Делопроизводство и документооборот на предприятии

Департамент образования и молодежной политики ХМАО – Югры

Автономное  учреждение среднего профессионального  образования

Ханты –  Мансийского автономного округа – Югры

Ханты –  Мансийский технолого – педагогический колледж 
 

Специальность 032002 Документационное обеспечение  управления и архивоведение 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

Тема: Делопроизводство и документооборот на предприятии 

по дисциплине Документационное обеспечение управления 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:

студентка

3 курса  208 группы

Карелина  Елена 

Преподаватель:

Анохина

Валентина

Михайловна  
 

г. Ханты  – Мансийск, 2010

Содержание 

Введение

Глава 1. Документооборот в организации

1.1. Понятие делопроизводства, документа, документооборота.

1.2. Документопоток. Понятие, характеристики, учет

Глава 2. Этапы документооборота

2.1. Прием  и первичная обработка поступающих  документов службой ДОУ 

2.2. Предварительное  рассмотрение  документов службой  ДОУ

2.3.Регистрация  документов

2.4.Организация  внутреннего движения документов

2.5.Обработка  исполненных и отправляемых документов

Глава 3. Порядок и сроки хранения документов

3.1. Номенклатура  дел.

3.2.Формирование  дел.

3.3. Обеспечение  сохранности документов

Глава 4. Типы документов и их классификации

Глава 5. Исполнение документов

Глава 6. Подготовка дел к архивному хранению

Список литературы

Приложения  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение  

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческого  решения. В документах отражается и  учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

       При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

     Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших  организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

       В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

     Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею в течение определенного периода  времени, как правило года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

     Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

     Целью моей курсовой работы является рассмотрение ………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Документооборот в организации 

1.  Понятие делопроизводства, документа, документооборота

      Делопроизводство  представляет собой особый вид деятельности, связанный с обработкой документов. Оно осуществляется во всех учреждениях, в организациях и на предприятиях, где существуют документооборот  и где производится регистрация  получения и учет, изучение, анализ, изготовление и рассылка документов заявительного, информационного, уведомительного, распорядительного или иного  официального характера.

      Организация и порядок ведения делопроизводства в Российской Федерации регулируются  ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской  Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденным постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998г. № 28.

      Названный стандарт устанавливает термины  и определения которые обязательны  для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и  архивному делу. В частности, в  соответствии со стандартом:

      делопроизводство (документационное обеспечение управления) определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;

      документированная информация (документ) признается как  информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 

      Внешние признаки документа отражают форму  и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. По форме выражения информации выделяют следующие виды документов: изобразительный, графический, аудиовизуальный, кинодокумент, фотодокумент, иконографический, фоновый, текстовой, письменный, рукописный, машинописный, документ на машинном носителе, видеограмма  документа.  По особенностям оформления – документы черновые и документы беловые. В зависимости от автора – документы личные, официальные, служебные. Официальные документы, кроме того, подразделяются  по юридической силе, которая зависит от компетенции органа или должностного лица, издавшего такой документ.

      Документооборот – движение документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Порядок движения документооборота определяется процессом управления в организации. Анализируя документооборот, можно понять, какова система управления в организации. Эти два явления взаимосвязаны и взаимозависимы. Документооборот является формальной основой деятельности организации и бизнеса в целом. Правильно налаженная система документооборота в организации поможет избежать ошибок и недоразумений.  

      Документооборот можно разделить на две большие  группы по видам документов : первая – организационно – распорядительная, в которую входят распоряжения, приказы, служебные записки, докладные, письма и т.д. ; вторая – технологическая, в которую входят документы, связанные  с осуществлением организацией своих  функций (бухгалтерская и налоговая  отчетность).

      В соответствии с масштабом документооборота можно выделить объем конкретного документооборота конкретного сотрудника организации, отдела организации, структурного подразделения, организации в целом, корпорации с определенным количеством филиалов, одной из отраслей управления или государства в целом.

      Как правило, нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная  система документационного обеспечения  управления, рассматривают в качестве базовой единицы документооборот  организации как юридически независимого элемента, обладающего полным набором  технологических процессов. Возвращаясь  к тому, что документооборот отражает систему управления в организации, нужно отметить важную роль анализа  документооборота для совершенствования  аппарата управления. Проводя анализ документооборота, можно выбрать разные  по объему объекты исследования: один документ, документопоток, весь документопоток. Но наиболее удобным и чаще всего используемым объектом является документопоток. 
 
 

2.  Документопоток. Понятие, характеристики, учет 

     Документопоток  – движение документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных  подразделений, специалистами) и пунктами обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально – множительной службой.

     В каждой организации одновременно присутствуют несколько потоков документов. Эти  потоки подразделяются по составляющей их документации. Документация в организации  по своему происхождению делится  на входящую, исходящую, внутреннюю. Соответственно потоки документов делятся на поток  входящих, поток исходящих и поток  внутренних документов организации. Что  же составляет каждый поток?

     Документы, поступающие в организацию извне, составляют поток входящей документации. Документы, направляемые организацией или предназначенные для отправки за ее пределы, составляют поток исходящей  документации. А поток внутренней документации составляют документы, движение которых локализовано внутри организации, т.е. не предназначенные для выхода за ее пределы.

     Под сущностью документопотока, его содержанием и предназначением понимают совокупность документов, входящих в его состав, совокупность информации, которую они содержат.

     Неразрывно  с содержанием, сущностью документопотока  связана количественная составляющая, характеризирующая его объем. Под  объемом документопотока понимают количество документов, как подлинников, так и копий. Иногда к объему документопотока  относят и объем информации, содержащейся в документах организации.

     Кроме объема и содержания документопоток характеризуется наличием определений  структуры, которая тесно связана  с назначением документопотока, с целью его функционирования. На основе структурных признаков  осуществляется классификация документов в организации, формируются справочные базы по документам организации.

     В зависимости от разных факторов, например времени года, сезонных увеличений или уменьшений рабочей активности, меняется насыщенность и временные  составляющие информационных характеристик  документопотока. Эти составляющие образуют режим документопотока.

     Документы движутся в организации не хаотично, а в определенном направлении. Направление  документопотока – еще одна характеристика, важность которой бесспорна. На направление  документопотока влияют способ оценки документов и способ удостоверения документов. В соответствии с этими факторами документы направляются, например, на ознакомление, согласование, утверждение.

     Направление документопотока зависит от сути конкретной технологической стадии обработки документов в нем. Например, входящие документы подразделяются на документы, подлежащие регистрации, и документы, не требующие регистрации.

     Количество  документов всех потоков, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период, составляет объем документооборота организации. В зависимости от объема документооборота, как правило, выбирается организация  формы делопроизводства (традиционная или автоматизированная).

     Одна  из основных характеристик – его  цикличность. В зависимости от этой категории организуется все документальное обеспечение управления, определяется количество сотрудников, комплектация необходимыми средствами оргтехники.

     Объем документооборота учитывается при  выборе системы документооборота, автоматических средств делопроизводства, при оценке необходимого для эффективной работы персонала, а так же для осознания реальной загруженности персонала, работающего с документами.

     Осуществляя подсчет документооборота, подлинники и копии должны учитываться отдельно друг от друга. При этом удобно оформлять  это число в виде дроби, числителем которой будет количество подлинников  документов, прошедших обработку  в организации, а знаменателем –  численный показатель копий этих документов.

     Учитывать количество копий, как и число  не подлежащих регистрации документов, очень важно, поскольку без их учета сведения о документообороте будут значительно снижены. Совершенствование  методики учета количества документов позволяет составить более реальную картину существующего в организации  документооборота.

     Можно выделить основные цели исследования документопотоков организации:

• Упрощение процедур обработки документов сотрудниками организации;
• Повышение эффективности деятельности административного, управленческого аппарата организации;
• Повышение скорости документопотоков в организации.

Все цели взаимосвязаны и вытекают одна из другой.

    Для фиксации движения документов в организации  и дальнейшего анализа этих данных применяются  различные способы. На основе анализа результатов возможно проведение мероприятий по рационализации и оптимизации существующего в организации документооборота. Среди способов можно назвать составление графиков, схем, технологических карт, построение информационных моделей и т.д.

    Оптимизация документооборота в организации  основывается на принципах научной  организации труда, а так же обычаях  и практике делопроизводства. Современные  методики организации документооборота в организации, независимо от его  формы (бумажный или электронный), требуют  определения четких фиксированных  путей прохождения документов. Учитывая, что каждый документ проходит в организации  определенные пункты обработки, необходимо выявить эти этапы, оценить их целесообразность и разработать  наиболее оптимальный порядок движения документов в организации в виде схемы. Схема, утвержденная руководителем  организации, приобретает силу нормативного документа. Схема не должна предусматривать  только один вариант движения документа. Более рационально составление схем, предусматривающих унифицированные системы документации и строились технологии проектирования электронного документооборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 2. Этапы документооборота 

    Официального  понятия «этапы документооборота»  не существует, можно сформулировать его как порядок движения документов в организации. По существу, этапы  документооборота – это сформулированные поэтапно общие правила организации  документооборота. Можно выделить несколько  этапов:

    1)прием  и первичная обработка поступающих  в организацию документов;

    2)предварительное  рассмотрение документов службой  документационного обеспечения  (ДОУ)

    3)регистрация  документов

    4)порядок  движения документов внутри организации  (включает информационно – справочную  работу, доведение документов до  исполнителей, контроль за их  исполнением, прохождение согласования  и подписание проектов документов)

    5)обработка  исполненных и отправляемых документов.

    Каждый  их перечисленных  этапов заслуживает  отдельного рассмотрения.

    Процесс управления в любой компании связан  с огромным количеством информации и документов, которые ее содержат. Делопроизводство – документационное обеспечение управления, является одной  из основных обслуживающих функций  управления организации со своими целями, задачами. И осуществляться эта функция  должна обособленным отделом или  службой документационного обеспечения  управления.

    Наименование  службы ДОУ не имеет принципиального  значения, это может быть секретариат, канцелярия, управление делами, отдел  производства и т.д. В небольших  организациях может не быть обособленной службы ДОУ, а функции этого отдела могут выполнять секретарь, делопроизводитель, инспектор отдела кадров или другое назначенное руководителем лицо.

    Примерный перечень  функций службы ДОУ:

• Разработка форм и бланков документов;
• Обеспечение создания документов, контроль за качеством выполнения и оформления бланков;
• Контроль за соблюдением процедуры согласования документов;
• Установление единого порядка документооборота в организации;
• Регистрация и учет документов;
• Обработка документов;
• Предварительное рассмотрение документов;
• Контроль за исполнением документов;
• Систематизация документов;
• Обеспечение хранения и использования документов;
• Подготовка и передача документов в архив организации;
• Обеспечение защиты документированной информации.

Как правило, служба выполняет также  функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами, разработкой и внедрением новых  форм и методов работы с документами, совершенствованием документооборота в организации, повышением его эффективности. 

2.1. Прием  и первичная обработка поступающих  в организацию документов  

    Вся корреспонденция и документы, поступающие  в организацию, должны проходить  начальную централизованную обработку. Этим занимаются сотрудники службы ДОУ  или иные уполномоченные на это сотрудники организации.

    При поступлении корреспонденции и  документов в организацию сначала  проверяется правильность адресата доставки и целостность упаковки. В случае, если корреспонденция ошибочно доставлена, ее возвращают на почту  или пересылают адресату.

    При получении корреспонденции в  поврежденной, вскрытой или вызывающей сомнение упаковке необходимо провести особенно тщательную проверку на наличие  механических повреждений, а так  же полноту присланных документов и приложений к ним. Конверт вскрывается, проверяется целостность вложений. В случае сомнений в целостности вложений возможны следующие варианты действий сотрудника службы ДОУ:

• Составление перечня дефектов, выявленных при приеме корреспонденции. Если выявленные дефекты существенны( неполный комплект документов, либо они повреждены, либо комплект документов не соответствует описи вложения), сотрудник, принимающий документы, составляет акт, который прилагается к документам и передается для принятия решений по существу и утверждению
• После вскрытия корреспонденции конверт либо уничтожается, либо прикрепляется к самому документу, если он содержит значимую информацию. Не уничтожаются конверты в тех случаях, если :
• На конверте есть обратный адрес и фамилия отправителя, которых нет в самом документе;
• Документ не датирован, и дата устанавливается по почтовому штемпелю;
• Документы с просроченным сроком исполнения

    Корреспонденция, имеющая гриф «лично», не вскрывается, а передается адресату. Если корреспонденция  по смыслу носит личный характер, но не имеет графу «лично», она должна быть передаваться адресату вместе с  конвертом.

    При приеме и первичной обработке документов на них должна быть проставлена отметка о поступлении документов( реквизит 29). Она проставляется в нижнем  правом углу первого листа в виде штампа. Как правило, в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

    Необходимо  обратить внимание, что учитываться  должны все документы, а не только те, что подлежат дальнейшей регистрации. В противном случае значительно  уменьшается показатель входящего  документопотока, и невозможно посчитать  время, затраченное сотрудником  на обработку неучтенной документации.

    При проставлении отметки нужно обратить внимание на следующие моменты:

• Если документ содержит приложения, то отметку  целесообразно продублировать на первом листе приложения;
• В случае наличия на конверте надписей «вручить немедленно» или «срочно» и иных подобных необходимо отметить точное время их получения;
• В случае получения повторного документа необходимо сделать отметку о получении первого документа уже находящегося в организации;
• Если корреспонденция передается адресатам без вскрытия, отметку необходимо ставить на конверте, упаковке;
• Если документ подлежит длительному или даже краткосрочному хранению в службе ДОУ, об этом делается пометка в верхнем правом  или нижнем левом углу документа.

    Чтобы система документооборота в организации  была более эффективной, а учет документов был более точным, необходимо обрабатывать всю документацию, в том числе  полученную по почте, электронной почте, факсу и т.д. 

    2.2. Предварительное рассмотрение документов  службой документационного обеспечения  управления (ДОУ)

    Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ  – это условно выделенный этап документооборота в организации.

    Предварительное рассмотрение проводится с целью  распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного  рассмотрения руководством, и документы, направляемые непосредственно в  структурные подразделения и  ответственным исполнителям.

    Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании  установленного в организации распределения  обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно  структурным подразделениям или  должностным лицам.

    При рассмотрении документа необходимо учитывать:

• Вид документа (нормативный правовой акт, распоряжение, письмо, отчет, заявление и т.д.);
• Срочность исполнения документа;
• Важность его содержания;
• Кто автор документа;
• Сложность поставленных вопросов;
• Конкретного получателя корреспонденции (должностное лицо или отдел).

    Документы, адресованные руководству организации  или без указания конкретного  должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в  службе документационного обеспечения  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время.

    Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях и под подпись. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

    При необходимости безотлагательного  исполнения поступившего документа  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации. 

    2.3. Регистрация документов  

    Регистрация документа согласно ГОСТ Р 51141-98 –  это запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующей  факт его создания, отправления или получения.

    Целью регистрации признается учет документов, организация справочной работы с  ними и осуществление эффективного контроля за исполнением документов. Регистрация подтверждает факт создания, получения и передачи документа.

    Регистрация предполагает следующие операции:

• Присвоение регистрационного номера;
• Внесение номера в регистрационную форму с заполнением основных сведений о документе.

    В результате регистрации документов в организации создается своеобразная база данных документов, возможности  использования которой очень  многообразны и согласованы с  целями регистрации. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно – статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частичных лиц.

    Не  подлежат регистрации:

• Рекламные материалы, поступающие в организацию (буклеты, листовки);
• Поздравительные письма, открытки, телеграммы;
• Прейскуранты, прайс – листы, тарифы на услуги;
• Пригласительные билеты;
• Программы семинаров, конференций;
• Периодические издания.