Бухгалтерский учет и аудит подотчетных сумм и расчетов

ВВЕДЕНИЕ

В процессе функционирования каждого предприятия возникают  вопросы, связанные с расчётами  с подотчётными лицами. В основном, это закупка товарно-материальных ценностей и служебные командировки.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической  прессе и специальных изданиях. К  тому же командировочные расходы  относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно  находятся под пристальным вниманием  проверяющих органов. На этом объекте  учёта замыкается комплекс вопросов, связанных с отражением в бухгалтерском  учёте и налогообложении.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в  настоящее время.

Что касается расчётов с  персоналом по прочим операциям, то, так  как счёт 73 редко используется предприятиями  в своей финансово-хозяйственной  деятельности, поэтому здесь рассмотрим лишь основную информацию по данным операциям.

Однако, как известно, в  связи и с введением понятия  «материальная выгода» суммы  предоставленных займов стали попадать под всё более пристальное  внимание налоговых органов.

В данной работе будут подробно рассмотрено понятие «материальная  выгода» и приведены ее расчеты, а также правильность оформления выдачи работникам займов.

1. Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под отчёт, в  бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой  выдаче конкретного подотчётного лица.

Согласно Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий счёт 71 предназначен для обобщения информации о расчётах с работниками предприятия по суммам, выданным под отчёт на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки. Круг подотчётных лиц на предприятии должен быть ограничен разумными пределами и утверждён распорядительным документом по предприятию.

Целью аудиторской проверки всех видов расчётов является проверка законности возникновения дебиторской  и кредиторской задолженности и  своевременности их погашения, правильности организации учёта расчётов и  мероприятий, проводимых под руководством организации для устранения причин, вызывающих возникновение невостребованной задолженности, и по их снижению.

В зависимости от принятой на предприятии учётной политикой  формы организации бухгалтерского учёта аудитор может использовать в работе и соответствующие источники  информации. Так, при применении на предприятии журнально-ордерной формы  учёта могут быть использованы следующие  источники информации:

· бухгалтерский баланс;

· журнал-ордер №7 (или  журнал-ордер №14);

· аналитическая ведомость  по счёту 71;

· материалы инвентаризации расчётов;

· первичные документы.

В зависимости от количества подотчётных лиц и от величины оборотов по счёту 71 аудитор сам  определяет метод проведения проверки - сплошной или выборочный. Чаще аудиторы применяют выборочный метод.

Приступая к проверке, необходимо выяснить:

· правильно ли отражены по статьям баланса остатки задолженности;

· причины образования  задолженности работников предприятию  по непогашенным в установленный  срок суммам, выданным им в подотчёт на командировочные, административно-хозяйственные  и операционные расходы;

· давность образования задолженности;

· реальность погашения задолженности  подотчётных лиц;

· какие меры принимались  руководством организации по своевременному взысканию задолженности;

· выполняются ли требования статьи 12 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» в части обязательного проведения инвентаризации расчётов перед составлением годового отчёта (инвентаризация расчётов с подотчётными лицами - проверка отчётов  подотчётных лиц по выданным авансам  с учётом их целевого расходования, а также правильность использования  и отчёта по суммам выданных авансов  каждому подотчётному лицу);

· правильно ли составлены бухгалтерские проводки по операциям  с подотчётными лицами, правильно  ли выведены остатки на конец каждого  месяца по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и соответствуют ли записи в авансовых отчётах записям  в журнале-ордере № 7 и главной  книге.

При проведении проверки аудитор  во всех случаях должен обращать внимание на наличие в организации, правильность и законность оформления первичных  оправдательных документов, относящихся  к данному виду расчётов.

В последнее время, как  показывают проведённые аудиторские  проверки, особенно много нарушений, а порой и злоупотреблений, допускается  при выдаче наличных денег работникам в подотчёт на различные цели. Нередко  нарушения в этих вопросах допускают  и сами руководители предприятий (организаций).

Однако начнём всё же с  бухгалтерского учёта этих операций.

Счёт 71 - активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму  задолженности подотчётных лиц  предприятию, а кредитовое сальдо - сумму невозмещённого перерасхода. По дебету счёта записываются суммы  возмещённого перерасхода и вновь  выданные под отчёт на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым  отчётам и сданные по приходным  кассовым ордерам (неиспользованные).

Как уже упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  и командировочные расходы. Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки  сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств для приобретения материальных ценностей (работ, услуг)

Выдача наличных денежных средств работникам предприятия  под отчёт регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее - РФ).

Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что выдача наличных денег под отчёт производится из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается  выдавать по согласованию с банком кассирам предприятия или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы  банка.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы  организации в данном случае может  производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные  и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой  межведомственной формы КО-2 или  надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением  на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Аудитор  должен проследить, все ли необходимые  подписи поставлены на расходном  документе. Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем  и главным бухгалтером (или лицами на это уполномоченными). Аудитору важно  обратить внимание кассира на то, что  отсутствие подписи получателя в  этих документах расценивается как  недостача денежных средств в кассе.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и  т.п. имеется разрешительная надпись  руководителя организации, его подпись  на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Аудитору также необходимо проверить, не производится ли выдача наличных средств работникам, не указанным  в приказе о порядке выдачи подотчётных сумм.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а  также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 71 Кредит 50(51) - на выданную сумму

соответственно при получении  работником наличных денег из кассы  предприятия или из кассы банка.

Руководитель предприятия  своим приказом должен установить размеры  подотчётных сумм и сроки, на которые  они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее  трёх дней по окончании срока, на который  они выданы, предъявить в бухгалтерию  отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный  расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток  должен быть внесён сотрудником в  кассу организации.

Если при проведении проверки предприятия аудитором установлено, что подотчётные суммы числятся за получившими их лицами длительное время, в том числе по истечении  трёх дней после установленного срока, рекомендуется провести проверку использования  подотчётных сумм, получить объяснения от соответствующих должностных  лиц и подотчётного лица и с  учётом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в  совокупный доход этого подотчётного лица, так как несвоевременная сдача денежных средств в кассу предприятия может рассматриваться налоговыми органами как доход сотрудника.

Нарушение сроков, равно  как и отсутствие у предприятия  документации, подтверждающей те или  иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.), приводят к ситуации, которая в настоящий момент законодательно не урегулирована.

Так, письмом Госналогслужбы РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/ 851 снова предложено начислять страховые взносы на выданные работникам денежные авансы на командировочные, представительские и другие аналогичные  расходы, целевое использование  которых не подтверждено в установленные  сроки оправдательными документами. Этот подход свидетельствует о готовности ГНС РФ считать такие суммы  доходом, вознаграждением работника.

С другой стороны - письмом  ГНИ по г. Москве от 13.11.97 № 11-13/ 29227 со ссылкой на письмо ГНС РФ от 04.11.97 № 08-1-07-/ 1072 предусматривается в общеустановленном  порядке производить налогообложение  суммы материальной выгоды за пользование  денежными средствами, полученными  физическими лицами от работодателей, при уклонении от возврата этих средств, иной просрочки в их уплате либо необоснованном получении (т.е. речь идет об отсутствии факта списания этих средств с физического лица без оправдательных документов).

Определение суммы материальной выгоды по таким денежным средствам  производится за все время их нахождения у физического лица начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах, а в случае отсутствия такой даты - со дня получения денежных средств физическим лицом либо со дня возникновения задолженности по своевременно не возвращенным в кассу организации средствам при частичном их возврате.

Последняя ситуация обоснованна, поскольку в такой ситуации отсутствуют  правовые основания делать вывод  о получении работником предприятия  дохода. Данные денежные средства могут  быть изъяты у работника в судебном порядке, чего нельзя было бы сделать  с полученным работником доходом.

На этом основании решения  налоговых органов о взыскания  с предприятий сумм доначисленных взносов в пенсионный фонд (или подоходного налога) и применении штрафных санкций в рассмотренной ситуации могут быть оспорены. Тем более если на момент вынесения таких решений работник уже по этим суммам отчитался.

Аудитору следует выяснить, не числятся ли подотчётные суммы  за уже уволенными работниками, а  также: принимает ли бухгалтерия  авансовые отчёты, дата составления  которых противоречит датам, указанным  на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчётных  средств.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного  подотчётного лица по ранее выданному  ему авансу. Здесь аудитору следует  проследить, была ли при дебетовом  сальдо по конкретному работнику  на начало месяца выдача ему наличных денег из кассы раньше, чем составлен  первый авансовый отчёт за этот месяц. Это нарушение можно увидеть  в журнале-ордере или в авансовом  отчёте.

Передача выданных под  отчёт наличных денег одним лицом  другому запрещается. Предприятия  часто пренебрегают этим пунктом, в  частности, нередко можно увидеть  в журнале-ордере или в главной  книге проводку Д71-К71. Аудитору следует  обратить внимание на фамилию лица, указываемого как «плательщик» в  квитанции к приходному ордеру, подтверждающему  факт оплаты при закупке ТМЦ подотчётным  лицом. Зачастую эта фамилия не совпадает  с фамилией подотчётного лица, составившего авансовый отчёт.

Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных  суммах и приложенные к ним  оправдательные документы в бухгалтерии  подвергаются счётной проверке, а  также проверке по существу. При  этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые  отчёты утверждаются руководителем  организации.

Документальное оформление покупок за наличный расчёт у юридических  лиц в розничной торговле

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а  покупатель вправе потребовать у  продавца два документа - кассовый чек  и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек в  соответствии с постановлением Правительства РФ от 29 июля 1996 г. № 914 должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· номер кассового аппарата;

· номер и дату выдачи чека;

· стоимость (цену) продаваемого товара с налогом на добавленную  стоимость (далее - НДС).

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой  отчётности по формам, утверждённым Министерством  финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· наименование и измерители приобретённого товара (работ, услуг) в  натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись  ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

По мнению автора статьи «Учёт расчётов с подотчётными лицами»: «Документы, подтверждающие расходы, в виде товарного чека со штампом «оплачено» без чека ККМ приниматься к учёту не должны».

Согласно Инструкции Государственной  налоговой службы РФ от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке исчисления и уплаты НДС» (в редакции последующих изменений и дополнений) суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретённым для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачёту у покупателя не принимаются и расчётным путём не выделяются.

Исключение - приобретение горюче-смазочных  материалов (далее - ГСМ) за наличный расчёт по чекам автозаправочных станций (далее - АЗС), при этом НДС выделяется по расчётной ставке 18% от стоимости приобретённых материалов, а также некоторые командировочные расходы, которые будут рассмотрены далее.

В бухгалтерском учёте  организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной  торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается проводками:

Дебет 10 Кредит 71 - на сумму  оприходованных материалов;

Дебет 12/1 Кредит 71 - на сумму  приобретенных малоценных и быстроизнашивающихся предметов (далее - МБП);

Дебет 20 (23,25,26,29,.…) Кредит 71 - на сумму произведённых работником по распоряжению руководителя предприятия  общепроизводственных, общехозяйственных  и прочих расходов.

Все подотчётные суммы  списываются бухгалтерией предприятия  на основании авансового отчёта работника  с приложением подтверждающих расходы  документов.

При этом аудитором должны быть сопоставлены документы на приобретение за наличный расчёт канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов и других материальных ценностей со складскими документами на оприходование и (или) последующее списание в расход (передачу в эксплуатацию) этих ценностей.

Аудитору важно обратить внимание на обоснованность записей  по кредиту счёта 71 в корреспонденции  со счетами учёта затрат (издержек обращения). Такие записи не могут быть сделаны лишь на основании документов продавца (кассовых и товарных чеков), подтверждающих приобретение материальных ценностей (работ, услуг) без дополнительных документов, составленных организацией-покупателем (или при её участии) и подтверждающих использование приобретённого в процессе собственного производства.

Такими дополнительными  документами могут быть ведомости  списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию приобретённых МБП, акты приёмки  выполненных сторонними организациями  работ (услуг) производственного характера  и т.п.

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два  раза в месяц некоторую сумму  на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих  право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может  быть выдана под отчет, и сроки  составления авансовых отчетов  должны быть установлены приказом по предприятию.

Размеры этой суммы определяются предприятием самостоятельно на основании практического  опыта и плана использования  автомобиля.

При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы водитель должен представить  отчет о ранее приобретенном  топливе. Данные о приобретенном  за наличный расчет бензине заносятся  в лицевую карточку водителя с  указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается  в бухгалтерию вместе с путевым  листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

Очень часто на практике на небольших  предприятиях сотрудники, эксплуатирующие  автотранспортные средства, не требуют  или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная  операция сопровождается составлением внутреннего акта.

Составление внутренних актов для  списания в том случае, когда водитель не получил при заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для  включения этих расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг), не допускается.

Если такие расходы все-таки произведены, необходимо:

· произвести их за счет чистой прибыли  предприятия;

· удержать с получивших деньги сотрудников  подоходный налог;

· удержать с полученной суммы % взносов в Пенсионный фонд РФ;

· начислить % взносов в Пенсионный фонд РФ.

При отражении в учете расходов на оплату ГСМ следует учитывать  особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты ГСМ.

Выделение расчетным путем НДС  со стоимости ГСМ, приобретенных  за наличный расчет, производится и  в том случае, когда сумма НДС  в чеке АЗС не выделена.

Это, пожалуй, единственное исключение из общего правила, согласно которому из стоимости приобретенных за наличный расчет на предприятиях розничной торговли материальных ценностей сумма НДС  не выделяется.

В случае изменения размера снабженческо-сбытовой надбавки для организаций нефтепродуктообеспечения указанный выше размер уточняется при  необходимости Государственной  налоговой службой РФ по согласованию с Министерством финансов РФ.

ПРИМЕР. В авансовом отчете водителя на предприятии, заправка автомобилей  которого производится за наличный расчет, указана и подтверждена чеками АЗС  оплата 20 литров бензина АИ-92 по цене 29,10 рублей за один литр на сумму 582 рублей.

Данная сумма должна быть отражена в учете следующим образом:

1. расчетным путем выделяется сумма НДС

 582*18%=104,76 рублей.

2. расчетным путем исчисляется  стоимость топлива 

582-104,76=98,94 рублей.

В бухгалтерском учёте это отражается следующим образом (см. табл.1.).

Таблица 1.

Бухгалтерские записи

Так как сумма налога на добавленную  стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как разница между  суммами налога, полученными от покупателей  за реализованные им товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за оприходованные материальные ресурсы (выполненные  работы, оказанные услуги), то одновременно сумма НДС может быть принята  к зачету.

Оформление и учет представительских  расходов

Как известно, удачно заключенная  сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Согласно письму Министерства финансов РФ от 6 октября 1992 года № 94 (в редакции последующих изменений и дополнений) представительские расходы, связанные  с коммерческой деятельностью, - это  затраты предприятия по приему и  обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая  иностранных), прибывших для переговоров  с целью установления и поддержания  взаимовыгодного сотрудничества, а  также участников, прибывших на заседания  совета (правления) предприятия и  ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема ( завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно- зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Предприятиям рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств  на представительство, их документального  оформления и контроля. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

· Приказов Минфина РФ от 31.12.1999 N 110н, от 06.07.2001 нормы расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц установлены в следующих размерах:

· оплата питания (в сутки на одного человека) - до 470 рублей;

· оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным  приемом – до 630 рублей:

· буфетное обслуживание во время  переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 25 рублей;

· культобслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 125 рублей;

· бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации  в день) - до 23 рублей;

· оплата труда переводчика (по счетам организации - в час) - до 100 рублей;

· приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой – до 440 рублей:

· для руководителя делегации- 440 рублей;

· для членов делегации- 230 рублей.»

Разумеется, что при составлении  сметы для других организаций  указанные нормы могут быть изменены. Главное, чтобы фактически произведенные  организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные  законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.

Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет  определен круг лиц, занятых приемом  участников деловых встреч.

Предприятию желательно вести журнал регистрации приглашенных, в котором  следует указывать наименование организации, представители которой  приглашены для переговоров; число  приглашенных, участвующих в переговорах, и число участников со стороны  предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов  в театр, на выставку, в музей и  на другие культурные мероприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии  оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны  дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.

Если деньги на представительские  расходы выдаются физическому лицу под отчет на основании приказа  руководителя предприятия с установлением  срока их возврата и эти расходы  подтверждены документально, то такие  суммы не являются доходом физического  лица.

Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать  представительские средства, как  правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым  выступает по отношению к предприятию  как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном  законодательством порядке.

Таким образом, подотчетное лицо, взявшее  в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы  предъявлением в бухгалтерию  товарного чека, счета, накладной  на отпуск товара, а также чека кассового  аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а  не со штампом) предприятия.