Автоматизированный учет на товарно-материальных ценностей на примере СПК «Маяк» Кезского района с использованием ППП Excel

Министерство  сельского хозяйства  Российской Федерации

Федеральное Государственное  Образовательное  Учреждение

Высшего Профессионального  Образования

"Ижевская  Государственная  Сельскохозяйственная  Академия" 

Кафедра экономической кибернетики и  информационных технологий 
 

                                                                                    Проверил:

                                                               Т.А. Кондратьева                                                

                                                                                  "_____"_____________2011 г. 
 

Курсовая  работа

по дисциплине "Информационные системы в экономике"

на тему: " Автоматизированный учет на  товарно-материальных ценностей на примере СПК «Маяк» Кезского района с использованием ППП Excel . "

Выполнил студент  Марьин А.Н.  

3 курса БУАиА, 933 группы 

Зарегистрировано  на кафедре       "______"_______________2011г. 
 
 
 
 

Ижевск 2011

СОДЕРЖАНИЕ 
 

ВВЕДЕНИЕ

      По  ряду причин в формулу эффективного управления производством входит такие слагаемые, как наличие мощной информационной системы, позволяющей взять под жесткий контроль любые ресурсы, находящиеся в активе предприятия, входят снижение различных издержек и ускорение оборачиваемости капитала. Сейчас каждое предприятие производственной сферы заинтересовано в получении прибыли и укреплении своих позиций на рынке. В свою очередь, для выявления слабых мест (где имеют место «потери») и способов их ликвидации требуются прозрачность внутренних информационных потоков, налаженные механизмы планирования, контроля и анализа производственной деятельности.

      Поэтому одним из шагов на пути к повышению  прибыли является наведение порядка в учёте товарно-материальных запасов и рациональное управление ими. Для того чтобы постоянно находиться в курсе событий, вовремя замечать назревающие проблемы и предотвращать «тупиковые» ситуации, руководителям предприятий следует подумать о том, чтобы «принять на работу» в качестве помощника такую компьютерную систему для управления хозяйством, которая не только ускорила бы процесс обработки хозяйственных документов, но и показала те самые критические участки, где теряются деньги. А все это будет только с оперативными и исчерпывающими сведениями о наличии и движении материальных ресурсов, которые помогут в принятии обоснованных решений о закупках, выпуске того или иного вида продукции, позволят снизить потери и рационально расходовать денежные средства.

. 
 
 
 
 
 
 
 

1. Обзор литературы

Для написания  курсовой были изучены несколько источников, в которых затрагивается тема автоматизации бухгалтерского учета в целом, учет товарно- материальных ценностей.

     Материально-производственные запасы это активы: используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг); предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд организации.

    Организация самостоятельно выбирает единицу бухгалтерского учета материально-производственных запасов таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.

    Задача  по учету материальных ценностей  является многоэлементной. В ее состав входят частные задачи: учет поступления материальных ценностей, материально ответственных лиц, складов, поставщиков, источников поступления, периодов и др.; учет выбытия материальных ценностей; определение оборотов и остатков материальных ценностей по счетам; определение сумм отклонений; определение стоимости материальных ценностей, относимых на производственные счета  и др.

      Состав  и периодичность решения задач  по учету движения материальных ценностей  зависят от уровня автоматизации  процесса сбора первичных данных, методов учета затрат на производство, учета материальных ценностей и цели той или иной задачи.

    В журнале «Бухгалтер и компьютер» рассматривается проблема автоматизации. В 6 номере 2000 г. в статье Вартаняна А.А. «Комплексная автоматизация управления: задачи, подходы, преимущества» дано понятие автоматизации. Согласно статье комплексная автоматизация создает единую систему управления предприятием. Информация в полном объеме сосредотачивается в единой базе, благодаря чему все подразделения могут получать к ней доступ и взаимодействовать друг с другом. Централизация информации позволяет сократить число ошибок. (1, с. 21)

    Проскурин С.П. отвечает на 10 вопросов на тему автоматизации, т.е. когда и как ее проводит, на что следует при этом обратить внимание, и какое направление выбрать. (2, с.9)

    Уринцов А.И. в своей статье обосновывает эффективность внедрения автоматизированного рабочего места (АРМ) на каждом из выделяемых им уровней обработки информации на предприятии. Он отмечает, что ведение первичного, финансового и управленческого учета на средних и крупных предприятиях неэффективно без компьютерной обработки данных. Комплексная автоматизация, обеспечивающая решение задач автоматизации расчета налогов, экономического анализа, полную обработку всей учетной информации, сохраняет время, которое необходимо для принятия управленческих решений, для творческой, интеллектуальной работы в области бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности, планирования, прогнозирования. (3, с.54)

    Нетесова О.. утверждает, что автоматизацию следует начинать с автоматизации бухгалтерского учета. Это вызвано следующими факторами:

• задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;
• бухгалтерский учет собирает информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима остальным структурам предприятия;
• некоторые пользователи бухгалтерской информации (Пенсионный фонд, налоговые органы) требуют предоставление информации в электронном виде. (4, с.9)

      Большое количество информации имеется в  журнале «Помощник бухгалтера». В данном издании широко описан круг проблем автоматизации бухгалтерского учёта в целом, даются практические требования по использованию пакетов  программ, описывается их работа, даются их характеристики. Одновременно с этим рассматривается круг вопросов связанных с приобретением той или иной комплектации ЭВМ и программного обеспечения, даются рекомендации по ведению автоматизированного учёта труда и заработной платы с применением различных пакетов бухгалтерских программ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Изучение информационной системы предприятия

2.1 Перечень  решаемых задач

      Задача  по учету материальных ценностей  является многоэлементной. В ее состав входят частные задачи: учет поступления материальных ценностей в разрезе номенклатурных номеров, материально ответственных лиц, складов, поставщиков, источников поступления, периодов и др.; учет выбытия материальных ценностей; определение оборотов и остатков материальных ценностей по аналитическим счетам, субсчетам и синтетическим счетам; определение сумм отклонений по счетам; определение стоимости материальных ценностей, относимых на производственные счета  и др.  Каждая задача характеризуется определенной дискретной автономности  и в тоже время является слагаемым элементом в общей задаче по учету  материальных ценностей, что указывает на методологическую взаимосвязь перечисленных задач. Так, не получив предварительных сведений о поступлении и расходе материальных ценностей в разрезе  номенклатурных номеров, невозможно решить задачу  по определению остатков на конец отчетного периода и т. д. Эта взаимосвязь осуществляется с помощью специальных массивов.

      Задачи  по учету материальных ценностей  взаимосвязаны не только между собой, но и с другими бухгалтерскими задачами, в частности с учетом с задачами учета производства, учета труда и заработной платы, учета расчета с поставщиками, а также с задачами планирования, анализа и оперативного управления производственно-хозяйственной деятельностью сельскохозяйственных объектов. Это находит проявление в том, что информация по учету наличия на складе материальных ценностей и сельскохозяйственной продукции используется при планировании потребности в минеральных удобрениях, запчастях, горюче-смазочных материалах, семенах и других предметах труда; учетная информация по использовании в производстве предметов труда  наряду с плановой информацией является исходной при проведения анализа; оперативная  

информация по учету предметов труда – исходной при оперативном управлении производственно хозяйственной деятельностью и т. д.

      Состав  и периодичность решения задач (таблица 1) по учету движения материальных ценностей зависят от уровня автоматизации  процесса сбора первичных данных, методов учета затрат на производство, учета материальных ценностей и цели той или иной задачи.

      Таблица 1

      Состав  задач выполняемых  ППП «Excel» по учету ТМЦ

2.2 Перечень форм первичной учетной документации по учету материалов в СПК «Маяк».Отчетная документация, их взаимосвязь с решаемыми задачами и их проектирование 

      Операции  движения материальных ценностей оформляются  унифицированными формами первичной  учетной документации, утвержденными Госкомстатом России (постановление ГК РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71 а, в редакции от 6 апреля 2001 г. № 26) 

Рассмотрим  правила применения и заполнения форм: 

    Приходный ордер (форма N М-4)

    Применяется для учета материалов, поступающих  от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

    Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни. ( Приложение )

Акт о  приемке материалов (форма N М-7)

    Применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

    Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе "Другие данные".

    Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

    После приемки ценностей акты с приложением  документов (транспортных накладных  и т.д.) передают: один экземпляр - в  бухгалтерию организации для  учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа "Номер паспорта" заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Лимитно-заборная карта (форма N М-8)

    Применяется при наличии лимитов отпуска  материалов для оформления отпуска  материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также  для текущего контроля за соблюдением  установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

    Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах  на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

    Кладовщик отмечает в обоих экземплярах  дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения.

    По  лимитно-заборной карте ведется  также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

    Отпуск  материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего

выводит остаток  лимита по каждому номенклатурному  номеру материалов. Сдача складом  лимитно-заборных карт в бухгалтерию  производится после использования лимита.

Требование-накладная (форма N М-11)

    Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами.

    Накладную в двух экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

    Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

    Накладную подписывают материально ответственные  лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15)

    Применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов.

    Накладную выписывает работник структурного подразделения  в двух экземплярах на основании  договоров (контрактов), нарядов и  других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

    Первый  экземпляр передают складу как основание  для отпуска материалов, второй - получателю материалов ( Приложение ) 

Карточка  учета материалов (форма N М-17)

    Применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком,

заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании  первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке, демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35)

    Форма применяется для оформления оприходования  материальных ценностей, полученных при  разборке и демонтаже зданий и  сооружений, пригодных для использования  при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика.

Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в  свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику.

    Реестр  приемки-сдачи документов. Форма  № м-13

Применяется для  регистрации сдаваемых в  бухгалтерию  приходно-расходных документов.  Реестр составляется   в   одном    экземпляре    материально    -  ответственным  лицом и сдается в бухгалтерию предприятия (организации)  вместе с первичными документами и необходимыми приложениями.

Ведомость учета остатков материалов на складе. Форма № м-14

Ведется на предприятиях (в организациях),  учитывающих  материалы по  оперативно  - бухгалтерскому (сальдовому) методу учета.  Ведомость  учета  остатков  заполняют  по  данным  карточек   складского   учета,  проверенных   бухгалтерией.   Правильность   перенесения   остатков  в  ведомость подтверждается подписью проверяющего. 
 
 

2.3 Перечень  кодов и их проектирование

    Организация машинной обработки информации требует  предварительного ее классифицирования и кодирования. Под классифицированием информации понимается процесс распределения объектов множества на подмножества в соответствии с принятой системой классифицирования.

    Система классифицирования - совокупность правил деления объектов множества на подмножества в соответствии с установленными признаками. Основными системами классифицирования являются иерархическая и фасетная. Сущность иерархической системы заключается в соподчиненности классификационных группировок, то есть сначала вся информация по выбранному признаку делится на группировки, а затем каждая из них на более мелкие группы и т. д. При фасетной системе классифицируемая информация делится на независимые группировки по различным фасетам. Обычно деление производится по существенным признакам.

    После окончания классифицирования информации на классификационные группировки возникает необходимость замены полных наименований группировок условными обозначениями, то есть кодирования информации.

    Кодирование – это процесс присвоения объекту (номенклатуре) условного цифрового обозначения - кода. Однако понятие кодирования нельзя отождествлять с понятием проставления кодов, под которым следует понимать процесс отбора соответствующего кода в классификаторе и проставление его в первичном или сводном документе на специально отведенном месте.

    Кодирование осуществляется по соответствующим  системам. Под системой кодирования  понимается совокупность правил, определяющих систему знаков и порядок их использования в работе с информацией. По способу построения системы кодирования подразделяются на порядковые, серийные, позиционные, повторения.

    Порядковой  системой кодирования предполагается последовательное присвоение единицам информации (объектам) условных обозначений.

    Серийная  система кодирования ориентирована  на определенное разделение номенклатуры (объекта) по какому-либо признаку на отдельные части (серии), и каждой серии отводится своя группа условных обозначений. Например, присвоение кодов видам работ, видам оплаты труда и удержаний из оплаты труда.

    Позиционная система кодирования предполагает иерархическую структуру информации или подразделение, ее по нескольким признакам. Сущность ее заключается в том, что каждый уровень или признак классификации обеспечивается своей нумерацией в пределах всего уровня или признака. Например, присвоение кодов объектам основных средств с учетом их принадлежности к виду, отрасли и группе.

    На  основе данных классификации и кодирования  информации составляются классификаторы. Под классификатором понимается систематизированный свод классификационных группировок и им присвоенных кодов. Классификаторы подразделяются на общегосударственные и локальные (республиканские), региональные (территориальные), ведомственные (отраслевые) и предприятий.

    Общегосударственные классификаторы разработаны с учетом построения автоматизированных систем информационного обеспечения органов управления высших иерархических уровней. Поэтому в общегосударственных классификаторах помещенные коды многозначные, пользоваться которыми на отдельных предприятиях трудно, требуются большие затраты труда по их проставлению в документах и на ввод в ЭВМ.

    При разработке локальных классификаторов  прежде всего должны быть учтены интересы наилучшего информационного обеспечения органов управления и контроля, а также обеспечения наименьших затрат труда на разработку, и использование классификаторов. Для этого важно применение единых кодов для аналогичных номенклатур в различных отраслях народного хозяйства, так как организации и предприятия различных отраслей довольно часто пользуются одной и той же информацией.

    Не  менее важным является обеспечение  территориальных органов необходимой информацией о ходе производства в организациях и предприятиях, находящихся на подчиненной им территории. Для практического решения этой проблемы необходимо разработать региональные межведомственные классификаторы, используемые  предприятиями  и  организациями  административного района. В региональный межведомственный классификатор должны быть включены коды только той информации, которая используется всеми предприятиями и организациями различных отраслей, например коды предприятий и организаций, продаваемых, покупаемых материальных ценностей, групп, видов и отраслей основных средств, видов оплаты труда и удержаний, марок тракторов и автомобилей и т. д.

    На  уровне отрасли следует разработать  и отраслевые классификаторы, в которые должны быть включены коды информации, используемой только в организациях и на предприятиях определенной отрасли (например, коды профессий и категорий работающих, возделываемых культур, норм выработки и отраслевых расценок и др.).

    В каждом объединении, предприятии и  организации должны быть разработаны индивидуальные классификаторы, в которых наряду с межведомственными и отраслевыми должны быть помещены коды, используемые только для конкретной организации, предприятия и объединения. (5, с.14, 86)

    В условиях автоматизации на предприятиях разрабатывается большое количество кодов. На СПК «Маяк» при складском учете ТМЦ целесообразно использовать виды кодов приведенные в таблице.