База данных в access на примере компьютерного магазина

Содержание 

Введение………………………………………………………………………..3

1. Концептуальная модель базы данных «Компьютерный магазин»……....4

1.1 Описание предметной области…………………………………………....4

1.2 Задачи и запросы базы данных…………………………………………....4 
1.3 Описание атрибутов…………..…………………………………………....5

1.4 Структура и создание таблиц………..…………………………………….5

2 Реляционная  модель базы данных…………………………………………..9

2.1 Выбор логической  модели…………………………………………………9

2.2  Основные  понятия…………………………………………………………11

3. Реализация……………………………………………………………………12

Заключение……………………………………………………………………...18

Список литературы…………………………………………………………......19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Стабильность  работы предприятия связана, в частности, с общей его финансовой структурой, степенью его зависимости от кредиторов и инвесторов, а также организацией учета готовой продукции, товаров  их реализации.

     В целях получения информации, необходимой  для управления производственной и  хозяйственной деятельностью предприятий, создаются бухгалтерские информационные системы (БУИС). Современные информационные технологии, функционирующие в них, позволяют унифицировать и существенно  облегчить трудоемкий процесс формирования учетной информации, обеспечить оперативность  получения финансовой отчетности предприятия  для принятия решений. Основой БУИС служат базы данных (БД), проектирование и разработка которых имеют большое значение для оптимального функционирования информационной системы предприятия.

     Целью данной работы является создание базы данных для компьютерного магазина. База данных должна быть создана в соответствии с требованиями данной организации, должна облегчать ее работу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Концептуальная  модель базы данных «Книжный магазин»
1. Описание предметной области

      В данном курсовом проекте в качестве предметной области рассматривается  компьютерный магазин. Наша база данных решает следующие задачи: учёт товара, выдача данных о поставщиках и  поставляемых ими товарах (фирма-поставщик, его реквизиты, наименование товаров, характеристики, цены), вычисляет суммы  оплаты.

       Исходные  данные о магазине: магазин располагается  в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У фирмы есть поставщики, осуществляющие поставку компьютеров и комплектующих  на склад магазина.

         Так же в магазине есть свой  штат сотрудников: менеджеры и  консультанты, осуществляющие продажу  товара, бухгалтер, кладовщики, грузчики-водители.

       Клиент, приходя в магазин, взаимодействует  с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу компьютеров  или комплектующих. Операции с денежными  средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара, клиент получает чек с указанием  товара и его стоимости, на основании  которого со склада ему отгружают  необходимый товар.

       При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие товары и на основании этих данных составляет заявку на имя фирмы-поставщика.  
 

2. Задачи  и запросы базы данных

Укажем список задач и запросов для создаваемой  базы данных:

• Хранение сведений о клиентах
• Хранение данных о поставщиках
• Хранение сведений о заказах
• Хранение сведений о сотрудниках
• Хранение сведений о товаре
• Возможность быстро и удобно пополнять любую информацию
• Возможность корректировать данные

Для организации  быстрого доступа к информации необходимо создать запросы:

• Поиск товара
• Поиск информации о поставщике

3. Описание  атрибутов

4. Структура и создание таблиц

В проектируемой базе данных представлены  6 таблиц. Н основании данных таблиц выделим необходимые атрибуты:

Сотрудники:

• Код сотрудника – в этой ячейке содержится уникальный код сотрудника; тип данных – числовой; размер поля – целое.
• Фамилия – в данной  ячейке записана фамилия сотрудника; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Имя – в данной ячейке записано имя сотрудника; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Должность – в данной ячейке записана должность занимаемая сотрудником; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Адрес – в данной ячейке указан адрес, по которому проживает данный сотрудник; тип данных – текстовый; размер поля – 255.
• Телефон – в данной ячейке указан телефон данного сотрудника; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Дата рождения – в этой ячейке указана дата рождения данного сотрудника; тип данных – Дата/время; формат поля – краткий формат даты.

Товары

• Код товара – в данной  ячейке содержится уникальный код товара, присвоенный фирмой – поставщиком; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Код поставки – в данной ячейке содержится порядковый номер поставки; тип данных – числовой; размер поля – 50.
• Наименование товара – в данной ячейке содержится название товара; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Технические характеристики – в данном поле содержится рабочая характеристика товара; тип  данных – текстовый; размер поля – 255.
• Описание – в данной ячейке представлено описание товара; тип данных– поле МЕМО.
• Изображение – в данной ячейке представлен вид товара; тип данных – поле объекта; обязательного поля нет.
• Стоимость закупки – в данной ячейке представлена цена товара у поставщиков; тип данных – денежный; формат поля – денежный.
• Наличие – в данной ячейке представлены данные о товаре на складе; тип данных – логический; формат поля – да/нет.
• Количество – в данной ячейке указано количество  единиц данного товара на складе; тип данных -  числовой; размер поля – целое.
• Стоимость продажи – в данной ячейке представлена стоимость единицы данного товара в магазине; тип данных – денежный; формат поля – денежный.

Клиенты

• Код клиента – в данной ячейке указан номер,присваемый автоматически выписанному счёту; тип данных – числовой; размер поля – целое.
• ФИО – в данной ячейке указаны фамилия, имя, отчество клиента; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Адрес – в данной ячейке указан адрес клиента; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Телефон – в данной ячейке указан телефон клиента; тип данных – текстовый; размер поля – 15.

Поставка

• Код поставки – в данной ячейке содержится порядковый номер поставки; тип данных – числовой; размер поля – целое.
• Код поставщика – в данной ячейке содержится порядковый номер поставщика; тип данных – числовой; размер поля – целое.
• Дата поставки – в данной ячейке указана дата поставки; тип данных – дата/время; формат поля – краткий формат даты.

Заказы

• Код заказа – в данной ячейке содержится номер заказа п/п; тип данных – числовой; размер поля – целое.
• Код сотрудника – в данной ячейке указан код сотрудника оформившего заказ; тип данных – числовой; размер поля – целое.
• Код товара – в данной  ячейке содержится уникальный код товара, присвоенный  фирмой – поставщиком; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Дата Размещения – в данной ячейке указана дата подачи заявки; тип данных – дата/время; формат поля – краткий формат даты.
• Дата исполнения – в данной ячейке указана дата получения товара; тип данных – дата/время; формат поля – краткий формат даты.
• Код клиента– в данной ячейке указан номер, присваиваемый автоматически выписанному счёту; тип данных – числовой; размер поля – целое.

     Поставщики

• Код поставщика – в данной ячейке содержится порядковый номер поставщика; тип данных – числовой; размер поля – целое.
• Фирма – поставщик -  в данной ячейке  содержится название фирмы поставщика; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Представитель поставщика – в данной ячейке указана  должность представителя фирмы поставщика; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• ФИО -  в данной ячейке указаны фамилия, имя, отчество представителя фирмы поставщика; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Контактный телефон - в данной ячейке указан  номер телефона представителя фирмы поставщика; тип данных – текстовый; размер поля – 50.
• Адрес - в данной ячейке указан  адрес  фирмы поставщика; тип данных – текстовый; размер поля – 50.

2. Реляционная схема базы данных

1. Выбор логической модели

     Хранимые  в базе данные имеют определённую логическую структуру, то есть модель. Различают следующие основные модели представления данных в базе данных:  

1. иерархическую
2. сетевую
3. реляционную
4. объектно-ориентированную

     В иерархической модели данные представляются в виде древовидной иерархической структуры. Достоинством данной модели является возможность реализовать очень быстрый поиск, когда условия запроса соответствуют иерархии в схеме БД, однако при работе с данными со сложными логическими связями иерархическая модель оказывается слишком громоздкой.

     В сетевой модели данные организуются в виде произвольного графа. Достоинством этой модели является высокая скорость поиска и возможность адекватно представлять данные для решения множества задач в самых различных предметных областях. Высокая скорость поиска основывается на классическом способе реализации сетевой модели - на основе списков. Недостатком сетевой модели является жесткость структуры и высокая сложность ее организации. Кроме того, существенным недостатком иерархической и сетевой моделей является то, что структура данных задается на этапе проектирования БД и не может быть изменена при организации доступа к данным.

     Реляционная модель получила свое название от английского термина relation (отношение) и была предложена в 1970-х годах сотрудником фирмы IBM Эдгаром Коддом. Реляционная БД представляет собой совокупность таблиц, связанных отношениями. Разница между таблицей в привычном смысле и понятием отношения заключается в том, что в отношении нет порядка - это неупорядоченное множество записей. Порядок определяется не отношением, а конкретной выборкой из отношения. Связь между таблицами существует на логическом уровне и определяется предметной областью. Практически связь между таблицами устанавливается путем использования логически связанных данных в разных таблицах.

     Для работы с реляционными СУБД используется стандартизированный язык структурированных  запросов SQL.

     Достоинствами реляционной модели данных являются простота, гибкость структуры, удобство реализации на компьютере, высокая  стандартизованность и использование математического аппарата реляционной алгебры и реляционного исчисления.

     К недостаткам можно отнести атомарность, ограниченность и предопределенность набора возможных типов данных. Это  затрудняет использование реляционных  моделей для некоторых современных  приложений. Названная проблема решается расширением реляционных моделей  в объектно-реляционные.

     В объектно-реляционной модели отдельные записи база данных представляются в виде объектов. Между записями базы данных и функциями их обработки устанавливаются взаимосвязи с помощью механизмов, подобных соответствующим средствам в объектно-ориентированных языках программирования. Объектно-ориентированные модели сочетают особенности сетевой и реляционной моделей и используются для создания крупных БД со сложными структурами данных.

     Перейти к иерархической модели данных сложно, ввиду сложности реализации сложных  связей через древовидные структуры (хотя реализация части сущностей  и связей иерархии через данную логическую модель достаточно проста). Гораздо  больше подходит сетевая модель данных, однако мы выбираем реляционную модель, потому что представление данных в виде двухмерных таблиц проще, чем  виде списков; большинство современных  СУБД поддерживают реляционную модель данных, что облегчает нам выбор СУБД; реляционная модель проста, обладает гибкой структурой, удобна для реализации на компьютере.

Выбор объектно-реляционной модели решил  бы проблемы с реализацией связей, однако возникли бы неоправданные проблемы с созданием математического  представления и выбором СУБД /4/. Принимая во внимание всё вышесказанное, делаем выбор – используем реляционную  модель данных. 

2. Основные  понятия

     Реляционная база данных – это совокупность отношений, содержащих всю информацию, которая должна храниться в БД. Однако пользователи могут воспринимать такую базу данных как совокупность таблиц.

      1. Каждая таблица состоит из  однотипных строк и имеет уникальное  имя.

      2. Строки имеют фиксированное число полей (столбцов) и значений (множественные поля и повторяющиеся группы недопустимы). Иначе говоря, в каждой позиции таблицы на пересечении строки и столбца всегда имеется в точности одно значение или ничего.

      3. Строки таблицы обязательно отличаются  друг от друга хотя бы единственным  значением, что позволяет однозначно  идентифицировать любую строку  такой таблицы. 

      4. Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных (даты, фамилии, целые числа или денежные суммы).

      5. Полное информационное содержание  базы данных представляется в  виде явных значений данных и такой метод представления является единственным. В частности, не существует каких-либо специальных "связей" или указателей, соединяющих одну таблицу с другой.

      6. При выполнении операций с  таблицей ее строки и столбцы  можно обрабатывать в любом  порядке безотносительно к их  информационному содержанию. Этому способствует наличие имен таблиц и их столбцов, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

3. Реализация

В результате работу получились следующие таблицы (рис. 1):

Рис. 1. Таблицы базы данных

Свяжем таблицы  в  схему данных. (Рис. 2)

Рис. 2 Схема  данных

Для более  продуктивной работы были созданы запросы  (рис. 3):

Рис. 3. Запросы

Запросы в режиме конструктора:

Рис. 3.1. Запрос «На  отсутствующие товары». Создан для получения информации о товаре. 

Рис. 3.2. Запрос «Данные  о поставщиках». Создан для получения информации о поставщиках.  
 

Рис. 3.3. Запрос «Поставщики  по товару». Создан для получения информации о поставках и поставщиках.

Для более приятной работы были созданы формы:

Рис. 4. Формы

Рис. 4.1. Форма  «Заказы»

Рис. 4.2. Форма  «Запрос на отсутствующие товары»

Рис. 4.3. Форма  «Поставщики» 

Рис. 4.4. Форма  «Сотрудники» 

Рис. 4.5. Форма  «Товары»

Рис. 4.6. Форма  «Данные о поставщиках» 

Рис. 4.7. Форма  «Наличие товара» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     База  данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;
• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

     Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания.

     Разработанная в данном курсовом проекте база данных для решения задач документооборота в компьютерном магазине,  позволяет  автоматизировать весь документооборот, что позволяет разгрузить отчетный документооборот, и сократить ошибки в документации. При появлении  новых производственных задач разработчик  может в кратчайшие сроки реализовать  их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.

     Описанная в этом курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в  данной области.

     В ходе проделанной работы, нами были созданы:

• 6 таблиц
• 4 запроса
• 7 форм

Microsoft Access, обладая всеми чертами классической СУБД, предоставляет и дополнительные  возможности. Access  - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью  Access   можно создать приложение, работающее в среде  Windows  и полностью соответствующее потребностям по управлению   данными. Используя запросы, есть возможность выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать  Access  для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы «наследуют» свойства  базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев необходимо указать форматы, условия на значения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу   наиболее мощных средств Access   относятся средства разработки объектов  -  Мастера,  которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчетов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции.

     С помощью Access также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать   данные в них).

     Microsoft Access имеет множество областей применения:  на малом предприятии;   корпорации и даже в сфере домашнего применения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы:

1. Дж. Кауфельд «Access 2000 для Windows для "чайников"».

2. С. И. Золотова  «Практикум по Access».

3. В. Степанов  «Microsoft Access 2003 для начинающих».

4. Интернет  – ресурс

          http://office.microsoft.com/ru-ru/access-help/HA001213954.aspx

     5.Интернет – ресурс

          http://www.taurion.ru/access