Делопроизводство кадровой службы в учреждениях юстиции

………………………………………….

………………………………….

Введение

Тема: «Делопроизводство кадровой службы в учреждениях юстиции. База исследования: Отдел МВД России по городскому округу Семеновский».

Цель: получить возможность в теоретическом и практическом аспектах более подробно ознакомиться с одной из технологических операций, выполняемой работниками отдела кадров: делопроизводства кадровой службы.

Задачи 

Исследование в Отделе МВД России по г.о. Семеновский:

• Краткой истории и структуры;
• Общей характеристики делопроизводства;
• Нормативной базы;
• Места отдела кадров в учреждении;
• Должностного и численного состава отдела кадров;
• Документов, проходящих через отдел кадров.

Основные  термины и понятия по теме

• Делопроизводство кадровой службы;
• Формирование, ведение и оформление личных дел;
• Систематизация и хранение документов кадровой службы.

Освещенность  темы. Данная тема имеет широкую освещенность в научной и учебной литературе. При написании курсовой работы я ознакомилась с рассмотрением этой темы в учебниках:

• Единая государственная система делопроизводства. Основные положения [Текст]. - М.: Госстандарт России 2004. - С. 23-60.
• Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документации
• Кузнецова Т.В. Делопроизводство [Текст]: Учебник для вузов / Т. А. Быкова, Л.М Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина; Под общ. ред. проф.Т. В. Кузнецовой .- М.: МЦФЭР, 2009. - 408 с.
• Кузнецова Т.В. Методы анализа  результатов обследования организации делопроизводства [Текст] // Делопроизводство, 2008. -  № 4. - С. 19-27.
• Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ [Текст] Секретарское дело, 2009. - № 3. - С. 11 – 15.

1. Теоретическая часть

1. Делопроизводство  кадровой службы

1. Законодательные акты, нормативная и нормативно-справочная документация

Нормативная и нормативно-справочная документация издаётся различными ветвями власти, органами субъектов Российской Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права.

Формирование  информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на её юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется прежде всего безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратится и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе. 
Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск». 
Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нём прежде всего, находим определение базового понятия – «социальное партнёрство». В соответствии со ст. 25 Трудового кодекса РФ «Сторонами социального партнёрства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей». В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: «Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством». 

Служба  кадров строит свою работу на основных принципах социального партнёрства, изложенных в ст. 24, таких, как

• равноправие сторон;
• уважение и учет интересов сторон;
• заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;
• соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• полномочность представителей сторон;
• свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;
• добровольность принятия сторонами на себя обязательств;
• реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;
• обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;
• контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;
• ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений. 
Прежде всего отметим, что отдельная статья 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;
• указы Президента Российской Федерации;
• постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
• коллективные договора, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. 
  

2. Плановая  документация:

Комплекс плановой документации включает в себя документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций и фирм, численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирование труда, повышение квалификации рабочих и служащих и тп. Плановые документы составляются совместно с сотрудниками планово-экономического управления (отдела), управления (отдела) кадров и других заинтересованных функциональных отделов. Программы и планы подписываются обычно руководителем планово-финансового подразделения и утверждаются первым руководителем организации.

К плановой документации мы относим  также такие документы, как: Структура  и штатная численность, Штатное расписание, График отпусков сотрудников, программы и планы расширения или сокращения числа сотрудников, изменение их квалификационного состава и соответствующие документы-обоснования (докладные записки, заключения, справки и др.). Указанные документы должны составляться в полном соответствии с утверждёнными программами и планами развития кадрового обеспечения деятельности организации.

Структура и штатная численность  организации имеет в содержательной части две графы: наименование структурного подразделения и должностей; штатная численность сотрудников по каждой должности (УСОРД). Проект документа подписывается составителями, может быть предварительно согласован с руководителями структурных подразделений, утверждается руководителем организации и заверяется печатью организации.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие  графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы и главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие  графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и  изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывается руководителем кадровой службы, визируют руководители всех структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается руководителем организации.

3. Организационно-справочная  документация:

График отпусков – нормативный документ, определяющий порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудникам организации. Значение этого документа состоит в том, что с его помощью определяется очередность ежегодных оплачиваемых отпусков, согласно внутреннему распорядку, а также информация о планировании отпусков доводится до сведения сотрудников.

График (обычно используется унифицированная форма  Т-7) составляется в каждом структурном  подразделении организации, уполномоченным на это лицом. Его подписывают: руководитель структурного подразделения, работник отдела кадров. Затем согласуется  с выборным представительным органом работников (например, профсоюз) и утверждается руководителем организации (приказ не издается).

Не позднее, чем за две недели, необходимо ознакомить сотрудника с графиком отпусков (образец  уведомления). Если возникла необходимость  перенести ежегодный оплачиваемый отпуск (с согласия сторон), в графике, согласно приказу руководителя, который издается при наличии документально подтвержденных обстоятельств, требующих переноса, делаются соответствующие изменения. Кроме того, при предоставлении отпуска в другой период, необходимы не только приказ о внесении изменений в график отпусков, а также заявление работника на отпуск.

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В ТК РФ нет прямого  требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении  Роскомстата России от 15.01.04г. №1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности. 
Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.

Кто должен заниматься составлением штатного расписания? Отдел по работе с персоналом? Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37),составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. Если руководитель организации возлагает данную обязанность на ра- 

ботника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной  инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

4. Договорная  документация:

Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения  работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального партнёрства. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и индивидуальном трудовом договоре (контракте). При какой-либо недоговорённости в этих отношениях в ходе переговоров может составляться протокол разногласий.

Соглашение – правовой акт, устанавливающий  общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между  полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключение коллективного договора определяется сторонами. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и  работодателем, носит индивидуальный характер. В соответствии с договором  работник обязуется выполнять определённую этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определённой должности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника.

5. Распорядительная  документация:

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному  составу, предназначенных для юридического оформления заключённого трудового договора гражданина с организацией.

Издание приказов (распоряжений) по личному  составу обязательно: при назначении работников на должность, освобождения от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и  наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых  норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных 

 денежных вознаграждений; при  приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а  также при предоставлении неочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учётные и другие документы.

Приказы составляются кадровой службой  совместно с заинтересованными  структурными подразделениями. В установленных законом случаях приказы должны иметь гриф согласования с профсоюзным органом. Проект приказа, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя кадровой службы. Приказ подписывается обычно руководителем организации или в соответствии с распределением полномочий между заместителями – его заместителем по персоналу.

В приказах (распоряжениях) обязательно  указываются сведения о документе, послужившим основанием для издания. В приказе (распоряжении) требуется чётко указывать юридические ценные сведения. В кадровом распорядительном документе должно быть обязательно указано: “С приказом ознакомлен…., далее подпись сотрудника и дата”. Отличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, то есть этот документ является распорядительным, правовым. С другой стороны, такой приказ регистрирует факт, то есть выступает в роли первичного учётного документа и порождает технологическую цепочку других учётных и отчётных кадровых документов.

6. Учетно-кадровая документация:

Комплекс  учётной кадровой документации выполняет  функцию персонального учёта  работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и  последующем обновлении необходимых  индивидуальных сведений по составу  и движению кадров.

С точки зрения технологии регистрации  и накопления персональных данных работников комплекс учётной документации можно  разделить на две подгруппы:

• первичные учётные документы;
• производные (вторичные) учётные документы. 
  

К первичным  учётным документам можно отнести: Личная карточка унифицированной формы № Т-2. В подгруппу производных учётных документов входят: личная карточка унифицированной формы № Т-2 и Т-2 ГС (для государственных служащих), если на работника заведено личное дело, учётная карточка научного сотрудника (унифицированной формы № Т-4), специализированные карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и тп., имеющие форму традиционных и электронных документов. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объёму и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме. В настоящее время производные учётные документы в большинстве случаев имеют электронную форму и обеспечивают большой диапазон возможных операций с этими документами и включённой в них информацией.

7. Документация  по учету использования рабочего времени, документация по расчету оплаты труда персонала:

Комплекс  документации по учёту использования  рабочего времени и расчётов с  персоналом по оплате труда информационно  базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах. Комплекс образуется в процессе учёта рабочего времени и расчёта соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный  комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы:

• табель использования рабочего времени и расчёта заработной платы (форма № Т-12);
• табель использования рабочего времени (форма № Т-13);
• расчётно-платёжная ведомость (форма № Т-49);
• расчётная ведомость (форма № 51);
• платёжная ведомость (форма № Т-53);
• журнал регистрации платёжных ведомостей (форма № Т-53а);
• лицевой счёт (форма № Т-54);
• лицевой счёт (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);
• записка-расчёт о предоставлении отпуска (форма № Т-60);
• записка-расчёт при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61); 
  
• акт о приёмке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключённому на время выполнения определённой работы (форма № Т-73).

8. Отчетная  и отчетно-справочная документация:

Комплекс  отчётной и отчётно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические  информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций  управления персоналом за определённый период времени.

Отчётная  документация характеризуется чёткой периодичностью представления её адресатам (годовой, полугодовой, квартальный и т.д.) и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утверждённых органами функционального управления. Это, прежде всего, отчётная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчётные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

В работе кадровых служб значительное место занимает малоформализованая, внутренняя отчётно-справочная документация (справки, сводки, перечни и тп.), необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации насчитывает до 40-50 переменных наименований.

Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, характеризуется достаточно чёткой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением, составом и соподчинённостью включаемых в них информационных показателей – персональных данных.

9. Иная документация:

Организационно-правовая документация

Комплекс  организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение о службе персонала (об отделе кадров), положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) о разграничении полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы. 

Правила внутреннего трудового распорядка является локальным нормативным  актом организации, регламентирующим основные права, обязанности и ответственность  сторон трудового договора, режим  работы, время отдыха, применяемые  к работникам меры поощрения и  взыскания и иные вопросы регулирования  трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утверждённого  типового варианта подобных правил совместно  с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Правила подписываются  руководителем кадровой службы и  утверждаются работодателем организации.

Положение о структурном подразделении  определяет статус подразделения в  иерархической структуре организации  и имеет следующие разделы  содержательной части: Права и обязанности  руководителя подразделения; Ответственность  руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Персональная  документация

Комплекс  персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения  трудовых правоотношений гражданина с  учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако факт их выдачи или наличия сам по себе эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает в себя:

• документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д.
• документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого представления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда – резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), почётная грамота и другие.
• документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц, письменные обращения, жалобы, объяснительные записки и другие; 
  

• служебные документы, характеризующие  профессиональные, деловые, моральные  и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки, протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, учёных и художественных советов, заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Трудовая  книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно  и всесторонне отражаются факты  трудовой биографии гражданина, его  квалификационный и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в трудовой книжке определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособие по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках. Трудовые книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или на предприятии свыше пяти дней независимо от условий приёма.

2. Формирование, ведение и оформление личных дел

Ведение личного дела работника осуществляется на протяжении всего времени нахождения сотрудника на должности в компании. Ведение личного дела означает:

• внесение записей в графы и разделы личного дела;
• добавление документов;
• изъятие документов, надобность в которых больше отсутствует;
• периодический учет входящих в личное дело документов;

Внесение записей в документы  личного дела осуществляется на основании  документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом. 

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного  дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении  в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.