Делопроизводство. Хранение документов

Оглавление

Введение

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве

1.1 Понятие оперативного хранения документов

1.2 Понятие, форма и составление номенклатуры дел

1.3 Правила формирования дел

1.4 Требования к формированию дел

1.5 Современные средства оперативного хранения документов

1.6 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

1.7 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

1.8 Основные требования к хранению документов в организации

2. Анализ организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекцииФедеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайскогокрая

2.1 Общая  характеристика

2.2 Оперативное хранение документов Инспекции

2.3 Форма и составление номенклатуры дел Инспекции

2.4 Правила формирования дел в Инспекции

2.5 Требования к формированию дел в Инспекции

2.6 Применение современных средств для оперативного хранения документов в Инспекции

2.7 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

2.8 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Заключение

Список использованных источников

Введение

Большой удельный вес  в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих  в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими  организациями и нередко служат письменным доказательством при  возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной  проработкой проблемы документационного  обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а  также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими  затратами времени, труда и средств.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие  решения. Документы во многих случаях  являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение «документ» как «способ доказательства». Сколько  происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия  из-за случайно или умышленно неправильно  составленных или утерянных документов!

Беспорядок в  хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за правильное оформление, состав и  сохранность документов.

Важной частью документационного  обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности  документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документальной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое в настоящее время как особый способ удостоверения;
• фиксация информации на различных носителях;
• оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые  предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение  номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения  сохранности наиболее ценных документов.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций  документов различны. Некоторые документы  необходимы только для оперативной  работы с ними в течение ограниченного  времени, другие, отражая научно-технические  достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют  историческое значение и как памятники  истории и культуры должны быть сохранены  максимально долго, в идеале– постоянно.

Таким образом, цель данной дипломной работы - проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной  инспекции Федеральной налоговой  службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. изучить литературу по данной теме;
2. четко определить понятие оперативного хранения документов;
3. описать современные средства оперативного хранения;
4. выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;
5. рассмотреть порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях;
6. изучить основные требования к хранению документов в организации;
7. провести анализ организации хранения документов в конкретной организации.

Объектом дипломной  работы является Межрайонная инспекция  Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве.

Для написания дипломной  работы использовались эмпирические методы научного исследования: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.

Можно выделить несколько  групп источников, используемых в  написании дипломной работы.

Это законодательная  база, например, Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ;

нормативно-методическая база:

• ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
• ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность организаций, хранящих документы в делопроизводстве. Основным документом в данной области  являются и "Основные правила работы ведомственных архивов".

Организационно-правовая документация организации - Положение  о Межрайонной инспекции Федеральной  налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Вопросы, касающиеся организации хранения документов в  делопроизводстве, довольно хорошо освещены в учебной литературе по ДОУ, например, у таких авторов как Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления», Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное обеспечение  управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство  для колледжей». В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области организации хранения документов в делопроизводстве.

Образующаяся в  рабочей организации документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального  производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в  качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность, документы  организаций.

1. Теоретические  основы организации хранения  документов в делопроизводстве

1.1 Понятие  оперативного хранения документов

Документы нуждаются  в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для  долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении  архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Оперативное хранение документов проводится в службах  документационного обеспечения  управления (ДОУ), других структурных  подразделениях организации до сдачи  их в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных  документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается  после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в  исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы во время  их исполнения должны храниться у  исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и  т.п. На папках указываются также  фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня  на столе исполнителя, а после  окончания работы убираются в  ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или  командировки исполнителя их можно  было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. [14, стр.190]

Хранение исполненных  документов осуществляется в специальных  различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных  сроков хранения, т.к. в скоросшивателях  документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой  указывается первым (сверху), а с  более ранней – в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно  использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются  дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу  подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность  группировать документы в дело в  прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный  архив в том виде, в каком  они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив  организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Для средств оперативного хранения документов характерны такие  особенности, как обеспечение максимального  удобства пользования ими, оптимальных  режимов хранения размещенных в  них документов относительно небольшого габарита и массы.[5, стр. 35]

Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена  на бумажной основе. В основном они  хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в  непосредственной близости от них. Эти  дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить  законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Применяются также  коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые  предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция  тумб письменных столов, ящики в  которых меняются штангами для обеспечения  возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой  хранилища карточек (документов) с  механической (автоматической) подачей  документов к рабочей зоне или  на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких  картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения  к ним.[7, стр. 156-158]

1.2 Понятие,  форма и составление номенклатуры  дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность  и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация  документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных  архивах. Единый подход к классификации  документов в организации обеспечивает номенклатура дел. [14, стр. 196].

Составляются и  используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Номенклатура дел  должна составляться для обеспечения  правильного формирования и учета  дела на предприятии.

В учебной литературе встречается множество определений  номенклатуры дел, из которых следует  что: номенклатура дел (приложение А) – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [15, стр. 10]

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В  номенклатуру дел включаются все  документы, образующиеся в деятельности предприятия. При этом изучаются  положения (устав) организации и  ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные  инструкции сотрудников, различные  классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный  перечень документов с указанием  сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного  и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации.

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих  органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения  полномочий организации или прекращения  ее деятельности. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки  и журналы к документам.

В процессе работы организации в течении года могут  возникать новые документируемые  участки и соответственно – новые дела, которые также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел  не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. [14, стр.199]

При составлении  номенклатуры дел предприятиям необходимо руководствоваться Основными правилами  работы ведомственных архивов, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  и архивах, а также учитывать  требования к номенклатуре дел содержащиеся в перечнях документов с указанием  сроков хранения. Номенклатура дел  организации на следующий делопроизводственный год составляется в третьем- четвертом  кварталах текущего года. Составленные в структурных подразделениях проекты  номенклатуры дел визируются их руководителями.

Номенклатура дел  составляется по установленной форме  и включает реквизиты:

• Наименование предприятия
• Наименование вида документа
• Дата
• Индекс
• Место составления
• Гриф утверждения
• Заголовок к тексту
• Текст
• Подпись
• Гриф согласования (одобрения)

Содержательная  часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (Приложение А):

1. Индексы дел
2. Заголовки дел
3. Количество (томов, частей)
4. Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню
5. Примечание

В графе 1 таблицы  номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической  структуре делопроизводственный индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и  порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его  структурные подразделения будут  иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел  правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. А индексы  дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.

В графе 2 располагаются  в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел  группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или  направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в  дело. Вначале располагаются заголовки  дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убыванием сроков хранения документов.[9, стр.90]

При составлении  заголовков дел следует учитывать, что:

• Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
• Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
• Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.

Заголовки дел в  процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка  дела образует следующие элементы:

• Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);
• Названия предприятия или его структурного подразделения;
• Адресат или корреспондент документа;
• Краткое содержание дела;
• Название территории, с которой связано содержание документа в дело;
• Даты (период), к которым относятся документы дела;
• Указание на копийность документов в дело.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, слово «копии» – в конце заголовка. Например: «Приказы директора организации по основной деятельности за 1999 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных  для группировки документов одной  разновидности, эта разновидность  указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и  по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».[8, стр.192]

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается  их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия  «Контакт» по капитальным вложениям  на 1999 год».

В наименованиях  дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа  и автор, например: «Приказы директора  предприятия по личному составу  за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные с последовательностью  делопроизводственных операций в качестве вида дела употребляется термин «документы», в конце заголовка в скобках  указывается основные разновидности  документов, которые должны быть сгруппированы  в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и  материалов (акты, описи, ведомости)».

Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел  предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество  томов» заполняется по окончании  календарного года, когда становится очевидным, сколько томов в дела сформировалось.

В графе 4 «Сроки хранения и номер статьи по перечню» указываются  в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой  на конкретную статью использованного  перечня. Если используют несколько  перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название используемого  перечня. Если в номенклатуру дел  включают заголовки дел, которых  нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают  с экспертно-проверочной комиссией  соответствующего государственного архива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в  стране принято считать «Перечень  типовых документов, образующихся в  деятельности государственных комитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий  с указанием сроков хранения». На данный перечень не охватывает весь состав документов (так как это практически  невозможно), образующихся в нашей  стране, потому в ряде отраслей созданы  отраслевые (ведомственные) перечни. Такие  перечни охватывают все участки  деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче  найти соответствующий заголовок  дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер  статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Графа 5 «Примечание» заполняется в течение срока  действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

• отметки о заведении дел - "заведено";
• о переходящих делах - "переходящее с 2004г." или "переходящее на 2006 г.";
• о местонахождении подлинников документов - "подлинники в деле 01-02" и т.п.

Эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия  формирования или хранения данного  дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что  данное дело является «переходящим», т. е. что оно не сдается в архив  в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных  документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных  документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место их хранения.[8, стр.183-185]

Номенклатура дел  структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией  этого подразделения и согласована  с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел  структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления  и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел  в организации оформляется на общем бланке организации по такой  же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных  подразделений. Однако номенклатура дел  организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур  дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы  дублетности документов, т. е. выявляются виды документов, создаваемых в организации  в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий  и соответственно проставляется  срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел  структурными подразделениями, редактируются  заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел  визируется заведующим ведомственным  архивом или лицом, ответственным  за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается  руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том  случае если организация передает документы  на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной  комиссией архивного учреждения и только после этого она утверждается руководителем организации. [9, стр. 78-84]

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с первого января, следующего календарного года и действует в течение  пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению  лишь в случаях коренного изменения  функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений  номенклатуру дел в конце каждого  года уточняют, а при необходимости  корректируют.