Бух учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

 Введение 3

1. Организационно-экономическая характеристика ОАО "ЭФКО" 5
2. Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами……………………………………………………………………………12
3. Бухгалтерский учет   расчетов с   подотчетными   лицами   в ОАО «ЭФКО» ………………………………………………………………………………….203.1. Первичный  учёт   расчётов с   подотчётными   лицами …………………22

3.2. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………….………………….41

4. Заключение  .43

5. Список использованной литературы 44

Приложение

Введение

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.        В     подотчет     выдаются     деньги     для     предстоящих командировочных   расходов,   для   оплаты   хозяйственных   расходов,   на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. С этих позиций выбранная тема курсовой работы актуальна.

     Целью выполнения курсовой работы является исследование ведения бухгалтерского учета «Расчетов с подотчетными лицами» в ОАО «ЭФКО», выявление имеющихся недостач в учете, и возможности путей совершенствования.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

     1. издан ли приказ со списком  лиц, в котором выдаются деньги  в подотчет на хозяйственные  нужды;

     2. имеются ли договора о полной  материальной ответственности с  этими лицами;

     3. своевременность и правильность  составления подотчетными лицами отчета с приложением бухгалтерских документов;

     4. особое внимание обращается на  проверку командировочных расходов;

     5. своевременность возвращения в  кассу неиспользованных подотчетных  сумм; 

     6. правильность выведения остатков  на конец месяца по каждому подотчетному лицу;

     7. соответствие записей в авансовых  отчетах, журнале – ордере 7 и главной книге.

          В данной курсовой работе будут  использованы научная и учебная  литература по бухгалтерскому  учету, материалы периодических  изданий, нормативные акты в области бухгалтерского учета, а также первичные документы, регистры синтетического и аналитического учета и формы отчетности исследуемого предприятия. 

      ^{1. Организационно-экономическая характеристика ОАО «ЭФКО».} 

      ^{История компании начинается с XIX века. В 1897 году в слободе Алексеевка был построен завод по производству кориандрового и анисового масла, которое использовалось крупнейшими мировыми производителями душистых веществ. В советские времена сфера деятельности не менялась, Алексеевский ордена «Знака Почета» эфиромаслоэкстракционный комбинат входил в концерн по производству парфюмерно-косметических изделий, синтетических, душистых веществ и эфирных масел.}

      ^{В 1972 году коллектив  комбината отметил 75-летний юбилей своего предприятия. Успехи комбината были отмечены высокой правительственной наградой. Президиум Верховного Совета СССР за достигнутые успехи в развитии производства, разработку и внедрение передовой техники и технологии Указам от 24.08.1972 г. наградил Алексеевский Эфиромаслоэкстракционный комбинат Министерства пищевой промышленности СССР Орденом «Знак Почета».}

      ^{В 1992 году комбинат был  приватизирован и  на его базе образовано открытое акционерное  общество «Эфирное» (ОАО  «ЭФКО»). ОАО «Эфирное»  зарегистрировано Постановлением главы администрации г. Алексеевка Белгородской области № 1156 от 7 декабря 1992 года, регистрационный номер – 180.}

      ^{В 1994 году основными  акционерами комбината  стала новая команда  единомышленников, поставившая  для себя цель стать  ведущей компанией  масложировой отрасли. Предприятие получило новый импульс для эффективного развития: было модернизировано и расширено производство, выстроена новая система управления, освоен выпуск новой продукции.}

      ^{Расположение  комбината в зоне возделывания высокомасличного подсолнечника, вековые традиции производства растительных жиров (в слободе Алексеевка в начале XIX века крепостным крестьянином Бокаревым впервые в России было получено подсолнечное масло) в совокупности с проведенными маркетинговыми исследованиями рынка, прогнозом его развития, во многом обусловили выбор основного вида деятельности – производство и бутылирование подсолнечного масла.}

      ^{В 1996 году ОАО «Эфирное»  выходит на российский рынок подсолнечного  масла с собственным  брэндом «Слобода». Впервые в России была применена технология вымораживания. Создается собственная сеть дистрибуции – Торговые дома в различных регионах России (Москва, Воронеж, Новосибирск, Екатеринбург) в рамках программы формирования вертикально интегрированной группы  «ЭФКО».}

      ^{Следующим этапом развития стало строительство в 1999 году еще одного производственного цеха, который первый в России начал производить дезодорированное масло методом физической рафинации. Создана управляющая компания группы – ЗАО «АПИК ЭФКО».}

      ^{В мае 2001 года началось строительство нового завода ООО «ЭФКО-Слобода» - 100 % дочерней компании ОАО «ЭФКО». Инвестиции составили более 25 млн. долларов США. В ноябре 2001 года запущен цех по производству кетчупа, увеличены мощности по производству майонеза. В мае 2002 года осуществлен запуск нового завода.}

      ^{В настоящее время  ОАО «Эфирное»  входит в состав производственного  комплекса Аграрно-Промышленной Инвестиционной Компании «ЭФКО».}

      ^{Акционерный (уставный) капитал  ОАО «Эфирное»  составляет 116766 тыс. рублей и разделен на 166808 штук обыкновенных голосующих акций номинальной стоимостью 700 рублей каждая. Акции поделены следующим образом: юридические лица – 48,79 %; физические лица – 51,21 %. Состав, структура и доли акционеров являются постоянными  на протяжении более 5 последних лет.}

      ^{Органами управления ОАО «Эфирное» в соответствии с Уставом являются Общее собрание акционеров, Совет директоров и исполнительный орган – генеральный директор. Предприятие имеет многоуровневую структуру.}

      ^{Комбинат  ОАО «Эфирное», расположенный  в городе Алексеевка Белгородской области, является основным производственным предприятием группы.}

      ^{Производственный  цикл выработки подсолнечного  масла занимает один день и полностью  организован на территории ОАО «Эфирное», начиная  от хранения текущих  запасов сырья  до упаковки готовой продукции . С 1994 года на комбинате поэтапно прошла модернизация и замена оборудования, и все производственные участки соответствуют друг другу по технологиям и мощности.}

      ^{Контроль  качества на комбинате  ведется на всех стадиях  технологического процесса, включая входящее сырье, полуфабрикаты и готовую продукцию.}

      ^{Сбыт  товара в крупнейших городах России осуществляется собственными силами торговых домов компании через розничную  сеть соответствующего региона.}

      ^{На  более мелких локальных  рынках сбыт осуществляется путем поставки постоянным клиентам компании. 11 торговых домов «Эфирное» реализуют более 99 % объема выпуска продукции в 10 регионах России.}

      ^{Реализация  продукции компании через сеть торговых домов позволяет  наиболее полно контролировать процесс доведения товара до конечных потребителей, обеспечивая высокую дистрибуцию и поступление регулярной информации с местных рынков. Условия поставок продукции в торговые дома предусматривают предоставление рассрочки платежа (до 10-30 дней) в зависимости от длины товаропроводящих путей. Торговые дома работают только с продукцией ОАО «Эфирное» и компаний Группы. На основе информации по остаткам товара на складах и динамики реализации торговых домов корректируются условия поставок.}

      ^{Бухгалтерский учет в ОАО «Эфирное»  осуществляется отдельным структурным подразделением «Бухгалтерией общества», возглавляемого главным бухгалтером и находящимися в его подчинении 30 бухгалтерами.}

      ^{Бухгалтерский учет организован  по центральной форме  и охватывает финансовый и налоговый учет, ведется с использованием компьютерной технологии обработки информации в производствах и подразделениях. Формы и методы бухгалтерского учета в ОАО «Эфирное» применяются в соответствии с требованиями Закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года (с изменениями от 30 июня 2003 года), Положениями по ведению бухгалтерского учета в Российской Федерации, Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности  организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н с изменениями от 07.05.2003 г.}

      ^{Бухгалтерский учет на предприятии  полностью автоматизирован, применяется бухгалтерская  программа 1С Предприятие 7.7.}

      ^{Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных  операций ведется  на основе натуральных измерителей и денежном выражении (рублях и копейках) путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного отражения.}

      ^{Готовая продукция в ОАО  «Эфирное» отражается в учете по нормативной (плановой) производственной себестоимости, включающей затраты, связанные с использованием в процессе производства основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и другие затраты на производство продукции.}

      ^{В соответствии с Учетной политикой (Приложение № 1), принятой в ОАО «Эфирное» применяется метод начисления. В учетной политике ОАО «Эфирное» в целях налогового учета (Приложение № 2) применяется метод определения выручки по начислению.}

      ^{При применении одинакового  метода определения  объема выручки, как  для целей налогообложения, так и для бухгалтерского учета, учет будет более простым и менее трудоемким, а полученные показатели более достоверными, поскольку формируются в системном порядке.}

      ^{Планово-экономический  отдел содержит: начальника экономического отдела и 15 специалистов. Отдел занимается разработкой планов и анализом финансово-хозяйственной деятельности.}

      ^{Проанализируем  показатели финансово-хозяйственной  деятельности ОАО  «Эфирное» за 2004 – 2006 гг., используя сравнительный  метод анализа, и  сделаем выводы по результатам работы (таблица 1).}

      ^{Таблица №1}

      ^{Выручка от реализации продукции, работ, услуг в 2005 году увеличилась  по сравнению с 2004 годом на 40 % и составила 4627519 тыс. рублей. Пропорционально возросла и себестоимость реализованной продукции на 45 %, что положительно сказалось на валовой прибыли. В 2005 году валовая прибыль в сравнении с 2004 годом возросла на 45 % и составила 4650929 тыс. рублей.}

      ^{При сравнении 2005 года с 2006 годом также наблюдается пропорциональный рост выручки от реализации и себестоимости. Прибыль от реализации составила в 2005 году 465092 тыс. рублей, что на 130429 тыс. рублей больше, чем в 2006 году.}

      ^{Из  года в год растет среднегодовая стоимость основных производственных фондов. В 2005 году она составила 3500 тыс. рублей, что на 300 тыс. рублей больше, чем в 2004 году.}

      ^{В связи с интенсивным  ростом выручки от реализации, наблюдается  рост показателя фондоотдачи, в 2005 году он равен  1322,1 тыс. рублей, что на 64,08 тыс. рублей больше, чем в 2004 году. Тенденцию роста имеет также показатель производительности труда, в 2005 году рост произошел на 4731,2 тыс. рублей по сравнению с 2004 годом; в 2005 году на 8783,2 тыс. рублей по сравнению с 2006 годом.} 

      ^{В 2005 году фонд оплаты труда вырос по сравнению с 2004 годом  на 5200 тыс. рублей, а в 2004 году рост составил 4750 тыс. рублей. Отрицательным моментом является неуклонный рост среднегодовой дебиторской задолженности. В 2005 году она составила 1615963 тыс. рублей, что на 147061 тыс. рублей больше, чем в 2004 году. В 2005 году произошло снижение показателя – среднегодовая кредиторская задолженность на 44039 тыс. рублей, которая в 2005 году составила 906796 тыс. рублей.}

      ^{Рентабельность  товаров в 2005 году по сравнению с 2004 годом выросла незначительно на 3,15 %, хотя в 2005 году рост по сравнению с 2006 годом составил 4,99%.} 

     Бухгалтерский учет на предприятии организован  в соответствии с требованиями федерального закона о бухгалтерском учете  и положением по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в РФ.

Учетная политика на предприятии разработана  главным бухгалтером и утверждена руководителем предприятия в  соответствии с ПБУ от 1998 года «Учетная политика организации», Бухгалтерский  баланс (Приложение № 3).

2. Теоретические аспекты учёта расчётов с подотчётными лицами 

      Несмотря  на то, что тема расчетов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие

страны,  достаточно хорошо изучена и освещена в специальных изданиях, у бухгалтеров довольно часто возникают вопросы по поводу правильного отражения и налогообложения командировочных расходов.

    Для того чтобы найти правильное решение  при возникновении сложных и неоднозначных ситуаций, бухгалтеру необходимо, прежде всего, четко представлять, какими отраслями законодательства регулируются те или иные аспекты правоотношений, возникающих при направлении работников в командировку.

    Так, все отношения, возникающие между  работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда РФ, Министерства социальной защиты населения РФ, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов РФ, глав администраций и органов местного самоуправления.

В соответствии с пунктом 4 Постановления правительства  РФ от 26.02.92г. № 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» Министерству финансов РФ, по согласованию с Министерством труда и занятости населения РФ, предоставлено лишь право вносить изменения в нормы возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен. В настоящее время при расчетах с работниками, выезжающими в командировки, следует руководствоваться Инструкцией министерства финансов.

Указанные документы в соответствии с пунктом 3.3. письма Министерства юстиции России от 3 июня 1993г. № 08-09/307 не подлежат государственной регистрации как принятые до 14 мая 1992 года. В то же время эти нормативные акты не были отменены в порядке, предусмотренном пунктом 6 указанного письма.

Служебной командировкой в соответствии с  пунктом 1 Инструкции Минфина  

признается  поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из этого  определения можно сделать вывод, что в командировку могут быть направлены только работники, состоящие с данным предприятием в трудовых соглашениях, то есть те, для которых данное предприятие является либо основным местом работы, либо местом работы по совместительству, так как только такие работники должны подчиняться распоряжениям руководителя и внутреннему трудовому распорядку в целом .

Если  работник принят на работу по трудовому  соглашению и в трудовом соглашении определено, что он имеет свободный график работы и не содержится определенный, конкретный перечень работ, которые он должен выполнить, то такой договор можно признать трудовым договором. Свободный график работы, в данном случае, является одним из возможных вариантов внутреннего трудового распорядка. Следовательно, такой работник может быть направлен в служебную командировку.

Если  же работник будет принят для выполнения конкретного объема работ (например, составление отчетности за определенный период, восстановление бухгалтерского учета и т.п.), то такой договор будет являться договором гражданско-правового характера (договор подряда, поручения, возмездного оказания услуг, авторский договор и др.).

В том  случае, когда руководитель предприятия  направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся (в пределах действующих норм) на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не

включаются.

     В том случае, когда в командировку направляется   физическое   лицо,   выполняющее   работу   по   договорам гражданско-правового характера, расходы по командировке (в пределах действующих норм) также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданско-правового  

характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. (Основание - письмо ГНИ по г. Москве № 11-13/991 от 23.01.95)

      В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в

состав  предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором  обусловлена трудовым   договором.  При  этом  отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или

 носит    разъездной    либо    подвижной    характер    не    считаются командировками.

Существует  особый  порядок направления работников  предприятий для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения

квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на

территории  РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных

при выполнении таких работ.

Срок  командировки работников определяется руководителями предприятий, однако , он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок  командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для

выполнения  монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Срок  командировки работников в министерства и другие государственные органы исполнительной власти не должен превышать 5   дней, не считая времени нахождения   в   пути.   Продление   срока   командировки допускается 

 в   исключительных   случаях   не   более   чем   на   5   дней   с письменного разрешения   руководителя   органа   управления,   в   который командированы работники.

       Перейдем к освещению бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные  расходы - это непроизводственные накладные  расходы, связанные с содержанием  административных служб и 

управлением предприятием в целом.

    К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

    Выдача  наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ, услуг).

    Выдача  наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - РФ).

    Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под  отчёт производится из касс предприятий.

    При временном отсутствии у предприятий  кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или  лицам, их заменяющим, чеки на получение  наличных денег непосредственно  из кассы банка.

    Выдача  наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации в данном случае может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

    В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег  из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой  межведомственной формы КО-2 или  надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными).

    В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и т.п. имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

    В учёте выдача наличных денежных средств  под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) — на выданную сумму

    соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия или  из кассы банка.

    Руководитель  предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

    Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх (десяти в отдельных случаях) дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

    Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации, подтверждающей те или иные сроки ."Отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

Так, письмом  Госналогслужбы РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/ 851 снова предложено начислять страховые  взносы на выданные работникам денежные авансы     на     командировочные,     представительские     и     другие аналогичные расходы, целевое использование которых не подтверждено в установленные    сроки    оправдательными    документами.    Этот    подход свидетельствует  о  готовности  ГНС  РФ  считать такие  суммы доходом, вознаграждением работника.