Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками

Введение 

       В настоящее время информационные технологии получили широкое развитие на предприятиях различных отраслей. На предприятии осуществляется внедрение  и использование автоматизированных систем для обработки экономической, финансовой и управленческой информацией. Не секрет, что именно информация считается одним из двигателей прогресса. Без АС современные предприятия не могут работать, т.к. залог успешной работы предприятия – это оперативное отправление и получение различных документов, отчетов, а вручную это сделать невозможно.

     В структурном подразделении Горьковской  железной дороги ОАО «РЖД» ДРП  РСП-17 с 2004 года установлена автоматизированная система SAP R3, с помощью которой автоматизированы все участки учета, возросло качество обработки учетной информации, производительности труда учетных работников, а также повысилась информационная культура специалистов.

       Выбор именно этой программы обусловлен тем, что необходимо было автоматизировать учет не только на территории Горьковской  железной дороги, но и на всей территории ОАО «Российских железных дорог» в целом, создав одну большую автоматизированную систему контроля. Программа SAP R3 идеально подходила для решения этой задачи, так как является системой ERP-класса.

       ERP-система – это совокупность методов, процессов, технологий и средств их реализации. Она включает в себя: проектирование, управление производством, управление проектами, качеством, финансами, транспортом, запасами. Существенной чертой ERP является возможность интернационального управления производством. 

1 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

       Передо  мной была поставлена задача проведения анализа технологии автоматизированной обработки учетной информации в  подразделении Дирекции по ремонту  пути Горьковской железной дороги ОАО  «РЖД»  РСП-17. С этой целью мною были изучены: характеристика и виды деятельности РСП-17, организационные структуры управления предприятием в целом и бухгалтерией, учетная политика, состав и характеристики технических средств и программного обеспечения. Кроме того, были исследованы характеристики и возможности автоматизированной системы SAP R3, ее модули, технология обработки информации на участке учета расчетов с поставщиками, а также разработана схема документооборота, проведен анализ технологии обработки экономической информации. Эти данные позволили выявить достоинства и недостатки существующей технологии, а также разработать рекомендации по её совершенствованию.

2 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ

       2.1 История развития  Горьковской железной  дороги

       Первые  проекты строительства Нижегородской  железной дороги относятся к 30-м годам XIX века. К строительству сети железных дорог, среди которых одной из первых была Московско-Нижегородская, Россия смогла приступить лишь в конце 50-х годов. Всю линию Москва - Нижний Новгород поделили на два участка: от Москвы до Владимира и от Владимира до Нижнего Новгорода. Строительные работы на участке Москва – Владимир начались в первой половине мая 1858 г. На участке Владимир – Нижний Новгород строительство развернулось только с весны 1859 г. Официальное открытие движения поездов на протяжении 177 верст от Москвы до Владимира состоялось летом 1861 г. Значительно более медленными темпами шли строительные работы на участке Владимир - Нижний Новгород. Строительство этой части дороги велось еще более года. Полностью Московско-Нижегородская железная дорога была открыта для движения 1 августа 1862 г.

       Ввод  в эксплуатацию Московско-Нижегородской  железной дороги явился большим событием в экономической жизни страны. Эта линия была первой железной дорогой, соединившей европейскую часть России с ее восточными районами.

2.2 Описание РСП-17

         Полное наименование: Рельсосварочный поезд № 17 Дирекция по ремонту пути Горьковской железной дороги – филиала открытого акционерного общества «Российские железные дороги».

        Рельсосварочный поезд  № 17 создан в соответствии с приказом Президента открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (далее ОАО «РЖД» от 28 сентября 2003 года № 9 п.). Рельсосварочный поезд № 17 (далее РСП-17) не является юридическим лицом, входит в состав Дирекции по ремонту пути Горьковской железной дороги - филиала ОАО «РЖД» (далее Дирекция) на правах структурного подразделения, и находится в непосредственном ведении заместителя начальника дороги по путевому хозяйству.

     РСП-17 в своей деятельности руководствуется  действующим законодательством Российской Федерации, приказами, указаниями, Учетной политикой и другими нормативными правовыми актами ОАО «РЖД»  Горьковской железной дороги – филиала ОАО РЖД (далее Горьковская железная дорога) и Дирекции.

    РСП- 17 пользуется банковским счетом ОАО «РЖД» в учреждении банка в порядке, установленном действующим законодательством РФ, внутренними документами ОАО «РЖД», в пределах предоставленных полномочий. Контроль за деятельностью РСП-17 осуществляет Дирекция, Горьковская железная дорога, ОАО «РЖД», а также соответствующие государственные органы исполнительной власти, на которые в соответствии с законодательством РФ возложены функции по контролю.

       Целью деятельности РСП-17 является своевременное и качественное обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в сфере ремонта железнодорожных путей и связанных с ними работах и услугах во взаимодействии с другими подразделениями ОАО «РЖД» и иными организациями.

     РСП-17 выполняет следующие виды работ:

• Ремонт и сварка старогодных и новых рельсов на стационарной базе и других элементов верхнего строения пути;
• Сварка и наплавка элементов верхнего строения пути сварочно-наплавочными станциями в полевых условиях;
• Устранение волнообразного износа рельсов путем шлифовки их рельсошлифовальными поездами;
• Выполнение сварочно-наплавочных работ для путевого хозяйства предприятий Российской Федерации;
• Производство технического обслуживания и ремонт машин и оборудования, сооружений и зданий поезда в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
• Обеспечение безопасных условий  и охраны труда.

    Основными поставщиками являются служба материально-технического обеспечения и  ПМС (путевая машинная служба).  Также можно выделить ряд внешних поставщиков: ООО  СК «Борпромстрой», ЗАО «Псковэлектросвар», ОАО «Урюпинский крановый завод», ЗАО «Вояджер», ООО «Металлснаб-НН» и др.

    Основными потребителями являются подразделения  ГЖД ф-ла ОАО «РЖД».

    Численность РСП – 17 -  320 человек. РСП-17 входит в состав Дирекции по ремонту пути ГЖД, которая, в свою очередь, входит в состав ОАО «РЖД». Таким образом, РСП-17 является одним из  подразделений сверхкрупного предприятия.

    РСП-17 возглавляет начальник РСП. Назначение на должность начальника РСП-17 и  освобождение от должности осуществляется в порядке, установленном ОАО «РЖД» и Горьковской железной дорогой, в соответствии с законодательством РФ. Компетенция начальника РСП-17 определяется в его должностной инструкции, заключаемым с ним трудовым договором, внутренними документами ОАО «РЖД», Горьковской железной дороги.

    Начальник РСП-17 осуществляет руководство деятельностью  РСП в соответствии с законодательством  иными нормативными правовыми актами РФ, внутренними документами ОАО  «РЖД», Горьковской железной дороги, Дирекцией по ремонту пути и настоящим  Положением. Осуществляет прием, перевод и увольнение работников РСП-17. Применяет меры поощрения, привлекает к материальной и дисциплинарной ответственности.

  Начальник РСП-17 несет ответственность в  соответствии с законодательством  РФ:

-за  обеспечение безопасных условий и охраны труда подведомственного РСП;

-за  выполнение задач и функций,  предусмотренных настоящим Положением,

-за  сохранность, а также эффективное  и целевое использование имущества  и ресурсов, используемых в деятельности  РСП-17, в том числе средств, выделяемых на зарплату, топливо,

электроэнергию, материалы, прочие затраты;

-за  осуществление мероприятий по  мобилизованной подготовке и  гражданской обороне, в соответствии  с установленным заданием;

-за  выполнение мероприятий по обеспечению  защиты государственной и коммерческой тайны.

РСП-17 имеет  организационную структуру, представленную на рис. 2.2.1.

2.3 Структура и функциональные  обязанности работников  бухгалтерии

Бухгалтерия РСП-17 имеет  структуру, представленную на Рис. 2.3.1.

   Рис. 2.3.1. Структура бухгалтерии 

   Главный бухгалтер выполняет следующие функции:

• возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
• Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, предоставление их в установленном порядке в соответствующие органы.

       Заместитель главного бухгалтера выполняет:

• Работу по ведению бухгалтерского учета обязательств и хозяйственных операций (основных средств, затрат на производство, реализации продукции, работ и услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками).
• Ведет учет от браков и аварий, потерь и недостач, возмещения ущерба виновными лицами.
• Производит оформление пособий участникам ликвидации последствий аварии на ЧАЭС, пособий на дополнительное питание беременным женщинам, пособий на детей и других пособий из бюджета. Ведет отчетность по целевому использованию денежных средств.
• Выписывает счета покупателям, оплатившим товары, работы, услуги.
• Ведёт учёт расходов и доходов по подсобно-вспомогательной деятельности; составляет отчётные формы по доходам дистанции.
• Производит начисление налогов и сборов в бюджеты всех уровней.
• Оформляет книги покупок и продаж. Производит расчёты НДС, налога с продаж, оформляет налоговую декларацию по НДС.
• Регулярно проводит инвентаризацию денежных средств, выверяет ежемесячно бухгалтерские счета 01;29;79,3;68,3;68,4;19;50;60;76;73;70;80;88
• . Производит удержания из заработной платы алиментов, штрафов, профсоюзных взносов и прочих удержаний согласно документов. Ведёт учёт, перечисления и отчётность, выдаёт справки об удержанных и перечисленных суммах.
• Составляет бухгалтерскую и статистическую отчётность по кругу своих обязанностей.

     Бухгалтер по учету материалов выполняет работу по ведению бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей. Производит ежемесячно выверку балансовых счетов 10, 16, 79. Составляет отчеты по движению с/г рельсов, топливу, спирту, МО-3 в установленные сроки, ведет учет по движению металлолома, подготавливает данные для составления бухгалтерской и статистической отчетности. Выписывает и ведет учет доверенностей, требований на отпуск ТМЦ. Производит расчет железнодорожного тарифа сторонним организациям. Своевременно предъявляет счета и авизо по расчетам за отгруженные ТМЦ. Осуществляет контроль за правильностью применения цен.

    Бухгалтер по зарплате несет ответственность за ведение и правильное оформление табеля учета рабочего времени, обработку документов по заработной плате и ведение лицевых счетов работников. Проверяет правильность заполнения и оформляет всю документацию по заработной плате, заносит данные в программу по расчету заработной платы. Производит начисление заработной платы, прием больничных листов и справок по временной нетрудоспособности, беременности и родам, рождению и погребению. Производит начисление страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды. Ведет учет и отчет единого социального налога. Составляет и оформляет отчеты и расчетные ведомости по фондам социального страхования, пенсионному, медицинскому страхованию. Выверяет и сдает индивидуальные сведения в Пенсионный и другие фонды. Ежемесячно выверяет 69 балансовый счет.

    Кассир  осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Ведет на основе приходных и расходных  документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет кассовую отчетность.

      Функции, осуществляемые работниками бухгалтерии полностью соответствуют должностным инструкциям (см. Приложение А).

2.4 Учетная политика 

     РСП-17 осуществляет свою деятельность в соответствии с Учетной политикой ОАО «РЖД» (в редакции: приказа ОАО «РЖД» от 29 декабря 2006 года № 295,  приказа ОАО «РЖД» от 19 марта 2007 года № 32 )

    «...Учетная  политика открытого акционерного общества «Российские железные дороги» (далее  – Учетная политика Общества) разработана  в соответствии с законодательством  Российской Федерации о бухгалтерском  учете,  налоговым законодательством Российской Федерации и с учетом особенностей, осуществляемых Обществом видов деятельности. Целью Учетной политики Общества является раскрытие методологических, методических и организационных способов ведения бухгалтерского учета, избранных для целей подготовки внешней и внутренней бухгалтерской  отчетности Общества

    Учетной политикой Общества в своей деятельности должны руководствоваться:

• руководители и работники филиалов Общества (далее - филиалы) и их структурных подразделений, отвечающие за совершение хозяйственных операций и своевременное представление в бухгалтерскую службу Общества первичных документов, бухгалтерской отчетности и иной учетной информации;
• руководители и работники Общества, отвечающие за своевременную и обоснованную разработку, пересмотр и доведение нормативно-справочной информации до подразделений-исполнителей (включая бухгалтерскую службу Общества);
• работники бухгалтерской службы Общества, отвечающие за своевременное и качественное выполнение всех видов учетных работ и составление достоверной отчетности всех видов...»

    «...Организационно-распорядительные документы Общества по вопросам бухгалтерского учета  соответствуют требованиям  законодательства и Учетной политике Общества.

    Взаимоотношения между филиалами Общества строятся на принципах, установленных Рекомендациями по ведению  бухгалтерского учета в  ОАО «РЖД», утвержденными Департаментом бухгалтерского и налогового учета  ОАО «РЖД»  27 ноября 2003 года  №ЦБНМ-11/86...»

    «...Бухгалтерии  филиалов возглавляют главные бухгалтеры филиалов.  Главный бухгалтер филиалов административно подчиняется руководителю филиала и функционально главному бухгалтеру Общества.

    Главные бухгалтера структурных подразделений  филиалов административно подчиняются  руководителям структурных подразделений филиала и функционально главному бухгалтеру филиала.

    Руководители  филиалов и их структурных подразделений  в пределах своей компетенции  отвечают за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при осуществлении хозяйственных  операций в возглавляемом подразделении.

   Отчетность  структурных подразделений филиалов (в том числе, отдельный баланс структурных подразделений), которую  они представляют в вышестоящие  бухгалтерии, содержит данные о произведенных  расходах, прочих доходах, активах, в том числе дебиторской задолженности, принятых обязательствах, внутрихозяйственных расчетах и является незаконченной, так как отсутствует информация о выявленных финансовых результатах...» (Подробнее см. Приложение Б)

3 СОСТАВ И ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ И ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 

    На  предприятии РСП-17 установлены 18 ПК. Они соединены между собой локальной компьютерной сетью (ЛКС),  примерная схема которой представлена на Рисунке 5.1.

    Основные характеристики ПК:

-  тип микропроцессора  Pentium IV / 3,2 Гц;

- объем оперативной  памяти – 512 Мб;

- объем ЖМД  - 100 Гб.

    Состав  периферийного оборудования ПК  и офисной техники:

- DVD-R – 52x;

-монитор  – ЖК 19’’ Hyundai;

-клавиатура  стандартная Genius;

-мышь  оптическая PS/2 Genius Scroll;

- сканер НР;

-Принтер  HP Deskjet 1280.

        На данном предприятии  используется ОС Windows XP Prof RUS (OEM версия). Данная ОС установлена на сервер и на рабочие станции. Также на предприятии установлено следующее прикладное ПО:

• Лицензионный пакет MS Office и его приложения:

MS Word - текстовый процессор. Он используется в бухгалтерии для создания различных договоров, писем, справок. (См. Приложение В)

MS Excel – табличный процессор, предназначен для обработки данных, представленных в табличном виде. Используется для создания аналитических таблиц (См. Приложение Г)

MS Power Point - это программа, которая предназначена для создания презентаций, где используются мультимедийные эффекты. На данном предприятии не применяется.

MS Outlook – персональная информационная система, предназначена для составления расписаний, организации встреч. В нее включен календарь организации мероприятий, который позволяет выводить на экран напоминания о предстоящих событиях. С помощью этой программы можно просматривать факсы, электронную почту.

MS Access - это система управления базами данных. На данном предприятии не используется

Internet Explorer – браузер, программа просмотра Web –страниц. Часто используется на предприятии для поиска разнообразной  информации. На железной дороге внедрен ИНТРАНЕТ, который является внутренней программой ОАО «РЖД» и недоступен для пользования посторонним лицам.

• В ИНТРАНЕТЕ можно обмениваться электронной почтой, просматривать различную информацию, например: нормативные документы, в соответствии с которыми работает ОАО «РЖД» и настроена система SAP R3.
• Symantec Antivirus – корпоративная антивирусная программа, она ставится автоматически, имеет общий сервер, в ней прописано время проверки рабочих станций.

• АС SAP R3 -  КИС, разработанная в Германии и адаптированная к требованиям российского учета.

    4 ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

    4.1 Описание автоматизированной системы

       Полное  наименование автоматизированной системы  SAP R3: «Типовая дорожная система Единой    корпоративной   автоматизированной    системы управления финансами и ресурсами». Сокращённое наименование системы: ТДС ЕК АСУФР. Используется в структурных подразделениях железной дороги для ведения бухгалтерского и управленческого учета на основе первичных документов. Включает в себя разделы по формированию бухгалтерской отчетности, учету основных средств, движению материально-технических ресурсов, исполнению платежного баланса, учету затрат и др.

    Перечень  организаций, принимавших участие  в разработке:

1) Департамент финансов МПС России;

2) ГУП  «Трансинформ»;

3) Департамент  информатизации и связи МПС  России;

4) ГВЦ  МПС России;

5) ЗАО  «Микротест»;

6) ООО  «ТехноСерв А/С.

    ЕК  АСУФР обеспечивает:

1) Получение  оперативной и достоверной информации  на всех уровнях;

2) Достижение  новых качественных характеристик  управления и новых управленческих  функций;

3) Создание  единой нормативной базы, поддержка  единой нормативно-справочной информации.

       Единая  корпоративная автоматизированная система управления финансами   (ЕК АСУФР) Российских железных дорог - интеллектуальная многофункциональная   многопользовательская человеко-машинная система управления. По классу решаемых задач и функциональности ЕК АСУФР является ERP-системой (англ. Enterprise Resource   Planning  -   комплексная система планирования ресурсов предприятия, как правило, уровня крупной компании,   составляющая часть корпоративной информационной системы).

       Система ЕК АСУФР  обладает следующими свойствами:

1) производительность - система поддерживает многоуровневую архитектуру "клиент-сервер" и обеспечивает эксплуатацию на соответствующем уровне аппаратных средств и СУБД;

2) интегрируемость  - обеспечение взаимосвязи между модулями, единократный ввод информации порождает в системе соответствующую управленческому процессу цепочку операций. Получение оперативных документов как результат ввода данных и  соответствующей компьютерной обработки операции;

3) гибкость - возможность редактирования необходимых входных и выходных форм, наличие развитого пользовательского интерфейса;

4) управляемость  - развитый уровень управления системой и контроля доступа.

       В качестве продукта, образующего прикладную инфраструктуру ЕК АСУФР, целесообразно  использовать систему R3 производства фирмы SAP R3 - мирового лидера в области информационных технологий.

       Применение R3 в качестве основного продукта, реализующего прикладную функциональность ЕК АСУФР, обеспечивает необходимые  качества решения:

       1) универсальность - R3 может быть использован для комплексной автоматизации   отдельного   предприятия,   группы   предприятий, автоматизации управления финансами в пределах многоуровневой корпорации. Специальные функции системы R3 позволяют организовать прямое взаимодействие между ЕК АСУФР различных уровней, информационно объединив базы данных и исключив передачу данных с уровня на уровень через промежуточные структуры.

       Применимость  системы R3 для реализации аналогичных  проектов доказана на опыте ряда крупных  железнодорожных компаний и отраслевых систем управления. Отмечен положительный опыт внедрения R3 в российских условиях.

       2) открытость и функциональная  настраиваемость ЕК АСУФР - При создании ЕК АСУФ необходимо соблюдать принцип открытости системы. Решение должно позволять выполнять доработки, связанные с изменениями в прикладной области (изменения в законодательстве и политике отрасли по управлению финансами).

       Применение  R3,  как основы ЕК АСУФР, обеспечивает необходимую открытость системы. В составе R3 имеются средства настройки функционирования любого компонента либо внешних интерфейсов системы, позволяющие учитывать изменение внешних условий функционирования ЕК АСУФР. Принципиальная открытость системы R3 дополняется принципом функциональной   закрытости   ЕК   АСУФР,   обеспечиваемой организационно-технологическими мероприятиями в ходе реализации проекта. Закрытость ЕК АСУФР предполагает централизованное планирование  и  выполнение  всех  модификаций  программно-технологического

обеспечения ЕК АСУФР с последующим внедрением решений по принципу «сверху вниз». Такой подход ограничивает возможность внесения в систему несанкционированных изменений, а также локальных изменений, вступающих в противоречие с общим ходом развития системы. Таким образом, свойство открытости R3 остаётся доступным только для разработчиков ЕК АСУФР.

       К основным модулям системы относятся:

       1) Финансы (F1);

       2) Управление бюджетом (F1-FM);

       3) Контроллинг (CO);

       4) Управление материальными потоками (ММ);

       5) Сбыт (SD);

       6) Информационно-аналитическая система  для руководителя (EIS).