БИС для малого предприятия

Курсовая работа

по дисциплине

«Бухгалтерские информационные системы»

на тему: «БИС для малого предприятия»

              Выполнил:               

                                                             Руководитель:

              Оценка:              

              Подпись:              

              Дата:              

Содержание

1.      Введение              3

2.      Система автоматизации бухгалтерского учета              4

3.      Рынок бухгалтерских программ              11

3.1. 1C: Бухгалтерия              12

3.2. Парус-бухгалтерия              15

3.3. Инфо-бухгалтер              18

2.4. Бест              19

4.      Анализ программ бухгалтерского учета              21

5.      Заключение              25

6.      Список использованной литературы              28

7.      Приложение              29

1.     Введение.

Сегодня государство всеми возможными способами содействует развитию в нашей стране малого бизнеса. Малый бизнес - одна из наиболее актуальных тем предпринимательства. Объясняется это, прежде всего, тем, что именно малый бизнес во многих областях деятельности может обеспечить реальные условия для подъема экономики и выхода России из экономического кризиса. В настоящее время доля малого бизнеса в ВВП России не превышает 17%, по сравнению с развитыми странами, где его доля составляет 50-60%, это очень низкий показатель. Поэтому государственными органами финансируются различные экономические программы, принимаются законодательные акты, облегчающие ведения бизнеса проводиться исследования и внедряются новейшие технологии, позволяющие вести эффективную предпринимательскую деятельность.

Одним из показателей эффективности работы малого предприятия, является грамотное ведения бухгалтерского учета, что особенно важно в условиях финансового кризиса. Конкурентные преимущества организации в настоящее время могут обеспечить только передовые технологии. Поэтому в области финансового сопровождения все более актуальной становится автоматизация бухгалтерского учета. Преимущества системы очевидны: Во-первых, полностью исключается воздействие человеческого фактора, так как бухгалтерский учет полностью упорядочивается. К тому же повышается оперативность работы. Кроме того, автоматизация бухгалтерского учета в достаточной мере обеспечивает возможность стратегического планирования деятельности организации в целом. Благодаря функции защиты данных уменьшаются риски потери информации. Бухгалтерская служба не только обеспечивает подготовку и хранение необходимой информации о финансовой деятельности организации, но и формирует бухгалтерскую и налоговую отчетность. Выполнить успешно данную функцию на сегодняшний день позволит лишь автоматизация бухгалтерского учета.

2. Система автоматизации бухгалтерского учета.

Казалось бы недавно использование вычислительной техники для целей автоматизации учета хозяйственной деятельности могли позволить себе только крупные предприятия. Сегодня к традиционному перечню обязательных навыков бухгалтера можно отнести умение вести учет с использованием компьютерных программ. Рассмотрим новые технологические решения в области автоматизации бухучета для малого и среднего бизнеса.

Для целей автоматизации бухучета деятельность предприятия удобно представлять в виде последовательности отдельных хозяйственных операций. И задача бухгалтера на начальном этапе заключается в том, чтобы из всей совокупности характеристик конкретной хозяйственной операции выделить необходимые параметры и ввести их в программу. Для этого могут быть использованы диалоговые формы «Операция» или «Документ»

«Операция» – это электронный бланк для записи всей совокупности проводок, характеризующих отдельную хозяйственную операцию. Корреспондирующие счета и другие параметры в проводках вводятся бухгалтером непосредственно с клавиатуры или путем выбора из списков. Программа только осуществляет контроль корректности вводимой информации.

«Документ» – это комплексное средство ввода учетной информации, поддерживающее обычную технологическую процедуру выписки первичного документа, но не на бумажном бланке, а в его электронном аналоге – диалоговой форме документа. Внесенная в диалоговую форму информация используется программой для формирования и печати первичной (бумажной) формы документа и автоматического формирования бухгалтерских проводок.

Рис.1. Этапы и средства бухучета в 1С

Как уже отмечалось, каждая хозяйственная операция может быть охарактеризована стандартным набором параметров. Значения некоторых параметров (например, наименование организации-контрагента, наименование товара, наименование объекта основных средств и т.д.) могут повторяться в различных хозяйственных операциях. В программе предусмотрена возможность организации списков таких повторяющих значений в виде справочников. Так например, список сотрудников фирмы хранится в справочнике «Сотрудники», а список основных средств – в справочнике «Необоротные активы». Каждое поле в диалоговой форме «Документ» или «Операция» имеет определенный тип значения. Если этот тип – число, строка или дата, то данное поле может заполнятся непосредственно с клавиатуры. А если этот тип – элемент справочника то при обращении к такому будет автоматически появляться список элементов соответствующего справочника из которого бухгалтеру необходимо выбрать нужное значение. Кроме того, элементы большинства справочников характеризуются не только наименованием, но и рядом других параметров. Например, для основных средств – это инвентарный номер, первоначальная стоимость, счет учета, счет и статья списания износа, дата ввода в эксплуатацию и др. Эти параметры могут автоматически использоваться программой при формировании проводок и печатных форм документов

Для удобства работы с содержимым справочников программа предоставляет ряд сервисных функций: быстрый поиск по наименованию элемента, поиск по значению произвольного параметра, сортировка элементов в списках, группировка элементов и др.

В соответствии с законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» бухгалтерский учет – это процесс выявления, измерения регистрации, накопления, обобщения, хранения и передачи информации о деятельности предприятия внешним и внутренним пользователям для принятия решений.

Выявление и измерение учетной информации как первый этап процесса ведения бухгалтерского учета в программе сводится к заполнению диалоговых типа «Документ» или «Операция».

Следующий этап – регистрация хозяйственных операций – организуется путем формирования регистрационных записей в электронных журналах. Эта процедура осуществляется программой автоматически после заполнения и сохранения диалоговых форм документов и операций. Существуют два вида журналов общие и специализированные. К общим журналам относится Журнал операций и Полный журнал документов. В этих журналах регистрируются буквально все вводимые в программу операции. В специализированных журналах регистрируются только документы, отражающие специальные участки учета. Например, в журнале «Приходные накладные» регистрируются лишь приходные накладные.

Все записи в журналах располагаются в хронологическом порядке и содержат наиболее общие характеристики регистрируемой операции: наименование и номер документа, дата и время, сумма и т.д. Кроме того в специализированных журналах может выводится более детальная информация о зарегистрированных документах

Журналы позволяют:

просматривать реестры документов и операций за определенную дату или диапазон дат;

делать общий анализ введенных хозяйственных операций как по всем, так и по отдельным участкам учета;

просматривать и анализировать проводки, сформированные этими документами.

Этап накопления учетной информации реализуется программой через механизм бухгалтерских проводок. После заполнения и регистрации диалоговых форм типа «Операция» и «Документ» программа автоматически изменяет остатки на бухгалтерских счетах в соответствии с теми проводками, которые сформированы этими формами. В наиболее простом варианте учета, когда на счетах накапливается информация только в денежном выражении, в проводках, помимо кодов корреспондирующих счетов, достаточно задавать значение одного параметра – сумму проводки. В программе для каждого бухгалтерского счета в Плане счетов могут быть дополнительно заданы параметры накопления информации в разрезе количественного, валютного и аналитического учета. В этом случае в проводках по данному счету в обязательном порядке должен присутствовать такой параметр, как количество, если установлен количественный признак, а также наименование валюты, курс валюты и валютная сумма, если установлен валютный признак. Если для счета устанавливается признак ведения аналитического учета, то программа будет накапливать для данного счета информацию о состоянии и движении каждого отдельного аналитического объекта. Признак ведения аналитического учета на счете устанавливается путем указания в плане счетов конкретного вида субконто для данного вида. Вид субконто – это наименование группы однотипных объектов аналитики. Как правило, каждому виду субконто соответствует одноименный справочник

Итак План счетов однозначно определяет структуру учетной информации, накапливаемой программой в результате обработки каждой введенной в программу бухгалтерской проводки.

Программа хранит на бухгалтерских счетах накопленную информацию не только по состоянию на дату последней введенной информации, но и сохраняет промежуточные итоги в виде начального и конечного сальдо, а также оборотов за каждый месяц всего периода учета по отдельным счетам включая аналитические объекты. Кроме того, все введенные проводки в хронологическом порядке регистрируются в журнале проводок. Накопленная за определенный учетный период информация может быть представлена бухгалтеру для оценки и анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют и объектов аналитики посредством определенного набора стандартных отчетов, таких как «Анализ счета», «Оборотно-сальдовая ведомость», «Главная книга» и др. Стандартные отчеты могут быть сформированы на любой диапазон дат и в любой момент времени

Обобщение учетной информации в целях предоставления сведений о результатах деятельности предприятия различным заинтересованным лицам осуществляется посредством формирования регламентированных отчетов. По содержанию регламентированные отчеты – это Баланс, Отчет о финансовых результатах, отчет о движении денежных средств, Декларация об НДС и другие налоговые и статистические отчеты, предоставляемые различным фондам. Работа с регламентированными отчетами аналогична работе со стандартными отчетами, поскольку также осуществляется путем вызова диалоговой формы настройки параметров. Все отчеты заполняются автоматически на основе анализа и дополнительной обработки накопленной учетной информации. Кроме того, существует возможность прямо из отчета выходить на документы и операции , участвующие в формировании любой отчетной суммы и в случае необходимости, исправлять допущенные на этапе ввода ошибки. Важно также и то, что программа дополнительно поддерживает режим «ручного» заполнения и редактирования сумм в отчетах.

Мы рассмотрели в общем технологические аспекты реализации процедуры бухгалтерского учета. А если говорить про уровень автоматизации отдельных этапов указанного процесса, то наиболее тяжелым в этом смысле является этап введения хозяйственных операций. Сложность заключается в том, что наравне с широким спектром объектов учета существует огромное количество схем движения этих объектов.

Тем не менее, программа позволяет вводить проводки любой хозяйственной операции с помощью диалогового окна «Операция». С другой стороны, эта форма ориентирована только на ручной ввод проводок, что значительно снижает уровень автоматизации.

Всего программа включает 38 видов различных документов, которые позволяют автоматизировать огромное количество бухгалтерских процедур Следует отметить, что «Документы» формируют проводки не только для целей бухгалтерского учета, но и налогового тоже. Для этого в программе предусмотрено использование дополнительных (внутренних) внебалансовых счетов. Например все суммы валовых доходов и расходов накапливаются на счетах «ВД» и «ВР» соответственно. А суммы балансовой стоимости основных средств – на счетах «ОС1», «ОС2» и «ОС3» соответственно для первой, второй и третьей групп. В дальнейшем программа имеет возможность обращаться к остаткам на счете соответствующей группы основных средств для расчета суммы амортизации и внесения этой суммы на валовые расходы.

Таким образом, учетно-аналитические возможности программы определяются составом и функциональным наполнением таких средств, как «План счетов», «Документы», «Справочники», «Журналы», «Отчеты». Совокупность этих средств объединено названием «Конфигурация». Поскольку 1С: ориентирована на широкое поле пользователей, то ее конфигурация отражает только общие (типовые) технологические схемы учета и не учитывает специфики отдельных предприятий. С учетом всего вышеперечисленного такую конфигурацию называют типовой. Для многих предприятий Типовая конфигурация может быть принята без каких либо существенных изменений или служить базой для реализации своих собственных моделей учета. Как именно вносятся изменения в конфигурацию? Для этого предусмотрено специальный режим работы – Конфигуратор. Запустив программу в этом режиме, пользователь получает возможность не только вносить изменения в уже существующие средства конфигурации (изменить состав проводок, которые формируются документом, добавить новую колонку в любом журнале, заменить параметры счета в Плане счетов), но и создавать новые документы, справочники, журналы, отчеты и т.д. Также для каждого работника который работает с программой, можно установить пароль и определить список средств, которые будут доступны для работы. Ради справедливости следует отметить, что внесение серьезных изменений в конфигурацию требует некоторых навыков и знаний в области в области макропрограммирования на встроенном языке 1С. С другой стороны в комплект поставки программы входит набор технической документации, который довольно детально описывает как процедуры конфигурирования, так и встроенный язык программирования.

3.  Рынок бухгалтерских программ.

Сегодня на рынке имеется обширный ряд программ по автоматизации бухгалтерского учета, такие программы как: 1C: Бухгалтерия, Aubi, Супер Менеджер, ИНФО – Бухгалтер, ФОЛИ, Парус-бухгалтерия, Инфин – Бухгалтерия, ABACUS, Турбо-бухгалтер, БОСС, БЭСТ, АККОРД. Каждая из которых отвечает всем последним требованиям учета и обладает рядом несомненных достоинств.

Найти оптимально подходящую бухгалтерскую программу очень сложная задача. При таком богатстве выбора задача главного бухгалтера сводится к выбору не более дорогой или дешевой программы, а именно к выбору подходящей. Как решить данную дилемму? Кому обратиться с таким вопрос, кто же может дать грамотную консультацию? При существующем многообразии программ поддержки малого предпринимательства, к сожалению, ни одна из них помочь в данном вопросе предпринимателя никто не сможет. Довериться рекламе, но очень часто складывается ситуация, когда у программ реклама их возможностей сильно обгоняет реальные характеристики, обратиться к специализированной фирме, но в этом случи фирма будет продвигать лишь свой товар, не зависимости от того насколько целесообразно использовать ее вашему предприятию. Наилучшее решение в такой ситуации — это получить консультацию у специалистов, владеющих знаниями в области компьютерной бухгалтерии и которым вы доверяете, но опять такие, а если таких специалистов нет? Что же делать руководителям и бухгалтерам малых предприятий?

Именно эти вопросы заставили нас задуматься над проблемой выбора автоматизированной бухгалтерской программы для малого бизнеса. Актуальность данной темы бесспорно, и все выше изложенной лишь подтверждает этот факт. А, так как нам далеко не безразлично, как молодимым экономистам и будущим специалистам, экономическое развитие и экономические процессы, протекающие в стране и в крае, мы попытались найти решение данной дилеммы, проведя исследования и анализ, предлагаемых на рынке, бухгалтерских программ для малого бизнеса.

Для начала мы определили наиболее популярные программы которые используются на малых предприятиях как страны в целом, так и нашего края, таким оказались следующие программы: "1С.Бухгалтерия", "Инфо-бухгалтер", "Парус-бухгалтерия", "БЭСТ". Каждая из этих программ требует детального рассмотрения.

3.1 "1C: Бухгалтерия"

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

                   план счетов;

                   список видов объектов аналитического учета;

                   списки объектов аналитического учета (субконто);

                   констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

                   сводные проводки;

                   оборотно-сальдовую ведомость;

                   оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

                   карточка счета;

                   карточка счета по одному объекту аналитического учета;

                   анализ счета (аналог главной книги);

                   анализ счета по датам;

                   анализ счета по объектам аналитического учета;

                   анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

                   карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

                   журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Помимо этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

САБУ производства "1С" - самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

САБУ от "1С" реализованы для разных программных и аппаратных платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (с начала 1996 г.), Power Macintosh (с лета 1996 г.). Существует несколько модификаций системы: базовая, профессиональная (для решения более сложных бухгалтерских задач, включающих элементы анализа хозяйственной деятельности предприятий), сетевая (с весны 1996 г. реализована технология клиент/сервер). Наиболее распространенная современная версия "1С: Бухгалтерия Проф. 7.5" под Windows является одной из лучших представленных на российском рынке. В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство пользователя и регистрационная анкета. Для установки и эксплуатации программы достаточно иметь 3 - 5 Мбайт свободного места на диске.

Работа пользователя, как и в любой другой аналогичной программе, начинается с настройки плана счетов и ввода шаблонов новых типовых операций (помимо предусмотренных в базовом комплекте). Вместе с продуктом предлагается широкий перечень заполняемых форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой документ. Реализованные в базовом комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров и т. д. Помимо описанного продукта, фирма "1С" продвигает на рынок свою новую разработку под названием "1С:Предприятие". Это ПО представляет собой универсальную систему для автоматизации учета в торговле, складском хозяйстве и смежных отраслях деятельности предприятия. Приложение разработано на новой технологической платформе под условным названием V7, которая включает средства работы с базой данных, встроенные язык программирования, редактор диалоговых форм и текстовый редактор, единый механизм обработки запросов.

Система "1С: Предприятие" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С: Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С: Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик", она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С: Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С: Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете "1С: Предприятие" имеются средства поддержки торгового оборудования (например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих-кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

Система "1С: Предприятие" выполняется под управлением ОС Windows 95 и Windows NT. Сетевая версия может устанавливаться в наиболее распространенных локальных сетях. В последнем случае рабочие станции должны иметь процессор класса 486DX и выше и оперативную память объемом не менее 8 Мбайт, а сервер - оперативную память не менее 16 Мбайт и процессор Pentium/75 и выше.

3.2 "Парус – бухгалтерия"

Эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций.

Основные возможности системы:

                   Учет основных средств, материалов и МБП

                   Учет финансово-расчетных операций: подготовка платежных банковских и кассовых документов; учет операций по расчетному, валютному и прочим счетам; учет кассовых операций; учет всех видов взаимных расчетов.

                   Начисление заработной платы: расчет заработной платы по основной, совмещаемой и замещаемой должностям; расчет налогов и удержаний, оформление возврата сумм и перерасчет заработной платы; учет приказов по кадрам и оплате труда; формирование справок и налоговой отчетности; расчет выплат по больничным листам, отпускных, пособий на детей; печать расчетно-платежных ведомостей, расходных кассовых ордеров; перечисление зарплаты через банк; формирование сводов по заработной плате и журналов-ордеров.

                   Отчеты: книга учета хозяйственных операций; ведомости аналитического учета (журналы-ордеры); главная книга; оборотный баланс; баланс и все формы приложений к балансу; отчетные документы по расчету налогов; справки о наличии и движении денежных средств и материальных ценностей.

Введен принципиально новый механизм, позволяющий пользователю самостоятельно настраивать формы всех документов по реализации (накладные, счета, заказы и пр.), вводить несколько форм одного и того же документа, а также добавлять в систему документы, разработанные пользователем;

Расширенные возможности системы:

Учет финансово-хозяйственной деятельности в валюте. Предоставлена возможность вести учет хозяйственной деятельности в рублевом эквиваленте и различных валютах без ограничения количества валют. По каждой валюте ведется история курса по отношению к рублю для выполнения последующих перерасчетов и переоценок валютных активов и пассивов на любое число. Существует возможность производить переоценку не только валютных денежных счетов, но и переоценку дебиторско-кредиторской задолженности, а также получать все справки и отчеты как в валюте, так и в рублевом эквиваленте.

Расширенный аналитический учет:

Воспользовавшись возможностями расширенного аналитического учета, Вы сможете организовать учет затрат и доходов по направлениям, статьям и видам деятельности. Иными словами, Вам предоставляется возможность разукрупнить любой балансовый счет в разрезе аналитических признаков, причем на нескольких уровнях, что позволяет получать накопительные аналитические данные к счетам по указанным аналитическим признакам, а также осуществлять по ним различные выборки и выдавать на печать соответствующие отчеты.

Финансовое планирование и анализ.

Эта подсистема предназначена для финансовых служб предприятий, главных бухгалтеров, руководителей и позволяет:

- планировать предстоящие доходы и расходы, объединив их в финансовый план. План формируется на основе как разовых событий (ремонт помещения, приобретение мебели и т.п.), так и повторяющихся (уплата налогов, арендная плата и т.п.);

- контролировать платежи, оптимизировать финансовую деятельность, осуществлять анализ фактического исполнения планов;

- осуществлять расчет и анализ итоговых финансово-экономических показателей;

-проводить анализ реального финансового состояния предприятий по группам: структура имущества, собственные и заемные средства, оборотные средства и их источники, ликвидность, финансовая устойчивость, интенсивность использования ресурсов, рентабельность капитала и продаж;

- представлять результаты обработки информации в графическом виде (графики, диаграммы).

Электронные расчеты с банком. Эта подсистема, использующая технологию "Банк-Клиент", позволяет передавать платежные документы, сформированные в компьютере бухгалтерии, по телефонным каналам связи прямо в компьютер банка и получать банковскую выписку в бухгалтерскую систему.

Базовый вариант системы

"Парус-Предприятие 7.20"

включает следующие модули:

"Парус-Администратор";

"Парус-Бухгалтерия";

"Парус-Реализация и Склад".

"Парус-Администратор" - управляющий модуль, при помощи которого открываются базы данных, вводятся пользователи и назначаются права доступа, а также осуществляется определенный сервис системы. Этот модуль обязателен и поставляется в комплексе бесплатно.

Модули "Парус-Бухгалтерия" и "Парус-Реализация и Склад" могут работать как самостоятельные приложения. Однако в полной мере достоинства модулей реализуются, если использовать их в качестве единого программного комплекса с общей базой данных.