структуры подчиненности сотрудников  организации;
• Регистрация карточек поручения руководителями подчиненным (либо секретарем руководителя, либо ответственным сотрудником по компании);
• Рассылка оповещений о появлении поручения заинтересованным лицам;
• Формирование отчетов руководителями подразделений о поручениях, поставленных его непосредственным подчиненным, коэффициентов исполнительской дисциплины подчиненных;
• Рассылка напоминаний о приближении и пропуске сроков исполнения поручений по электронной почте;
• Наличие интерфейса «Событий системы», в котором администратор видит произведенные сотрудниками действия (создание поручения, перенос сроков, отметка о выполнении и т.д.);
• Контроль увольнений и перемещений сотрудников внутри организации, изменение статуса их поручений на «проблемное», разрешение «проблемных» карточек: подтверждение поручение, изменение исполнителя или контролера, отмена поручения;
• Формирование отчетов просроченных мероприятий по подразделениям и исполнителям;
• Формирование отчетов с коэффициентами исполнительской дисциплины.

2.3. Как работает АСКИД

2.4. Жизненный цикл поручения

Каждый документ в процессе своего жизненного цикла проходит определенные стадии:

создание;  
визирование, согласование;  
подписание, утверждение;  
регистрацию;  
рассмотрение;  
исполнение;  
списание в дело;  
хранение, уничтожение.

     На  этапе создания документа он не имеет  юридической силы и является проектом документа. После того как документ создан – согласован, подписан, утвержден, после того как поставлены печати и штампы, проект становится собственно документом и имеет с этого момента и до конца ЖЦ юридическую силу. Движение документов осуществляется в виде потоков циркулирующих между пунктами обработки информации и пунктами технической обработки собственно документов. По отношению к аппарату управления различают потоки входящих (поступающих), исходящих (отправляемых) и внутренних документов.

     Следовательно, когда мы говорим об автоматизации делопроизводства, то автоматизации подлежат: движение документов и их обработка в пунктах обработки, все стадии жизненного цикла документов. 

2.5. Структура поручения

В АСКИД для  поручения определен следующий набор реквизитов:

Руководитель

Руководитель, который выдал поручение.

Зарегистрировал поручение

Сотрудник (помощник руководителя), который зарегистрировал поручение в системе.

Группы (Категории поручения)

Для удобства поиска поручение может быть отнесено к одной или нескольким категориям. Для каждого из руководителей, зарегистрированных в системе, может быть указан свой набор категорий поручений. Группы служат для смыслового разделения поручений и документов. Каждому поручению может быть поставлена в соответствие одна или несколько групп.

Особый контроль

Если атрибут  установлен, то он показывает повышенное внимание руководства к этому  поручению.

Приоритет

Приоритет поручения. Определяется руководителем и показывает важность поручения. В системе предусмотрен следующий набор приоритетов:

Администратор имеет возможность изменить этот список. По умолчанию поручению присваивается средний приоритет.

Вид поручения

 Данный реквизит указывает является ли поручение однократным или многократным. Изначально предусмотрены следующие варианты видов поручения:

Администратор имеет возможность изменить этот список.

Содержание

Отражает смысл поручения. В этом поле рекомендуется описывать, что именно должен выполнить исполнитель поручения.

Дата  поручения

Дата  выдачи поручения исполнителю.

Срок  поручения

Планируемая дата исполнения поручения, устанавливаемая  руководителем.

Ответственный исполнитель

Основной  исполнитель поручения

Соисполнители

Реквизит  заполняется в том случае, если в исполнении поручения принимают  участие несколько человек.

Поручение выдано на основании  документов

Это могут быть документы:

• на основании которых было выдано поручение,
• которые поясняют смысл поручения,
• которыми должен руководствоваться исполнитель при выполнении.

Поручение выдано на основании  входящих поручений

Если руководитель является исполнителем поручений вышестоящего руководства, то он может указать  перечень поручений, которые легли в основу его поручения. Смысл реквизита аналогичен документам основаниям.

Статус  поручения

Статус поручения  может принимать одно из следующих  значений: на выполнении, выполнено, отложено или закрыто.

 

Приложенные файлы

К каждому  поручению могут быть приложены файлы. Это могут быть, например отсканированные документы. Поручения, к которым приложены файлы, отмечаются пиктограммой.

Комментарии

Руководитель  и исполнители в ходе исполнения поручения  могут обмениваться информацией. Эти данные прикрепляются к поручению в виде комментариев.

2.6. Структура документа

В АСКИД для  документа определен следующий  набор реквизитов:

Руководитель

Владелец документа.

Зарегистрировал документ

Сотрудник (помощник руководителя), который зарегистрировал документ в системе.

Группы 

Для удобства поиска документ может быть отнесен к одной или нескольким категориям. Для каждого из руководителей, зарегистрированных в системе, может быть указан свой набор категорий. Группы служат для смыслового разделения поручений и документов. Каждому документу  может быть поставлена в соответствие одна или несколько групп.

Вид документа

Указывает на вид документа. Например, договор, протокол совещания, заявка и т.д.

Тип документа

В текущей версии задан следующий набор типов: входящий, исходящий, внутренний документ. Администратор системы может расширить этот список.

Авторство

Указывает на источник документа. Например, совет директоров, правление и тому подобное. Для  каждого руководителя может быть указан свой набор авторов.

Номер документа

Дата  документа

Дата создания или начала действия документа.

Номер документа в секретариате

Номер, под которым документ был зарегистрирован в секретариате.

Дата  регистрации в секретариате

Идентификатор документа

Ключевые слова, отражающие общий смысл или описание документа. Например, название документа. Идентификатор используется для  поиска документов.

Прикрепленные файлы

К каждой карточке могут быть приложены файлы. Это могут быть, например отсканированные  документы.

3. Работа с документом

3.1. Просмотр документа

Данные  документа визуально разбиты на две панели. На основной части страницы отображены реквизиты документа. Набор реквизитов на странице зависит от информации введенной при регистрации документа. Правая панель содержит информацию о действиях доступных над документом.

Набор доступных действий зависит от Ваших  прав в системе. Могут быть доступны следующие действия:

«Редактировать» 

«Удалить»

«Прикрепить файл»

«Создать  поручение»

«Печать» 

«Вывод  в Word»

«Вывод  в Excel»

3.2. Редактирование документа

Под редактированием  подразумевается внесение каких-либо изменений в существующий документ.

3.3. Входящие поручения

Данный  модуль дает возможность исполнителю или помощнику исполнителя получать поручения от руководителя, отчитываться о ходе исполнения, искать поручения по различным критериям. Состоит из:

 Меню «Текущие поручения» - пункты меню «Текущие поручения» используются для работы с еще не выполненными поручениями.

Меню  «Поиск поручений» - пункты меню используются для произвольного поиска поручений.

3.4. Работа с текущими поручениями

Система АСКИД имеет возможность получить доступ к еще не выполненным поручениям. Исполнитель или помощник исполнителя может с помощью пунктов меню «Текущие поручения». В них входят:

 «На выполнении» - это список всех не выполненных поручений. Поручения на выполнении разделяются между собой на поручения:

• «Срок истек» - это поручения срок исполнения, которых истек, но исполнитель еще не сообщил об их выполнении.
• «Срок сегодня» - поручения, срок исполнения которых истекает сегодня.
• «Срок неделя» – поручения, которые должны быть выполнены в течение 7 дней.
• «До срока > недели» – поручения, срок исполнения которых более 7 дней.

«Особый контроль» – не выполненные поручения, которые находятся на особом контроле у руководителя.

На странице отображается список просроченных  поручений. 

Данная  страница позволяет:

Искать  и сортировать поручения по различным параметрам.

Выводить  список поручений  на печать.

Экспортировать  данные в MS Word

Экспортировать  данные в MS Excel

3.5. Поиск выполненных поручений

На странице отображается список выполненных  поручений. АСКИД имеет возможность просмотра конкретного поручения.

Данная  страница позволяет:

Сортировать поручения по различным  параметрам.

Выводить  список поручений  на печать.

Экспортировать  данные в MS Word

Экспортировать  данные в MS Exsel

3.6. Архив закрытых поручений

На странице отображается список найденных закрытых  поручений.  Имеется возможность просмотра конкретного поручения.

Данная страница позволяет:

Искать  и сортировать  закрытые поручения  по различным параметрам.

По умолчанию  показываются поручения закрытые в  течение последнего месяца отсортированные  по дате закрытия.

Выводить  список поручений  на печать.

Экспортировать  данные в MS Word

Экспортировать  данные в MS Excel

3.7. Работа с входящим поручением

3.7.1. Просмотр входящего поручения

Данные  поручения визуально разбиты  на три панели.

В центре страницы отображены основные реквизиты  поручения. Набор реквизитов на странице зависит от информации введенной при добавлении поручения. Справа находится информация о доступных действиях над этим поручением.

Набор доступных действий зависит от статуса  поручения и от Ваших прав в  системе. Могут быть доступны следующие  действия: